36 360 V Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2022

Nr. 8 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 7 juni 2022

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer over de brief van 17 mei 2023 inzake het rapport Resultaten verantwoordingsonderzoek 2022 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 36 360 V, nr. 2).

De Algemene Rekenkamer heeft deze vragen beantwoord bij brief van 7 juni 2023. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Rudmer Heerema

De griffier van de commissie, Westerhoff

Vraag 1

Ziet de Algemene Rekenkamer de jaarlijkse stijging van zowel de verplichtingen als de uitgaven als een potentieel risico voor de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken?

Een jaarlijkse stijging van zowel de verplichtingen als de uitgaven is als zodanig geen risico. In hoeverre sprake is van een risico – bijvoorbeeld het risico dat houdbaarheid overheidsfinanciën onder druk komt te staan – vergt een nadere analyse.

Vraag 2

Voorziet de Algemene Rekenkamer problemen bij het in de praktijk brengen van het plan omtrent strategisch vastgoedbeheer?

We voorzien niet direct problemen, maar hebben tijdens ons onderzoek wel aandachtspunten gesignaleerd met het oog op verbetering van het beheer en het beperken van kosten. Zo dient de vastgoedinformatie snel op orde gebracht te worden zodat de Minister van Buitenlandse Zaken een adequaat, actueel en integraal inzicht heeft in de vastgoedportefeuille. Ook dient er een financieel model en begroting te komen, duidelijk uitgesplitst naar de verschillende soorten onderhoud zodat men beter inzicht krijgt in de financiële behoeften van het vastgoedbeheer. Onderscheid tussen regulier en planmatig onderhoud is hierbij belangrijk. Verder zit er een risico in het huidige systeem van de middelenafspraak; deze dient voor aan- en verkopen te zijn, eventueel aangevuld met renovaties, maar niet voor onderhoud. Tot slot dient het risicomanagement van het vastgoedbeheer verder doorontwikkeld te worden.

Vraag 3

Kan de Algemene Rekenkamer een inschatting maken van de huidige invloed van geopolitieke ontwikkelingen op de Nederlandse vastgoedportefeuille in het buitenland?

De Minister van Buitenlandse Zaken kan een betere inschatting maken van geopolitieke ontwikkelingen dan de Algemene Rekenkamer. Daarom is het volgens ons aan hem om deze vraag te beantwoorden.

Vraag 4

Wanneer is het budget voor onderhoud en investeringen in het vastgoed volgens u wel toereikend? Zijn er afspraken of vuistregels om te bepalen wat een toereikend budget is? Hoe wordt dit bij andere departementen geregeld?

De essentie is in het geval van onderhoud vrij eenvoudig. Het budget hiervoor is voldoende als er geen achterstallig onderhoud (meer) is. Hierbij valt een onderscheid te maken tussen storingsonderhoud, regulier (jaarlijks) onderhoud en planmatig onderhoud.

Bij investeringen dient een onderscheid gemaakt te worden tussen investeringen in het kader van planmatig onderhoud en investeringen in het kader van aan- en verkoop. De laatste categorie laten wij hier buiten beschouwing, omdat dit afhankelijk is van strategische keuzes. Voor investeringen in het kader van planmatig onderhoud, zoals renovaties en verduurzamingsprojecten, geldt dat er een solide meerjarenonderhoudsprognose (of -begroting) moet zijn, waarbij de Minister van Buitenlandse Zaken borgt dat er een redelijke gelijke verdeling van kosten is op jaarbasis en dat er geen grote pieken in de (begrote) uitgaven zitten.

De randvoorwaarde voor het bovenstaande is een vastgoedsysteem, waarin adequate, actuele en integrale informatie over alle objecten is opgenomen. Dit stelt een organisatie in staat om een goed onderbouwde meerjarenonderhoudsprognose te maken en in control te zijn over de uitgaven voor vastgoedonderhoud en -investeringen.

Een ministerie met vergelijkbare problemen is het Ministerie van Defensie. Hier was tot 2022 geen actueel en integraal inzicht in de staat van het vastgoed. Tevens was er onvoldoende budget voor vastgoed beschikbaar. Er ging steeds meer geld naar het verhelpen van storingen waardoor onvoldoende geld beschikbaar was voor het reguliere onderhoud. Hierdoor ging de kwaliteit van de vastgoedportefeuille ieder jaar steeds verder achteruit. Zo was het aantal gebouwen met meer dan 2 onacceptabele gebreken opgelopen van 45% in 2016 naar meer dan 60% in 2021. Inmiddels is daar een solide rekenmodel ontwikkeld en een strategisch plan voor investeringen om toe te werken naar een beheersbare en duurzame vastgoedportefeuille, waar budget en onderhoud ook in de toekomst weer in balans zijn¹.

Vraag 5

Wat zijn de consequenties van een significante overschrijding van de tolerantiegrens, zoals geconstateerd bij artikel 4, «Consulaire dienstverlening en uitdragen Nederlandse waarden»»?

De overschrijding van de tolerantiegrens bij artikel 4, «Consulaire dienstverlening en uitdragen Nederlandse waarden» is het gevolg van het niet naleven van de regels die gelden voor het budgetrecht. Door de overschrijding moeten wij ons oordeel op het niveau van het begrotingsartikel aanpassen en het niet naleven van de regelgeving vermelden. Het is vervolgens aan uw Kamer – bij de behandeling van het jaarverslag, de slotwet en bij het verlenen van decharge voor het gevoerde financieel beheer – om te bepalen wat de consequenties zijn.

---

1 Resultaten verantwoordingsonderzoek 2022 Ministerie van Defensie, Kamerstuk 36 360 X, nr. 2.