Mandaatbesluit secretaris, wijziging 2016

Besluit van de secretaris van de provincie Utrecht van 3 maart 2016, nr. 817E09F1, tot wijziging van het Mandaatbesluit secretaris

De secretaris;

Gelet op artikel 17 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht;

Overwegende dat het wenselijk is:

• het mandaat voor ontslagvergoedingen aan te scherpen;

• de doormandatering bij inkoop uit te breiden naar uitvoering van werken;

• de mandaatgrenzen aan te passen aan de nieuwe drempelbedragen voor aanbestedingen; en

• het mandaatbesluit voor de voormalige afdeling Bestuur Regio Utrecht in te trekken.

Besluit:

Artikel I

Het Mandaatbesluit secretaris wordt als volgt gewijzigd:

A

Bijlage 1, onder 29, komt als volgt te luiden:

29. Aangaan van beëindigingsovereenkomst incl. afkoop recht op boven- en nawettelijke WW, verhoogde pensioenopbouw (CAP B.14 en Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid)

Afdelingsmanager na voorafgaande afstemming met de directie Bij toekenning van een ontslagvergoeding hoger dan € 75.000 zijn tevens vereist: – voorafgaande kennisgeving aan de portefeuillehouder, en – melding in de jaarrekening

B.

Bijlage 2 wordt als volgt gewijzigd

• 1. De aanhef ‘Aangaan financiële verplichtingen en betaalbaarstelling bij levering van goederen en diensten en overige bijdragen’ komt te luiden: Aangaan financiële verplichtingen en betaalbaarstelling bij levering van goederen en diensten, uitvoering van werken en overige bijdragen.

• 2. Onder 1, 2 en 3 wordt aan ‘levering van goederen en diensten’ toegevoegd: en uitvoering van werken.

C.

In de artikelen 1 en 4, in bijlage 1, onder 19, 86 en 87, bijlage 2, onder 1, 2 en 3, en de toelichting wordt het bedrag ‘€ 207.000’ gewijzigd in: € 209.000.

D.

Het Besluit van de secretaris van de provincie Utrecht van 26 maart 2015, nr.814F8FBD, tot regeling van de mandatering binnen de afdeling Bestuur Regio Utrecht wordt ingetrokken.

Artikel II

Het besluit van 26 maart 2015, nr.814F8FBD, tot regeling van de mandatering binnen de afdeling Bestuur Regio Utrecht wordt ingetrokken.

Artikel III

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van het Provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Secretaris,

Toelichting

Bijgaand besluit strekt tot aanpassing van het Mandaatbesluit secretaris.

Het heeft vier onderdelen:

• 1. het geeft instructies die afdelingsmanagers moeten volgen als zij aan een medewerker een ontslagvergoeding willen verstrekken;

• 2. het maakt doormandatering van financiële bevoegdheden bij uitvoering van werken mogelijk;

• 3. het verhoogt de mandaatgrens van afdelingsmanagers (nu bevoegd tot € 207.000) naar het geïndexeerde drempelbedrag voor Europese aanbestedingen voor 2016 en 2017 (€ 209.000); en

• 4. het regelt de intrekking van het mandaatbesluit voor de voormalige afdeling BRU.

De toelichting is als volgt.

Ad 1. Instructies voor mandaat ontslagvergoedingen

Algemeen

Aanleiding

Momenteel ligt het mandaat voor het toekennen van een ontslagvergoeding bij de afdelingsmanager. Dit mandaat is ongeclausuleerd. Er is niet bepaald, ook niet voor de hoge ontslagvergoedingen, hoe interne afstemming moet plaatsvinden.

Dit heeft er in het verleden toe geleid dat een afdelingsmanager een ontslagvergoeding van meer dan € 75.000 kon verstrekken zonder dat dit bij de directie en de portefeuillehouder bekend was. Dat bleek pas bij kennisneming van de jaarrekening (over 2014) waarin daarvan melding was gemaakt.

Deze situatie is ongewenst. Om dit voor de toekomst te voorkomen, wordt voorgesteld in het Mandaatbesluit secretaris vast te leggen welke procedure bij een ontslagvergoeding moet worden gevolgd.

Andere aanleiding is de Wet normering topinkomens (WNT).

Deze wet bepaalt voor ‘topfunctionarissen’ dat:

• een ontslagvergoeding niet meer dan een jaarsalaris mag bedragen met een maximum van € 75.000 (bij deeltijd pro rata),

• slechts in uitzonderlijke omstandigheden hiervan kan worden afgeweken; en

• als wel wordt afgeweken, dit in de jaarrekening wordt gemeld.

Hoewel het voorgaande slechts geldt voor ‘topfunctionarissen’ in de zin van de WNT (bij de provincie de secretaris en griffier)¹, is er aanleiding om de norm van € 75.000 ook bij de overige medewerkers te hanteren: in die zin dat bij een ontslagvergoeding boven dat bedrag bredere afstemming nodig is (ook bestuurlijk) en melding in de jaarrekening moet plaatsvinden. Dit bevordert een bewuste afweging vooraf, ook buiten de eigen afdeling, en maakt het transparant (een hogere ontslagvergoeding kan geen ‘verrassing’ meer zijn).

Ontslagvergoedingen liggen gevoelig wat afgelopen zomer nog bleek uit vraagstelling door het AD. Een helder proces met waarborgen voor afweging en inzichtelijkheid is gewenst.

Inhoud

Tegen de achtergrond van het bovenstaande wordt voorgesteld de volgende afspraken bij het mandaat voor ontslagvergoedingen vast te leggen:

• De afdelingsmanagers blijven bevoegd om ontslagvergoedingen te verstrekken.

• Zij mogen slechts van dat mandaat gebruik maken na voorafgaande afstemming met de directie; elk voorgenomen besluit tot toekenning van een ontslagvergoeding moet in de directie worden gebracht.

• Bij het voornemen een ontslagvergoeding boven € 75.000 te verstrekken, moet de portefeuillehouder worden geïnformeerd en, als daadwerkelijk tot de vergoeding wordt overgegaan, moet melding in de jaarrekening plaatsvinden.

De procedure wordt in het Mandaatbesluit secretaris opgenomen (bijlage 1, onder 29).

Het wordt geformuleerd als mandaatinstructie, wat in overeenstemming is met de Algemene wet bestuursrecht (afdeling 10.1.1 Mandaat).

Ad 2. Uitbreiding doormandatering naar uitvoering van werken

Het Mandaatbesluit secretaris maakt het mogelijk dat directeuren, afdelingsmanagers en teamleiders aan een medewerker voor een werkopdracht ondermandaat verlenen. Dit ondermandaat kan bijvoorbeeld aan programmamanagers en projectleiders worden verleend.

Het ondermandaat is van financiële aard en stelt de medewerker naar wie wordt doorgemandateerd, in staat allerlei handelingen in het kader van inkoop te verrichten (voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen, aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaarstelling tot maximaal € 207.000).

In het huidige Mandaatbesluit secretaris beperken deze handelingen zich tot de levering van goederen en diensten.

Voorgesteld wordt dit uit te breiden naar de derde categorie bij inkoop: uitvoering van werken.

Vanuit de organisatie (UFL) is hierom verzocht.

Ad 3 Aanpassing mandaataan geïndexeerde drempelbedrag voor Europese aanbestedingen voor 2016 en 2017

In het Mandaatbesluit secretaris is het grensbedrag voor het mandaat van afdelingsmanagers gelijkgesteld aan het drempelbedrag dat geldt voor Europees aanbesteden. Daarbij is aangegeven dat de aanbestedingsdrempel voor 2014 en 2015 is vastgesteld op € 207.000 en iedere twee jaar wordt geïndexeerd.

Koppeling van de mandaatgrens aan de aanbestedingsdrempel (beiden € 207.000) kan het gebruik van mandaat vergemakkelijken (tot het niveau directeur geen verplchte Europese aanbesteding).

Voor het tijdvak 2016 en 2017 is de aanbestedingsdrempel verhoogd naar € 209.000.

Voorgesteld wordt de mandaatgrens voor afdelingsmanagers hierop aan te passen.

Ad 4 Intrekking mandaatbesluit BRU

Door de overgang van de afdeling BRU naar OV is dit mandaatbesluit niet meer nodig.

Het heeft betrekking op medewerkers die de provincie hebben verlaten dan wel van functie zijn veranderd.