Archiefverordening Omgevingsdienst West-Holland

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland van 14 maart 2016 inhoudende de vaststelling van regels ten aanzien van archivering 

 

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland;

 

Gelezen:

het voorstel van het dagelijks bestuur van de ODWH van 15 februari 2016 tot vaststelling van de archiefverordening Omgevingsdienst West-Holland;

 

Gelet op:

  • -

    artikel 40 van de Archiefwet;

  • -

    artikel 40 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst West-Holland;

 

Besluit : 

Vast te stellen de Archiefverordening Omgevingsdienst West-Holland

 

HOOFDSTUK I. Algemene bepalingen 

 

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

 

algemeen bestuur:

het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;

archiefbescheiden:

de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, betreffende de taken van de Omgevingsdienst, alsmede bescheiden ongeacht hun vorm die verband houden met de taken die door de deelnemers zijn gemandateerd aan de Omgevingsdienst;

archiefbewaarplaats:

de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden, als bedoeld in artikel 40, vierde lid van de regeling;

archiefruimte:

een ruimte, bedoeld in artikel 1 onder e van de wet, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

archivaris:

de overeenkomstig artikel 40, tweede lid juncto artikel 32, eerste en tweede lid van de wet benoemde archivaris van de gemeente Leiden;

beheerder:

degene die ingevolge deze verordening is belast met het beheer van archiefbescheiden van de Omgevingsdienst, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

dagelijks bestuur:

het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;

deelnemers:

de deelnemers, bedoeld in artikel 1 onder b van de regeling;

directeur:

de directeur van de Omgevingsdienst;

informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

Omgevingsdienst:

de Omgevingsdienst West-Holland;

regeling:

de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst West-Holland;

wet:

de Archiefwet 1995.

 

Artikel 2. Taak Omgevingsdienst

  • 1.

    De Omgevingsdienst is zorgdrager van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst.

  • 2.

    De Omgevingsdienst beheert de archiefbescheiden die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Omgevingsdienst en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van de aan de Omgevingsdienst gemandateerde taken.

     

HOOFDSTUK II. De zorg van het dagelijks bestuur voor archiefbescheiden

Artikel 3. Taak dagelijks bestuur

  • 1.

    Het dagelijks bestuur draagt, overeenkomstig artikel 40, eerste lid van de regeling, zorg voor het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten, voor zover deze bescheiden niet naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden zijn overgebracht, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

  • 2.

    De Omgevingsdienst beheert de in artikel 2, tweede lid, bedoelde archiefbescheiden tot het moment waarop ze worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats.

 

Artikel 4. Eigenaarschap van dossiers

De Omgevingsdienst wordt geen eigenaar van de archiefbescheiden die ontvangen of gecreëerd worden op grond van de taken en bevoegdheden die de Omgevingsdienst namens bestuursorganen van de provincie of de regiogemeenten uitvoert in mandaat.

Artikel 5. Voorschriften

Het dagelijks bestuur stelt een besluit informatiebeheer vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst en zijn organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 6. Beheerder(s)

De directeur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 7. Personeel

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden, ongeacht hun vorm.

Artikel 8. Vervaardiging en bewaring bescheiden

  • 1.

    Het dagelijks bestuur draagt zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 9. Kosten

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor dat jaarlijks op de ontwerpbegroting van de Omgevingsdienst voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 10. Verslag

Het dagelijks bestuur doet tweejaarlijks verslag aan het algemeen bestuur omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de regeling.

 

HOOFDSTUK III. Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 11. Archiefbewaarplaats

  • 1.

    Ingevolge artikel 40, vierde lid, van de regeling is de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden aangewezen voor de bewaring van de op grond van de artikelen 12 en 13 van de wet over te brengen archiefbescheiden van de Omgevingsdienst.

  • 2.

    In afwijking van het eerste lid worden de archiefbescheiden die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Omgevingsdienst en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van de aan de Omgevingsdienst gemandateerde taken overgedragen aan de door de desbetreffende deelnemer aangewezen archiefbewaarplaats.

Artikel 12. Voorschriften

De terzake van de archiefbewaarplaats door het bestuur van de gemeente Leiden gegeven voorschriften zijn van toepassing.

 

HOOFDSTUK IV. Het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

Artikel 13. Taak archivaris

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst en zijn organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

 

Artikel 14. Taak directeur

De directeur houdt een register bij waarin de volgende besluiten zijn opgenomen:

  • a.

    de tekst van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst West-Holland;

  • b.

    Instructie directeur Omgevingsdienst West-Holland;

  • c.

    besluiten houdende de instelling van een adviescommissie of een bestuurscommissie als bedoeld in artikel 23 lid 1 van de regeling, met inbegrip van besluiten met betrekking tot mandatering van bevoegdheden aan een hiervoor bedoelde commissie;

  • d.

    besluiten houdende de verlening van mandaat, volmacht en machtiging door het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de directeur;

  • e.

    besluiten houdende de verlening van mandaat, volmacht en machtiging door bestuursorganen van de deelnemers in de regeling aan organen en functionarissen van de Omgevingsdienst;

  • f.

    alle ondermandaatbesluiten, genomen krachtens een besluit als bedoeld onder d en e;

  • g.

    alle instructies, wijzigingsbesluiten en andere besluiten die betrekking hebben op de onder a tot en met f genoemde besluiten, en

  • h.

    alle besluiten die betrekking hebben op de verdeling, toedeling en uitoefening van bevoegdheden binnen de Omgevingsdienst.

     

Artikel 15. Vervanging archivaris

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het toezicht als bedoeld in artikel 14, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

 

Artikel 16. Systeem

  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die hem vervangt of bijstaat alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

     

Artikel 17. Informatie

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

 

Artikel 18. Verplichtingen beheerders

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van de Omgevingsdienst of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimte als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, en

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

     

Artikel 19. Verslag archivaris

De archivaris doet eenmaal per jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

 

HOOFDSTUK V.Slotbepalingen

Artikel 20. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Omgevingsdienst West-Holland.

Artikel 21. Bekendmaking en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening wordt bekendgemaakt in het provinciaal blad van de provincie Zuid-Holland.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

     

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland van 14 maart 2016.

 

Het algemeen bestuur voornoemd,

 

De voorzitter, F. de Wit

 

De secretaris, D.W.M. Eskes

  •  

Naar boven