Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden, wijziging nr. 810600E1

Besluit van Provinciale Staten van Utrecht van 29 september 2014, nr.810600E1, tot wijziging van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden

Provinciale Staten van Utrecht;

Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 26 augustus 2014, 810600DE;

Overwegende dat het wenselijk is de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden te actualiseren;

Gelet op de artikelen 43 en 94 van de Provinciewet;

Besluiten:

Artikel I

De Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden provincie Utrecht wordt als volgt gewijzigd.

A.

Artikel 27, vierde lid, onderdeel b en c, komt als volgt te luiden:

• b. de voorzitter onderscheidenlijk de leden van de commissie als bedoeld in artikel 7:13, eerste lid, onderdeel b, en artikel 9:14, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht: € 137,04 onderscheidenlijk € 99,94 met dien verstande dat deze bedragen ook gelden voor activiteiten die vergelijkbaar zijn met het bijwonen van een vergadering van de commissie;

• c. de leden van de Gebiedscommissies Agenda Vitaal Platteland provincie Utrecht: € 150,–;

B.

Artikel 28 komt als volgt te luiden:

• 1. Aan het lid van een commissie dat geen statenlid of gedeputeerde is en niet in zijn hoedanigheid van ambtenaar tot lid van de commissie is benoemd, worden de reiskosten vergoed voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie en in verband met andere reizen binnen de provincie ten behoeve van het commissielidmaatschap. De vergoeding betreft:

  • a. bij gebruik van openbare middelen van vervoer en van een taxi: een volledige vergoeding van de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reiskosten;

  • b. bij gebruik van een eigen vervoermiddel: een vergoeding van de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reiskosten overeenkomstig de bedragen in de artikelen 2 en 4 van de Reisregeling binnenland.

• 2. Het in het eerste lid bedoelde lid van de commissie worden vergoed de gemaakte noodzakelijke verblijfkosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie en in verband met reizen binnen de provincie ten behoeve van het commissielidmaatschap tot ten hoogste de bedragen, vastgesteld bij of krachtens het Reisbesluit binnenland.

C.

Artikel 31 komt als volgt te luiden:

Artikel 31 Declaratie van vooruit betaalde kosten

• 1. Voor de vergoeding van de kosten, bedoeld in de artikelen 5, 6, 18, 20, 21, 26, 28 en 29 wordt gebruik gemaakt van een declaratieformulier, waarvan het model door Gedeputeerde Staten is vastgesteld, indien deze kosten uit eigen middelen vooruit zijn betaald.

• 2. Het declaratieformulier wordt volledig ingevuld en ondertekend. Het statenlid, commissielid, onderscheidenlijk de gedeputeerde dient het declaratieformulier binnen drie maanden bij de griffier, onderscheidenlijk de provinciesecretaris of een door hem aangewezen ambtenaar in, onder bijvoeging van de originele bewijsstukken.

• 3. Van de termijn, genoemd in het tweede lid, kan in bijzondere omstandigheden worden afgeweken als toepassing ervan leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard, in geval van de artikelen 5, 6, 28 en 29 ter beoordeling aan de griffier en in geval van de artikelen 18, 20, 21 en 26 ter beoordeling aan de provinciesecretaris.

Artikel II

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van het Provinciaal blad waarin het wordt geplaatst. Ten aanzien van de wijziging van artikel 27, vierde lid, onderdeel c werkt het terug tot en met 1 juli 2013. Ten aanzien van de wijziging van de artikelen 27, vierde lid, onderdeel b, 28 en 31 werkt het terug tot en met 1 januari 2014.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van Provinciale Staten van Utrecht van 29 september 2014.

Provinciale Staten van Utrecht,

Voorzitter,

Griffier,

Artikelsgewijze toelichting

Artikel I

Wijziging artikel 27, lid 4, letter b en c

Awb commissie

Op dit moment bepaalt artikel 27, lid 4, letter b, van de Verordening dat de voorzitter en de leden de genoemde vergoeding ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie. De commissie voorzitters en leden verrichten soms ook activiteiten die hiermee vergelijkbaar zijn, maar waarbij geen sprake is van het bijwonen van een vergadering. Het gaat dan met name om het adviseren over een bezwaarschrift of een klacht zonder dat sprake is van een hoorzitting. De artikelen 7:3 en 9:14, lid 1, van de Algemene wet bestuurrecht bepalen dat onder bepaalde omstandigheden van het horen van de bezwaarmaker of klager kan worden afgezien. Op jaarbasis gebeurd dat in maximaal 5% van de gevallen. In geval van niet-horen brengt de adviescommissie wel een advies uit aan PS of GS over afdoening van het bezwaarschrift of de klacht. Doordat er dan geen commissievergadering wordt bijgewoond -de vaststelling van het advies gebeurd schriftelijk- is niet voldaan aan het criterium voor het uitbetalen van de vergoeding. Door aanvulling van de bepaling ontstaat er een basis om ook voor het schriftelijk vaststellen van een advies een vergoeding te betalen. Gelet op de werkzaamheden die daaraan worden besteed is dat redelijk. De geringe meerkosten kunnen binnen het bestaande budget dat beschikbaar is voor de Awb-adviescommissie worden opgevangen.

AVP gebeidscommissies

Het bedrag voor het bijwonen van een vergadering van een AVP-gebiedscommissie bedraagt op grond van artikel 27, lid 1, van de Verordening Rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden provincie Utrecht (hierna: de verordening) op dit moment € 105,43. Al enige tijd wordt dit bedrag te laag gevonden en wordt gepleit voor een hogere vergoeding.

Het werk van de AVP-gebiedscommissies gaat uit van integraal werken en betrokken zijn bij gebiedsprocessen. Dit betekent dat Gebiedscommissieleden breder dan alleen vanuit hun eigen organisatie moeten kunnen participeren. Daarnaast zijn zij ambassadeur voor hun gebied binnen hun eigen organisatie en daarbuiten. Ook hebben gebiedscommissieleden een belangrijke financiële verantwoordelijkheid om de beschikbare middelen in het gebied op de meest effectieve manier aan te wenden. Dit vraagt inzet, vaardigheden en capaciteiten van een daar bij passend niveau. Een bij dit niveau passende vergoeding ligt in de rede. Dit dwingt te meer daar degenen die voor de vergoeding in aanmerking komen veelal een eigen bedrijf hebben (o.a. agrariërs), waarbij sprake is van inkomstenderving of noodzaak van extra inhuur van bedrijfshulp, om de inzet voor de gebiedscommissie te kunnen plegen. Slechts een klein aantal commissieleden komt voor een vergoeding in aanmerking. De meerkosten kunnnen worden opgevangen binnen het AVP-budget.

In verband hier mee wordt bij artikel 27, lid 4, letter c, toegevoegd waarin bepaald wordt dat de leden van de AVP-gebiedscommissies een vergoeding van € 150 ontvangen. Deze vergoeding geldt voor het bijwonen van een vergadering van de commissie.

Wijzigingartikelen 28 en 31

Op 7 januari 2014 hebben PS besloten de regeling van reis- en verblijfkosten van commissieleden, niet zijnde Statenleden, in overeenstemming te brengen met artikel 94 van de Provinciewet.

Dit betekent dat bedoelde commissieleden vanaf 2014 recht hebben op vergoeding van reis- en verblijfkosten ‘in verband met reizen binnen de provincie’, naast de bestaande voorziening voor reis- en verblijfkosten voor het bijwonen van commissievergaderingen.

Bijgaand wijzigingsbesluit werkt dit voor wat betreft de hoogte van de vergoeding nader uit.

Dit gebeurt door de bestaande berekening van reis- en verblijfkosten (artikel 28) mede van toepassing te verklaren op de nieuw ingevoegde vergoeding van reis- en verblijfkosten in verband met reizen binnen de provincie.

Verwezen wordt naar het gewijzigde artikel 28, lid 1 en 2 (invoeging: ‘alsmede in verband met reizen binnen de provincie ten behoeve van het commissielidmaatschap’).

Een andere wijziging is de declaratieprocedure van artikel 31.

Ten eerste is de procedure uitgebreid naar de reis- en verblijfkosten van commissieleden, niet zijnde statenleden (invoeging voormeld artikel 28). Het is niet logisch dat artikel 28 in artikel 31 ontbreekt.

Ten tweede is de indieningstermijn voor declaraties iets versoepeld (invoeging hardheidclausule). In bijzondere gevallen kan van de indieningstermijn van drie maanden worden afgeweken.

Uitgangspunt blijft indienen binnen drie maanden. Alleen als sprake is van een bijzondere omstandigheid waardoor een declaratie te laat wordt ingediend en vasthouden aan de indieningstermijn onredelijk is, kan daarvan worden afgeweken. Voor personeel geldt bij declaraties van reis- en verblijfkosten een vergelijkbare regeling.

Artikel II

Dit besluit werkt terug tot en met 1 juli 2013 voor de wijziging van de vergoeding voor de AVP-gebeidscommissies. De reden hiervan is dat al in de eerste helft 2013 is voorgesteld is de vergoeding aan te passen. De wijziging kon echter niet eerder worden voorgelegd.

Voor de andere artikelen werkt de wijziging terug tot en met 1 januari 2014. Daardoor geldt deze vanaf de datum waarop ook eerdergenoemd PS-besluit in werking is getreden (1 januari 2014).

Voor de uitbreiding van de vergoeding voor de voorzitters en leden van de Awb-adviescommissie aan PS en GS en de invoering van een hardheidsclausule wordt uit een oogpunt van uniformiteit dezelfde datum (1 januari 2014) gehanteerd.