Provincie Zeeland - Instructie voor de secretaris van de Provincie Zeeland 2014
Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 7 oktober 2014, nr. 14014062 , houdende intrekking van de Instructie voor de secretaris, zoals vastgesteld door Gedeputeerde Staten bij besluit van 26 maart 2003, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 2 december 2008 en gepubliceerd in het Provinciaal Blad, nr. 42 van 2008, alsmede vaststelling van de Instructie voor de secretaris van de Provincie Zeeland 2014.
 
Gedeputeerde Staten van Zeeland,
 
overwegende,
  • -
    dat als gevolg van de in 2012 plaatsgevonden reorganisatie ten behoeve van de wijziging van de provinciale organisatie, per 1 januari 2013 een nieuwe organisatiestructuur is ingevoerd;
  • -
    dat als gevolg daarvan het vaststellen van een nieuwe regeling van de ambtelijke organisatie noodzakelijk is waarin onder meer wordt vastgelegd de inrichting van de ambtelijke organisatie van de Provincie alsmede de beschrijving van taken, rollen en bevoegdheden van het ambtelijk management;
  • -
    dat het gewenst is nadere regels te stellen over de taak en de bevoegdheden van de secretaris;
  • -
    gelet op artikel 100, tweede lid en artikel 103, eerste lid, van de Provinciewet;
  • -
    gelet op artikel 25, eerste lid, onder e, van de Wet op de ondernemingsraden
 
B E S L U I T E N
 
I
In te trekken de Instructie voor de secretaris zoals vastgesteld bij besluit van 26 maart 2003 en laatstelijk gewijzigd bij besluit van 2 december 2008 en daarvoor in de plaats vast te stellen
II
De Instructie voor de secretaris van de Provincie Zeeland 2014, luidende als volgt: Instructie voor de secretaris van de Provincie Zeeland 2014.
 
Artikel 1 Algemeen
  • 1.
    De provinciesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning en de door Gedeputeerde Staten ingestelde commissies als bedoeld in de Provinciewet, voert de titel van provinciesecretaris/algemeen directeur van de Provincie Zeeland.
  • 2.
    De provinciesecretaris staat als eerste adviseur Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning bij de uitoefening van hun taak terzijde. De provinciesecretaris verschaft hen hiertoe alle nodige informatie, advies en bijstand.
Artikel 2 Ondersteuning Commissaris van de Koning
  • 1.
    De provinciesecretaris ondersteunt de Commissaris van de Koning bij het bewaken van de rollen, de rolinvulling en de kwaliteit van de besluitvorming in Gedeputeerde Staten.
  • 2.
    De provinciesecretaris is de Commissaris van de Koning behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van Gedeputeerde Staten als collegiaal bestuur.
Artikel 3 Agendering
  • 1.
    De provinciesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de Commissaris van de Koning, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten, hetgeen zich onder meer vertaalt in de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de agenda van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten. De kwaliteit van de agenda heeft betrekking op de omvang van de agenda in relatie tot de beschikbare bespreektijd en de tijdigheid van toezending van stukken. Bij het opmaken van de agenda betrekt de provinciesecretaris ook de urgentie van de stukken die voortvloeien uit wettelijke termijnen of andere proceduretermijnen.
  • 2.
    De provinciesecretaris ondersteunt Gedeputeerde Staten en de voorzitter van Gedeputeerde Staten bij het vaststellen van de agenda van de commissies uit Gedeputeerde Staten.
Artikel 4 Besluiten- en presentielijst
De provinciesecretaris draagt er zorg voor dat door Gedeputeerde Staten genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten wordt bijgehouden.
Artikel 5 Advisering
  • 1.
    De provinciesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van Gedeputeerde Staten. Zo nodig adviseert de provinciesecretaris over de door het college te nemen beslissingen.
  • 2.
    De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor de kwaliteit en professionaliteit van de adviezen van de ambtelijke medewerkers en drukt dit uit door diens paraaf op het advies. De provinciesecretaris draagt er zorg voor dat de ambtelijke medewerkers als professionals, vanuit hun eigen deskundigheid, Gedeputeerde Staten adviseren, waarbij zij de politiek-bestuurlijke context in acht nemen.
  • 3.
    Uit het advies blijkt welke medewerkers een bijdrage aan het advies hebben geleverd alsmede welke medewerker het advies heeft opgesteld.
Artikel 6 Procedures besluitvorming en uitvoering
  • 1.
    De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor het verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.
  • 2.
    Als hoofd van de ambtelijke organisatie is de provinciesecretaris/algemeen directeur ook eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de genomen bestuursbesluiten. Indien zich bij de uitvoering van besluiten problemen voordoen, bijvoorbeeld als deze besluiten onuitvoerbaar blijken, dan wel van de besluiten afgeweken lijkt te moeten gaan worden, wordt dit voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.
Artikel 7 Ondertekening
  • 1.
    De provinciesecretaris draagt er zorg voor, dat aan de in artikel 59a van de Provinciewet bedoelde personen stukken ter ondertekening worden voorgelegd.
  • 2.
    De provinciesecretaris draagt er zorg voor, dat aan de in artikel 59a van de Provinciewet bedoelde personen geen stukken ter ondertekening worden voorgelegd dan nadat die met de minuten zijn vergeleken en hiervan op deze stukken een aantekening is gesteld.
Artikel 8 Adviseur Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning
  • 1.
    De provinciesecretaris dient Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning desgevraagd van advies alsook telkens wanneer hij meent dat zulks in het belang van de Provincie dienstig is.
  • 2.
    De provinciesecretaris bevordert met inachtneming van de eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheid van het Concern-managementteam (CMT), dat ten behoeve van een zo goed mogelijke vervulling van de taak van het provinciaal bestuur de nodige ambtelijke initiatieven worden ontplooid.
Artikel 9 Bijstand aan Provinciale Staten
De provinciesecretaris draagt er, op verzoek van en zonodig in samenwerking met de griffier, zorg voor dat de leden van Provinciale Staten desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, een en ander overeenkomstig het bepaalde in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Artikel 10 Overleg met griffier en voorzitter PS / GS
De provinciesecretaris, de griffier en de voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten voeren periodiek overleg.
Artikel 11 Provinciaal Blad
De provinciesecretaris is belast met de uitgifte van het Provinciaal Blad, alsmede met het doen drukken van alle stukken, die ten gevolge van een besluit van Provinciale of Gedeputeerde Staten, of wel van algemene verordeningen gedrukt moeten worden.
Artikel 12 Archivering
  • 1.
    De provinciesecretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de Commissaris van de Koning voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven.
  • 2.
    Voor de in het eerste lid bedoelde taak, is de provinciesecretaris verantwoordelijk tegenover Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten betreft en tegenover de Commissaris van de Koning voor zover het betreft hem in beheer gegeven deel van dienst archiefbescheiden.
Artikel 13 Mandaatbesluiten Gedeputeerde Staten
  • 1.
    Gedeputeerde Staten kunnen bevoegdheden die hen op basis van wet- en regelgeving toekomen, mandateren aan functionarissen.
  • 2.
    Functionarissen als genoemd in lid 1 kunnen tevens aan andere functionarissen onder mandaat verlenen.
  • 3.
    Onverminderd het bepaalde in de Regeling ambtelijke organisatie Zeeland 2014 treffen Gedeputeerde Staten tevens een vervangingsregeling in geval van afwezigheid of ontstentenis van de mandataris als bedoeld in dit artikel.
  • 4.
    Gedeputeerde Staten stellen separate mandaatbesluiten vast voor:
    • a.
      de gehele organisatie;
    • b.
      personeelsaangelegenheden.
Artikel 14 Eindverantwoordelijkheid
Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het CMT en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden heeft de provinciesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
  • a.
    de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning;
    b. tijdige ambtelijke advisering en ondersteuning van het college van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning;
  • b.
    het bevorderen van een goede samenhang tussen en coördinatie van de afzonderlijke organisatieonderdelen;
  • c.
    de integriteit van de ambtelijke organisatie;
  • d.
    de kwaliteit en de organisatie van het ambtelijk apparaat in algemene zin.
Artikel 15 Vervanging
  • 1.
    De provinciesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend provinciesecretaris, zoals bepaald in de Regeling ambtelijke organisatie Zeeland 2014.
  • 2.
    Bij langdurige afwezigheid van de provinciesecretaris kan het college van Gedeputeerde Staten een waarnemend provinciesecretaris aanwijzen.
Artikel 16 Verlof
Vakantie- en buitengewoon verlof wordt de provinciesecretaris overeenkomstig de daarvoor gestelde regels verleend door de Commissaris van de Koning als vertegenwoordiger van Gedeputeerde Staten.
Artikel 17 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college van Gedeputeerde Staten.
Artikel 18 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als 'Instructie voor de secretaris van de Provincie Zeeland 2014'.
Artikel 19 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin de regeling wordt gepubliceerd.
 
Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van 7 oktober 2014.
 
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
A.W. Smit, secretaris
 
Uitgegeven 14 oktober 2014.
De secretaris, A.W. Smit
Naar boven