In artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014 is bepaald dat Gedeputeerde Staten voorschriften vaststellen voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Deze voorschriften zijn in dit Besluit Informatiebeheer vastgelegd. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en het bewaren van archiefbescheiden te regelen. Het besluit is van toepassing op digitale (bijvoorbeeld e-mail en officiële uitingen via sociale media) en op papieren archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en het beheer van archiefbescheiden.
De provincie houdt bij de inrichting van haar informatiehuishouding rekening met de uitgangspunten uit de interprovinciale Baseline Informatie op Orde. Hierin zijn vooral uitspraken vastgelegd over de kwaliteit van de informatiearchitectuur. Dit besluit informatiebeheer sluit aan bij die uitgangspunten met als doel het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare archieven. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de provincie, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren archieven als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening, zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels over het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de archieven voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, en vooral digitale archiefbescheiden, niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid, zoals omschreven in de Archiefregeling, hoeven te voldoen, zijn daarvoor op de betreffende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 17 van dit besluit.
De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer vanuit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de provinciearchivaris. De archiefbewaarplaats zal meer bevatten dan alleen archiefbescheiden, maar allerlei informatie in of ontleend aan documenten. Zo zal het archief van Anton Geesink, dat in 2011 naar het Utrechts Archief ging, weinig archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet bevatten, maar past het begrip documentaire verzameling er beter bij.