Besluit tot vaststelling van een nieuwe Controleverordening Provincie Zuid-Holland 2015

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

overwegende dat

• Provinciale Staten ingevolge artikel 217 van de Provinciewet bij verordening regels dienen vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie;

• de subcommissie Bestuur en Middelen is opgeheven;

• het raadzaam is om de rapporteringstoleranties ten aanzien van onzekerheden, evenals de rapporteringstoleranties ten aanzien van fouten, met een factor 10 te verlagen van 1,5% van de totale lasten naar 0,15 %;

• GS behoefte hebben aan meer mogelijkheden om de provinciale accountant opdrachten te kunnen verstrekken voor het uitvoeren van consultancy werkzaamheden die niet liggen op het gebied van interne controle of een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening;

• per abuis sprake is van twee geldende controleverordeningen Provinciale Staten, hetgeen hersteld kan worden door vervanging van die verordeningen door deze verordening.

Gelet op de artikelen 143 en 217 van de Provinciewet,

Besluiten:

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a. Accountant: Een accountant als bedoeld in artikel 217, lid 2 van de Provinciewet belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• b. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 190 Provinciewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de administratieve organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen.

• a. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met relevante wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, besluiten van Provinciale Staten en besluiten van Gedeputeerde Staten.

• b. De COR: De door Provinciale Staten in overeenstemming met artikel 63 van het Reglement van Orde ingestelde Commissie voor het Onderzoek van de Rekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 2 jaar, met de optie om tweemaal een jaar te verlengen.

• 2. Provinciale Staten bereiden in overleg en in samenwerking met Gedeputeerde Staten de openbare aanbesteding van de accountant voor. Provinciale Staten benoemen daartoe een commissie waarin minimaal drie leden van de COR zitting hebben.

• 3. Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast en laten zo nodig een marktverkenning uitvoeren. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • e. de posten van de jaarrekening met bijbehorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • f. de provinciale producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. Gebruik makend van het bepaalde in artikel 5, lid 2 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden geldt als rapporteringstolerantie 0,05% van de totale lasten ten aanzien van de fouten en 0,15% van de totale lasten ten aanzien van de onzekerheden.

• 5. In afwijking van het gestelde in het derde lid, letters e. en f., kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat de COR jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporterings-toleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 6. De accountant is uit hoofde van zijn functie adviseur van Provinciale Staten en zijn commissies.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

• 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Gedeputeerde Staten bieden de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het accountantsverslag binnen vijf maanden na het verslagjaar, ter vaststelling aan Provinciale Staten.

• 5. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een zodanige voorbereiding van de jaarrekening dat de COR haar onderzoek en de daarop gebaseerde rapportage tijdig aan de Staten kan uitbrengen.

• 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doelmatige accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en relevante vertegenwoordigers vanuit GS en de ambtelijke organisatie. Hierbij kan gedacht worden aan de portefeuillehouder financiën, de provinciesecretaris, de directeur Concernzaken en het hoofd Financiële en Juridische Zaken.

• 4. In zijn rolals adviseur van Provinciale Staten en zijn commissies, heeft de accountant periodiek (afstemmings-)overleg met de voorzitter van de COR en de Statengriffier.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle ambtenaren van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Gedeputeerde Staten kunnen de door Provinciale Staten aangewezen accountant opdrachten geven tot het uitvoeren van consultancywerkzaamheden met uitzondering van opdrachten op het gebied van interne controle en opdrachten die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 provinciewet).

• 2. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde Staten zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezenaccountant, indien dit in het belang van de provincie is.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezenaccountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle majeure afwijkingen constateert, waaraan naar zijn mening door Gedeputeerde Staten onvoldoende aandacht wordt besteed en die derhalve kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2. De accountant bevestigt jaarlijks aan Provinciale Staten dat naast de controleopdracht door hem geen interne controle opdrachten en opdrachten die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 provinciewet) voor de provincie zijn uitgevoerd.

• 3. In aanvulling op het in artikel 217, het derde en vierde lid van de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de directie waar de ambtenaar werkzaam is, de directeur Concernzaken en het hoofd Financiële en Juridische Zakendan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 4. Het verslag van bevindingen behorende bij de (interim)controle ten behoeve van het management (de managementletter) wordtdoor Gedeputeerde Staten ter kennisname aangeboden aan de COR. De bestuurlijke samenvatting van de managementletter, de zogeheten Boardletter, wordt ter bespreking aangeboden aan de COR.

• 5. De accountantsverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

• 6. De accountant bespreekt voorafgaand aan de statenbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag in de COR.

Artikel 8 Intrekking oude controleverordeningen

• 1. De Controleverordening Provincie Zuid-Holland wordt ingetrokken.

• 2. De Controleverordening Provincie Zuid-Holland van 20 oktober 2015 (Provinciaal blad 2015, nr. 7057) wordt ingetrokken.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Provincie Zuid-Holland 2015".

Deze regeling zal met de daarbij behorende toelichting in het Provinciaal Blad worden geplaatst.

’s- Gravenhage, 16 december 2015

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

Voorzitter,	Griffier,

2 Toelichting

De Controleverordening Provincie Zuid-Holland geldt sinds 2003. In 2009 en 2013 is de verordening gewijzigd. Steeds heeft de controleverordening zonder problemen bestaan zonder nadere toelichting. Alhier wordt er derhalve voor gekozen om slechts te volstaan met toelichting van die zaken die in 2015 nieuw zijn in de verordening, namelijk:

In diverse artikelen wordt de “subcommissie BenM” geschrapt

De verordening is in tekstuele zin geactualiseerd. Naar aanleiding van het besluit van Provinciale

Staten tot het instellen van o.a. een Commissie voor Onderzoek van de Rekening (COR), is de

subcommissie Bestuur en Middelen uit de controleverordening verwijderd.

Artikel 2, lid 4 Rapporteringstoleranties

Op advies van de accountant hebben Provinciale Staten op 28 januari 2015 besloten de

rapporteringstolerantie ten aanzien van fouten te wijzigen. Deze was 0,5% van de lasten

(circa € 4.447.000). De accountant adviseerde het percentage neerwaarts bij te stellen van 0,5%

tot 0,05% van de lasten (circa € 447.000). Verzuimd is toen ook de rapporteringstolerantie ten

aanzien van onzekerheden te wijzigen. Deze is nu 1,5% van de totale lasten (circa € 11.000.000).

Voorgesteld wordt om deze rapporteringstolerantie eveneens met een factor 10 te verlagen naar

0,15% (circa € 1.100.000). Bevindingen van de accountant ten aanzien van fouten onder het bedrag van circa € 447.000 en van onzekerheden onder het bedrag van circa € 1.100.000 worden niet gerapporteerd in het accountantsverslag.

Artikel 6, lid 1 Overige controles en opdrachten

In dit artikel is een bepaling opgenomen over hoe Gedeputeerde Staten moeten omgaan met de

uitbesteding van consultancy werkzaamheden aan de door de Staten aangewezen accountant.

Deze bepaling komt er op neer dat Gedeputeerde Staten de door Provinciale Staten aangewezen

accountant geen opdrachten kunnen geven tot het uitvoeren van consultancy werkzaamheden

indien deze een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op

de jaarrekening.

Voorgesteld wordt om Gedeputeerde Staten een ruimere mogelijkheid te geven om aan de

provinciale accountant opdrachten te kunnen verstrekken tot het uitvoeren van consultancy

werkzaamheden. Deze opdrachten mogen evenwel niet liggen op het gebied van interne controle

en het mogen ook geen opdrachten zijn die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in

het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 provinciewet). Voor deze verruiming zijn

twee argumenten.

Het eerste argument is dat de huidige strikte bepaling onvoldoende de ontwikkelingen weergeeft

die accountantskantoren hebben doorgemaakt. De bepaling stamt uit 2003 en is opgenomen

omdat de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn

controle werkzaamheden voor de jaarrekening bij het wel toestaan van advieswerkzaamheden in

het geding zou kunnen komen. De afgelopen jaren hebben de accountantskantoren een

ontwikkeling doorgemaakt in die zin dat controlewerkzaamheden en advieswerkzaamheden strikt

gescheiden zijn door middel van “Chinese Walls”. Het bovengenoemde risico is hiermee

vervallen.

Het tweede argument betreft het aantal accountantskantoren dat zou kunnen inschrijven op een

openbare aanbesteding voor de controle op de jaarrekening. Bij een openbare aanbesteding is

het van belang dat zoveel mogelijk partijen deelnemen zodat Provinciale Staten een ruime keus

hebben. Kantoren maken echter (een financiële) afweging of zij willen inschrijven op consultancy en advieswerkzaamheden of op de jaarrekening controle. Het handhaven van de oorspronkelijke, Het handhaven van de oorspronkelijke, strikte bepaling heeft er in de vorige aanbesteding toe geleid dat minder kantoren willen deelnemen aan de aanbestedingsprocedure waardoor Provinciale Staten minder keus hebben.

Artikel 8 Intrekking oude controle verordeningen

Op 1 december 2015 is per abuis de volgende situatie ontstaan.

Op www.wetten.nl is een consolideerde tekst te vinden van de Controleverordening provincie Zuid-Holland (hierna: verordening I). Deze geconsolideerde tekst is het Besluit van Provinciale Staten van 12 november 2003, nr. 10d, tot vaststelling van de Controleverordening Provincie Zuid-Holland (voordracht 5365, Prov. Blad 2003, nr. 77) gewijzigd bij besluit van 22 april 2009 (voordracht 6052, Prov. Blad 2009, nr. 28) en bij besluit van 29 mei 2013 (Prov. Blad 2013, nr. 97), zoals op 1 december 2015 geconsolideerd te vinden op Op www.wetten.nl.

In het Provinciaal Blad is op 20 oktober 2015 een geheel nieuwe doorlopende tekst gepubliceerd van de Controleverordening Provincie Zuid-Holland (hierna: verordening II). Deze tekst is ingevolge artikel 139 van de Provinciewet met ingang van de achtste dag na de bekendmaking in werking getreden.

Het gevolg is dat verordening I en II allebei geldend zijn en allebei anders luiden. Het doel was en is echter om te komen tot een Controleverordening Provincie Zuid-Holland die luidt zoals verordening II. Om verdere verwarring te voorkomen worden verordening I & II allebei ingetrokken in artikel 8 van dit besluit. De Controleverordening Provincie Zuid-Holland 2015 wordt vastgesteld met dit besluit.

’s- Gravenhage, 16 december 2015

de Commissie voor Onderzoek van de Rekening,

Voorzitter,