Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277, gewijzigd Stb. 233 en 276, 2012 en Stb. 243, 2012) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 634, 2012) .
De verordening dient door provinciale staten te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De aanleiding om de Archiefverordening aan te passen, is het feit dat de figuur van de provinciale archiefinspecteur is afgeschaft bij de laatste wijziging van de Archiefwet. Daarvoor in de plaats is gekomen de provinciearchivaris. GS hebben op 20 mei 2014 besloten een dergelijke functionaris aan te stellen.
Artikelsgewijze toelichting
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Beheerder(s) en beheereenheden van de niet overgebrachte archieven kunnen worden aangewezen in het Besluit Informatiebeheer, zie artikel 6 en de toelichting daarop.
Door de in de inleiding genoemde wetswijziging krijgen de provincies naast de al bestaande verantwoordelijkheid voor de recente archieven die nog in de eigen organisatie berusten, ook de verantwoordelijkheid voor de historische provinciale archieven vanaf 1801die momenteel bij de RHC’s in de provinciehoofdsteden berusten. Dit houdt ook in de (financiële) verantwoordelijkheid voor het personeel, niet alleen het personeel dat het dynamisch en semi-statisch archief beheert, maar ook het personeel dat het historisch archief beheert. Tot en met 2015 zal het beheer van de historische provinciale archieven als gevolg van de genoemde Bestuursafspraken met het Rijk uitgevoerd blijven worden door het RHC in de provinciehoofdstad, inclusief de personele aspecten. Het geheel van deze kosten, inclusief de personele kosten, is al vastgesteld voor de periode van het Bestuursakkoord. De uitvoering is in een overeenkomst met het Noord-Hollands Archief geregeld. Na 2015 kan desgewenst een andere keuze worden gemaakt voor het onderbrengen van de historische archieven en de daaraan verbonden personele aspecten.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit geldt voor archieven ongeacht hun vorm, dus ook voor digitaal archief.
In principe geldt dit alleen voor de interne archiefbescheiden, maar het is uit verschillende oogpunten beter om geen onderscheid te maken tussen documenten die voor het eigen archief zijn bestemd en documenten die voor derden zijn bestemd.
Deze voorschriften worden in het Besluit Informatiebeheer en eventueel andere uitvoeringsregelingen opgenomen. Omdat gedeputeerde staten ook zorgdrager zijn voor de archiefbescheiden van provinciale staten, dienen provinciale staten formeel op de hoogte te worden gesteld van de ook voor hen geldende uitvoeringsregels op grond van deze Archiefverordening.
Binnen één zittingsperiode vernemen provinciale staten dus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Het wordt aan gedeputeerde staten overgelaten in welke vorm zij de rapportage aan provinciale staten uitbrengen.
Het beheer van het historisch archief zal als gevolg van de Bestuursafspraken onder de verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris tot en met 2015 door het Noord-Hollands Archief worden uitgevoerd. Als uitvloeisel van de gesloten overeenkomst is dat concreet tot en met 2016.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale archiefbescheiden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Uitgegeven op 4 december 2014.
Namens Provinciale Staten van Noord-Holland,
G.E.A. van Craaikamp, provinciesecretaris.