Provinciaal blad van Zuid-Holland
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zuid-Holland | Provinciaal blad 2016, 6727 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zuid-Holland | Provinciaal blad 2016, 6727 | Verordeningen |
Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling voor het natuur- en recreatieschap IJsselmonde,
In dit besluit wordt verstaan onder:
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
a) de organisatie van het informatiebeheer
b) de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen
c) het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen
d) procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd
e) het aanwijzen van een archiefruimte
f) het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd
g) het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen
4. De beheerder zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.
Artikel 5 Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
Artikel 6 Positief advies van de archivaris
In het geval de beheerder de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:
a. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;
b. vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;
c. vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;
d. bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;
e. overdracht van informatie van een beheerder aan een ander beheerder.
Artikel 7 Bewaartermijnen van de informatie
1. De beheerder zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.
3. De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die het dagelijks bestuur ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening recreatieschap IJsselmonde 2017. Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikel 5 van de Archiefverordening recreatieschap IJsselmonde 2017. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeenschappelijke regeling haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen van het recreatieschap, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Hoofdstuk I: Begripsbepalingen
Archiefruimte: hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring
van digitale informatie, waaronder een serverruimte.
Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of
handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk.
De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in
artikel 3, tweede lid onder d.
Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het
begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer
informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen
of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeenschappelijke regeling. De
begrippen ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als
synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip
‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit
geval) de gemeenschappelijke regeling in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de
verantwoordelijkheid van de beheerder ophoudt. Dit is het geval op
het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het
moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere
gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen
aan een andere beheerder (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de
informatie betrekking op heeft, naar een andere beheerder), of bij het overdragen van
informatie door de gemeenschappelijke regeling aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.
Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot
doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen
bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet
alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van
informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde
overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken.
Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. Zie
voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden,
uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale
Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en
Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van
de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf
Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamisch en
semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte.
Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een
archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een
procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale
informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een
Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het
systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-)systemen opgenomen waarmee en
waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op
basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk
voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een
documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.
Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de gemeenschappelijke regeling de
authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht
ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van
een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze
authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip
Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel
archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een
Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet
bescherming persoonsgegevens, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen.
Met ‘tijdig’ wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris
daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise.
Hiermee worden systemen in enge zin bedoeld: de technische voorzieningen (hard- en
software) en de wijze waarop deze worden ingericht, inclusief voorschriften voor onderhoud
en gebruik. Voorbeelden zijn een document management systeem (DMS) of een records
Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een
reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe
exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging.
Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of
Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling
wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale
afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam,
geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Daartoe dienen systemen zoals bedoeld in
artikel 6 onder a. Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en
toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de
archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen
rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten
duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn
Overdracht van informatie vindt uitsluitend plaats wanneer een taak wordt overgedragen van
een beheerder naar een andere beheerder én de informatie nodig is voor de uitvoering van de desbetreffende taak. Met overdracht van informatie wordt niet bedoeld de overbrenging van informatie conform artikel 12 van de wet.
Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde
informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen
bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en
toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid
voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de
informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt de beheerder bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid, na advies van de archivaris.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in de
archiefbewaarplaats wordt informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te
raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats
richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2016-6727.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.