ARCHIEFVERORDENING OMGEVINGSDIENST ZUID- HOLLAND ZUID

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 27 maart 2014 houdende de vaststelling van regels ten aanzien van archivering

‌

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

‌

Gezien:

- het voorstel van het dagelijks bestuur van 7 maart 2014 tot wijziging van de archiefverordening Omgevingsdienst ZHZ;

‌

Gelet op:

• artikel 40 van de Archiefwet;

• artikel 41 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

‌

Besluit :

‌

vast te stellen

de Archiefverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

‌

HOOFDSTUK I Algemene bepalingen

‌

Artikel 1
Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.	algemeen bestuur:	het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;
b.	archiefbescheiden:	de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, betreffende de taken van de Omgevingsdienst, alsmede bescheiden ongeacht hun vorm die verband houden met de taken die door de deelnemers zijn gemandateerd aan de Omgevingsdienst;
c.	archiefbewaarplaats:	de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht, als bedoeld in artikel 41, derde lid van de regeling;
d.	archiefruimte:	een ruimte, bedoeld in artikel 1 onder e van de wet bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
e.	archivaris:	de overeenkomstig artikel 40, tweede lid juncto artikel 32, eerste en tweede lid van de wet benoemde archivaris van de gemeente Dordrecht;
f.	beheerder:	degene die ingevolge deze verordening is belast met het beheer van archiefbescheiden van de Omgevingsdienst, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
g.	dagelijks bestuur:	het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;
h.	deelnemers:	de deelnemers, bedoeld in artikel 1 onder e van de regeling;
i.	directeur:	de directeur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 30 van de regeling;
j.	informatiesysteem:	systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
k.	Omgevingsdienst:	de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, bedoeld in artikel 2 van de regeling;
l.	regeling:	de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;
m.	wet:	de Archiefwet 1995.

Artikel 2
Taak Omgevingsdienst

• 1. De Omgevingsdienst is zorgdrager van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst.

• 2. De Omgevingsdienst beheert de archiefbescheiden die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Omgevingsdienst en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van de aan de Omgevingsdienst gemandateerde taken.

HOOFDSTUK II De zorg van het dagelijks bestuur voor archiefbescheiden

Artikel 3
Taak dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur draagt, overeenkomstig artikel 41, tweede lid van de regeling, zorg voor het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten, voor zover deze bescheiden niet naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht zijn overgebracht, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

De Omgevingsdienst beheert de in artikel 2, tweede lid, bedoelde archiefbescheiden tot het moment waarop ze worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats.

Artikel 4
Eigenaarschap van dossiers

De Omgevingsdienst wordt geen eigenaar van de archiefbescheiden die ontvangen of gecreëerd worden op grond van de taken en bevoegdheden die de Omgevingsdienst namens bestuursorganen van de provincie of de regiogemeenten uitvoert in mandaat.

Artikel 5
Voorschriften

Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst en zijn organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 6
Beheerder(s)

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 7
Personeel

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden, ongeacht hun vorm.

Artikel 8
Vervaardiging en bewaring bescheiden

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 9
Kosten

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de ontwerpbegroting van de omgevingsdienst voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 10
Verslag

Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan het algemeen bestuur omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 41 van de regeling.

‌

HOOFDSTUK III Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 11
Archiefbewaarplaats

Ingevolge artikel 41, derde lid, van de regeling is de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht aangewezen voor de bewaring van de op grond van de artikelen 12 en 13 van de wet over te brengen archiefbescheiden van de Omgevingsdienst.

In afwijking van het eerste lid worden de archiefbescheiden die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Omgevingsdienst en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van de aan de Omgevingsdienst gemandateerde taken, overeenkomstig artikel 41, vijfde lid van de regeling, overgedragen aan de door de desbetreffende deelnemer aangewezen archiefbewaarplaats.

Artikel 12
Voorschriften

De terzake van de archiefbewaarplaats door het bestuur van de gemeente Dordrecht gegeven voorschriften zijn van toepassing.

‌

HOOFDSTUK IV Het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

Artikel 14
Taak archivaris

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst en zijn organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 15
Taak directeur

De directeur houdt een register bij waarin de volgende besluiten zijn opgenomen:

• a. de tekst van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

• b. besluiten houdende de delegatie van bevoegdheden van het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur;

• c. besluiten houdende de instelling van een adviescommissie of een bestuurscommissie als bedoeld in de artikelen 21, 21a en 22 van de regeling, met inbegrip van besluiten houdende delegatie of mandatering van bevoegdheden aan een hiervoor bedoelde commissie;

• d. besluiten houdende de verlening van mandaat, volmacht en machtiging door het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter;

• e. besluiten houdende de verlening van mandaat, volmacht en machtiging door bestuursorganen van de deelnemers in de regeling aan organen en functionarissen van de Omgevingsdienst;

• f. alle ondermandaatbesluiten, genomen krachtens een besluit als bedoeld onder d en e;

• g. alle instructies, wijzigingsbesluiten en andere besluiten die betrekking hebben op de onder a tot en met f genoemde besluiten, en

• h. alle besluiten die betrekking hebben op de verdeling, toedeling en uitoefening van bevoegdheden binnen de Omgevingsdienst.

Artikel 16
Vervanging archivaris

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het toezicht als bedoeld in artikel 14, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 17
Systeem

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die hem vervangt of bijstaat alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

De archivaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 18 Informatie

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 19 Verplichtingen beheerders

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van de Omgevingsdienst of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimte als archiefruimte;

• c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, en

• e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 20 Verslag archivaris

De archivaris doet eenmaal per jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

‌

HOOFDSTUK V Slotbepalingen

Artikel 23 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

Artikel 24 Bekendmaking en inwerkingtreding

• 1. Het besluit van het algemeen bestuur van 7 december 2010 tot vaststelling van de Archiefverordening Omgevingsdienst ZHZ 2011 wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop dit besluit in werking treedt.

• 2. Deze verordening wordt bekendgemaakt in het provinciaal blad van de provincie Zuid-Holland.

• 3. Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 27 maart 2014.

De directeur,

Mr. R. Visser

De voorzitter,

Mr. R.A. Janssen

Toelichting

De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten:

• de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur van de Omgevingdienst draagt voor de archieven van de Omgevingsdienst en zijn organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De Archiefverordening is niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.

‌

Als voornaamste wijzigingen van de Archiefverordening kunnen worden genoemd:

• De toevoeging aan de Archiefverordening dat de Omgevingsdienst - naast zorgdrager van haar eigen archiefbescheiden - ook de archiefbescheiden beheert die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Omgevingsdienst en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van de aan de Omgevingsdienst gemandateerde taken;

• Actualisering en wijziging van het archieftoezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, naar aanleiding van de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

‌

De wijziging van het Archiefwet omvat in hoofdzaak het verplaatsen van de zorg over provinciale archiefbescheiden na overbrenging naar een archiefbewaarplaats, van de Minister van OCW naar gedeputeerde staten. Daardoor zijn gedeputeerde staten zorgdrager geworden. De functie van provinciaal archiefinspecteur is vervallen en er is nu een nieuwe wettelijke - niet verplichte - functionaris: de provinciearchivaris. Voor de provincie Zuid-Holland is een provinciearchivaris benoemd. De provinciearchivaris is in ieder geval belast met het toezicht over het beheer van de provinciale archiefbescheiden, zolang die nog niet zijn overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats. Hiermee wordt de regeling overeenkomstig met die voor gemeenten (en waterschappen).

‌

Gelet op voorgaande en hoofdstuk VII van de Archiefwet betekent dit dat de Omgevingsdienst, als GR, voor wat betreft het archieftoezicht op het beheer van de archiefbescheiden te maken heeft met een gemeente- en provinciearchivaris. Omwille van de werkbaarheid wordt het archieftoezicht op het beheer van archiefbescheiden van de Omgevingsdienst en haar organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, belegd bij de gemeentearchivaris van de gemeente Dordrecht. Waar nodig, zorgen de provinciearchivaris en gemeentearchivaris voor onderlinge afstemming.

‌

In het Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst ZHZ, vastgesteld door het dagelijks bestuur op 7 maart 2014, zijn voorschriften vastgelegd ter nadere uitwerking van de Archiefverordening.