Provinciaal blad van Zeeland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zeeland | Provinciaal blad 2016, 4109 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Provincie Zeeland – Inkoop- en aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland 2016
Voor het professioneel uitvoeren van alle inkoop- en aanbestedingsprocessen is een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid noodzakelijk. Het beleid formuleert de kaders, doelstellingen en uitgangspunten voor het handelen van Provincie Zeeland ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Transparantie ten aanzien van inkopen en aanbesteden wordt op deze manier in de gehele organisatie bereikt. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland 2016 geldt voor iedere medewerker ongeacht de plaats in de organisatie. Het uitgangspunt is dat elke inkoop wordt uitgevoerd binnen de kaders van dit beleid.
Rondom inkoop en aanbesteden is veel dynamiek, gedreven door zowel externe factoren (o.a. regelgeving: Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014 en de per 1 juli 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012, regelgeving voor publiek-publieke en publiek-private samenwerking, marktontwikkelingen en jurisprudentie) als interne factoren (introductie van een inkoopsysteem, toepassen van maatschappelijk verantwoord inkopen). Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Provincie Zeeland speelt hierop in en wordt regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd.
Doelstelling Inkoop- en aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland 2016:
Provincie Zeeland koopt op een professionele en zorgvuldige wijze leveringen, werken en diensten in, verleent op dezelfde wijze concessies en profileert zich naar buiten toe als een zakelijke, betrouwbare en integere partner. Goed ingerichte, uitgevoerde en transparante inkoopprocessen waarborgen dat inkoop bijdraagt aan de provinciale doelen.
Hierbij streeft Provincie Zeeland naar:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Algemene en procedurele beleidspunten
Provincie Zeeland kent een gecoördineerd inkoopmodel. Dat betekent dat iedere afdeling (afdelingshoofd) of projectorganisatie (projectleider) zelfstandig verantwoordelijk is voor de eigen inkopen maar zich dient te houden aan het provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid. Afdelingen en projectorganisaties schakelen Inkoop (afdeling JIS) in. Inkoop beschikt over inkoopkennis en aanbesteding technische kennis. Er is sprake van een nauwe samenwerking tussen Inkoop en afdeling of de projectorganisatie in het inkoopproces. Daarbij wordt gebruik gemaakt van diverse inkoopinstrumenten en inkoopdocumenten.
Inkoop is verantwoordelijk voor inkoop- en aanbestedingsbeleidvorming, centrale kaderstelling, advisering, coördinatie inkoopinfrastructuur, inkoopstrategie, inkoop- en aanbestedingsprocessen en procedures en voor de informatievoorziening en het centrale contractenbeheer. Vakinhoudelijke kennis komt van de afdelingen en projectorganisaties, die tevens de relatie met contractpartners onderhouden.
Toegevoegde waarde tijdens inkoopproces
Een belangrijk deel van het inkoopproces vindt plaats tijdens de inventarisatiefase (vaststellen van de werkelijke behoefte in de context van markt en organisatie) en de specificatiefase (eisen en wensen aan leverancier/product/dienst/werk). In deze fases worden strategische beslissingen genomen over bijvoorbeeld het benaderen van de markt, de relatie met de leverancier, de leveranciers-strategie, de manier waarop wordt aanbesteed, het bundelen van inkopen, in- of uitbesteden etc. Ook de invloed op doelmatigheid is groot bij het in kaart brengen van de inkoopbehoefte. De inventarisatiefase begint al bij de ideefase van een project. Hierin dient integraal (zowel intern als met de markt) nagedacht te worden over inkoopkansen en mogelijkheden voor het betreffende project en de organisatiedoelen (zoals duurzaamheid en innovatie). Uitgangspunt is dat al in de inventarisatiefase Inkoop wordt betrokken bij het inkoopproces, zodat er strategisch over de inkoop kan worden meegedacht. Voor alle inkopen voor leveringen en diensten met een geraamde waarde van € 50.000 en hoger en voor werken van € 150.000 en hoger is een inkoopadvies verplicht. Deze geraamde waarde betreft de totale waarde voor vier afnamejaren bij elkaar opgeteld. De voorgeschreven inkoopprocedures zijn opgenomen in Bijlage 1. Toepassing van deze drempels is interprovinciaal afgestemd.
De inkoopfunctie heeft een strategische, tactische en een operationele component.
De strategische component omvat alle activiteiten die de koers ten aanzien van inkoop op de lange termijn beïnvloeden en voorwaardenscheppend zijn voor de daadwerkelijke inkooptransacties.
De tactische component bestaat uit de fasen: inventariseren, specificeren, selecteren en contracteren. Het aanbesteden speelt zich af tijdens het tactische deel van het inkoopproces.
De operationele component heeft betrekking op de handelingen om producten feitelijk “in huis” te krijgen en bestaat uit bestellen, bewaken en de nazorg van het inkoopproces.
Bij inkoopadvies op strategisch en tactisch niveau wordt gebruik gemaakt van de volgende middelen:
- •
- •
- •
Provincie Zeeland handelt integer en wenst alleen zaken te doen met integere leveranciers. Dit gebeurt door het toepassen van een adequate functiescheiding en door het volgen van het algemeen integriteitsbeleid van de Provincie.
Om te zorgen dat er alleen zaken worden gedaan met integere bedrijven, worden potentiële opdrachtnemers bij Europese aanbestedingen voor leveringen en diensten en voor werken bij nationale en Europese aanbestedingen gevraagd verschillende verklaringen te ondertekenen zoals een “Europees Uniforme Eigen Verklaring” en bewijsstukken over te leggen zoals de Gedragsverklaring Aanbesteden die wordt afgegeven door screeningsautoriteit Justis van Ministerie van Veiligheid en Justitie. Deze worden niet standaard opgevraagd bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, omdat dit strijdig is met het proportionaliteitsbeginsel.
Uit de Gedragsverklaring kan blijken dat een inschrijver in de afgelopen vier jaar bij een onherroepelijke rechterlijke uitspraak is veroordeeld wegens deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of witwassen. Daarnaast kan blijken dat inschrijver tijdens de uitvoering van de opdracht zich schuldig heeft gemaakt aan valsheid in geschrifte bij ondertekening van de Eigen Verklaring. In de sectoren bouw, milieu en informatie- en communicatietechnologie kan, indien daar aanleiding toe is, een zogenaamde Bibob-toetsing plaatsvinden volgens de Wet Bibob. Hiervoor kan de Gedragsverklaring Aanbesteden aanleiding zijn. Deze wet beoogt te voorkomen dat de overheid onbedoeld bepaalde “criminele” activiteiten faciliteert door het aanbesteden van overheidsopdrachten. Indien de Provincie aanleiding ziet een Bibob-onderzoek in te stellen zal dit aan de betrokkene kenbaar worden gemaakt. Dit levert een administratieve lastendruk op.
Verder is het noodzakelijk om op een zorgvuldige manier om te gaan met situaties die kunnen leiden tot belangenverstrengeling bij (de voorfase) van aanbestedingstrajecten. Voor het scheiden van belangen worden maatregelen genomen, zoals bijvoorbeeld vastgelegd in de “Nota Scheiding van belang” van Rijkswaterstaat.
Provinciebrede raamovereenkomsten en meerjarenovereenkomsten
Provincie Zeeland streeft naar doeltreffend en doelmatig en transparant inkopen. Eén van de instrumenten om dit doel te kunnen bereiken is het afsluiten en benutten van provinciebrede raamovereenkomsten voor bepaalde inkoopsoorten. Het gebruik maken van afgesloten raamovereenkomsten is verplicht voor de gehele organisatie.
Het hanteren van provinciebrede raamovereenkomsten heeft verschillende voordelen, zoals: het bewerkstelligen van intensievere samenwerking en partnerschap, betere voorwaarden, lagere interne kosten, onder meer door reductie van het aantal opdrachtnemers, vermindering van het aantal facturen en kortere procedures, maar ook minder rechtmatigheidsrisico’s, meer flexibiliteit.
Provincie Zeeland zoekt bij iedere aanbesteding de meest passende contractvorm. Een contractvorm die in ontwikkeling is betreft het geïntegreerde contract. Dat is een contractvorm die meerdere disciplines tegelijk omvat zoals transport, elektra, klimaat en bouwkundig en het strekt zich uit over meerdere levensfasen van een weg, gebouw of terrein. Verschillende vormen van geïntegreerde contracten zijn mogelijk, bijvoorbeeld DBM, DBFMO of een integraal beheerscontract (IBC).
Voor het inhuren van alle medewerkers die niet in vaste dienst zijn (flexibele arbeidskrachten) is een concernbrede raamovereenkomst afgesloten. Daarmee is een snel, doelmatig en rechtmatig proces gecreëerd. Dit proces wordt gefaciliteerd door de personeelsconsulenten waarbij gebruik wordt gemaakt van het inkoopsysteem. Detacheringen door andere overheden zijn niet in dit contract begrepen en daarover dient een apart inkoopadvies te worden afgegeven.
Binnen de provinciale organisatie is het optimaliseren en digitaliseren van de eigen processen een speerpunt. Op het gebied van inkoop is volledig geïntegreerde elektronische inkoop (e-inkoop) van toepassing. Deze toepassing omvat de volgende aspecten: het inkoop- en aanbestedingsproces volledig digitaal uitvoeren, een digitaal proces voor inhuur van flexibele arbeidskrachten, digitale contractinformatie, digitaal bestelsysteem en een inkoopdashboard. Het gebruik maken van het geïntegreerd systeem is verplicht voor de gehele organisatie. Het geïntegreerde systeem is gekoppeld aan het landelijk voorgeschreven publicatieplatform Tenderned.
Open standaarden en informatieveiligheid
Bij ICT-aanbestedingen wordt rekening gehouden met open standaarden en het informatieveiligheidsbeleid. Open standaarden zorgen ervoor dat er eenvoudiger digitale informatie uitgewisseld kan worden. Bij open source software is de broncode – de code waarin de software is geschreven – vrij beschikbaar. Het gebruik van open source software is geen doel op zich. Door het toepassen van het informatieveiligheidsbeleid in ICT aanbestedingen wordt in de afwegingen meegenomen of de gegevens van de Provincie goed beschermd zijn.
Op het gebied van inkoop biedt samenwerking met andere (overheids)organisaties vele mogelijkheden. Er is samenwerking op het gebied van inkoop in het delen van kennis en expertise. Verder zijn het versterken van onze positie in de markt, het verlagen van kosten, het behalen van efficiencyvoordelen doelen van samenwerking. Het bundelen van inkoopvolume is mogelijk indien dit kan worden gemotiveerd vanuit een gezamenlijk inkoopdoel dat aan de markt wordt uitgevraagd. Voor de mogelijkheden van een geoptimaliseerd samenwerkingsverband binnen de geldende wettelijke kaders dient een inkoopadvies te worden opgevraagd.
Provincie Zeeland neemt actief deel in diverse inkoopsamenwerkingsverbanden;
- •
- •
- •
- •
- •
Tevens wordt gezamenlijk aanbesteed met het Rijk en zijn er contacten met het ministerie van Economische Zaken, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en de Europese Unie.
Maatschappelijk verantwoord inkopen
Eén van de uitgangspunten van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is het zoveel mogelijk creëren van maatschappelijke waarde. Bij Provincie Zeeland is dit begrip onderverdeeld in diverse beleidspunten die hierna afzonderlijk zijn uitgewerkt.
Provincie Zeeland wil gebruik maken van ontwikkelingen en innovaties uit de markt. Het aanbestedingsproces moet in toenemende mate innovatieve aanbiedingen opleveren. Provincie Zeeland bevordert dit door meer functionele specificaties in plaats van technische specificaties op te stellen waardoor kennis en creativiteit uit de markt benut wordt en door nieuwe aanbestedingstechnieken toe te passen (innovatiepartnerschap, Small Business Innovation Research (SBIR), geïntegreerde contracten, percelen gericht op innovatie, best value procurement, organiseren van concurrentiegerichte dialoog (light), afwegen van de totale levensduurkosten).
Ook het houden van marktconsultaties en het stimuleren van het eigen initiatief van leveranciers om nieuwe ideeën en vernieuwingen door te voeren, kan zorgen voor ontwikkeling en innovatie. Verder zullen per inkoopsoort marktverkenningen worden gehouden, zodat vóór en los van concrete aanbestedingsprocedures het gesprek met de markt kan worden gevoerd over kansen en mogelijkheden, zonder dat er sprake is van mogelijke belangenverstrengeling of voorkeursbehandeling.
Provincie Zeeland wil het verduurzamen van inkoop stimuleren. Dit betreft onder meer: biobased inkopen, circulair inkopen (Economische agenda 2.0) het gebruik van duurzame energie (Coalitieakkoord Krachten bundelen), het toepassen van producten uit duurzaam beheerd bos (Zeeuwse beleidsverklaring duurzaam bosbeheer (28-11-2012)) en innovatiegericht inkopen. Het gedachtegoed achter de aanpak Duurzaam GWW (Zie http://www.duurzaamgww.nl/) is hiervoor een geschikte methodiek. Hierbij wordt vanaf de ideefase van een project integraal (zowel intern als met de markt) gekeken naar kansen en mogelijkheid om de doorontwikkeling naar duurzaamheid en innovatie te stimuleren.
Met biobased inkopen wordt door de Provincie bedoeld dat bij diensten, leveringen en werken natuurlijke en hernieuwbare materialen worden toegepast. Jaarlijks wil de Provincie drie biobased inkopen realiseren. Hiervoor wordt het in eigen beheer ontwikkelde biobased inkoopmodel toegepast (Zie https://www.zeeland.nl/beleid-en-regelgeving/biobased-inkopen ). Voor alle biobased inkopen wordt de optie bekeken of er een mogelijkheid is om de inkoop circulair toe te passen. Met circulair inkopen wordt bedoeld dat de verantwoordelijkheid voor het duurzaam hergebruik van producten bij de leverancier wordt belegd. Voor 2020 zullen minimaal twee innovatiegerichte inkooppilots worden gedaan op circulair en biobased toepassingsgebied.
Daarnaast wordt met de Rijksoverheid bekeken of er nieuwe duurzaam inkoopdoelstellingen voor 2020 kunnen worden afgesproken.
Provincie Zeeland wil bij haar aanbestedingen zo veel mogelijk kansen creëren voor het Midden- en Kleinbedrijf (MKB).
Daarvoor bestaan verschillende mogelijkheden: het toepassen van percelen in een opdracht (kleinere delen), het afstemmen van de te stellen eisen, voorwaarden en criteria op het doel, de aard en de omvang van de opdracht (proportionaliteit), gebruik maken van het digitaal inkoopsysteem, toepassen van meervoudig onderhandse aanbestedingen en gericht uitnodigen van MKB bedrijven om in te schrijven.
Provincie Zeeland gaat uit van eerlijke arbeidsvoorwaarden bij haar inkopen. Provincie Zeeland neemt in haar aanbestedingsdocumenten een tekst op waarin inschrijvers verklaren bij de voorbereiding van hun inschrijving rekening te houden met de verplichtingen ingevolge de regelingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd.
Europese en nationale wet- en regelgeving
Alle inkopen en aanbestedingen van Provincie Zeeland dienen te gebeuren volgens de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. Deze basisbeginselen zijn: transparantie, gelijkheid, objectiviteit, proportionaliteit en non-discriminatie.
Provincie Zeeland handelt bij al haar inkopen en aanbestedingen conform Europese en nationale wet- en regelgeving.
De belangrijkste wet- en regelgeving:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De ontwikkelingen in de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving worden gevolgd en de daaruit voortvloeiende nieuwe richtlijnen worden toegepast.
Indien een belanghebbende bij een aanbesteding een klacht heeft over een bepaald handelen of nalaten van Provincie Zeeland dat in strijd is met de wettelijke bepalingen of als beginselen van transparantie, objectiviteit, proportionaliteit, gelijkheid of non-discriminatie in het geding zijn, dan kan een belanghebbende een niet-anonieme klacht indienen via bezwaarenberoep@zeeland.nl. Hierbij dient de melder aan te geven hoe volgens hem de klacht verholpen kan worden bij de betreffende (Europese, nationale of meervoudige) aanbesteding.
Algemene Inkoopvoorwaarden Provincies
Voor inkopen van diensten en leveringen tot aan de Europese drempel worden in principe de dan geldende Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincies van toepassing verklaard op overeenkomsten die de Provincie met leveranciers afsluit. Voor inkopen van diensten en leveringen boven de Europese drempel wordt in principe een maatwerkovereenkomst opgesteld. Voor inkopen van werken worden in principe de dan geldende UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden) of de dan geldende UAV-GC (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen) gehanteerd.
Voorwaarden van de wederpartij in welke vorm dan ook zijn in principe niet van toepassing en worden afgewezen. De mogelijkheid bestaat om aanvullende of afwijkende voorwaarden aan de inkoop-voorwaarden toe te voegen of maatwerkovereenkomsten op te stellen.
Bijlage 1. Voorgeschreven Inkoopprocedures inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 Provincie Zeeland
|
>= € 150.000 tot de nationale aanbestedingsdrempel (€ 1,5 mln.) |
||
|
Nationale aanbestedingsdrempel (€ 1,5 mln.) tot de Europese aanbestedingsdrempel |
||
Bovenstaande inkoopprocedures kunnen niet altijd zonder meer worden toegepast bij de bijbehorende drempelbedragen. Afhankelijk van de specifieke casus moet worden bepaald welke vorm van (voorafgaande) publicatie en procedure kan worden toegepast.
- a)
- b)
Bij opdrachten onder de EU aanbestedingsdrempel moet worden vastgesteld of er sprake is van een grensoverschrijdend belang*. Bij de verstrekking van opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang moet de toepasbaarheid van de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie in acht worden genomen.
- c)
- d)
- e)
De inkoopprocedures volgens dit provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn niet van toepassing op "uitgezonderde overheidsopdrachten", d.w.z. opdrachten die op grond van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van (deel 2 van) de wet zijn uitgezonderd, tenzij Gedeputeerde Staten dienaangaande anders beslissen.
- f)
Op grond van het provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid is het altijd verplicht om minimaal één offerte op te vragen. In het geval van representatie, vervoer- en verblijfskosten en overige acuut te maken kosten kunnen de ticket-, kamerprijzen, zaalhuur, menukaarten, e.d. tot een bedrag van € 2.300 ook als offerte worden aangemerkt.
- g)
* Er moet rekening worden gehouden met jurisprudentie betreffende opdrachten onder de Europese drempel, te weten het grensoverschrijdend belang.
Uitleg: het gaat om opdrachten onder de drempel waarvan moet worden vastgesteld of sprake is van grensoverschrijdend belang. Als aanwijzingen voor een duidelijk grensoverschrijdend belang noemt het Europese Hof van Justitie twee criteria: de hoogte van het bedrag dat met de opdracht is gemoeid in combinatie met de plaats van uitvoering. Zo kan een hoge waarde van de opdracht of het feit dat de opdracht wordt uitgevoerd in de grensstreek, dan wel dat de opdracht geen zeer lokaal karakter heeft, duiden op een grensoverschrijdend belang. Daar staat volgens het Hof tegenover dat van een duidelijk grensoverschrijdend belang geen sprake is in geval van een zeer geringe economische betekenis. Een aanwijzing daarvoor is dat geen buitenlandse ondernemingen in de betreffende sector werkzaam zijn. Bij de verstrekking van opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang moet de toepasbaarheid van de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie in acht worden genomen. Afhankelijk van de specifieke casus moet bij een duidelijk grensoverschrijdend belang bijvoorbeeld worden bepaald welke vorm van voorafgaande publicatie en procedure nodig is (bijvoorbeeld Tenderned).
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2016-4109.html