Besluit vervanging archiefbescheiden provincie Drenthe 2014
Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 25 november 2014, kenmerk 48/4.1/2014006779, team Documenten, tot bekendmaking van hun besluit tot vaststelling van het Besluit vervanging archiefbescheiden provincie Drenthe 2014
 
Gedeputeerde Staten van Drenthe;
gelet op:
  • -
    artikel 7 van de Archiefwet 1995;
  • -
    de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nummer WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
BESLUITEN:
Artikel 1
  • 1.
    Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
  • 2.
    De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden, versie 1.0, hetgeen onlosmakelijk deel uitmaakt van voorliggend besluit.
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Provinciaal Blad.
Artikel 3
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden provincie Drenthe 2014.
 
Toelichting
Het besluit tot vervanging is van toepassing op alle archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 van de provincie Drenthe. Het betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden van processen die zijn ingericht volgens de principes van digitaal werken en worden ondersteund met behulp van het DMS.
De belangrijkste overwegingen van de provincie Drenthe om over te gaan tot vervanging zijn het voorkomen van een hybride situatie en de risico’s voor de informatievoorziening en de kosten die dit met zich meebrengt.
Vervangen, fysieke archiefbescheiden worden na drie maanden vernietigd.
 
Gedeputeerde Staten voornoemd,
 
J. Tichelaar, voorzitter
mevrouw mr. A.M. van Schreven, secretaris
 
Uitgegeven 1 december 2014
Naar boven