Beleidsregel subsidieregeling Iepen Mienskipsfûns Fryslân 2016

Inleiding

Om de kracht van de Friese gemeenschap optimaal te kunnen benutten blijft de provincie Fryslân maatschappelijke initiatieven stimuleren en faciliteren vanuit de projectbureaus van Streekwurk. Het Iepen Mienskipsfûns wordt ingezet voor het subsidiëren van maatschappelijke initiatieven.

De Subsidieregeling Iepen Mienskipsfûns Fryslân 2016 geeft uitvoering aan de uitvoeringsagenda van de provincie Fryslân 2016-2019.

In 2015 is het eerste jaar Iepen Mienskipsfûns (IMF) afgerond. Naar aanleiding van deze pilot is de subsidieregeling op enkele onderdelen gewijzigd. De basis van het IMF blijft gelijk, met een uitbreiding voor meer maatwerk in de verschillende gebieden.

Proces subsidieaanvraag Iepen Mienskipsfûns

Het totaal beschikbare subsidiebedrag voor het Iepen Mienskipsfûns, wordt via een tendersysteem verdeeld onder de aanvragers. Bij een tendersysteem moeten alle aanvragen voor een bepaalde datum zijn ingediend. Te laat ingediende of onvolledige aanvragen kunnen niet in behandeling worden genomen.

Stap 1: van idee tot subsidieaanvraag

Ook in 2016 stelt de provincie Fryslân middelen beschikbaar voor subsidieaanvragen in het kader van het Iepen Mienskipsfûns. Subsidie wordt verleend om initiatieven die de leefbaarheid in Fryslân vergroten verder te helpen. Met andere woorden: projecten die ervoor zorgen dat de inwoners prettig kunnen wonen en leven in wijk, dorp, regio of op een eiland. Denk bijvoorbeeld aan projecten op het gebied van duurzame energie, landschap, culturele activiteiten, sociale innovatie, krimp, zorg, landschap en cultuurhistorie. Een belangrijke voorwaarde is dat het idee samen met anderen wordt uitgevoerd en dat er draagvlak voor is in het gebied.

Elk project begint dus met een idee. Dit kan bijvoorbeeld een idee zijn over iets wat anders moet in uw dorp, een activiteit voor de gemeenschap, een oplossing voor een probleem of een project voor uw sportclub. U kunt uw idee aanmelden via www.streekwurk.frl, zo kan het projectbureau van de provincie Fryslân in uw gebied hulp bieden bij de uitwerking van uw idee tot een officiële subsidieaanvraag.

Een idee en de uitwerking ervan leiden tot een antwoord op de volgende vragen:

• Wat gaan we doen?

• Wat willen we daarmee bereiken?

• Wat gaat het kosten?

U kunt uitgenodigd worden om uw projectidee toe te lichten aan de adviescommissie van uw regio. Dit met als doel om van gedachten te wisselen over de inhoud van uw projectidee met de adviescommissie maar ook met andere aanwezige initiatiefnemers.

Stap 2: i ndienen subsidieaanvraag

Aanvragen die met het vastgestelde aanvraagformulier op tijd en volledig zijn ingediend, worden beoordeeld. Aanvullingen en wijzigingen die zijn ingediend na sluiting van de aanvraagtermijn, kunnen niet meer worden meegenomen in de beoordeling. Bij een tenderprocedure geldt dat er geen contact plaatsvindt tussen aanvrager en de provincie na indiening van de officiële subsidieaanvraag, tenzij het contact betrekking heeft op een niet-inhoudelijk aspect van de aanvraag.

Werken met een tender betekent dat de aanvragen vóór de sluiting van de aanvraagtermijn door de provincie moeten zijn ontvangen. Voor het einde van de indieningsperiode dient een aanvraag volledig te zijn. Bovendien moeten aanvragen voldoen aan de drempelcriteria van de regeling. Aanvragen mogen na de uiterste indieningsdatum niet inhoudelijk worden aangevuld of gewijzigd. Een aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het tijdig en volledig indienen van de aanvraag.

Stap 3: beoordeling subsidieaanvraag op volledigheid

Nadat een aanvraag op tijd is ingediend wordt deze op volledigheid beoordeeld. Een volledigheidstoets is een beoordeling van de subsidieaanvraag op de volgende onderdelen:

• Valt de aanvraag binnen de doelgroep van de regeling? De aanvragende partij is een stichting, vereniging, coöperatie of Staatsbosbeheer (of, in het geval van kleine initiatieven: een groep van vijf natuurlijke personen).

• Is het aanvraagformulier volledig ingevuld? De aanvraag moet volledig zijn, inclusief bijlagen (begroting, dekkingsplan, uittreksel Kamer van Koophandel, etc.) en handtekeningen.

• Heeft u uw aanvraag op tijd ingediend? De volledige aanvraag moet ontvangen zijn vóór de gestelde deadline. De ontvangstleer wordt gehanteerd, dit betekent dat bij de provincie naar de datum van ontvangst van de volledige aanvraag wordt gekeken.

• Is de aanvraag rechtsgeldig ondertekend? Subsidieaanvragen dienen te zijn ondertekend door de personen die bevoegd zijn om te tekenen volgens de statuten en inschrijvingen die bekend zijn bij de kamer van koophandel.

• De gevraagde subsidie voor een klein maatschappelijk initiatief bedraagt maximaal 40% van de subsidiabele kosten en bedraagt nooit meer dan € 10.000.

• De gevraagde subsidie voor een nieuw evenement bedraagt maximaal 40% van de subsidiabele kosten en bedraagt nooit meer dan € 3.000.

• De gevraagde subsidie voor grote maatschappelijke initiatieven bedraagt maximaal 40% van de subsidiabele kosten en bedraagt nooit meer dan € 35.000.

Stap 4: beoordeling weigeringsgronden

Indien de aanvraag de volledigheidstoets doorstaat, wordt beoordeeld of er een weigeringsgrond van toepassing is. Als er geen weigeringsgrond van toepassing is, volgt een beoordeling in de adviescommissie in het gebied waar het project wordt uitgevoerd. De adviescommissie bestaat uit onafhankelijke leden uit het gebied. Voldoet een aanvraag aan in de regeling omschreven weigeringsgrond, dan volgt een weigering op grond van de regeling.

Stap 5: beoordeling van de aanvraag door de adviescommissie

Is de aanvraag volledig én is er geen weigeringsgrond van toepassing, dan volgt de rangschikking van de subsidieaanvragen door de adviescommissie. In het kader van het Iepen Mienskipsfûns wordt gebruik gemaakt van een tender. Een tender is een verdeelwijze binnen een subsidieregeling waarbij projecten onderling op bepaalde criteria worden beoordeeld. Na beoordeling krijgt een project een bepaald puntenaantal, uit de scores volgt een ranking tussen de projecten onderling. De beoordelingscriteria staan omschreven in het artikel ‘hoe worden de beschikbare middelen verdeeld?’. In deze toelichting omschrijven we hoe wij omgaan met de criteria.

•Puntentoekenning

Een subsidieaanvraag scoort hoger naar mate deze meer aan de toetsingscriteria voldoet. Dit wordt getoetst aan de in de aanvraag overlegde stuken. Hoe meer aan bepaalde criteria voldaan wordt, hoe hoger de score. Het gaat erom dat aantoonbaar wordt voldaan aan de verschillende criteria.

Stap 6: besluitvorming

Naar aanleiding van de puntentoekenning volgt een rangschikking. De aanvragen worden op volgorde van puntentoekenning gelegd, van hoog naar laag. De projecten met de meeste punten worden als eerste goedgekeurd, gevolgd door de projecten met minder punten totdat de het subsidiebedrag in die tender op is. De projecten met de minste punten worden dus geweigerd als het subsidiebedrag op is.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1.1 Wat verstaan we in deze regeling onder bepaalde termen?

Evenementen zijn apart benoemd in dit artikel, dit ter onderscheid van maatschappelijke initiatieven. De subsidiehoogte ten behoeve van evenementen is lager dan de overige maatschappelijke initiatieven. In het aanvraagformulier dient de aanvrager aan te geven of de subsidieaanvraag betrekking heeft op een nieuw evenement of een maatschappelijk initiatief. Aanvragen die voldoen aan het evenementenbegrip, worden als zodanig bestempeld.

Artikel 1.2 Wat zijn de subsidiabele activiteiten?

In dit artikel wordt een splitsing gemaakt tussen nieuwe evenementen, kleine initiatieven en grote initiatieven. Het soort activiteit is afhankelijk van het aangevraagde subsidiebedrag of het soort activiteit. Een initiatief is klein als het gevraagde subsidiebedrag lager dan € 10.001,- is. Een initiatief is groot als het gevraagde subsidiebedrag € 10.001,- of hoger is. Indien een aanvraag onder de definitie ‘nieuwe evenementen’ valt, kan nooit meer dan € 3.000,- subsidie worden verleend. Het kader waaraan de adviescommissie de aanvragen toetst is voor alle activiteiten gelijk. Bij de beoordeling van aanvragen worden kleine initiatieven en nieuwe evenementen gezamenlijk beoordeeld. Grote initiatieven worden afzonderlijk beoordeeld.

Artikel 1.3 Wie kan subsidie aanvragen?

De doelgroep bepaling beperkt de groep van aanvragers tot verenigingen, stichtingen, coöperaties, Staatsbosbeheer en groepen van vijf natuurlijke personen.

Groepen van ten minste vijf natuurlijke personen kunnen in het kader van Iepen Mienskipsfûns enkel een subsidieaanvraag indienen die betrekking heeft op kleine initiatieven en nieuwe evenementen.

Coöperaties dienen rekening te houden met het bepaalde in artikel 1.7, onderdeel a, van de regeling. Het behalen van winst mag geen doel zijn van het project.

Artikel 1.4 Gebieden

Subsidies worden verstrekt ter verbetering van leefbaarheid van de in dit artikel genoemde gebieden. In dit artikel wordt eveneens een geografische afbakening gegeven voor het werkterrein van de adviescommissie. Gedeputeerde staten kunnen op grond van artikel 1.5 besluiten om de openstelling per gebied te laten plaatsvinden.

Artikel 1.5 Openstelling

Dit artikel geeft gedeputeerde staten de mogelijkheid om aparte openstellingen te regelen per gebied als bedoeld in artikel 1.4. In het openstellingsbesluit wordt het subsidieplafond (de maximaal te verlenen subsidies per gebied) en de periode voor ontvangst van subsidieaanvragen bepaald. Op grond van het derde lid is het mogelijk dat maatwerk wordt toegepast in het openstellingsbesluit. Gedeputeerde staten kunnen per gebied, naar aanleiding van het advies van de adviescommissie, bepalen waar de prioritering van subsidieaanvragen ligt. Hiermee wordt beoogd aan de vraag in een gebied te kunnen voldoen in de subsidiëring van projecten. Op grond van het vierde lid kan de behoefte in het gebied gepeild worden door de adviescommissie te vragen om advies voor de openstelling.

Artikel 1.6 Bepalingen over de aanvraag

In het openstellingsbesluit wordt een openstellingsperiode genoemd. Aanvragen die zijn ontvangen binnen de in het openstellingsbesluit genoemde termijn worden in behandeling genomen indien deze volledig zijn. Uit het bepaalde in het eerste lid volgt dat de ontvangstleer wordt toegepast. Dit betekent dat voor de tijdigheid van de indiening naar de datum van ontvangst van de volledige aanvraag wordt gekeken.

Gedeputeerde staten hebben een aanvraagformulier vastgesteld. Een aanvrager kan voor het gehele Iepen Mienskipsfûns, dus alle gebieden gezamenlijk, maximaal drie aanvragen per jaar indienen.

Artikel 1.7 Wanneer weigeren wij de subsidieaanvraag?

Een subsidie komt niet voor rangschikking in aanmerking indien er sprake is van een weigeringsgrond. In aanvulling op artikel 2.7 van de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2013 en artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht is aantal weigeringsgronden opgenomen.

Onderdeel a wordt zo toegepast, dat wanneer een bepaalde activiteit als onderdeel van de totale subsidieaanvraag gericht is op het behalen van winst, deze deelactiviteit wordt geweigerd. Uit een gedeeltelijke weigering kan volgen dat de subsidieaanvraag als geheel niet meer haalbaar is.

Onderdeel b is van toepassing op alle door de provincie Fryslân verstrekte subsidies. Subsidie kan worden verleend op basis van regelingen, op incidentele basis, Europese programma’s of de provinciale begroting. Dit artikel is van toepassing op alle soorten subsidies. Dubbele subsidies worden niet verstrekt teneinde de diversiteit van projecten te stimuleren.

Onderdeel d bepaalt dat een aantal standaardactiviteiten niet voor subsidie in aanmerking komt. Activiteiten die zijn genoemd, zijn onder andere feesten en aanverwante activiteiten, boeken, standbeelden, gedenkplaten, dorps-, stads- en wijkvisies. Tot slot is in het 5e onderdeel van onderdeel d bepaald dat enkel nieuwe evenementen en maatschappelijke initiatieven worden gestimuleerd. Uitbreidingen op bestaande initiatieven zijn door deze bepaling niet uitgesloten.

Artikel 1.8 Hoe worden de subsidieaanvragen gerangschikt?

Pas wanneer voldaan is aan de artikelen die betrekking hebben op de aanvraagvereisten, de doelgroep en het doel van de regeling, komt een subsidieaanvraag in aanmerking voor rangschikking door gedeputeerde staten. Dit betekent dat aanvragen voor rangschikking niet in behandeling kunnen worden genomen of geweigerd worden wegens het niet voldoen aan het doel van de regeling. Indien een weigeringsgrond van toepassing is, wordt de subsidieaanvraag geweigerd en komt de aanvraag niet voor rangschikking en subsidie in aanmerking.

In een tender wordt tussen alle projecten een rangorde bepaald aan de hand van kwalitatieve criteria. De adviescommissie adviseert gedeputeerde staten over de kwaliteit van de subsidieaanvragen. De commissie heeft een reglement (vastgesteld op 16 februari 2016) en bestaat uit onafhankelijke leden uit het gebied. De adviescommissie beoordeelt alle aanvragen die in een gebied zijn ingediend op de navolgende criteria. Bij de beoordeling worden alle projecten met elkaar vergeleken. Uit die beoordeling volgt een puntentoekenning.

In totaal zijn er 26 punten per subsidieaanvraag te verkrijgen. De rangschikking bepaalt welke subsidieaanvragen wel of niet in aanmerking komen voor subsidie. Wanneer het subsidieplafond uitgeput is, wordt een subsidieaanvraag geweigerd wegens overschrijding van het subsidieplafond. Er is dan onvoldoende subsidie beschikbaar om alle projecten subsidie te geven.

De criteria worden in de onderstaande tabellen toegelicht:

Draagvlak (maximaal 5 punten)

Bij de term draagvlak wordt getoetst op betrokkenheid. Betrokkenheid wil zeggen de relatie tot het gebied van het project, (overheids)organisaties en mensen onderling. Dit wil zeggen dat een groot deel van de gemeenschap het project draagt. Een subsidieaanvraag ontvangt meer punten voor draagvlak naarmate een project een relatie heeft met meerdere onderdelen van de term betrokkenheid. Vraag gestuurde aanvragen hebben draagvlak. Met vraag gestuurd wordt bedoeld dat van buiten de aanvragende partijen een vraag bestaat voor de in de subsidieaanvraag genoemde activiteiten.

Dit blijkt uit financieringsbronnen, deelnemende partners, en de betrokkenheid van vrijwilligers. Indicatoren zijn: aantoonbare behoefte in het gebied, de mate van cofinanciering voor de relatie tot overheidsorganisaties en tot slot het gebied waaruit de deelnemers komen voor de spreiding en dus het gebied.

Foar de Mienskip (vraaggestuurd, voor de samenleving), betrokkenheid in relatie tot het gebied van het project en toegankelijkheid van de activiteit.

Continuïteit (maximaal 5 punten)

De term continuïteit wordt uitgelegd als herhalend en duurzaam. Getoetst wordt of een project toekomstbestendig is en een langdurig effect op de Mienskip heeft. Een activiteit kan beide effecten bewerkstelligen, maar kan ook alleen zorgen voor een langdurig effect.

Continuïteit blijkt uit de ontwikkeling van het project. Indicatoren hiervoor zijn de volgende aspecten: meerjarige exploitatie met dekking, financiële onderbouwing, afspraken over beheer, onderhoud en eigendom.

Eenmalige subsidie voor langdurig effect, het project heeft een gegarandeerde looptijd voor langere periode.

Samenwerking (maximaal 5 punten)

Samenwerking gaat over de uitvoering van het project. Komen verschillende partijen en groepen mensen, organisaties en andere projecten in de uitvoering van het project samen?

Samenwerking blijkt uit de volgende indicatoren: brengt het project verschillende personen/verenigingen bij elkaar in de uitvoering, zijn de samenwerkende partijen mensen die elkaar anders niet vinden.

Gezamenlijke uitvoering, nieuwe samenwerkingen

Empowerment (maximaal 5 punten)

Onder empowerment wordt veelal de ‘kracht’ van eigen mensen verstaan. Verschillende doelgroepen daarbij zijn:

• Mindervaliden (lichamelijk/geestelijk)

• Werkloze jongeren

• Arbeidsongeschikten

• Mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt

• Eenzame ouderen

• Vluchtelingen

Het begrip kansarme doelgroep is relatief. Bovenstaande doelgroepen hebben in het kader van het Iepen Mienskipsfûns prioriteit. Projecten scoren dan ook hoger naarmate deze meer aanhaken bij bovenstaande groepen mensen. Aanhaken betekent: actief betrokken maken van de doelgroepen waardoor de doelgroepen vanuit eigen kracht meedoen.

Empowerment blijkt uit de volgende indicatoren: maakt het project bovenstaande groepen minder kwetsbaar/afhankelijk, worden bovenstaande groepen betrokken bij de uitvoering van het project en de mate van maatschappelijke participatie (diversiteit).

Sociale aspecten in de uitvoering en het effect van de activiteit.

Effect kan zijn: vanuit de eigen kracht is een doelgroep in staat zelf problemen op te lossen en initiatieven te ontplooien. Uitvoering: actieve deelname van diverse doelgroepen.

Ecology (maximaal 5 punten)

Onder ecology verstaan wij:

• Duurzaamheid

• Natuur

• Energietransitie

• Milieu

• Voedsel

• Versterking landschappelijke en cultuurhistorische structuren

Het aantonen van een duurzaam effect. Wat zijn de verbeteringen ten opzichte van de huidige situatie en welke (duurzame) materialen worden daarbij gebruikt? Daarnaast zou je kunnen meten door te kijken naar de effecten voor educatie.

Binnen ecology kan een project scoren op het doel landschap en cultuurhistorie. Een project scoort hoger naarmate het bijdraagt aan de versterking van de landschappelijke en cultuurhistorische structuren van provinciaal belang die in de thematische structuurvisie “Grutsk op ‘e romte” zijn opgenomen. Zie ook http://www.fryslan.frl/grutsk.

Projecten die zo duurzaam mogelijk worden uitgevoerd, ontvangen een hogere score op basis van bovenstaand criterium.

Uniciteit (maximaal 1 bonuspunt per categorie (categorie klein/evenement of categorie groot initiatief))

Uniciteit heeft betrekking op de vraag of het project uniek is voor het gebied. Innovatief en specifiek voor de regio zijn de kernonderdelen van uniciteit. Op dit onderdeel wordt het hoogst gescoord wanneer de aanvraag een onderwerp aansnijdt dat nog niet eerder is gesubsidieerd door een overheid. Bovendien blijkt uniciteit ten opzichte van andere projecten.

Het onderdeel uniciteit wordt bepaald aan de hand van de volgende kerncriteria: mate van originaliteit (is het project nog niet eerder vertoond?) en de bevordering van diversiteit. Met dit criterium is het mogelijk om een bonuspunt te scoren.

Het project is nog niet eerder bedacht en vertoond, het project bevordert diversiteit in totaal projecten, is onderscheidend van andere projecten.

Subsidieaanvragen die voor rangschikking in aanmerking komen, worden door gedeputeerde staten gerangschikt. Voor de rangschikking kan gedeputeerde staten gebruik maken van een adviescommissie die belast is met advisering over ingediende aanvragen. Bij de rangschikking wordt de subsidieaanvraag getoetst aan het bepaalde in het tweede lid, waarna een puntentoekenning op basis van het derde en het vierde lid plaatsvindt. Wanneer de punten toegekend zijn, is duidelijk welke aanvraag voor subsidie in aanmerking komt.

Omdat het subsidieplafond (het totale bedrag dat per gebied per tender per onderdeel beschikbaar is) ontoereikend kan zijn, wordt op grond van het zevende lid de subsidieaanvraag geweigerd. Een weigering kan eveneens volgen uit het niet behalen van voldoende punten om voor subsidie in aanmerking te komen op grond van het zesde lid.

Artikel 1.9 Adviescommissies

Gedeputeerde staten hebben in elk gebied als bedoeld in artikel 1.4 van de regeling een adviescommissie ingesteld. Hiervoor wordt een reglement vastgesteld. De commissie is onder andere belast met het adviseren over ingediende subsidieaanvragen.

Artikel 1.10 Welke kosten komen al dan niet voor subsidie in aanmerking?

Deze bepaling regelt welke kosten wel of niet voor subsidie in aanmerking komen. Het eerste lid regelt dat de reguliere werkzaamheden van de subsidieaanvrager, dus werkzaamheden buiten het project, niet voor subsidie in aanmerking komen. De exploitatie van aanvragers is uitgesloten op grond van de regeling.

Vrijwilligersuren worden voor het bepalen van de begrote kosten gewaardeerd op € 9,78 per uur per vrijwilliger. Dit volgt uit de regeling en vloeit voort uit artikel 1.10, eerste lid, onderdeel f, van de Asv.

Artikel 1.11 Hoeveel subsidie kan een aanvrager krijgen?

Een subsidie kan nooit meer dan 40% van de subsidiabele kosten bedragen.

Kleine initiatieven komen in aanmerking voor maximaal € 10.000,- subsidie.

Nieuwe evenementen komen in aanmerking voor maximaal € 3.000,- subsidie.

Grote initiatieven komen in aanmerking voor maximaal € 35.000 subsidie.

Artikel 1.12 Welke verplichtingen zijn verbonden aan de subsidiebeschikking?

Onverminderd de voorwaarden en verplichtingen in paragraaf 2.3 van de Asv, wordt aan de subsidieontvanger in ieder geval de verplichting opgelegd om aan te geven op de website van de provincie Fryslân wat het resultaat is van het project. Dit kan de subsidieontvanger doen door een foto of een geluidsfragment te uploaden op www.streekwurk.frl.

De projectperiode is voor kleine initiatieven en nieuwe evenementen maximaal 12 maanden. Hiermee wordt beoogd initiatieven zo spoedig mogelijk een effect te laten hebben op de leefbaarheid. Voor grote initiatieven is, wegens de omvang, een langere projectperiode mogelijk van maximaal 24 maanden met een mogelijkheid tot verlenging (voor de duur van 6 maanden).

Tot slot is de subsidieontvanger verplicht bij het verrichten van de activiteiten aan te geven dat het project mede tot stand is gekomen door een financiële bijdrage van de provincie Fryslân. Dit kan door het gebruik van het logo op een bouwbord of in uitnodigingen. U kunt het logo van de provincie Fryslân downloaden op www.streekwurk.frl/ .