Financieringsstatuut Prolander

Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 4 maart 2016, kenmerk BC/2016000957, team Bestuur en Concernzaken, tot bekendmaking van het besluit van het bestuur van Prolander tot vaststelling van het Financieringsstatuut Prolander

Het bestuur van Prolander;

gelet op hoofdstuk 5 van de Gemeenschappelijke regeling Prolander en artikel 12 van het Financiële reglement Prolander;

BESLUIT:

het Financieringsstatuut van Prolander vast te stellen.

Assen, 11 januari 2016

Het bestuur van Prolander voornoemd,

A. van der Tuuk, voorzitter

mevrouw mr. drs. E.M. van Everdingen, secretaris

Gedeputeerde Staten voornoemd,

namens dezen,

mevrouw drs. C.J.Q.C. de Keijzer,

teamleider Bestuur en Concernzaken

Uitgegeven 9 mei 2016

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

I Begrippenkader

Artikel 1

ln dit statuut wordt verstaan onder:

• A. financiering: het aantrekken van de benodigde financiële middelen dan wel het uitzetten van tijdelijk overtollige middelen voor een bepaalde periode;

• B. geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren, zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

• C. intern liquiditeitsrisico: de risico's van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjareninvesteringsplanning, waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

• D. kasgeldlimiet: een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van Prolander bij aanvang van het jaar. Dit ter bepaling van de liquiditeitspositie van Prolander;

• E. kredietrisico: de risico's op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit, conform de Wet fido;

• F. liquiditeitenbeheer: het aantrekken van benodigde en het uitzetten van overtollige liquide middelen voor een periode tot één jaar;

• G. liquiditeitenplanning: een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

• H. liquiditeitsrisico: het risico dat Prolander over onvoldoende liquide middelen beschikt om de lopende betalingen te verrichten;

• I. onderhandse geldlening: lening waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld;

• J. relatiebeheer: het onderhouden van relaties met financiële ondernemingen;

• K. renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van Prolander door rentewijzigingen;

• L. renterisiconorm: een bij de aanvang van het jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal van Prolander. Dit ter bepaling van langetermijnrisico's;

• M. rentetypische looptijd: het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding;

• N. rentevisie: toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

• O. Ruddo: de ministeriële Regelingen uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

• P. saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

• Q. schatkistbankieren: liquide middelen die worden aangehouden in de schatkist;

• R. solvabiliteitsratio van 0%: status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend. Deze solvabiliteitsvrije status houdt in dat een bank voor een desbetreffend papier geen reserves hoeft aan te houden;

• S. treasuryfunctie: alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. De treasuryfunctie bestaat uit drie deelfuncties:

  • risicobeheer: het beschermen tegen de financiële risico's (renterisico, koersrisico, intern liquiditeitsrisico en kredietrisico);

  • financiering: het verzekeren van de toegang tot de financiële markten (relatiebeheer) en het (tijdelijk) aantrekken (financiering) van benodigde en het uitzetten (beleggen) van (tijdelijk) overtollige financiële middelen;

  • liquiditeiten- en werkkapitaalbeheer: het optimaliseren van de financiële logistiek (geldstromenbeheer en saldo- en liquiditeitenbeheer);

• T. Wet fido: Wet financiering decentrale overheden;

• U. treasurer: de door de directeur aangewezen functionaris belast met de uitvoering van de treasuryfunctie.

ll Doelstellingen van de treasuryfunctie

Artikel 2

De treasuryfunctie van Prolander dient tot:

• 1. het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• 2. het minimaliseren van financiële risico's, zoals rente-, liquiditeits- en kredietrisico's.

Hoofdstuk 2 Risicobeheer

lll Uitgangspunten risicobeheer

Artikel 3

Het beheersen en vermijden van risico's staat in het treasurybeleid voorop. ln dit verband is het risicomanagement gericht op het inzichtelijk maken van toekomstige risico's en deze te beheersen, te verminderen en te spreiden. De treasuryfunctie zal nadrukkelijk geen bankachtige activiteiten ontplooien, met het oogpunt om geld te verdienen.

lV Renterisicobeheer

Artikel 4

• 1. De kasgeldlimiet wordt volgens de ministeriële regelingen beheerd.

• 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform ministeriële regelingen.

• 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, rentevisie en liquiditeitenplanning.

• 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de desbetreffende lening/uitzetting worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie.

V Kredietrisicobeheer

Artikel 5

Het kredietrisico wordt in de eerste plaats beperkt doordat het financieringsbeleid gericht is op het voorkomen van langdurige overschotten. Met betrekking tot het kredietrisicobeheer geldt het algemene uitgangspunt dat het uitputten en/of beleggen van middelen uit hoofde van treasury uitsluitend plaatsvindt bij het Rijk of andere (Nederlandse) decentrale overheden.

Vl lntern liquiditeitsbeheer

Artikel 6

Prolander beperkt haar interne liquiditeitsrisico's door haar treasuryactiviteiten te baseren op een adequate/actuele liquiditeitsplanning.

Hoofdstuk 3 Kasbeheer

Vll Geldstromenbeheer

Artikel 7

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt het betalingsverkeer zo veel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één bank.

Vlll Saldo- en liquiditeitenbeheer

Artikel 8

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

• 1. de toegestane kortetermijnfinancieringsinstrumenten zijn callgeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening-courant.

Hoofdstuk 4 Financiering Prolander

lX Financiering

Artikel 9

De directie neemt bij het aantrekken van financieringen de volgende uitgangspunten in acht:

• 1. financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

• 2. financiering met vreemd vermogen wordt zo veel mogelijk beperkt door primair de beschikbare liquide middelen te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren.

X Relatiebeheer

Artikel10

Relatiebeheer omvat het onderhouden van relaties met banken, Rijk, provincies en gemeenten die financiële diensten leveren. De treasury van Prolander beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij wordt in acht genomen dat financiële ondernemingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) in het register van de AFM dienen te staan.

Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie en interne controle

Xl Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Artikel 11

ln het kader van treasury gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van

administratieve organisatie en interne controle:

• 1. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

• 2. de administratieve organisatie en interne controle borgen dat:

  • de uitvoering van de treasuryfunctie conform de gestelde regels plaatsvindt;

  • de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

  • de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

  • de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is;

• 3. bevoegdheden zijn via mandaat schriftelijk vastgelegd;

• 4. bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

  • de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

  • de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschieden door afzonderlijke functionarissen;

• 5. een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten;

• 6. ten aanzien van de treasuryfunctie vindt eenmaal per jaar een interne controle plaats door een door de directeur aangewezen functionaris. Daarbij worden minimaal de volgende aspecten betrokken:

  • juistheid, tijdigheid, volledigheid en relevantie van de managementinformatie;

  • rechtmatigheid van de administratieve verwerking;

  • borging van voldoende functiescheiding;

  • realisatie van de doelstellingen;

  • uitvoering van het beleid;

• 7. de treasurer houdt te allen tijde alle relevante stukken ter beschikking ter verantwoording van zijn/haar werkzaamheden. De treasurer archiveert alle offertes en de keuzen en overwegingen die tot besluiten in het kader van treasury hebben geleid.

Xll Verantwoordelijkheden

Artikel 12

De (functie)verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van Prolander staan in dit artikel benoemd.

Bestuur:

• het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten in het financieringsstatuut;

• het vaststellen van de paragraaf financiering in de begroting en jaarrekening.

Directeur Prolander:

• het uitvoeren van het treasurybeleid zoals vastgesteld in het financieringsstatuut, evenals de paragraaf financiering;

• het beheren van de administratieve organisatie van Prolander;

• het zorgdragen voor de administratieve organisatie en interne controle;

• het aanstellen van medewerkers belast met de treasuryfunctie;

• het fiatteren van voorstellen van teamleiders;

• het controleren en goedkeuren van de liquiditeitsprognose.

Teamleiders:

• het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdeling aanlevert aan de treasurer over toekomstige uitgaven en ontvangsten.

Controller bedrijfsvoering:

• het ontwikkelen van het treasurybeleid;

• het aangaan van leningen en uitzetten van middelen;

• het fiatteren van voorstellen van de financieel adviseur;

• het uitvoeren van de overige activiteiten met betrekking tot de treasuryfunctie, zoals:

  • liquiditeitsprognose en rentevisie;

  • paragraaf financiering (in begroting en jaarrekening);

  • relatiebeheer.

Financieel adviseur:

• het opstellen van alle vormen van het betalingsverkeer;

• het beheren van de debiteuren en crediteuren;

• het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties;

• het controleren van de bevestiging van derden, met de informatie van de treasurer;

• het maken van beleidsvoorstellen in het kader van treasury.

Xlll Bevoegdheden

Artikel 13

ln onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven, alsmede de daarbij benodigde fiattering.

Activiteit	Bevoegd functionaris	Autorisatie (plaatsvervanger)
Saldo, liquiditeiten- en geldstroombeheer:Het uitzetten van geld	Controller Bedrijfsvoering	Een door de directeur van Prolander aan te wijzen medewerker.
Bankrelatiebeheer:Bankrekening openen/sluiten/wijzigen	Controller Bedrijfsvoering	Directeur Prolander
Financiering:Het afsluiten van kredietenfaciliteiten en het aantrekken van gelden zoals vastgelegd in de paragraaf financiering	Controller Bedrijfsvoering	Directeur Prolander

XlV Informatievoorziening

Artikel 14

ln onderstaande tabel is uiteengezet welke informatie ten minste moet worden verstrekt.

Informatie	Verantwoordelijke informatieverstrekker	Informatie-ontvanger	Frequentie
Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten	Directeur Prolander	Controller Bedrijfsvoering	Incidenteel
Beleidsplannen treasury in paragraaf financiering van begroting	Directeur Prolander	Bestuur Prolander	Jaarlijks
Evaluatie treasury activiteiten in paragraaf financiering van de jaarrekening	Directeur Prolander	Bestuur Prolander	Jaarlijks
Verantwoording n.a.v. paragraaf financiering begroting	Teamleider	Bestuur Prolander	Jaarverslag en tussentijdse rapportages

Hoofdstuk 6 Overige bepalingen

XV lnwerkingtreding

Artikel 15

Dit statuut treedt in werking na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2016.

XVI Citeertitel

Artikel 16

Dit statuut kan worden aangehaald als Financieringsstatuut Prolander.