Provincie Zeeland – Wijziging Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013

Besluit van Provinciale Staten van Zeeland nr. SGR-58 d.d. 31 januari 2014, houdende de wijziging van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013, zoals gepubliceerd in het Provinciaal Blad nummer 26 van 2013.

Provinciale Staten van Zeeland,

overwegende dat het door een uitspraak van de Hoge Raad der Nederlanden noodzakelijk is om de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning te wijzigen

besluiten:

• 1. Artikel 8, lid 2, sub d van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013 te vervangen door "d. vergoedingen aan staten- of commissieleden" en dit met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2014 in werking te laten treden.

• 2. De toelichting op artikel 8 van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013 aan te passen zoals in de bijlage.

• 3. De component voor de door individuele statenleden gemaakte reis- en verblijfskosten met ingang van de statenperiode 2015-2019 over te hevelen.

Bijlage Voorstel tot wijziging van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013.

Artikel 8 en de toelichting daarop komen als volgt te luiden:

Artikel 8

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie;

  • c. giften;

  • d. vergoedingen aan staten- en commissieleden;

  • e. uitgaven die samenhangen met verkiezingen.

Toelichting artikel 8

De fractie wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractie-ondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt ter versterking van de statenwerkzaamheden.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes, inclusief de kosten van extra inzet van de fractiemedewerker, worden gedekt of dat statenleden hun

eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet) aanvullen vanuit de bijdrage voor fractie-ondersteuning.

Ten laste van het fractiebudget worden aan individuele staten- en/of commissieleden geen gemaakte reis- en verblijfskosten vergoed. Deze kosten worden ingevolge de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden door de provincie vergoed.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, is gekozen voor een helder, eenvoudig kader: de fractie bepaalt in eerste instantie welke kosten in haar belang zijn. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid op de juiste plek. Discussies over de aard van de uitgaven, welke kosten kunnen wel gedeclareerd of juist niet, de ondersteunende techniek enz. worden dan ook binnen de fracties gevoerd.

Deze systematiek heeft tot gevolg dat de controle van de bestedingen eenvoudiger wordt. De accountant kan immers volstaan met een minder diepgaande toetsing van het fractiebelang. Het aantonen van het fractiebelang gebeurt door dit op het bewijsstuk bij de betreffende kostenpost te schrijven.

De kosten van presentiegeld , reis- en verblijfkosten en de computerapparatuur van burgercommissieleden komen rechtstreeks ten laste van de provincie.

Zaken als kerstpakketten voor de fractiemedewerker(s) en voor vrijwilligers kunnen ten laste van het fractiebudget worden gebracht. Bij die kosten is het fractiebelang duidelijk.

Er zijn ook kosten die gemaakt worden, waarvan het (directe) fractiebelang minder duidelijk is. Deze kosten worden zichtbaar, als deze hoger zijn dan het bedrag waarboven de accountant controleert. Een voorbeeld hiervan zijn (rouw)advertenties. Functioneel benaderd hebben deze kosten eenzelfde impact als, bijvoorbeeld, een kleine attentie voor een relatie. Door het bedrag echter, springen deze kosten in het oog. Desondanks hebben deze kosten een verband met de drie taken van provinciale staten: volksvertegenwoordigen, kaderstellen en controleren. Dientengevolge kunnen deze kosten ten laste van het fractiebudget worden betaald.

Van enkele kostensoorten is echter in de verordening bepaald dat deze niet in het fractiebelang gedeclareerd kunnen worden. Als gevolg van een arrest van de Hoge Raad en een brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hierover, is deze bepaling aangescherpt en kunnen vanuit het fractiebudget géén vergoedingen meer aan individuele statenleden worden betaald.

De Hoge Raad heeft in het betreffende arrest uitgesproken dat het vergoedingenstelsel in de Provinciewet en de Gemeentewet geen (forfaitaire) onkostenvergoedingen aan staten- en raadsleden toestaat. Uitdrukkelijk werd hierbij ingegaan op de reis- en verblijfskosten die door individuele staten- en raadsleden worden gemaakt. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in reactie op dit arrest aangegeven dat dientengevolge de statenleden hun reis- en verblijfskosten rechtstreeks bij de provincie dienen te declareren. Daarmee dienen deze kosten verantwoord te kunnen worden vanuit het provinciaal belang.

Statenleden dienen het provinciaal belang in ieder geval als zij "in functie zijn als statenlid". Daarvan is in ieder geval sprake bij:

• staten- en commissievergaderingen;

• fractievergaderingen;

• inhoudelijke bijeenkomsten met een provinciaal belang;

• overleggen met provinciaal belang met instellingen, bedrijven, overheden, statenleden, gedeputeerden en ambtenaren;

• bijeenkomsten bij provinciale projecten (bij start, tussentijds en bij afronding);

• vertegenwoordiging van de provincie;

• netwerkbijeenkomsten, evenementen en voorstellingen, die bijgewoond worden vanuit de functie als statenlid;

• landelijke overleggen met een voor de provincie Zeeland inhoudelijke component;

• scholing.

Burgercommissieleden kunnen voor dezelfde situaties hun reis- en verblijfskosten bij de provincie declareren, voor zover de betreffende reis binnen de provincie Zeeland wordt gemaakt.

Reis- en verblijfkosten voor partijcongressen en verkiezingsbijeenkomsten kunnen niet gedeclareerd worden. Deze kosten worden niet gemaakt ten behoeve van de provincie, maar ten behoeve van de desbetreffende politieke partij.

De penningmeesters van de fracties in Provinciale Staten beoordelen of de reizen voldoen aan het criterium van het provinciaal belang. De daadwerkelijke betaling van reis- en verblijfkosten wordt geautoriseerd door de statengriffier.

Aldus vastgesteld in de vergadering van Provinciale Staten van 31 januari 2014.

Drs. J.M.M. Polman, voorzitter

Drs. P. Joosse, griffier

Uitgegeven, 06-02-2014

De secretaris, A.W. Smit