36 360 V Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2022

Nr. 7 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 7 juni 2023

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister van Buitenlandse Zaken over de brief van 17 mei 2023 inzake het rapport Resultaten verantwoordingsonderzoek 2022 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 36 360 V, nr. 2).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 2 juni 2023. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzittervan de commissie, Rudmer Heerema

De griffier van de commissie, Westerhoff

1

Kunt u toelichten hoe er voor het tweede jaar op rij fouten en onzekerheden zijn geconstateerd in de rechtmatigheid van verplichtingen bij begrotingsartikel 4?

Antwoord

De overschrijding op artikel 4 wordt voornamelijk veroorzaakt door een mutatie in het verplichtingenbudget van de NIOD die volgens de Algemene Rekenkamer als beleidsmatige mutatie in de Veegbrief had moeten worden meegenomen. BZ heeft deze als een technische mutatie in de Slotwet meegenomen omdat er geen sprake is van nieuw beleid, daar de Kamer eerder al was geïnformeerd. Door dit verschil in inzicht heeft BZ met de Algemene Rekenkamer afgesproken om samen verder te kijken hoe een dergelijke verschil in interpretatie van de Rijksbegrotingsvoorschriften (RBV) in de toekomst voorkomen kan worden, ook gebruik makend van ervaringen van andere departementen. Vervolgens zal BZ bezien of het nodig is om afspraken met derden aan te passen. De geconstateerde overschrijding van 2021 had een andere oorzaak, dat had namelijk te maken met Europese aanbestedingen.

2

Heeft u een plan om afspraken met derden te maken om eerder informatie te ontvangen over beleidsmatige mutaties?

Antwoord

Zie het antwoord op vraag 1.

3

Zijn er, ondanks de verbeterde digitale toegangsbeveiliging, gevallen van cyberaanvallen op het ministerie bekend?

Antwoord

Ja, er zijn gevallen van pogingen tot cyberaanvallen bekend. Het ministerie doet hier gezien de vertrouwelijkheid verder geen nadere uitspraken over.

4

Welke moeilijkheden voorziet u de komende jaren in de uitvoering van het nieuwe programma?

Antwoord

Bij de uitvoering van het programma zal de grootste uitdaging liggen in het definiëren van de balans tussen maatregelen voor bescherming van informatie en de noodzaak om informatie op bepaalde wijze beschikbaar te stellen.

5

Met tijdelijke maatregelen worden de grootste risico’s van digitale toegang tot vertrouwelijke informatie ondervangen, welke risico’s blijven er bestaan?

Antwoord

Het ministerie doet gezien de vertrouwelijkheid geen uitspraken over resterende risico’s.

6

Welke maatregelen worden er precies genomen in 2023 om de fysieke toegangsbeveiliging te verbeteren?

Antwoord

Om de fysieke toegangsbeveiliging van het gebouw van BZ aan Rijnstraat 8 te verbeteren, worden in 2023 een combinatie van fysieke, elektronische en organisatorische maatregelen genomen. Alle BZ verdiepingen worden voorzien van extra paslezers op de liftkernen en daar waar nodig op bouwkundige scheidingen. Tevens worden de trappen in de atria afgesloten. Hierdoor is het BZ werkgebied zo goed als mogelijk fysiek afgesloten van de rest van het gebouw Rijnstraat 8. De nieuwe paslezers openen de toegangsdeuren uitsluitend voor medewerkers met een Rijkspas voorzien van een BZ-profiel.

Verder is het toegangsbeleid van het gebouw gewijzigd. De systemen zijn zo aangepast dat bezoekers alleen onder begeleiding de werkgebieden van BZ kunnen betreden. Collega’s van andere ministeries zijn welkom in het gebouw aan de Rijnstraat als zij als bezoeker zijn aangemeld.

Op de werkvloer moet de Rijkspas zichtbaar worden gedragen in een nieuwe badgehouder die onderscheid maakt tussen BZ-medewerkers en bezoekers. Dit in verband met de herkenbaarheid en aanspreekbaarheid.

7

Kunt u een reden aanwijzen voor de tekortkomingen aangaande vastgoedbeheer in het buitenland?

Antwoord

De Algemene Rekenkamer constateerde in eerdere onderzoeken bij de toenmalige huisvestingsorganisatie van BZ aandachtspunten en onvolkomenheden betreffende het beheer van informatie, vastgoed en financiën. Deze bevindingen corresponderen met de redenen voor het besluit om de huisvestingsorganisatie in 2019 te reorganiseren. Een hoofddoel van de reorganisatie was meer slagkracht door een duidelijke structuur met overzichtelijke werkprocessen, zodat een goede meerjarenprogrammering binnen de jaarplancyclus met een adequaat proces- en portfoliomanagement gewaarborgd wordt.

Sinds de start van de huidige huisvestingsorganisatie eind 2020 is een flink aantal stappen gezet. Met de vaststelling van een huisvestingsvisie voor BZ en de introductie van volwaardig portfoliomanagement – beiden in 2021 – wordt er strategischer en nog meer expliciet vanuit een meerjarenperspectief gestuurd. De formatie van de huisvestingsdirectie is inmiddels op orde, inclusief de toevoeging van een informatiemanager. Tegelijkertijd is duidelijk dat het voltooien van de ingezette professionaliseringsslag ook sommige elementen kent die uit de aard van de vereiste verandering nog enige jaren in beslag zullen nemen.

8

Welke lessen kunnen er uit eerder verschenen rapporten getrokken worden?

Antwoord

Zie het antwoord op vraag 7.

9

Kunt u de langetermijnvisie verder toelichten omtrent vastgoed in het buitenland?

Antwoord

In onze huisvestingsvisie zijn onze ambassades en residenties representatieve ontmoetingsplekken om samenwerking en partnerschappen te organiseren en het Nederlands belang wereldwijd optimaal te dienen. Onze gebouwen zijn daarvoor het gezicht van Nederland wereldwijd. Centraal in de visie staan de vier speerpunten duurzaamheid, doelmatigheid, veiligheid en toekomstbestendigheid. Hieronder volgt een korte toelichting per speerpunt.

Duurzaam

Met verduurzaming van de wereldwijde huisvesting kan een substantiële bijdrage worden geleverd aan de grote en belangrijke verduurzamingsopgave waar BZ net als andere ministeries voor staat. BZ wil investeren in maatregelen via nieuwbouw- en renovatieprojecten, diverse initiatieven dicht op de posten en via het beheer en onderhoud.

Doelmatig

De huisvesting van BZ in het buitenland moet in een goede verhouding staan tot de doelen die Nederland op de betreffende locatie heeft. Dat leidt tot de keuze voor functionele, representatieve huisvesting, waarbij bijvoorbeeld huur en koop tegen elkaar afgewogen worden.

Veilig

Fysieke veiligheid, digitale veiligheid en gezondheid en welzijn zijn voor BZ belangrijke thema’s waarin doorlopend geïnvesteerd moet worden. COVID-19 heeft laten zien dat bijvoorbeeld luchtkwaliteit nog meer aandacht vraagt.

Toekomstbestendig

Het laatste speerpunt, toekomstbestendigheid, betekent investeren in nieuwe locaties, gebouwen, inrichtingen en moderne werkplekken waar IT en huisvesting professioneel samen komen om zo huisvesting te realiseren die blijft passen bij een moderne NL-identiteit en bij de missie van BZ als wendbare organisatie.

10

Wat voor gevolgen zijn er verbonden aan een inadequaat risicomanagement en een gebrekkige informatievoorziening?

Antwoord

De combinatie van inadequaat risicomanagement en een gebrekkige informatievoorziening kan verschillende gevolgen hebben, zoals inefficiënte vastgoedsturing en onvoorziene kosten, bijvoorbeeld voor onderhoud. Om die reden geeft BZ de hoogste prioriteit aan de herinrichting van het informatiesysteem om vastgoedbeheer en -sturing adequaat en efficiënter te kunnen uitvoeren. Voor de periode totdat die herinrichting is gerealiseerd, heeft de huisvestingsorganisatie maatregelen genomen om de genoemde risico’s adequaat te mitigeren.

11

Waarom heeft u bij 346 huurpanden grote onderhoudswerkzaamheden (boven de € 1.500) op eigen kosten laten uitvoeren? Wat is daar doorgaans de reden voor, en in hoeverre worden deze kosten achteraf bij de verhuurder verhaald? Om welk bedrag gaat het bij deze 346 panden in totaal?

Antwoord

Het op pagina 21 van het verantwoordingsonderzoek genoemde aantal van 346 panden waaraan onderhoud is verricht, omvat zowel huur- als eigendomspanden. Als enkel wordt gekeken naar onderhoud aan gehuurde objecten, gaat het om 170 panden. Voor de huurpanden is in 2022 in totaal EUR 1,8 miljoen uitgegeven aan onderhoud en voor de eigendomspanden EUR 8,2 miljoen. Het onderhoud aan gehuurde objecten kan niet altijd en volledig op de verhuurder worden verhaald. Daarvoor kunnen verschillende redenen zijn, zoals een bepaling in het huurcontract dat de huurder de kosten voor (een bepaald deel van) het onderhoud draagt. Zo kan er sprake zijn van onderhoud aan door BZ aangebrachte voorzieningen, bijvoorbeeld beveiligings- en klimaatinstallaties. Ook kunnen onderhoudswerkzaamheden verband houden met de representatieve doeleinden van het huurpand. Hierbij valt te denken aan extra verlichting of de inrichting van de tuin.

12

Ziet u andere manieren om de tekortkomingen in de budgettering op te lossen dan via het Huisvestingfonds?

Antwoord

Van de manieren die BZ ter beschikking staan, verdient goed portfoliomanagement de voorkeur. Met portfoliomanagement wordt gestuurd op de bijdrage van de verschillende objecten aan het realiseren van de huisvestingsvisie voor BZ. De inzichten vanuit de portfolio analyse vormen de basis voor mogelijke interventies in de portefeuille, zoals werkzaamheden gericht op verduurzaming, de omzetting van huur naar koop of een strategische verkoop.