Provinciaal blad van Zeeland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zeeland | Provinciaal blad 2016, 4979 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Provincie Zeeland – Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016
Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 19 juli 2016, kenmerk nummer 32, 16010585, tot vaststelling van het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016.
Gedeputeerde staten van Zeeland,
- •
overwegende dat het vanwege een wijziging van de topstructuur van de ambtelijke organisatie alsmede vanwege de daaropvolgende doorontwikkeling van de ambtelijke organisatiestructuur wenselijk is om een wijziging aan te brengen in de uitoefening van bevoegdheden die in naam van gedeputeerde staten worden uitgeoefend;
- •
- •
besluiten vast te stellen het navolgende Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016.
De gemandateerde verschaft gedeputeerde staten tijdig die informatie die redelijkerwijs voor gedeputeerde staten van belang geacht moet worden.
Het besluit van 24 februari 2015, houdende vaststelling van het mandaatbesluit gedeputeerde staten 2015 (Provinciaal Blad nr. 1075 van 2015), laatstelijk gewijzigd bij besluit van 1 maart 2015 (Provinciaal Blad nr. 1181 van 2015), bij besluit van 16 juni 2015 (Provinciaal blad nr. 3287 van 2015), bij besluit van 8 september 2015 (Provinciaal Blad nr. 6036 van 2015), bij besluit van 15 december 2015 (Provinciaal Blad nr. 8366 van 2015), bij besluit van 5 januari 2016 (Provinciaal Blad nr. 48 van 2016) en bij besluit van 13 oktober 2015 ( Provinciaal Blad nr. 3889 van 2016) wordt ingetrokken.
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE, DE DIRECTEUR PROGRAMMA’S EN PROJECTEN, ALLE AFDELINGSHOOFDEN, EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAAR-BIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING PERSONEEL EN ORGANISATIE
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING JURIDISCHE ZAKEN, INKOOP EN SUBSIDIES
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING WATER, BODEM EN NATUUR
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING MOBILITEIT EN SAMENLEVING
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING ECONOMIE EN DUURZAAMHEID
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING PLANVORMING EN REALISATIE
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING INFORMATIEVOORZIENING EN AUTOMATISERING
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
|
Aangaan van overeenkomsten tot overdracht van auteursrechten en het verlenen van een gebruiksrecht op auteursrechten |
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR PROGRAMMA’S EN PROJECTEN EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BEVOEGDHEDEN GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND
IN HET KADER VAN DE BUDGETHOUDERSREGELING
Toelichting behorende bij het mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016
Aanleiding voor het nieuwe mandaatbesluit
Het besluit tot wijziging van de topstructuur heeft onder meer wijziging tot gevolg van de indeling van de ambtelijke organisatie als vastgelegd in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016. De aanstelling van de directeur Organisatie en van de directeur Programma's en Projecten maakt een wijziging van het huidige mandaatbesluit gedeputeerde staten 2015 (afgekort: mandaatbesluit gs) noodzakelijk.
De wijziging van de indeling van de ambtelijke organisatie heeft eveneens betrekking op het aanwijzen van programma- en projectleiders ter uitvoering van het streven meer opgaven gestuurd en resultaatgericht te werken. Omdat vooralsnog niet helder in beeld is tot welke mandaten dit zou moeten leiden voor programma- en projectleiders is deze wijziging niet meegenomen in de wijziging van het mandaatbesluit gs. Zodra genoeg ervaring is opgedaan met het meer opgaven gestuurd en resultaatgericht werken zal verdere wijziging en aanvulling van het mandaatbesluit gs plaatsvinden.
De in het Mandaatbesluit van gedeputeerde staten inzake personeelsaangelegenheden 2014 opgenomen mandaten zijn overgeheveld naar het mandaatbesluit gedeputeerde staten 2015 en in een afzonderlijk hoofdstuk opgenomen. Zo zijn alle mandaten van gedeputeerde staten terug te vinden in één besluit. Dit bevordert de doelmatigheid en toegankelijkheid voor de functionarissen die de bevoegdheid hebben om besluiten in mandaat te nemen.
Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht
Bijna dagelijks moeten er allerlei beslissingen door gedeputeerde staten (hierna te noemen: gs) worden genomen. Het zou niet werkbaar zijn als die beslissingen steeds in de vergadering van gs moeten worden genomen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat gs aan een ander de bevoegdheid toekennen om dit namens hen te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan. Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.
In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees in casu: gs) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. De functionaris heeft dan 'mandaat' van gs. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit.
Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan “een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling”. Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals het verlenen van een vergunning of het nemen van een besluit op een subsidieaanvraag.
Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen.
Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.
Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De functionaris aan wie de machtiging is verleend noem je de 'gemachtigde'.
De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.
Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant of het verrichten van betalingen. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent.
Het aangaan van een overeenkomst
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de commissaris van de Koning(hierna: cvdK) als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). gs zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.
Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. De volmacht van de cvdK is geregeld in het 'mandaatbesluit cvdK 2016' met bijbehorend register.
Naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden kan ook sprake zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
Het besluit van gs tot wijziging van de topstructuur, heeft onder meer wijziging tot gevolg van de indeling van de ambtelijke organisatie als vastgelegd in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016. De aanstelling van de directeur Organisatie en van de directeur Programma's en Projecten alsmede het aanwijzen van programma- en projectleiders ter uitvoering van het streven meer opgaven gestuurd en resultaatgericht te werken, leidt tot aanpassing van een drietal besluiten/regelingen:
- a.
- b.
- c.
Aanpassing Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016
Deze regeling is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband de link gelegd naar het mandaatbesluit van gedeputeerde staten en de Regeling budgetbeheer (de budgethoudersregeling). Naast de tekstuele aanpassing van enkele artikelen die de aansturing van de ambtelijke organisatie en de organisatie-eenheden regelen, wordt de algemene vervangingsregeling aangevuld met een regeling voor de vervanging van een unithoofd, en wordt daarnaast een specifieke vervangingsregeling opgenomen voor de budgethouder. In een dergelijke vervangingsregeling was nog niet voorzien. De reden dat nu wel te doen is dat als gevolg van het meer opgaven gestuurd en resultaatgericht werken, onder meer programma's en projecten zullen worden benoemd die worden geleid door een programma- of projectleider. Aan deze functionarissen worden budgetten toegewezen ter uitvoering van het betreffende programma of project. Vanwege het belang van continuering van de dienst is een vervangingsregeling voor functionarissen in de hoedanigheid van budgethouder opportuun, De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling, die dienovereenkomstig is aangepast. Aan deze functionarissen worden tevens toereikende mandaten verleend en toegevoegd aan het mandaatbesluit gs. Daarnaast is de budgethoudersregeling in overeenstemming gebracht met de actuele organisatiestructuur en organisatie-eenheden en de functionarissen die daarvan deel uitmaken.
Ten aanzien van programma- en projectleiders:
Programma- en projectleiders maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016. Aan deze functionarissen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma of project. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2016. Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget, al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van het programma of project, op grond van het betreffende programma- of projectplan. Ter toelichting van deze bevoegdheden wordt verwezen naar het onderdeel Budgethoudersregeling in de toelichting bij het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016. Het gaat hierin met name om de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten naar privaatrecht bij het beschikken over het toegewezen budget.
Programma- of projectleider is de formele aanduiding voor de leidinggevende functionaris van een programma of project. In artikel 1, van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016, is een definitie opgenomen van programma en project. In de dagelijkse praktijk van de provinciale organisatie kan het voorkomen dat andere benamingen worden gebruikt, zoals die van opgave-manager. Een opgavemanager geldt naar de aard van zijn functie als programmaleider in de zin van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016. Zo zijn er ook andere benamingen denkbaar die steeds moeten worden gekwalificeerd als programma- of projectleider. Het verdient de voorkeur de formele functiebenaming te hanteren, maar als dat onder de gegeven omstandigheden niet is gewenst, dan dient men zich te realiseren wat het formele kader is.
Aanpassing mandaatbesluit gedeputeerde staten 2015
Voor een adequate functie-uitoefening dienen de directeur Organisatie en de directeur Programma's en Projecten over toereikende mandaten te beschikken. Mede daarom is de wijziging vooralsnog gericht op de topstructuur van de organisatie: d.w.z. dat mandaten aan de directeur Organisatie en aan de directeur Programma's en Projecten worden toegekend. Voor het overige blijft het mandaatbesluit intact, behalve wat betreft P&O-mandaten (zie onder kopje Mandaten inzake personeelsaangelegenheden) Als uitgangspunt voor het nieuwe mandaatbesluit geldt derhalve de structuur van het 'oude' mandaatbesluit en –register. Het mandaat besluit geeft een algemeen kader waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens gs kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlage (register gs) wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.
Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten
en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Te meer ook omdat het merendeel van de bevoegdheden mandaten betreffen, hanteren we als verzamelnaam het begrip ‘mandaat’ maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (b.v. het doen van betalingen) of machtiging (b.v. het voeren van het woord in een juridische procedure; het verstrekken van informatie) betreft.
mandaten inzake personeelsaangelegenheden
De mandaten die zijn opgenomen in het Mandaatbesluit van gedeputeerde staten inzake personeelsaangelegenheden 2014 zijn overgeheveld naar het mandaatbesluit gs en in een afzonderlijk hoofdstuk opgenomen. Zo zijn alle mandaten van gs terug te vinden in één besluit. Dit bevordert de doelmatigheid en toegankelijkheid voor de functionarissen die de bevoegdheid hebben om besluiten in mandaat te nemen.
Aanpassing Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2010
In de hoedanigheid van budgethouder kunnen gs beschikken over budgetten voor bepaalde activiteiten en/of projecten. In die hoedanigheid kunnen zij, mits passend binnen de doeleinden waarvoor het budget is toegewezen en voor zover het budget toereikend is, ingevolge artikel 158, eerste lid sub e Provinciewet besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. In de Regeling budgetbeheer provincie Zeeland 2010 is separaat mandaat verleend aan ambtelijke functionarissen tot het beschikken over bepaalde budgetten en voorts in het kader daarvan tot het besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten.
Als gevolg van de nieuwe organisatiestructuur is het wenselijk budgethouderschap toe te kennen aan de directeur Organisatie, de directeur Programma's en Projecten en aan programma- en projectleiders. Het betreft een aanvulling op het bestaande budgethouderschap van de secretaris/algemeen directeur, de afdelingshoofden en unithoofden.
De vervanging van budgethouders wordt geregeld in artikel 15 van de (nieuwe) Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016.
Om het vorenstaande mogelijk te maken dient de Regeling budgetbeheer provincie Zeeland 2010 (budgethoudersregeling) te worden gewijzigd en dient aan budgethouders de bevoegdheid te worden toegekend tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten in de hoedanigheid van budgethouder binnen de doeleinden van het aan hen toegekende budget.
Een volledige herziening van de budgethoudersregeling wordt aanstaand najaar voorbereid. De regeling is op meerdere punten verouderd waardoor actualisering nodig is. Zodra meer duidelijkheid komt over opgavegericht werken én het projectmatig werken verder is geprofessionaliseerd kan aan de implementatie hiervan in de budgethoudersregeling worden gewerkt. (Streefdatum inwerkingtreding 1-1-2017).
Om het mandaatbesluit en -register zo volledig mogelijk te maken zijn ook de mandaten, voortvloeiend uit de budgethoudersregeling hierin opgenomen. Het is vanuit praktisch oogpunt belangrijk dat in één register kenbaar is wie als budgethouder is aangemerkt en bevoegd is om de actie uit te voeren.
De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris. De aanvulling van deze ondertekeningsvolmachten dient te worden geregeld in het mandaatbesluit en –register van de cvdK .
Dit laat onverlet dat de bevoegdheid tot ondertekening van overeenkomsten over het gebruik van publiekrechtelijke bevoegdheden aan het bestuursorgaan toekomt. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Uitgangspunten herziening mandaatbesluit gs en –register
- 1.
Uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat. (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe). Mandaten worden verleend aan de secretaris/algemeen directeur, de directeur Organisatie, de directeur Programma's en Projecten, de afdelingshoofden, en unithoofden. De eerste functionaris is de secretaris/algemeen directeur, de tweede de directeuren (directeur Organisatie en directeur Programma's en Projecten) en de derde de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (afdelingshoofd, unithoofd etc.). De bevoegdheden van de functionaris 'senior–ontwikkelmanager' zijn geschrapt omdat deze functie is komen te vervallen. Dit geldt eveneens voor de 'werkveldmanager'.
Daarnaast behoudt de secretaris/algemeen directeur conform de algemene uitgangspunten ter zake van mandatering zijn bevoegdheden (vangnetfunctie).
- -
t.a.v. mandaten inzake personeelsaangelegenheden:
- •
een aantal bevoegdheden is enkel aan de directeur Organisatie toegekend. Dit betreffen bevoegdheden die nu nog uitsluitend aan de secretaris/algemeen directeur zijn gemandateerd. (bijvoorbeeld: besluiten inzake aanstellingen en inzake bezoldiging), en die in lijn zijn met de aard van de functie van de directeur Organisatie.
- •
- •
- -
- 2..
- 3.
Naast de wettelijke beperking die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.
Mandaat kan enkel worden verleend indien het gevallen betreft die routinematig (waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid), administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen waarin het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is, of indien een besluit betrekking heeft op zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen. Van dit laatste is bijvoorbeeld sprake wanneer redelijkerwijs te verwachten is dat een gedeputeerde door de pers aangesproken kan worden over een genomen beslissing. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de portefeuillehouder(s).
In ieder geval kan een bevoegdheid niet worden verleend indien het een besluit betreft dat genomen moet worden nadat in een voorbereidingsprocedure is gebleken dat tegen het ontwerp besluit bedenkingen, zienswijzen of bezwaren zijn ingediend óf waarbij wordt afgeweken van adviezen. Bij twijfel of een te nemen besluit valt onder deze uitzondering dient de gemandateerde te overleggen met de portefeuillehouder(s).
Artikel 3. Inlichtingen en verantwoording
Omdat gs, ook al hebben zij mandaat verleend, verantwoordelijk blijven voor de 'in mandaat' genomen beslissing is het van belang dat zij op de hoogte worden gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming door hen van belang is.
In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing 'in mandaat' heeft genomen.
De algemene mandaten zijn vastgelegd in een register. In bijzondere gevallen kunnen gs (buiten het register om) besluiten om een mandaat te verlenen. Dit dient dan plaats te vinden in een afzonderlijk gs-besluit.
Zoals hiervoor reeds aangehaald is het uitgangspunt bij het nieuwe besluit en –register dat meervoudig mandaat wordt verleend. Dit heeft tot gevolg dat de bevoegdheid aan meerdere functionarissen toekomt. In de praktijk houdt dit in dat primair de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (dus afdelingshoofd, unithoofd etc.) gebruik maakt van het mandaat. De twee directeuren, voor zover het bevoegdheden betreft die tot hun taakveld behoren, en de secretaris/algemeen directeur geven in tweede instantie uitvoering aan de mandaten. Zij kunnen altijd als vangnet dienen. Let op: Een aantal mandaten zijn uitsluitend aan de directeur Organisatie en aan de secretaris/algemeen directeur toegekend.
In een algemeen hoofdstuk zijn de mandaten ondergebracht die voor de gehele organisatie gelden. Dit verbetert de toegankelijkheid en leesbaarheid van het register. Als voorbeeld van de hierin opgenomen onderwerpen kan worden genoemd:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Voor diverse besluiten zoals het afwijken van de algemene inkoopvoorwaarden is vooraf een advies van een jurist van de afdeling JIS nodig. Dit is van belang om de juridische kwaliteit van het afwijkingsbesluit te waarborgen.
In het mandaatregister is het mandaatbesluit van de heffingsambtenaar tot het heffen van leges opgenomen in het algemeen deel van onderdeel I van het mandaatregister. Hoewel het hier formeel geen mandaat van gs betreft maar een mandaat van de door gs ingevolge de Provinciewet aangewezen heffingsambtenaar (het afdelingshoofd Financiën), is de strekking van het aanwijzingsbesluit uit praktische overwegingen ook in het mandaatregister vermeld. Het heffen van leges wordt door de heffingsambtenaar toegekend aan de secretaris/algemeen directeur, de directeur Organisatie, de directeur Programma's en Projecten, de afdelingshoofden en unithoofden.
- •
De directeur Organisatie krijgt bevoegdheden toegekend die eerst enkel aan de secretaris/algemeen directeur waren toegekend. (bijvoorbeeld: besluiten inzake aanstellingen en inzake bezoldiging). De bevoegdheden zijn in lijn zijn met de aard van de functie van de directeur Organisatie. Dit laat onverlet dat de secretaris/algemeen directeur daarnaast bevoegd blijft t.a.v. alle personeelsmandaten. (vangnetfunctie).
- •
De bevoegdheden ter zake van het nemen van orde- en strafmaatregelen op grond van de CAP blijven vanwege het bijzondere karakter daarvan berusten bij de secretaris/algemeen directeur. Daarnaast is de secretaris/algemeen directeur overigens bevoegd tot uitoefening van alle personeelsmandaten (vangnetfunctie).
- •
Naast de bestaande mandaten op grond van de CAP zijn voor zover mogelijk en gewenst enkele rechtspositionele regelingen (lokale regelingen en regelingen waarover in het SPA overeenstemming is bereikt) gemandateerd. Mandatering vindt plaats aan de directeur Programma's en projecten, de directeur Organisatie, het afdelingshoofd P&O en aan de afdelingshoofden afzonderlijk. De directeuren oefenen de mandaten voornamelijk uit jegens de onder hun aansturing staande afdelingshoofden.
Tot slot een praktisch 'stappenplan':
Kijk in het mandaatregister onder het hoofdstuk “algemeen” of het hoofdstuk van je eigen afdeling.
Kijk in de kolom “omschrijving bevoegdheid” en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.
- 1.
- 2.
Kijk in de kolom “namens gs uitgeoefend door”. Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Vaak is dat het nemen van een besluit. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen. Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur of de secretaris/algemeen directeur bevoegd tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).
Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit de artikelen 14 en 15 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016.
* Stel een conceptbesluit/brief op en maak gebruik van het model uit I-writer.
Bijlage bij onderdeel 'ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, artikel 1' van de Toelichting
Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016
Artikel 14 Algemene vervangingsregeling
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Artikel 15 Vervangingsregeling budgethouder
Bij afwezigheid of ontstentenis van een budgethouder die deze bevoegdheid uitoefent in de functie van secretaris/algemeen directeur, directeur Programma's en projecten, directeur Organisatie, programma- of projectleider, afdelingshoofd of unithoofd, vindt vervanging plaats analoog aan het bepaalde in artikel 14.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2016-4979.html