L4 REGELING MELDING MISSTAND PROVINCIE ZUID-HOLLAND 2012

Vastgesteld door Gedeputeerde Staten bij besluit van 17 januari 2012

‌

Paragraaf 1 Algemeen

‌

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. ambtenaar: medewerker, werkzaam bij de provincie Zuid-Holland;

• b. vermoeden van een misstand: een vermoeden van:

  • schending van regelgeving, beleidsregels of voorschriften opgenomen in de provinciale integriteitsnota;

  • een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu;

  • een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst.

• c. EAA: Eenheid Audit en Advies;

• d. vertrouwenspersoon: persoon die als zodanig door de provincie is aangewezen;

• e. melder: degene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld;

• f. commissie: Commissie integriteit provincies;

• g. CAP: Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies.

• h. PPO: afdeling Personeel, Processen en Organisatie

‌

Paragraaf 2 Interne procedure

‌

Artikel 2 Interne melding

• 1. De ambtenaar die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dat bij zijn direct-leidinggevende of, als het vermoeden van een misstand betrekking heeft op zijn direct-leidinggevende, bij zijn naast hogere leidinggevende. Indien de ambtenaar melding aan zijn leidinggevenden niet wenselijk acht, kan hij een vermoeden van een misstand melden bij een vertrouwenspersoon, bij een medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO of rechtstreeks bij de secretaris.

• 2. De leidinggevende, de vertrouwenspersoon of de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO stelt de secretaris onverwijld op de hoogte van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen.

• 3. In een gesprek met de ambtenaar wiens handelen onderwerp van de melding is, bepaalt de secretaris of een vooronderzoek, bedoeld in artikel 3, dan wel een integriteitsonderzoek, bedoeld in artikel 4 moet worden gestart. Van dit gesprek wordt door de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO een verslag opgesteld, waarvan een afschrift naar de betrokken ambtenaar wordt gestuurd.

• 4. Indien de secretaris onderwerp van de melding is, wordt in afwijking van het tweede lid, de Commissaris van de Koningin onverwijld door de leidinggevende, de vertrouwenspersoon of de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO op de hoogte gesteld van het gemelde vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen. De Commissaris van de Koningin treedt in dat geval in het kader van deze regeling in de plaats van de secretaris.

• 5. Met de melding wordt vertrouwelijk omgegaan. Indien de melder dit wenst, wordt zijn melding anoniem behandeld.

‌

Artikel 3 Vooronderzoek

• 1. De secretaris geeft de EAA schriftelijk opdracht tot het starten van een vooronderzoek naar aanleiding van de melding bedoeld in artikel 2. Hij informeert hierover de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO, de melder, de ambtenaar wiens handelen onderwerp van onderzoek is en zijn direct leidinggevende. Indien de EAA of medewerkers daarvan zelf onderwerp zijn van de melding als bedoeld in artikel 2, of indien er zwaarwegende redenen aanwezig zijn, wijst de secretaris een andere, eventueel externe, onderzoeker aan.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan de secretaris, afhankelijk van de aard en ernst van het gemelde vermoeden van misstand, besluiten om zonder vooronderzoek een integriteitsonderzoek, bedoeld in artikel 4, te starten.

• 3. Het vooronderzoek heeft als doel de secretaris te adviseren omtrent het al dan niet starten van een integriteitsonderzoek.

• 4. In het vooronderzoek wordt bepaald of en zo ja, welk vermeend vermoeden van misstand als bedoeld in artikel 1, onder b, de melding behelst en wordt onderzoek gedaan naar de achtergrond en reikwijdte van de melding en de ernst van de schending.

• 5. Over de uitkomsten van het vooronderzoek inclusief het in het derde lid bedoelde advies wordt door de EAA schriftelijk aan de secretaris gerapporteerd binnen vier weken nadat de opdracht is ontvangen. Indien de uitkomsten van het vooronderzoek en het advies niet binnen voornoemde periode gereed zijn, stelt de EAA de secretaris hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte onder vermelding van de termijn waarbinnen aan de secretaris over de uitkomsten van het vooronderzoek en het advies gerapporteerd zal worden.

• 6. De secretaris beslist naar aanleiding van de rapportage of een integriteitsonderzoek wordt ingesteld. De melder wordt op de hoogte gesteld van dit besluit. Indien de melding aan de vertrouwenspersoon, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, is gedaan, wordt tevens de vertrouwenspersoon van het besluit op de hoogte gesteld.

‌

Artikel 4 Integriteitsonderzoek

• 1. De secretaris geeft de EAA schriftelijk opdracht tot het starten van een integriteitsonderzoek.

• 2. Het doel van het integriteitsonderzoek is het vaststellen of sprake is van een misstand.

• 3. De secretaris stelt:

  • Gedeputeerde Staten;

  • de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO;

  • de direct-leidinggevende van de melder;

  • de direct-leidingevende van de medewerker, wiens handelen onderwerp van onderzoek is of de leidinggevende van het organisatieonderdeel waarop het integriteitsonderzoek betrekking heeft, schriftelijk op de hoogte van het integriteitsonderzoek.

4.De direct-leidinggevende stelt de betrokken medewerker op de hoogte van het integriteitsonderzoek.

‌

Artikel 5 Concretisering melding

• 1. Door de EAA wordt, in overleg met de melder, de melding verder uitgewerkt en in een document vastgelegd. Hierin wordt geconcretiseerd welk vermeend vermoeden van misstand als bedoeld in artikel 1, onder b, de melding behelst.

• 2. Tenzij de melder heeft aangegeven anoniem te willen blijven, ondertekent hij het in het eerste lid bedoelde document en ontvangt hiervan een kopie. Met de ondertekening geniet de ambtenaar de bescherming tegen benadeling bedoeld in artikel 16.

• 3. Een kopie van het document als bedoeld in het eerste lid wordt door de EAA ter kennisgeving aan de secretaris gezonden. De direct-leidinggevende van de medewerker dan wel de leidinggevende van het organisatieonderdeel waarop het integriteitsonderzoek betrekking heeft, ontvangt een geanonimiseerde versie van het document.

‌

Artikel 6 Uitvoering integriteitsonderzoek

• 1. De werkwijze zoals gehanteerd tijdens het integriteitsonderzoek is vastgelegd in de Richtlijnen integriteitsonderzoek, die als bijlage 1 onderdeel uitmaken van deze regeling.

• 2. Na raadpleging van de EAA adviseert de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO aan de provinciesecretaris over de noodzaak van schorsing van de medewerker, wiens handelen onderwerp van onderzoek is.

• 3. De EAA kan betrokken medewerkers in het kader van het integriteitsonderzoek, zonder tussenkomst of toestemming van de direct-leidinggevende benaderen. Betrokken medewerkers ontvangen een kopie van deze regeling.

• 4. Het integriteitsonderzoek dient binnen 12 weken na de datum van tekening van het document als bedoeld in artikel 5, eerste lid te zijn afgerond. De voornoemde termijn kan door de EAA worden verlengd. De melder en de secretaris worden hiervan tijdig schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld onder vermelding van de termijn waarbinnen de EAA haar definitieve rapport uitbrengt.

• 5. De geconcretiseerde melding als bedoeld in artikel 5 wordt onderzocht op basis van objectief feitenonderzoek.

• 6. Het feitenonderzoek kan onder meer geschieden door documentenonderzoek en mondelinge interviews.

• 7. De EAA legt bij mondelinge interviews het gespreksverslag ter controle op feitelijke onjuistheden aan de betreffende medewerker voor. Betrokkene dient de correcties binnen vijf werkdagen kenbaar te maken. De EAA kan op verzoek van betrokkene bepalen dat deze termijn met maximaal vijf dagen wordt verlengd.

‌

Artikel 7 Rapportage

• 1. De EAA legt de uitkomsten van het onderzoek door middel van een conceptrapportage ter controle op feitelijke onjuistheden voor aan de melder en aan de direct-leidinggevende van de medewerker, wiens handelen onderwerp van onderzoek is of van het organisatieonderdeel, waarop het integriteitsonderzoek betrekking heeft.

• 2. De EAA verstrekt aan de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO een exemplaar van de conceptrapportage, alsmede de verslagen van de door haar gehouden interviews.

• 3. De EAA corrigeert het rapport op de feitelijke onjuistheden.

• 4. De EAA biedt het definitieve rapport aan de secretaris en aan de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO aan en licht deze, indien daaraan behoefte bestaat, mondeling toe.

• 5. De EAA verstrekt het definitieve rapport aan de melder en aan de direct-leidinggevende van de medewerker wiens handelen onderwerp van onderzoek is, of aan de leidinggevende van het organisatieonderdeel waarop het integriteitsonderzoek betrekking heeft en stelt hen in de gelegenheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk commentaar op het rapport te sturen naar de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO. De EAA kan op verzoek van betrokkenen bepalen dat deze termijn met maximaal vijf werkdagen wordt verlengd.

• 6. De medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO adviseert naar aanleiding van het rapport over de eventueel te nemen maatregelen, zowel in individuele als organisatorische zin. Blijkt uit het rapport dat van een strafbaar feit sprake is, wordt hiervan aangifte gedaan bij de politie.

• 7. De secretaris stelt Gedeputeerde Staten door middel van het rapport, de schriftelijke commentaren en het advies van de medewerker van het cluster Arbeidsverhoudingen van PPO op de hoogte van de uitkomsten van het onderzoek. Gedeputeerde Staten nemen hierover zo spoedig mogelijk een standpunt in.

• 7. Indien de melder heeft aangegeven anoniem te willen blijven, levert de EAA een geanonimiseerde versie van de conceptrapportage, bedoeld in het eerste lid, en van het definitief rapport, bedoeld in het vierde lid, op.

• 8. De secretaris stelt de melder zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van het standpunt van Gedeputeerde Staten. Ook de direct-leidinggevende van de melder en de direct-leidinggevende van de medewerker wiens handelen onderwerp van onderzoek is of de leidinggevende van het organisatieonderdeel waarop het integriteitsonderzoek betrekking heeft, worden door de secretaris van het standpunt van Gedeputeerde Staten op de hoogte gesteld.

‌

Paragraaf 3 Externe procedure

‌

Artikel 8 Commissie integriteit provincies

• 1. Er is een Commissie integriteit provincies. Als zodanig treedt op de Commissie integriteit overheid die is ingesteld voor de sectoren rijk, politie en defensie.

• 2. De commissie heeft tot taak een door een ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie te onderzoeken en Gedeputeerde Staten daaromtrent te adviseren.

‌

Artikel 9 Externe melding

• 1. De ambtenaar kan het vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie melden bij de commissie, indien hij het niet eens is met standpunt van Gedeputeerde Staten, bedoeld in artikel 7, zevende lid.

• 2. De ambtenaar doet de melding schriftelijk binnen zes weken na ontvangst van het standpunt van Gedeputeerde Staten.

• 3. In afwijking van het bepaalde in paragraaf 2 kan de ambtenaar een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie rechtstreeks schriftelijk melden bij de commissie, indien zwaarwegende belangen toepassing van dat artikel in de weg staan.

‌

Artikel 10 Werkwijze van de commissie

• 1. De commissie:

  • a. bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding aan de ambtenaar die de melding heeft gedaan;

  • b. informeert schriftelijk Gedeputeerde Staten over de melding;

  • c. informeert schriftelijk de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

• 2. De commissie maakt de identiteit van de ambtenaar die overeenkomstig artikel 9 een melding heeft gedaan, op diens verzoek niet bekend.

‌

Artikel 11 Onderzoek commissie

• 1. Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht, stelt zij een onderzoek in en brengt hiervan de secretaris op de hoogte.

• 2. De secretaris verstrekt de commissie alle inlichtingen die zij voor de vorming van haar oordeel en advies nodig acht. Wanneer de inhoud van bepaalde, door Gedeputeerde Staten verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van de provincie dient te blijven, wordt dit aan de commissie meegedeeld.

‌

Artikel 12 Niet-ontvankelijkheid

• 1. De commissie adviseert Gedeputeerde Staten binnen acht weken schriftelijk en gemotiveerd de melding van een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie niet-ontvankelijk te verklaren, indien:

  • a. er naar het oordeel van de commissie geen sprake is van een misstand of van een misstand van voldoende gewicht;

  • b. de ambtenaar de procedure, bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd, tenzij hij de melding naar het oordeel van de commissie op goede gronden rechtstreeks schriftelijk aan de commissie heeft gedaan, als bedoeld in artikel 9, derde lid;

  • c. de ambtenaar de procedure, bedoeld in artikel 2 wel heeft gevolgd, maar er nog geen standpunt van Gedeputeerde Staten is ontvangen, als bedoeld in artikel 7, zevende lid.

• 2. De commissie zendt de ambtenaar een afschrift van het advies.

‌

Artikel 13 Inhoudelijk advies

• 1. Indien de commissie het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk acht, legt zij binnen acht weken haar bevindingen schriftelijk en gemotiveerd neer in een advies aan Gedeputeerde Staten.

• 2. De commissie kan de in het eerste lid genoemde termijn van acht weken met maximaal vier weken verlengen. De commissie stelt Gedeputeerde Staten en de ambtenaar van deze verlenging in kennis.

• 3. De commissie zendt de ambtenaar een afschrift van het advies met inachtneming van het mogelijk vertrouwelijke karakter van aan de commissie verstrekte inlichtingen.

• 4. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het mogelijk vertrouwelijke karakter van aan de commissie verstrekte informatie en van de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die de commissie geëigend acht, tenzij naar het oordeel van de commissie zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Kosten van de openbaarmaking komen ten laste van de provincie.

• 5. Het advies van de commissie wordt niet eerder openbaar gemaakt dan nadat Gedeputeerde Staten hun standpunt over het gemelde vermoeden van een misstand en over het daarop betrekking hebbende advies van de commissie aan de ambtenaar hebben meegedeeld.

• 6. Indien de commissie van oordeel is dat er sprake is van een situatie die onmiddellijk optreden noodzakelijk maakt, adviseert zij Gedeputeerde Staten om, lopende het onderzoek, passende voorlopige maatregelen te treffen.

‌

Artikel 14 Standpunt naar aanleiding van het advies van de commissie

• 1. Gedeputeerde Staten bepalen op basis van het advies van de commissie, bedoeld in de artikelen 12 en 13, hun standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand en stellen de ambtenaar, de commissie en de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, binnen vier weken na ontvangst van dit advies, schriftelijk op de hoogte van hun standpunt.

• 2. Als toepassing is gegeven aan artikel 10, tweede lid, stuurt de commissie het standpunt van Gedeputeerde Staten door aan de ambtenaar.

‌

Artikel 15 Jaarverslag

• 1. De commissie stelt jaarlijks een verslag op en biedt dit aan Gedeputeerde Staten aan.

• 2. In dat verslag worden in geanonimiseerde vorm vermeld:

  • a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand;

  • b. het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid;

  • c. het aantal ondernomen onderzoeken dat de commissie heeft verricht, en

  • d. het aantal adviezen en de aard van de adviezen die de commissie heeft uitgebracht.

‌

Artikel 16 Bescherming ambtenaar tegen benadeling

• 1. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de ambtenaar bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen ondervindt van de door hem gedane melding overeenkomstig deze regeling. Onder nadelige gevolgen worden in elk geval verstaan besluiten ten aanzien van de ambtenaar die strekken tot:

  • a. het verlenen van ongevraagd ontslag;

  • b. het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

  • c. het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een aanstelling voor onbepaalde tijd;

  • d. de opgelegde benoeming in een andere functie;

  • e. het treffen van ordemaatregelen, schorsing en disciplinaire straffen als bedoeld in hoofdstuk G van de CAP;

  • f. het onthouden van een salarisverhoging, van een incidentele beloning voor prestaties of extra inzet en van toelagen, uitkeringen of vergoedingen als bedoeld in hoofdstuk C van de CAP;

  • g. het onthouden van promotiekansen;

  • h. het afwijzen van een verlofaanvraag, voor zover dit besluit wordt genomen vanwege een door de ambtenaar gedane melding overeenkomstig deze regeling.

• 2. Het bepaalde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op de ambtenaar die te goeder trouw een vermoeden van een misstand in een andere dan de provinciale organisatie volgens de in die organisatie geldende regels bij die organisatie heeft gemeld. De bescherming geldt slechts als de ambtenaar:

  • a. uit hoofde van zijn functie met die organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt;

  • b. uit hoofde van zijn functie kennis heeft gekregen van de misstand die wordt vermoed;

  • c. het vermoeden van de misstand in die andere organisatie tijdig vooraf bij zijn leidinggevende heeft gemeld;

  • d. zich heeft gehouden aan de afspraken die de provincie met hem heeft gemaakt en de aanwijzingen die de provincie hem heeft gegeven ter zake van een eventuele melding van de vermoede misstand.

‌

Artikel 17 Bescherming vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 tegen benadeling als gevolg van het uitoefenen van zijn in deze regeling vastgelegde taken.

‌

Artikel 18 Intrekking oude regeling

De Procedureregeling melding misstand provincies 2005 wordt ingetrokken.

‌

Artikel 19 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2012.

Artikel 20 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling melding misstand provincie Zuid-Holland 2012.

‌

BIJLAGE 1, als bedoeld in artikel 6, eerste lid van de Regeling melding misstand provincie Zuid-Holland 2012

‌

Richtlijnen integriteitsonderzoek

‌

De EAA zal het onderzoek volgens onderstaande richtlijnen uitvoeren. De secretaris kan bepalen dat, in geval van zwaarwegende redenen, van deze richtlijnen wordt afgeweken. De melder wordt hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Indien een andere, eventueel externe partij het onderzoek uitvoert, dient deze partij het onderzoek conform onderstaande richtlijnen uit te voeren.

• 1. Het onderzoek wordt door minimaal twee onderzoekers uitgevoerd. Bij het vooronderzoek is het hoofd EAA één van de twee onderzoekers.

• 2. De belangen en reguliere werkzaamheden van de onderzochte organisatieonderdelen worden zoveel als mogelijk gerespecteerd.

• 3. De vertrouwelijkheid van informatie zal zoveel mogelijk in acht genomen worden.

• 4. Bij documentenonderzoek zal de EAA:

  • de documenten zelf opvragen bij het betreffende organisatieonderdeel;

  • de documenten gedurende het onderzoek in bewaring houden;

  • kopieën maken van de documenten indien het betreffende organisatieonderdeel daarom verzoekt.

• 5. Bij mondelinge interviews zal de EAA:

  • in de uitnodiging het doel van het gesprek en de gespreksonderwerpen melden;

  • de gesprekken met minimaal twee onderzoekers voeren;

  • een gespreksverslag opstellen;

  • het gespreksverslag ter controle op feitelijke onjuistheden aan de betrokken medewerker laten lezen.

  • de betrokken medewerker vijf werkdagen de tijd geven om het gespreksverslag op feitelijke onjuistheden te corrigeren. De EAA kan op verzoek van betrokkene bepalen dat deze termijn met maximaal vijf werkdagen wordt verlengd.

• 6. De EAA is gemachtigd om in het kader van een vooronderzoek dan wel integriteitsonderzoek persoonsgebonden informatie op te vragen binnen de provinciale organisatie.