Vijfde wijziging besluit algemeen ondermandaat secretaris 2016-1 provincie Flevoland

Gedeputeerde Staten van Flevoland maken gelet op het bepaalde in artikel 136 van de Provinciewet bekend dat de secretaris op grond van artikel 2, tweede lid, van het Algemeen mandaatbesluit Flevoland 2015, bij besluit van 5 december 2016 met nummer 1980719, heeft vastgesteld het:

BESLUIT VIJFDE WIJZIGING BESLUIT ALGEMEEN ONDERMANDAAT SECRETARIS 2016-1

Artikel I

Het Besluit Algemeen ondermandaat secretaris 2016-1 wordt als volgt gewijzigd:

A

Bijlage 1 behorende bij het Besluit ondermandaat secretaris 2016-1 wordt vervangen door:

Bijlage 1. behorende bij Besluit algemeen ondermandaat secretaris 2016-1

De hieronder vermelde bevoegdheid:	wordt namens de secretaris in onder-mandaat uitgeoefend en ondertekend door:	onder de volgende voorwaarden:
	A. ALGEMEEN
1. Algemeen informatieverkeer: a. toezenden zonder commentaar van gevraagde feitelijke openbare informatie; b. beantwoorden van eenvoudige vragen; c. doorzenden van stukken bestemd voor een ander bestuursorgaan of doorverwijzing naar een andere instantie; d. terug naar de afzender zenden van stukken die niet bestemd zijn voor of doorgezonden door het bestuursorgaan; e. ontvangst bevestigen van correspondentie waarbij om feitelijke informatie wordt gevraagd; f. opvragen van informatie in het algemeen. g. tussen projectleider en aannemer, voor zover passend binnen de scope van het betreffende p-MIRT of MBVI-project; h. tussen directie UAV en aannemer, voor zover passend binnen de scope van het betreffende p-MIRT of MBVI-project.	Behandelend ambtenaar	Ten aanzien van g en h wordt correspondentie inhoudende financiële afspraken in ieder geval uitgesloten van deze bevoegdheid.
2. Verzenden van uitnodigingen en agenda’s voor en verslagen van externe ambtelijke overleggen.	Behandelend ambtenaar
3. Verzenden van uitnodigingen, agenda’s voor en verslagen van externe bestuurlijke overleggen.	Afdelingshoofd	Na afstemming portefeuille- houder.
4. Digitaal aanleveren aan het Kadaster van besluiten waaruit publiekrechtelijke beperkingen in de zin van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen voortvloeien.	Aangewezen ambtenaar
5. Elektronisch ondertekenen Manifest/ geleide- formulier in het kader van Wet ruimtelijke ordening.	Aangewezen ambtenaar
6. Vaststellen van een verweerschrift in het kader van een bezwaarprocedure tegen een besluit van gedeputeerde staten, provinciale staten of de commissaris van de Koning.	Afdelingshoofd
7. Aanvragen van vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen bij andere overheidsorganen.	Afdelingshoofd
8. Procedurele correspondentie in het kader van de terinzagelegging van ontwerpbesluiten.	Afdelingshoofd of programmamanager
9 a. Beslissen op verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet hergebruik overheidsinformatie, b. alsmede de betreffende procedurele correspondentie.	Hoofd afdeling Bestuurs- en directieondersteuning	Met instemming vakinhoudelijk portefeuillehouder
10. Doen van aanpassing in het register op grond van artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.	Hoofd afdeling Bestuurs- en directieondersteuning
11 a. Beslissing op verzoeken op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens, b. alsmede de procedurele correspondentie.	Hoofd afdeling Bestuurs- en directieondersteuning
B. SUBSIDIEBESLUITEN
1. Procedurele correspondentie in het kader van de Algemene wet bestuursrecht en relevante wet- en regelgeving op het terrein van subsidiering, waaronder het niet in behandeling nemen van een aanvraag.	Afdelingshoofd of programmamanager
2. Nemen van een besluit om gelabelde subsidie toe te kennen, alsmede het aangaan van een uitvoeringsovereenkomst behorende bij het in mandaat genomen besluit tot toekenning subsidie.	Afdelingshoofd of programmamanager	De overeenkomst wordt getekend namens de commissaris van de Koning.
3. Nemen van een besluit om voorschotten te verstrekken	Afdelingshoofd of programmamanager
4. Definitief vaststellen subsidie (moet passen binnen besluit om subsidie toe te kennen).	Afdelingshoofd of programmamanager
5. Het ondertekenen van een uitvoeringsovereenkomst die in mandaat door portefeuillehouder is aangegaan bij het verlenen van een subsidie.	Afdelingshoofd of programmamanager	De overeenkomst wordt getekend namens de commissaris van de Koning
6. Nemen van een besluit tot weigering subsidie vanwege overschrijding subsidieplafond.	Afdelingshoofd of programmamanager
7. Op verzoek van ontvanger nemen van een besluit tot het geheel of gedeeltelijk intrekken van de subsidie, dan wel wijzigen subsidieverlening of –vaststelling, dan wel terugvorderen voorschot.	Afdelingshoofd of programmamanager
8. Het nemen van besluiten in het kader van subsidiering wanneer sprake Is van de situatie dat: I. het de subsidieaanvrager c.q. -ontvanger niet verweten kan worden dat hij: a. zich bij indienen van zijn subsidieaanvraag/doen van een melding niet heeft gehouden aan de datum die de ASF hiervoor voorschrijft onder de randvoorwaarde dat de termijnoverschrijding niet meer dan 10 werkdagen mag zijn; b. de aan de subsidieverstrekking verbonden verplichtingen en prestaties niet (geheel) is nagekomen en hij heeft nagelaten dit tijdig te melden, onder de randvoorwaarde dat hiervoor wel een goede reden is. II. Afwijkingen ten opzichte van een goedkeurende controleverklaring door een onafhankelijke accountant, waarbij het voor de provincie aannemelijk is dat de door de accountant geconstateerde tekortkoming geen invloed heeft op de verwachte prestaties uit de beschikking tot subsidieverlening.	Afdelingshoofd
C. BESLUITEN VERGUNNING, ONTHEFFING, ETC.
1. Procedurele correspondentie in het kader van de Algemene wet bestuursrecht en andere relevante wet- en regelgeving, waaronder het niet in behandeling nemen van een aanvraag.	Afdelingshoofd Bureauhoofd
2. Besluit tot het verlenen van ontheffing: a. voor het leggen van kabels en leidingen; b. voor het schutten van schepen met extra lengte; c. in het kader van het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 en het Voertuigreglement; d. voor wedstrijden conform artikel 10 Wegenverkeerswet 1994; e. voor werkzaamheden door derden op of aan onze wegen.	Hoofd afdeling Infrastructuur
3. Intrekking ontheffing/vergunning op verzoek houder ontheffing/vergunning.	Afdelingshoofd
4. Nemen van uitvoerende besluiten die op grond van aan een vergunning verbonden voorschriften moeten worden genomen.	Afdelingshoofd
5. Uitbrengen van advies in het kader van milieueffectrapportages aan de initiatiefnemer, bestuursorganen.	Hoofd afdeling Ruimte en Economie
6. Intrekken of wijzigen van ontheffing voor het leggen van kabels en leidingen	Hoofd afdeling Infrastructuur
7. Op grond van artikel 2 van de Natuur- beschermingswet instemmen met een door een andere provincie: a. aan te wijzen beschermd landschapsgezicht; b. te verlenen vergunning; c. vast te stellen beheerplan.	Hoofd afdeling Ruimte en Economie
8. Verkeersbesluiten op grond van: a. de Wegenverkeerswet juncto het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer; b. de Scheepvaartverkeerswet juncto het Besluit administratieve bepalingen scheepvaartverkeer.	Hoofd afdeling Infrastructuur
9. Vaststellen grenzen bebouwde kom	Hoofd afdeling Infrastructuur
D. INKOOP/AANBESTEDING
1.Besluiten tot het door middel van opdrachtbon, opdrachtbrief, overeenkomst of anderszins aangaan van verplichtingen met betrekking tot het leveren van zaken, het verrichten van diensten, en het uitvoeren van werken, met uitzondering van besluiten tot (voortijdige) beëindiging van verplichtingen met betrekking tot het leveren van zaken, verrichten van diensten en het uitvoeren van werken.	Bureauhoofd Opzichter van Dienst, als zodanig aangewezen door het afdelingshoofd Infrastructuur Afdelingshoofd of programmamanager Directeur	Tot € 50.000,- Tot € 50.000,- Opzichter Infrastructuur maakt uitsluitend gebruik van deze bevoegdheid onder de volgende voorwaarden: - er is sprake van spoedeisendheid; - er wordt ten spoedigste verantwoording afgelegd aan bureauhoofd Infrastructuur. Tot € 100.000,- Tot € 400.000,- Meerjarige verplichtingen mogen worden aangegaan voor zover het betreft gebruikelijke contracten met betrekking tot bedrijfsvoering en onderhoud van provinciale eigendommen en de daarmee gemoeide jaarlijkse lasten niet groter zijn dan € 250.000,-, tenzij is bepaald dat het een hoger bedrag dan € 250.000,-, betreft.
2. Paraferen facturen voor levering akkoord behorende bij, door of namens gedeputeerde staten genomen besluiten tot het aangaan van verplichtingen met betrekking tot: het leveren van zaken, het verrichten van diensten, en het uitvoeren van werken.	Bureauhoofd Ambtelijk opdrachtgever p-MIRT- of MBVI-project, als zodanig aangewezen door het afdelingshoofd Infrastructuur Afdelingshoofd of programmamanager	Tot € 50.000,- Voor zover passend in het aan het betreffende project toegekende budget; Ongelimiteerd
3. Afwijken van de Algemene inkoopvoorwaarden provincie Flevoland.	Afdelingshoofd	Na consultatie aanbestedingsjurist
4. Besluiten inzake p-MIRT- of MBVI-projecten, waaronder (maar niet uitsluitend) besluiten over inkoop- en aanbesteding van leveringen, diensten en werken, voortijdige beëindiging van verplichtingen betreffende leveringen, diensten en werken, de aan- en verkoop van gronden, het vestigen van zakelijke rechten, het aangaan van pacht-, huur- en gebruiksovereenkomsten met betrekking tot gronden, het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten met andere overheden, het aangaan van planschadeverhaalsovereen- komsten, het afhandelen van nadeelcompensatieclaims, alle bovenstaande besluiten voor zover passend binnen het door het college van gedeputeerde staten vastgestelde p-MIRT en MBVI.	Bureauhoofd Infrastructuur Ambtelijk opdrachtgever p-MIRT- of MBVI-project, als zodanig aangewezen door het afdelingshoofd Infrastructuur Hoofd afdeling Infrastructuur	Tot € 50.000,-; Voor zover passend in het aan het betreffende project toegekende budget; Ongelimiteerd
5. Besluiten tot het door middel van opdrachtbon, opdrachtbrief of overeenkomst aangaan van verplichtingen met betrekking tot het leveren van zaken en het verrichten van diensten, betreffende zaken die verband houden met de ondernemingsraad. (omvat tevens paraferen facturen voor levering akkoord).	Voorzitter ondernemingsraad
E. PERSONELE AANGELEGENHEDEN
1.Functiegebouw/wijzigen functie
a. Wijzigen functie-inhoud individuele medewerker.	Afdelingshoofd van betreffende medewerker	Passend binnen de in de geldende rechtspositionele regelingen vastgelegde grenzen en procedures.
b. Vaststellen formatiewijziging binnen de afdeling.	Afdelingshoofd	Passend binnen de beschikbare formatieruimte
c. Externe detachering individuele medewerker	Afdelingshoofd
2. Aanstelling en ontslag op eigen verzoek
a. Medewerker (ook programmamanager wanneer deze onder afdeling valt).	Afdelingshoofd van betreffende medewerker	Passend binnen de beschikbare formatieruimte en voor ten hoogste de voor de functie vastgestelde salarisschaal
b. Afdelingshoofd/ programmamanager (wanneer deze niet onder een afdeling is geplaatst)	Directeur
c. Ontslag anders dan op eigen verzoek, met uitzondering van strafontslag.	Afdelingshoofd
d. Toekennen en intrekken van toelagen zoals bedoeld in de CAP en de daarop gebaseerde regelingen, met uitzondering van toekennen arbeidsmarkttoelage en bindingspremie.	Afdelingshoofd
e. Toekennen arbeidsmarkttoelage en bindingspremie	Directeur
3. Reorganisatie
a. Beslissen omtrent plaatsing bij reorganisatie.	Afdelingshoofd	Wanneer door betrokkene geen wensen of bedenkingen tegen ontwerpbesluit zijn ingediend, anders directeur.
b. Beslissen omtrent niet-plaatsing, herplaatsing en boven formatief plaatsen bij reorganisatie.	Directeur
c. Toepassen van flankerende maat- regelen bij reorganisatie; het overeenkomen van specifieke arrangementen met individuele werknemers (zoals afspraken over volgen opleiding).	Afdelingshoofd	Het besluit dient in overeenstemming te zijn met het sociaal statuut.
4. Sancties
a. Opleggen van disciplinaire maatregelen: schriftelijke berisping, vermindering verlof, geldboete, benoeming in andere functie binnen de afdeling.	Afdelingshoofd
b. Opleggen disciplinaire straf met benoeming in andere functie buiten de afdeling; schorsen; nemen van maatregelen van orde; strafontslag.	Directeur
5. Overige besluiten
a. Nemen van individuele besluiten in het kader van de in de secundaire arbeidsvoorwaarden opgenomen regelingen met uitzondering van het genoemde onder 5 b en c.	Afdelingshoofd van betreffende medewerker
b. Toekennen vergoeding wegens schade aan kleding of uitrusting.	Hoofd afdeling Managementondersteuning
c. Afnemen ambtseed	Directeur
F. BUDGETBEHEER
1. Overhevelen van bedragen binnen de beheers- lasten van een product in de productenraming, alleen bij kostensoorten: aankoop duurzaam roerende zaken, overige goederen en diensten, belastingen.	BuBudgethouder	De Mutaties tot en met € 1€ 100.000,-
2a. Overhevelen van budgetten binnen de beheerlasten of beheerbaten van het programmaonderdeel “Bedrijfsvoering”	Afdelingshoofd	Betreft budget van budget- houder. Afdelingshoofd Managementondersteuning is bevoegd budget personele lasten en baten over de andere afdelingen onder te verdelen. Overhevelen is toegestaan voor zover totale personeelslaten of –baten niet toenemen. Wanneer wijziging binnen programma- onderdeel ‘bedrijfsvoering” meerdere afdelingen aangaat ondertekening betreffende afdelingshoofden.
2b. Doorgeven bijdragen van derden met een specifiek doel, binnen het programmaonderdeel “bedrijfsvoering”.	Afdelingshoofd	Betreft budget van de budgethouder. Ophogen is toegestaan voor zover wijziging in de begroting budgetneutraal is binnen programmaonderdeel “bedrijfsvoering”.
3. Overhevelen van bedragen tussen verschillende uitvoeringskredieten binnen de vastgestelde raamkredieten NJO wegen, NJO vaarwegen en Investeringen Wegen, alsmede het overhevelen van bedragen tussen de uitvoeringskredieten Vervangingsinvesteringen binnen de vastgestelde raamkredieten Vervangingsinvesteringen.	Hoofd afdeling Infrastructuur
G. AANSPRAKELIJKSTELLINGEN
1. Het aansprakelijk stellen van derden voor de door hun toedoen door de provincie geleden schade, alsmede het indienen van een schadeclaim naar aanleiding hiervan.	Afdelingshoofd
2. Afhandelen van door derden ingediende aansprakelijkstelling van de provincie voor geleden schade, voor zover het schadebedrag het eigen risico van € 2.500,- niet te boven gaat bij inwilliging verzoek schadevergoeding.	Afdelingshoofd	Boven € 2.500,- vindt afhandeling plaats door de verzekeraar van de provincie
3. Het als oninbaar aanmerken van (een gedeelte van) een vordering wegens aansprakelijkheid bij schades en het afboeken van het opgenomen recht in de financiële administratie met een maximum van € 2.500,-	Afdelingshoofd

Artikel II

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2017.

Aldus vastgesteld door de secretaris bij besluit van 5 december 2016, nummer 1980719.

Lelystad, 5 december 2016

Secretaris,

T. van der Wal

TOELICHTING

A. Algemeen

9. Het beslissen op een Wob-verzoek betreft mandaat en de procedurele correspondentie inzake een Wob-verzoek betreft geen mandaat, maar machtiging. Omwille van het duidelijk maken van het verschil, wordt A9 opgedeeld in een a en een b deel.

10. In het Algemeen mandaatbesluit is in artikel 4, derde lid, onder g, een bestuurlijk mandaat opgenomen ingeval van goed te keuren begrotingswijzigingen van onder preventief toezicht geplaatste begrotingen met bezwaar. In ondermandaat A10 is het afdelingshoofd bevoegd ingeval er geen bezwaar bestaat. Aangezien preventief toezicht waarschijnlijk de aandacht heeft bij het college, vervalt mandaat A10. Artikel 4, derde lid, onder g, van het Algemeen mandaatbesluit zal zodanig worden gewijzigd dat goed te keuren begrotingswijzigingen van onder preventief toezicht geplaatste begrotingen zonder bezwaar ook hieronder vallen.

11. Aangezien mandaat A10 is geschrapt, zijn A11 en A12 vernummerd tot A10 en A11.

12. Het beslissen op een Wob-verzoek betreft mandaat en de procedurele correspondentie inzake een Wob-verzoek betreft geen mandaat, maar machtiging. Omwille van het duidelijk maken van het verschil tussen het gedeelte mandaat en het gedeelte machtiging, wordt A12 opgedeeld in een a en een b deel. (In bijlage 1 betreft dit nu A11)

B. Subsidies

1. De programmamanager is toegevoegd om deze bevoegdheid uit te oefenen. Het zou derhalve vreemd zijn als de programmamanager niet bevoegd is om procedurele correspondentie te sturen, maar wel bevoegd is om een besluiten tot toekenning van subsidie of het definitief vaststellen van de subsidie. Hetzelfde geldt voor B3. Onder B1 valt ook onder andere het niet in behandeling nemen van een aanvraag en is derhalve ter verduidelijking toegevoegd aan B1.

2, 3, 4, 5, 6, 7. De formulering wordt nu zodanig gewijzigd dat wijziging van een of meer programma’s geen wijziging van onderdeel B behelst. Een programmamanager is bevoegd, evenals het afdelingshoofd. Net zoals bij alle andere ondermandaten is artikel 2, vijfde lid, van het Besluit Algemeen ondermandaat secretaris 2016-1 van toepassing: de uitoefening van het ondermandaat geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht alsmede het vastgestelde provinciale beleid.

5. Deze bevoegdheid is samengevoegd met B2, aangezien deze bevoegdheid altijd onderdeel is van een subsidietoekenning (B2).

6 t/m 9. Aangezien B5 is verplaatst naar B2, zijn B6 tot en met B9 vernummerd tot B5 t/m B8.

6. De tekst van deze bevoegdheid is anders geformuleerd omwille van de leesbaarheid. Inhoudelijk is de bevoegdheid niet gewijzigd. (In bijlage 1 betreft dit nu B5)

8. De tekst van deze bevoegdheid is anders geformuleerd omwille van de leesbaarheid. Inhoudelijk is de bevoegdheid niet gewijzigd. (In bijlage 1 betreft dit nu B7)

9. De tekst van deze bevoegdheid is anders geformuleerd omwille van de leesbaarheid. Inhoudelijk is de bevoegdheid niet gewijzigd. (In bijlage 1 betreft dit nu B8)

C. Besluiten vergunning, ontheffing, etc.

1. Onder C1 valt ook onder andere het niet in behandeling nemen van een aanvraag en is derhalve ter verduidelijking toegevoegd aan C1.

D. Inkoop/aanbesteding

1. Omwille van de leesbaarheid is mandaat D1 tekstueel aangepast. Inhoudelijk is de bevoegdheid niet gewijzigd.

2. Aangezien de ambtelijk opdrachtgever bevoegd is om besluiten als bedoeld in D4 te nemen, zou het onlogisch zijn als de ambtelijk opdrachtgever niet de daarbij behorende facturen mag paraferen. Derhalve wordt dit aangepast. Wel geldt net als bij D4 dat de ambtelijk opdrachtgever enkel bevoegd is in het geval dit passend is in het aan het betreffende project toegekende budget.

4. In de praktijk is gebleken dat mandaat D4 beperkt is voor bepaalde besluiten t.b.v. p-MIRT en MBVI projecten. Mandaat D4 is derhalve aangepast, zodat meerdere besluiten m.b.t. p-MIRT en MBVI projecten in ondermandaat kunnen worden genomen, waaronder het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten.

E. Personele aangelegenheden

1a. Deze bevoegdheid is verwijderd uit het overzicht, aangezien de bevoegdheid werd ondergemandateerd aan de algemeen directeur, die ook de secretaris is.

1b t/m 1d. Aangezien E1a is verwijderd uit het overzicht worden E1b tot en met E1d geletterd tot E1a tot en met E1c.

1b. ‘Managementverantwoordelijke van de betreffende medewerker’ is geen formele functie in de betekenis van de mandaatregeling. Derhalve wordt dit vervangen door: ‘afdelingshoofd van de betreffende medewerker’. (In bijlage 1 betreft dit nu E1a)

1c. Uit de werkgroep verantwoording mandaat is naar voren gekomen dat deze bevoegdheid niet bij het afdelingshoofd behoort te rusten, maar de algemeen directeur/secretaris. Deze bevoegdheid vervalt in het ondermandaatbesluit. (In bijlage 1 betreft dit nu E1b)

2f. Deze bevoegdheid is eveneens verwijderd uit het overzicht, aangezien de bevoegdheid werd ondergemandateerd aan de algemeen directeur, die ook de secretaris is.

3c. Als voorwaarde is opgenomen dat het besluit in overeenstemming dient te zijn met het sociaal statuut.

3d. Deze bevoegdheid is samengevoegd met E3c. Bij beide bevoegdheden geldt de voorwaarde dat het besluit in overeenstemming dient te zijn met het sociaal statuut.

3e. Deze bevoegdheid is samengevoegd met E3b, vanwege de samenhang tussen deze bevoegdheden.

4c t/m 4e. E4c, E4d en E4e worden samengevoegd met E4b, aangezien de bevoegdheden met elkaar samenhangen en bij dezelfde mandataris berusten.

5a. ‘Managementverantwoordelijke van de betreffende medewerker’ is geen formele functie in de betekenis van de mandaatregeling. Derhalve wordt dit vervangen door: ‘afdelingshoofd van de betreffende medewerker’.

5b, 5c, 5d en 5g. Deze bevoegdheden betreffen enkel het uitvoeren van wat in de regeling staat. Derhalve zijn deze bevoegdheden uit de mandaatregeling verwijderd.

5e en 5f. Aangezien E5b, E5c, E5d en E5g uit de bijlage zijn verwijderd worden E5e en E5f geletterd tot E5b en E5c.

5e. De aanvullende voorwaarde is verwijderd. Binnenlijns of buitenlijns het afdelingshoofd MO is in beide gevallen bevoegd om in ondermandaat te besluiten. (In bijlage 1 betreft dit nu E5b)

F. Budgetbeheer

1. Vanaf 1 januari 2017 zullen de economische categorieën andere nummers krijgen.

Aangezien de kostensoorten in F1 nog voldoende zijn gepreciseerd, kunnen de daarachter staande economische categorieën worden geschrapt. Verder is de portefeuillehouder als ondergemandateerde verwijderd. Deze bevoegdheid voor de portefeuillehouder behoort in het algemeen mandaatbesluit te staan.