36 410 XVII Vaststelling van de begrotingsstaat van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (XVII) voor het jaar 2024

Nr. 10 BRIEF VAN DE MINISTER VOOR BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 december 2023

Middels deze brief wil ik u informeren over twee gegrond verklaarde fraudemeldingen. Conform de afspraak die tijdens de Begrotingsbehandeling 2021 is gemaakt, informeer ik uw Kamer middels een Kamerbrief op geanonimiseerde basis over gegrond verklaarde fraudezaken met een (Nederlandse) financiële impact van minimaal € 100.000.

Graag maak ik ook van de gelegenheid gebruik u, ter achtergrond, te informeren over het interne proces rondom fraudemeldingen en het beleid ten aanzien van fraude en corruptie bij door BHOS en BZ gefinancierde activiteiten.

Gegrond verklaarde fraudemeldingen

22–111 – Jemen

Een internationale organisatie heeft een onderzoek uitgevoerd naar vermoedens van fraude bij twee leveranciers. Dit onderzoek heeft bevestigd dat er sprake was van frauduleuze overboekingen bij twee sub-leveranciers. Met de fraude is een bedrag van € 1.931.284 gemoeid. Het aandeel van mijn ministerie hierin bedraagt € 254.929.

De internationale organisatie heeft het bedrag teruggevorderd. Inmiddels is het volledige bedrag ontvangen van de leveranciers en heeft het niet geleid tot financiële schade voor mijn begroting. De zaak is daarnaast ook gemeld aan de lokale autoriteiten.

23–038 – Jordanië

Een contractpartner heeft bij een landenkantoor in Jordanië een extern accountantsonderzoek laten uitvoeren. Hieruit kwam naar voren dat een bedrag ter waarde van € 477.932 is aangemerkt als frauduleus, waarvan € 217.260 ten laste van BZ-middelen valt. Verder is ook aangetoond dat bij een deel van de uitgaven niet is voldaan aan de interne financiële procedures. Uit het onderzoeksrapport bleek dat fraude is gepleegd door een aantal, inmiddels ex-, werknemers van het kantoor. De resultaten lieten zien dat onder meer sprake was van ontbrekende documentatie bij betalingen en belangenverstrengeling met uitvoerende partners.

De organisatie heeft, nadat het vermoeden naar voren kwam, het interne controlesysteem aangescherpt, onder andere door de controles op de uitgaven te versterken en het gebruik van cheques af te schaffen. Tevens verkent de organisatie de mogelijkheden tot juridische stappen tegen betrokkenen. De organisatie heeft toegezegd het onrechtmatige bedrag te zullen terugbetalen. Het ministerie is op dit moment bezig een verzoek tot terugbetaling op te stellen.

Proces fraudemeldingen

Graag geef ik uw Kamer hierbij ook meer inzicht in de omgang met fraudemeldingen binnen door BZ en BHOS gefinancierde activiteiten.

Vermoedens van fraude en corruptie rond BZ-gefinancierde activiteiten worden bij het BZ Expertise Centrum Malversaties (ECM) gemeld. In de praktijk wordt dit gedaan door de budgethouder op het ministerie of de post, door contractpartners, of door externe melders.¹ Het ministerie voert een zero-tolerance for inaction beleid aangaande fraude en corruptie. Dit houdt in dat het ministerie verwacht dat ieder gefundeerd vermoeden van fraude en corruptie wordt onderzocht, dat het ministerie hierover direct geïnformeerd wordt en eventueel passende maatregelen worden genomen.

Fraudevermoedens worden door het Expertisecentrum Malversaties (ECM) geregistreerd. Afhankelijk van de ernst en inhoud van de melding worden vervolgstappen bepaald. Vervolgstappen zijn – bijvoorbeeld – het instellen van een (accountants)onderzoek, een gesprek met de betrokken organisatie en/of melder, en het opschorten van lopende betalingen. Daarnaast wordt de betrokken Directeur-Generaal van een melding op de hoogte gesteld, waarbij uiteraard de anonimiteit van eventuele melders gewaarborgd wordt.

Wanneer het ECM, op basis van een (forensisch of accountants-) onderzoek, een fraudemelding als gegrond aanmerkt, worden stappen genomen om de financiële schade niet ten laste te laten komen van de BZ-begroting. Dit kan bijvoorbeeld door het in gang zetten van een terugvorderingsprocedure, of door het lager vaststellen van een subsidie.

Preventie

Een deel van de door BZ gefinancierde activiteiten vindt plaats in fragiele en volatiele regio’s en omstandigheden, waarbinnen het risico op fraude en corruptie per definitie groter is. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken zet voor de BZ- en BHOS-programma’s permanent in op de toepassing en doorontwikkeling van risicomanagement om de kans op succesvolle projectimplementatie te vergroten en de kans op onregelmatigheden en afwijkingen, bijvoorbeeld als gevolg van fraude of corruptie, te verkleinen. Het ministerie speelt hier primair op in door inzet van risicomanagers en het opstellen van een zogeheten risicoparagraaf voor alle – potentiële – nieuwe activiteiten. Bij de risicoparagraaf worden risico’s op fraude en corruptie op context-, programma- en organisatieniveau ingeschat, alsmede mitigerende maatregelen geformuleerd om zowel de kans als de impact van deze risico’s te minimaliseren. Om de kwaliteit van adequate risico-inschattingen te waarborgen, is er, los van de inzet van risicomanagers, een opleidingsmodule voor betrokken medewerkers. Daarnaast dient iedere organisatie waar het ministerie een contract boven € 1 miljoen mee aangaat, een integriteitsanalyse (i.e. Organisational Risk and Integrity Assessment) te doorlopen.

In het geval van bewezen fraude of corruptie sluit het Ministerie de betreffende organisatie dan wel uit van vervolgfinanciering, dan wel wordt er toegezien op implementatie van geleerde lessen en verbeterde controle- en monitoringsmechanismen om de kans op herhaling te verkleinen. Evengoed scherpt het ministerie haar eigen procedures en monitoring aan op basis van geleerde lessen.

Informatievoorziening

Het ministerie informeert uw Kamer over fraudezaken op drie verschillende manieren. Allereerst verschijnen alle gegrond verklaarde zaken in het departementaal jaarverslag, zoals vastgelegd in de Nota Beheer en Toezicht uit 1998.² Daarnaast is tijdens de Begrotingsbehandeling BHOS 2021 afgesproken dat ik uw Kamer middels een Kamerbrief tussentijds op geanonimiseerde basis zal informeren over gegrond verklaarde fraudezaken met een (Nederlandse) financiële impact van minimaal € 100.000. Tot slot worden alle gegrond verklaarde malversaties ook digitaal vermeld op het openbaar toegankelijke OS-portaal.

De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, G.E.W. van Leeuwen

---

1 Gebruik wordt gemaakt van de term melder in plaats van klokkenluider, omdat niet altijd sprake is van een klokkenluider zoals bedoeld onder de Wet Huis voor Klokkenluiders en/of Directive 2019/1937 van het Europese parlement en de Raad van de EU.

2 Document Nota Beheer en Toezicht 1998.