Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland van 20 september 2016, PZH-2016-564603828, ter vaststelling van het Privacyreglement ten behoeve van verkeersregistratiesystemen op provinciale wegen en vaarwegen en van het Informatie- en Volgsysteem voor de Scheepvaart (Privacyreglement verkeersregistratiesystemenprovincie Zuid-Holland)

Gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland,

Overwegende dat:

• de provincie voor haar onderhoud van wegen en verkeersmanagement voor wegverkeer gebruik maakt van camera’s;

• de provincie voor het bedienen van bruggen en sluizen op afstand gebruik maakt van camera’s;

• de provincie met vaarwegverkeer communiceert aan de hand van diverse communicatiesystemen, zoals marifoons en meldpalen;

• Rijkswaterstaat schepen registreert met behulp van een Informatie- en Volgsysteem;

• de provincie met behulp van genoemde verkeersregistratiesystemen persoonsgegevens verwerkt, waarop de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is;

• het wenselijk is om regels te stellen voor de verwerking van deze persoonsgegevens;

• in verband met de maatschappelijke zorgvuldigheid een verplichting bestaat aan het publiek kenbaar te maken dat de provincie gebruik maakt van audio-visuele middelen langs wegen en vaarwegen;

• het, door het aantal camera’s en communicatiesystemen niet doelmatig of mogelijk is ter plekke aan te geven dat persoonsgegevens worden verwerkt;

• het naar zijn aard niet mogelijk is via bebording te informeren over het opnemen van marifoonverkeer;

• publicatie van dit reglement, via het Provinciaal Blad en internet, in de plaats komt van een dergelijke plaatselijke kennisgeving;

Besluit en vast te stellen het Privacyreglement verkeersregistratiesystemen p rovincie Zuid-Holland

Artikel 1. Begrippen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. waterstaatswerken: de door de provincie Zuid-Holland beheerde waterstaatswerken, zoals bruggen, sluizen, wegen en vaarwegen;

• b. verantwoordelijke: gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland;

• c. beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke belast is met de verwerking van persoonsgegevens in de verkeersregistratiesystemen;

• d. verkeersregistratiesysteem: enig systeem geschikt voor het verwerken van data, zoals beeld, geluid, radarbeelden of andere gegevens ten behoeve van de beheerstaak;

• e. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

• f. IVS90: het Informatie- en Volgsysteem voor de Scheepvaart, zoals beschreven in de bijlage van dit besluit, met inbegrip van alle aan IVS90 gekoppelde systemen waaronder SITOS, BRIDGE en BICS en de opvolgers van bedoelde systemen (zoals VOS).

Artikel 2 Reikwijdte van het privacyreglement

Dit reglement is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens die door verkeersregistratiesystemen zijn verkregen.

Artikel 3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover die verwerking noodzakelijk is ten behoeve van het beheer van waterstaatswerken, in het bijzonder:

• a. het verzekeren en bevorderen van het doelmatig, vlot en veilig gebruik van waterstaatswerken, waaronder begrepen het vaststellen van schade;

• b. de zorg voor de veiligheid van gebruikers van waterstaatswerken, waaronder begrepen het snel en doelmatig kunnen handelen bij ongevallen en calamiteiten, en

• c. het verrichten van noodzakelijke studies en onderzoeken en voor statistische, beleids- en trainingsdoeleinden.

Artikel 4 Beheer en beveiliging van persoonsgegevens

• 1. De beheerder treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

• 2. Persoonsgegevens worden op een door de beheerder aan te wijzen plaats opgeslagen.

• 3. Alleen de verantwoordelijke en de beheerder hebben toegang tot de persoonsgegevens.

Artikel 5 Recht op inzage en correctie

• 1. Degene van wie persoonsgegevens zijn verwerkt kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken de omtrent hem verwerkte persoonsgegevens in te zien of zonodig te corrigeren.

• 2. De beheerder kan van degene die om inzage of correctie verzoekt, verlangen dat deze zich legitimeert.

• 3. De behandeling van een verzoek tot correctie geschiedt overeenkomstig artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 4. Bij het ter inzage geven van persoonsgegevens worden gegevens van andere personen voor zover mogelijk anoniem gemaakt.

• 5. Na inzage of correctie wordt schriftelijk vastgelegd:

  • a. de naam en het adres van de betrokkene;

  • b. de wijze van inzage of correctie;

  • c. het tijdstip, en

  • d. welke gegevens het betrof.

Artikel 6 Inzage en verstrekking aan derden

De verantwoordelijke weigert derden inzage in of verstrekking van persoonsgegevens, tenzij daarvoor een wettelijke verplichting bestaat.

Artikel 7 Bewaartermijnen persoonsgegevens

• 1. Persoonsgegevens worden maximaal 4 weken bewaard.

• 2. Voor zover sprake is van bijzondere omstandigheden of incidenten, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard dan in het eerste lid is bepaald, doch niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden bewaard.

• 3. Voor trainingsdoelen worden uitsluitend beelden gebruikt waarin persoonsgegevens onherkenbaar zijn gemaakt.

Artikel 8 Verbod koppeling

Persoonsgegevens worden niet gekoppeld aan andere persoonsgegevens.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag nadat het in het Provinciaal Blad is geplaatst.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als Privacyreglement verkeersregistratiesystemen provincie Zuid-Holland.

Algemene toelichting

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt regels omtrent het omgaan met privacygevoelige gegevens om er voor te zorgen dat de persoonlijke levenssfeer van een ieder niet meer aangetast wordt dan nodig en wenselijk is. Centraal in deze wet staat het begrip verwerking van persoonsgegevens. Verwerking heeft hierbij een zeer ruime betekenis, waar onder meer het verzamelen, vastleggen, bewaren, verstrekken door middel van doorzending en verspreiding, alsmede vernietigen onder valt. Een voorbeeld van een persoonsgegeven is een videobeeld indien daarop een persoon zichtbaar is of gegevens staan die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon.

Hoewel de wet dus al regels stelt, verdient het aanbeveling een privacyreglement vast te stellen voor het verwerken van persoonsgegevens die worden verkregen bij het gebruik van verkeersregistratiesystemen. Dit biedt zekerheid voor de betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

Het reglement bevat regels ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens die verkregen zijn door het gebruik van verkeersregistratiesystemen. Verkeersregistratiesysteem is een verzamelbegrip en duidt op enig systeem geschikt voor het verwerken van data, opnamen/beelden, geluidsbeelden, radarbeelden of andere gegevens ten behoeve van de beheerstaak.

Dit privacyreglement ziet op het verwerken van persoonsgegevens door verkeersregistratiesystemen in het kader van het op afstand bedienen van observatiecamera’s op bruggen en sluizen en langs provinciale wegen, opnames van marifoonverkeer en tevens op het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het Informatie- en Volgsysteem voor de Scheepvaart (IVS90).

De verwerking van persoonsgegevens, zoals het opslaan van (video)beelden, marifoonverkeer, screenshots en het gebruik van IVS90 valt onder de werking van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Het gebruik van camerasystemen ten behoeve van brugbediening op afstand levert een inbreuk op privacy van burgers op indien op beelden een persoon zichtbaar is of gegevens staan die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Zo is een kenteken een gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. De beelden in het kader van brugbediening op afstand en opnames van marifoonverkeer zullen niet langer dan 4 weken bewaard worden, indien geen aanleiding bestaat voor nader onderzoek of specifiek opsporingsonderzoek. Na afloop van deze termijn worden de beelden automatisch vernietigd. Voor trainingsdoeleinden gebruikte beelden of geluidsopnames zullen geen persoonsgegevens bevatten.

De medewerkers op bediencentrales voeren informatie in over de voorbij varende schepen, in het Informatie- en Volgsysteem voor de Scheepvaart (IVS90). Dit systeem wordt beheerd door Rijkswaterstaat. In de Staatscourant van 1 juli 2003/nr. HKW/R 5745 is een privacyreglement verkeersregistratiesystemen Rijkswaterstaat gepubliceerd. In die publicatie is het nut en de noodzaak van dit systeem uiteengezet. Daarnaast wordt daarin ook de rolverdeling van de verschillende vaarwegbeheerders uiteengezet. De provincie is slechts operationeel verantwoordelijk voor de invoer van gegevens. Raadpleging en bewerking van de verzamelde gegevens is slechts mogelijk via Rijkswaterstaat. Hierop is het privacyreglement van Rijkswaterstaat van toepassing.

In de verkeersmanagementcentrale ten behoeve van provinciale wegen worden geen videobeelden opgeslagen. Er worden in voorkomende gevallen wel screenshots gemaakt en opgeslagen voor trainingsdoeleinden. In de verkeersmanagementcentrale wordt naast het gebruik van “live” beelden veel gewerkt met allerlei data. Dergelijke data zijn niet herleidbaar naar personen.

Het beheer wordt, namens gedeputeerde staten, feitelijk uitgevoerd door hoofd Juridisch Beheer van de Dienst Beheer Infrastructuur.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt dat persoonsgegevens slechts voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen mogen worden verzameld. Voor de provincie Zuid-Holland dient het omschreven doel overeen te komen met zijn publiekrechtelijke taak. In artikel 3 van dit reglement wordt dit nader ingevuld. Van belang is het verzekeren en bevorderen van het doelmatig, vlot en veilig gebruik van (vaar)wegen en de zorg voor de veiligheid van gebruikers van de (vaar)weg, bruggen en sluizen.

Daarnaast kunnen opgeslagen camerabeelden van de centrale bediening en geluidsopnames van marifoonverkeer gebruikt worden om incidenten veroorzaakt door bedienaars en/of gebruikers van de vaarweg te evalueren en op te lossen. Dit is bijvoorbeeld van belang bij de beschadiging van een brug of sluis in die gevallen waarbij niet onmiddellijk kan worden vastgesteld wie de dader is. Om dergelijke incidenten te voorkomen kunnen de beelden en geluidsopnames, na te zijn geanonimiseerd, ook voor trainingsdoeleinden worden gebruikt.

Personen en objecten buiten de brug, sluis of (vaar)weg dienen zoveel mogelijk buiten beeld te blijven. Hiervoor zijn maatregelen genomen aan de camera’s, zoals beperking van de mogelijkheid tot zwenking van de camera en afscherming van het gezichtsveld van de camera. Camera’s zijn hoofdzakelijk gericht op het beheergebied van bruggen, sluizen en (vaar)wegen. De provincie streeft ernaar objecten en personen buiten het beheergebied zoveel mogelijk buiten beeld te laten.

Artikel 4 Beheer en beveiliging van persoonsgegevens

Het is belangrijk zorgvuldig met opgeslagen persoonsgegevens om te gaan. Dit betekent in concreto dat deze opgeslagen gegevens voor slechts een beperkt aantal ambtenaren (bedienaren en verkeerskundigen) toegankelijk zullen zijn. Via telefoon, fototoestel en “screenshots” zijn allen in staat om beelden vast te leggen. Daarnaast is het niet de bedoeling dat zonder noodzaak ingezoomd wordt op personen of welk incident dan ook. De beheerder zal werkinstructies voor gebruikers uitvaardigen.

Artikel 5 Recht op inzage en correctie

Voor een betrokkene is het mogelijk om een schriftelijk verzoek om inzage te doen. Afgifte van een

videoband of geluidsopname is derhalve niet mogelijk.

Artikel 6 Inzage en verstrekking aan derden

Uitgangspunt is dat geen inzage in of verstrekking plaatsvindt van (de persoonsgegevens die zich bevinden in) data, videobeelden, radarbeelden of geluidsbeelden en dat geen kopieën worden verstrekt aan derden, die daarom vragen. Is er sprake van een wettelijke verplichting, dan vindt verstrekking plaats onder strikte voorwaarden.

Artikel 7 Bewaartermijnenpersoonsgegevens

Het kan voorkomen dat gegevens langer bewaard moeten worden dan de genoemde maximumtermijn, maar dan uiteraard niet langer dan noodzakelijk. Daarbij kunnen gegevens niet voor een ander doel worden bewaard dan waarvoor ze zijn verwerkt. Bij het verhalen van schade is het bijvoorbeeld van belang gegevens gedurende het civielrechtelijke proces te bewaren. Camerabeelden ten behoeve van onderhoud en verkeersmanagement van provinciale wegen worden niet bewaard. Gegevens bedoeld voor lesdoeleinden worden langer dan 4 weken bewaard; in dit geval worden de persoonsgegevens onherkenbaar gemaakt.

Artikel 8 Verbod koppeling

Met dit verbod wordt voorkomen dat door koppeling van persoonsgegevens een verdergaande inbreuk op de privacy van betrokkenen wordt gemaakt dan nodig is voor het doel van de verwerking van de persoonsgegevens.