Provincie Zeeland – Vaststelling Reglement van orde rekenkamer Zeeland
 
Besluit van de rekenkamer Zeeland van 12 december 2014 houdende de vaststelling van het reglement van orde rekenkamer Zeeland.
 
Rekenkamer Zeeland
  • •
    Gelet op het bepaalde in de Provinciewet
  • •
    Gelet op het bepaalde in de verordening nadere inrichting rekenkamer provincie Zeeland van 9 juli 2004, Provinciaal Blad nr. 32 van 2004
  • •
    Overwegende dat het noodzakelijk is een reglement van orde vast te stellen voor haar werkzaamheden alsmede voor haar vergaderingen
  • •
    Overwegende dat het reglement van orde rekenkamer Zeeland 2006 aanpassing behoeft op grond van een veranderde werkwijze
besluit het navolgende reglement van orde vast te stellen
 
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit reglement van orde wordt verstaan onder:
  • a)
    Rekenkamer: de rekenkamer van de provincie Zeeland ex artikel 79a Provinciewet en de verordening nadere inrichting rekenkamer provincie Zeeland van 9 juli 2004, Provinciaal Blad nr. 32 van 2004.
  • b)
    Voorzitter: de bestuurder van de rekenkamer die als zodanig is benoemd door Provinciale Staten van de provincie Zeeland, of diens vervanger.
  • c)
    Leden: de bestuurders van de rekenkamer die als zodanig zijn benoemd door Provinciale Staten van de provincie Zeeland.
  • d)
    Ambtelijk medewerkers: de secretaris en de onderzoeker(s) van de rekenkamer die als zodanig in ambtelijke dienst zijn benoemd door het College van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland.
  • e)
    Betrokkenen: personen die betrokken worden bij de voorbereiding dan wel uitvoering van rekenkameronderzoek. Dit kunnen ambtenaren van de provincie Zeeland zijn maar ook personen die de dagelijkse verantwoordelijkheid dragen voor datgene wat op grond van artikel 185 Provinciewet onderwerp is van onderzoek dan wel personen die vanwege hun kennis van het beleidsveld om hun medewerking wordt gevraagd.
  • f)
    Externen: personen dan wel organisaties die in opdracht van de rekenkamer werkzaamheden verrichten in het kader van onderzoek.
Artikel 2 De rekenkamer
  • 1.
    De rekenkamer bestaat uit een voorzitter en twee leden.
  • 2.
    De rekenkamer is verantwoordelijk voor de taken zoals op grond van de verordening nadere inrichting rekenkamer Zeeland aan haar zijn toegekend.
  • 3.
    Bij of krachtens dit reglement kan de rekenkamer één of meer van haar taken mandateren aan de voorzitter, de secretaris of de onderzoeker(s).
  • 4.
    Eén van de leden is aangewezen als plaatsvervangend voorzitter.
  • 5.
    Tot de verantwoordelijkheden van de plaatsvervangend voorzitter behoren het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid en wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van belangenverstrengeling.
  • 6.
    De voorzitter en leden van de rekenkamer maken openbaar welke overige functies zij vervullen.
Artikel 3 De ambtelijk medewerkers
  • 1.
    De ambtelijk medewerkers zijn bevoegd beslissingen van de rekenkamer voor te bereiden en uit te voeren. Zij zijn met het oog daarop gemandateerd tot het uitoefenen van de bevoegdheden die blijkens het bepaalde in artikel 184 en 185 Provinciewet aan de rekenkamer zijn toegekend.
  • 2.
    De secretaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de rekenkamer.
  • 3.
    Indien de rekenkamer besluit tot het doen uitvoeren van onderzoek door een ander dan de ambtelijk medewerkers, vindt zodanig onderzoek plaats onder de verantwoordelijkheid van de secretaris.
Hoofdstuk 2 Werkwijze en bevoegdheden
Artikel 4 Vergaderingen
  • 1.
    De vergaderingen van de rekenkamer zijn niet openbaar, tenzij de rekenkamer anders beslist.
  • 2.
    De ambtelijk medewerkers wonen de vergaderingen van de rekenkamer bij. De voorzitter kan oordelen dat onderwerpen vanwege hun aard noodzakelijkerwijs buiten aanwezigheid van de ambtelijk medewerkers wordt besproken.
  • 3.
    De secretaris zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden en ambtelijk medewerkers een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering alsmede de agenda en bijbehorende stukken.
  • 4.
    Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de secretaris in overleg met de voorzitter de agenda van de vergadering vast.
  • 5.
    De vergaderingen van de rekenkamer worden geleid door de voorzitter.
  • 6.
    Van iedere vergadering van de rekenkamer worden notulen opgesteld onder verantwoordelijkheid van de secretaris.
Artikel 5 Onderwerpselectie
  • 1.
    Om in aanmerking te komen voor onderzoek spelen de volgende criteria een rol bij de onderwerpselectie:
    • a.
      Er is sprake van een grote maatschappelijke relevantie.
    • b.
      Het onderwerp heeft een hoog (potentieel) leereffect.
    • c.
      Er is sprake van een aanmerkelijk financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang.
    • d.
      Resultaten van onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van de informatievoorziening aan Provinciale Staten.
    • e.
      Resultaten van onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de doeltreffendheid, doelmatigheid en/ of rechtmatigheid.
  • 2.
    De rekenkameronderzoeken dienen te voldoen aan de volgende randvoorwaarden:
    • a.
      Het moet haalbaar zijn in de tijd.
    • b.
      Het moet haalbaar zijn binnen het budget.
    • c.
      Het draagt bij aan de variatie in onderwerpen en de provinciale sectoren die betrokken zijn bij het onderwerp van onderzoek.
    • d.
      De rekenkamer is geschikt om onderzoek te doen naar het onderwerp op basis van haar bevoegdheden, kennis of vaardigheden.
  • 3.
    De rekenkamer kan aanvullende criteria en randvoorwaarden benoemen voor de selectie van onderwerpen.
Artikel 6 Kwaliteitseisen uitvoering onderzoek
De rekenkamer hanteert de volgende kwaliteitseisen voor de uitvoering van haar onderzoeken:
  • a.
    Onpartijdigheid
  • b.
    Onafhankelijkheid
  • c.
    Zorgvuldigheid
  • d.
    Betrouwbaarheid
Artikel 7 Het onderzoeksplan
  • 1.
    De rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksplan op. Dit onderzoeksplan wordt uiterlijk 31 december van het jaar hieraan voorafgaand aan Provinciale staten en het College van Gedeputeerde Staten gezonden en openbaar gemaakt. In het onderzoeksplan staan de onderzoeken die de rekenkamer voornemens is uit te gaan voeren.
  • 2.
    De ambtelijk medewerkers houden op basis van hun kennis en ervaring met de provinciale organisatie gedurende het jaar een groslijst bij van potentiële onderzoeksonderwerpen. Zij kunnen onder verantwoordelijkheid van de secretaris met het oog op de opneming van onderwerpen in het onderzoeksplan een inventariserend vooronderzoek uitvoeren.
  • 3.
    De rekenkamer houdt bij haar werkzaamheden rekening met de onderzoeken die zijn of worden ingesteld door het College van Gedeputeerde Staten en/ of Provinciale Staten van de provincie Zeeland.
  • 4.
    De rekenkamer kan gedurende het jaar besluiten onderzoeken te starten in aanvulling op het onderzoeksplan.
Artikel 8 De start van een onderzoek
  • 1.
    Voorafgaand aan een onderzoek wordt onder verantwoordelijkheid van de secretaris een startnotitie opgesteld met daarin de onderzoeksvraag, de onderzoeksmethode en onderzoeksplanning. In de startnotitie kan de rekenkamer besluiten af te wijken van de standaardprocedure zoals beschreven in dit reglement van orde.
  • 2.
    De startnotitie wordt vastgesteld door de rekenkamer.
  • 3.
    De rekenkamer informeert Provinciale Staten en het College van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland over de start van een onderzoek.
Artikel 9 Gegevensverzameling
  • 1.
    De rekenkamer heeft krachtens de Provinciewet en verordening nadere inrichting rekenkamer provincie Zeeland recht op alle informatie voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Voor de uitoefening van dit recht worden de ambtelijk medewerkers geacht op te treden met mandaat van de rekenkamer.
  • 2.
    De rekenkamer verkrijgt deze informatie door eigen onderzoek, eventueel met behulp van externen, of krijgt deze op verzoek aangeleverd door betrokkenen.
  • 3.
    De rekenkamer kan tot aan de afronding van het onderzoek rechtstreeks contact onderhouden met de betrokkenen.
  • 4.
    De rekenkamer gaat zorgvuldig om met al hetgeen haar bij de uitvoering van haar taak als geheim of vertrouwelijk ter kennis is gekomen. De rekenkamer maakt van deze gegevens alleen gebruik voor zover de vervulling van haar taak dat vereist en deze niet naar hun aard vertrouwelijk zijn.
Artikel 10 Wederhoor
  • 1.
    Elk onderzoek wordt afgerond met een voorlopige nota van bevindingen die wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Deze nota omvat de onderzoeksresultaten en de voorlopige conclusies.
  • 2.
    De voorlopige nota van bevindingen wordt na bespreking door de rekenkamer voor wederhoor naar de betrokkenen gestuurd. De rekenkamer bepaalt wie als betrokkenen worden aangemerkt. Zij krijgt de gelegenheid om te reageren op de juistheid en volledigheid van de resultaten.
  • 3.
    Voor wederhoor geldt een termijn van vijftien werkdagen. Vooraf kunnen tussen ambtelijk medewerkers en betrokkenen afspraken gemaakt worden over aanpassing van de termijn.
  • 4.
    Verzoeken om correctie of aanvulling dienen vergezeld te gaan van voldoende onderbouwing en documentatie.
  • 5.
    De rekenkamer beoordeelt de verzoeken en beslist of de nota van bevindingen wordt aangepast.
  • 6.
    De nota van bevindingen wordt, na verwerking van de wederhoor, door de rekenkamer vastgesteld.
  • 7.
    De rekenkamer informeert de betrokkenen over de resultaten van de wederhoor en stuurt hen de vastgestelde nota van bevindingen ter kennisneming.
  • 8.
    De wederhoor kan worden afgerond met een bespreking waarbij de rekenkamer een toelichting geeft op de nota van bevindingen.
Artikel 11 Bestuurlijk commentaar
  • 1.
    Nadat de nota van bevindingen is vastgesteld stelt de rekenkamer haar voorlopig eindrapport op. Naast de bevindingen zijn hier de conclusies en aanbevelingen in opgenomen.
  • 2.
    Het rapport wordt vertrouwelijk voor bestuurlijk commentaar aan het College van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland gestuurd. Het College krijgt de gelegenheid om zijn bestuurlijke visie te geven op de conclusies en aanbevelingen.
  • 3.
    Voor bestuurlijk commentaar geldt een termijn van twintig werkdagen. Na afronding van de wederhoor kunnen afwijkende afspraken betreffende het bestuurlijk commentaar worden gemaakt.
  • 4.
    Nadat het bestuurlijk commentaar is ontvangen of de termijn van bestuurlijk commentaar zoals genoemd in het vorige lid is verstreken stelt de rekenkamer een naschrift op.
  • 5.
    Het bestuurlijk commentaar en het naschrift zijn onderdeel van het eindrapport.
  • 6.
    Het eindrapport wordt, na toevoeging van het bestuurlijk commentaar en het naschrift, door de rekenkamer vastgesteld.
Artikel 12 Publicatie
  • 1.
    Na vaststelling gaat de rekenkamer over tot publicatie van het rapport.
  • 2.
    Het rapport wordt aangeboden aan Provinciale Staten van de provincie Zeeland en direct daarna openbaar gemaakt.
Artikel 13 Evaluatie en monitoring
  • 1.
    Na het afronden van het rapport evalueert de rekenkamer de gang van zaken tijdens het onderzoek.
  • 2.
    De rekenkamer monitort de mate waarin gevolg gegeven wordt aan de conclusies en aanbevelingen van rekenkameronderzoeken. Dit kan aanknopingspunten opleveren voor nieuw c.q. aanvullend onderzoek.
Hoofdstuk 3 Communicatie
Artikel 14 Externe communicatie
  • 1.
    Per onderzoek wordt door de rekenkamer bepaald hoe het onderzoek extern gecommuniceerd wordt, waarbij in ieder geval het volgende geldt:
    • a.
      Bij het verschijnen van het onderzoeksrapport maakt de rekenkamer de resultaten met een persbericht openbaar.
    • b.
      De voorzitter is woordvoerder en verstrekt informatie over het verloop en de uitkomsten van het onderzoek. Hij kan hiervoor ook één van de leden of ambtelijk medewerkers aanwijzen.
    • c.
      Externen onthouden zich in de media van uitspraken over bevindingen, conclusies en aanbevelingen aangaande het onderwerp van onderzoek door de rekenkamer.
  • 2.
    De rekenkamer maakt haar producten zoals onderzoeksplan, onderzoeksrapporten, reglement van orde en jaarverslag openbaar.
Artikel 15 Samenwerking
De rekenkamer bevordert de samenwerking van en met rekenkamers in regionaal en landelijk verband met als doel de kennis te vermeerderen over de taken en het werk van de provinciale rekenkamers en waar mogelijk deze te bundelen.
Hoofdstuk 4 Verantwoording en financiën
Artikel 16 Jaarverslag rekenkamer
  • 1.
    De secretaris stelt ieder jaar een verslag op van de werkzaamheden (inclusief de bestedingen) over het voorgaande jaar. Dit verslag bevat:
    • a.
      Verantwoording over de verrichtingen met toetsing aan het onderzoeksplan.
    • b.
      Eventuele aanpassingen in de werkwijze en/ of dit reglement van orde van de rekenkamer.
  • 2.
    De rekenkamer stelt het verslag voor 1 april vast en biedt dit uiterlijk in april aan Provinciale Staten van de provincie Zeeland aan.
Hoofdstuk 5 Algemene en slotbepalingen
Artikel 17 Inwerkingtreding
Dit reglement van orde, vastgesteld door de rekenkamer in haar vergadering van 12 december 2014, treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.
Artikel 18 Bekendmaking
Dit reglement van orde wordt ter kennisneming gezonden aan Provinciale Staten van de provincie Zeeland en bekendgemaakt in het Provinciaal Blad.
Artikel 19 Citeertitel
Dit reglement van orde wordt aangehaald als: reglement van orde rekenkamer Zeeland.
Artikel 20 Intrekking
Het reglement van orde rekenkamer Zeeland, besluit rekenkamer Zeeland van 13 oktober 2006, wordt ingetrokken op de datum dat dit reglement van orde rekenkamer Zeeland, besluit rekenkamer Zeeland van 12 december 2014, in werking treedt.
 
Aldus vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamer Zeeland van 12 december 2014.
 
Dr. P. Castenmiller, voorzitter
Mr. C.M. de Graaf
Drs. A.B.C. de Klerck
 
Uitgegeven, 2 februari 2015
De secretaris, A.W. Smit
Naar boven