36 221 Instellen van een extern feitenonderzoek naar aanleiding van twee anonieme brieven

Nr. 14 BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de leden,

Den Haag, 17 november 2023

Op 31 oktober 2023 hebben het Presidium en de waarnemend Griffier u de samenvatting van het rapport van het feitenonderzoek dat onderzoeksbureau Hoffmann heeft uitgevoerd toegezonden, samen met een begeleidend schrijven van de extern gedelegeerd opdrachtgevers (Kamerstuk 36 221, nr. 13). Daarbij hebben wij toegezegd u op korte termijn nader te informeren over de wijze waarop opvolging kan worden gegeven aan de bevindingen uit het feitenonderzoek.

In deze brief schetsen het Presidium en de waarnemend Griffier maatregelen en denkrichtingen die kunnen bijdragen aan het verder en duurzaam versterken van een veilig werkklimaat voor ambtenaren die bij de Tweede Kamer werkzaam zijn. Het zijn suggesties die het huidige Presidium en de waarnemend Griffier willen meegeven aan de nieuwe Voorzitter en Griffier. De voorstellen in deze brief sluiten aan bij maatregelen die al in gang zijn gezet en waarover wij u eerder hebben bericht na ontvangst van het rapport Kracht zonder tegenkracht van de Universiteit Utrecht. Deze brief richt zich meer specifiek op de politiek-ambtelijke samenwerking.

De resultaten van het feitenonderzoek

Op 28 september 2022 hebben het Presidium en de Griffier gezamenlijk besloten tot het instellen van een extern onafhankelijk feitenonderzoek naar aanleiding van twee ontvangen anonieme brieven. In de brieven werd melding gemaakt van concrete en duidelijke signalen dat voor ambtenaren werkzaam bij de Tweede Kamer (mogelijk) sprake is (geweest) van een zeer onveilige werkomgeving. Deze signalen werden bevestigd door de ambtelijke leiding van de organisatie van de Tweede Kamer. Er was, gezien de werkgeversverantwoordelijkheid voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden (artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet), daarom de noodzaak aanwezig een onafhankelijk extern feitenonderzoek naar de juistheid van de signalen te laten verrichten. Het doel van het feitenonderzoek was en is om helderheid te verkrijgen over de juistheid van de signalen en over wat de precieze feiten en omstandigheden in dat verband zijn, opdat op basis van die feiten voor de toekomst lessen kunnen worden getrokken en zo nodig nazorg kan worden verleend aan de betrokken (oud-)medewerkers.

Op 31 oktober 2023 is het rapport van het feitenonderzoek aan het Presidium en de waarnemend Griffier opgeleverd, en is de bijbehorende samenvatting aan u doorgezonden. Het feitenonderzoek had betrekking op zeventien concrete situaties die in de twee anonieme brieven zijn omschreven. Het feitenonderzoek zag dan ook niet op een organisatiebrede inventarisatie van signalen en ervaringen. Uit de samenvatting komt naar voren dat op één na, alle omschreven situaties worden ondersteund door informatie die de onderzoekers hebben verkregen van de bij die situaties betrokken gesprekspartners¹, waarbij in sommige gevallen de situaties anders zijn verlopen dan in de anonieme brieven is beschreven. Het gaat om situaties die duiden op sociale onveiligheid, waaronder het door de oud-Voorzitter uitsluiten van ambtenaren van besprekingen waar zij hoorden te zijn, het door haar negeren van (kritische) ambtenaren, het zich mengen in beslissingen die vanuit de ambtelijke organisatie genomen zouden moeten worden, het door de oud-Voorzitter doen van een valse aantijging jegens een ambtenaar, tot het hanteren van door sommigen als negatief ervaren verbale omgangsvormen. Ook wordt in de samenvatting benoemd dat uit de gevoerde gesprekken blijkt dat een aantal functionarissen op uitdrukkelijk verzoek van de oud-Voorzitter uit hun functie is geplaatst en dat zij via hun leidinggevende een andere functie hebben gekregen (zie de brief van 31 oktober 2023, Kamerstuk 36 221, nr. 13). De beschreven onveilige situaties bestonden dus nadrukkelijk uit meer dan het spreken met stemverheffing door de oud-Voorzitter. Het Presidium en de waarnemend Griffier zien het als hun taak te voorkomen dat dergelijke onveilige situaties zich opnieuw kunnen voordoen.

Opvolging en maatregelen

De uitkomsten van het feitenonderzoek nopen tot maatregelen. De lessen die uit deze kwestie kunnen worden getrokken, en de vervolgstappen die in dat verband kunnen worden gezet, laten zich daarbij onderverdelen in vier categorieën: (1) hulp aan betrokken (oud-)ambtenaren en andere betrokkenen, (2) governance: sociale veiligheid, (3) governance: aansturing ambtelijke organisatie en (4) de rol van leiderschap. De aanbevelingen worden hierna per categorie toegelicht.

1) Hulp aan betrokken (oud-)ambtenaren en andere betrokkenen

In de brief van 31 oktober 2023 hebben het Presidium en de waarnemend Griffier aangegeven zich in eerste instantie te zullen richten op het – verder – verlenen van adequate (na)zorg aan betrokken (oud-)ambtenaren en andere betrokkenen die daar behoefte aan hebben. Deze hulp is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheid die de Tweede Kamer als (voormalig) werkgever heeft en het Presidium en de waarnemend Griffier ook nadrukkelijk voelen.

Alle huidige ambtenaren zijn op 31 oktober 2023 met een bericht van de Griffier in de gelegenheid gesteld om een gesprek te voeren met een interne of externe vertrouwenspersoon dan wel met hun leidinggevende wanneer zij daar behoefte aan hebben. Aan de gedelegeerd opdrachtgevers is gevraagd er zorg voor te dragen dat (oud-)ambtenaren die betrokken zijn geweest bij het feitenonderzoek op de hoogte worden gebracht van het aanbod om in gesprek te gaan met een (externe) vertrouwenspersoon dan wel de afdeling HR van de Tweede Kamer om te bezien welke hulp als voormalig werkgever nog aan betrokkenen kan worden geboden. Benadrukt wordt dat de gesprekken met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk zijn en blijven.

2) Governance: sociale veiligheid

Het Presidium en de waarnemend Griffier betreuren dat er onvoldoende opvolging is gegeven aan signalen die er waren. Voor de toekomst moet dit worden voorkomen. Uit het feitenonderzoek blijkt (opnieuw²) dat voor het beschermen van een veilig werkklimaat het essentieel is dat mensen die ongewenst gedrag ervaren daar tijdig melding van durven maken, in het vertrouwen dat hun melding serieus wordt en kan worden genomen. Alleen als betrokkenen zich veilig en vrij voelen om signalen over (vermeend) ongewenst gedrag te melden, kan gedrag op tijd met betrokkenen worden besproken en zo nodig worden beëindigd.

Gedragscode en onderzoek

Het is daarom voor een veilig werkklimaat van belang dat iedereen zich houdt aan algemeen aanvaarde maatschappelijke omgangsvormen en normen van belang voor goede arbeidsomstandigheden. Voor de Tweede Kamer is in het bijzonder gewenst dat er overeenstemming bestaat over heldere gedeelde normen voor omgangsvormen op de werkvloer die met betrokkenheid van de organisatie zijn vastgesteld. Op basis daarvan kunnen mensen elkaar aanspreken of indien het gesprek niet leidt tot het beëindigen van ongewenst gedrag hiervan melding maken. Op dit moment is er voor de Kamerorganisatie geen gedragscode die is gericht op de politiek-ambtelijke verhoudingen. Wij denken dat een gedragscode kan bijdragen aan verdere duidelijkheid over (on)gewenst gedrag en daarmee aan de dialoog over omgangsvormen. Een gezamenlijke gedragscode kan bovendien het kader vormen bij het beoordelen van ongewenst gedrag in het geval van klachten of een onderzoek naar dat gedrag.

Als voorbeeld wordt gewezen op de gedragscode die in het Verenigd Koninkrijk van toepassing is op (onder meer) de omgangsvormen tussen parlementsleden en ambtenaren. In aanvulling daarop is een voor het parlement ontwikkelde governance ingericht voor de besluitvorming over het starten van een onderzoek bij ongewenst gedrag waarmee de onafhankelijkheid van deze besluitvorming is geborgd en (publieke) discussie daarover wordt vermeden. Wij geven het nieuwe Presidium en de Griffier in overweging een systeem in te richten waarbij elementen uit het Britse model ter inspiratie kunnen dienen.

Bijeenbrengen en bespreken van signalen

Het zorgen voor een veilig werkklimaat voor ambtenaren van de Kamer vraagt verder dat ervaringen en signalen van (ervaren) onveiligheid in de politiek-ambtelijke werkverhoudingen tijdig het Presidium en de Griffier bereiken en zo bespreekbaar kunnen worden gemaakt. Op basis daarvan kunnen patronen worden herkend en acties worden ondernomen om een veilig werkklimaat te verbeteren en herhaling van ongewenst gedrag te voorkomen. Door het ontbreken van een overzicht van signalen en door mogelijke terughoudendheid om zaken rechtstreeks bespreekbaar te maken, kan het voorkomen dat bij de Voorzitter, de Griffier en het Presidium verschillende beelden bestaan over wat er onder ambtenaren leeft waar het gaat om de politiek-ambtelijke samenwerking.

Een meer gestructureerde aanpak voor het bespreekbaar maken van signalen en ervaringen met betrekking tot (mogelijk) ongewenst gedrag in de politiek-ambtelijke samenwerking is wenselijk. Dit kan bijdragen aan een beter beeld van het werkklimaat in de politiek-ambtelijke verhoudingen. Het is helder dat daarbij randvoorwaardelijk is dat vertrouwen en veiligheid voor alle betrokkenen moet zijn geborgd.

Als het Presidium en Griffier goed in kaart hebben wat er speelt binnen de organisatie kunnen zij de dialoog aan gaan met de organisatie en met de medewerkers over gewenste samenwerking en omgangsvormen. Het stelt het Presidium en de Griffier in staat om kwetsbaarheden in de politiek ambtelijke samenwerking beter te begrijpen en zo nodig initiatieven en maatregelen te nemen om het veilige werkklimaat verder te versterken. Ten behoeve daarvan is het ook wenselijk dat het Presidium en de Griffier gezamenlijk een jaarlijks gesprek hebben met de ondernemingsraad over de sociale veiligheid van ambtenaren die werkzaam zijn bij de Tweede Kamer.

3) Governance: aansturing ambtelijke organisatie

Het is voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en een goede samenwerking tussen ambtelijke organisatie en politiek van belang dat helderheid bestaat over rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van de aansturing van de ambtelijke organisatie. De waarnemend Griffier heeft op verzoek van het Presidium deze rollen en verantwoordelijkheden nogmaals helder beschreven.

Het uitgangspunt daarbij is dat de Griffier verantwoordelijk is voor de aansturing van de ambtelijke organisatie (conform het Reglement van Orde). Het Presidium oefent hierop toezicht uit. Het Presidium en de Voorzitter respecteren de formele aansturingslijnen binnen de ambtelijke organisatie. De Voorzitter geeft, uitgaande van de in de Raming vastgestelde kaders en door de Kamer genomen besluiten, aan welke grote taken prioriteit in de uitvoering hebben. De Griffier en de ambtelijke leiding bepalen hoe de taken met inachtneming van de beschikbare mensen en middelen worden uitgevoerd.

De Griffier informeert het Presidium proactief over belangrijke ontwikkelingen die zich in de ambtelijke organisatie voordoen en periodiek over de voortgang en de uitvoering van beleid waarvan bij de behandeling van de Raming door de Kamer is gekozen. De Voorzitter informeert de Griffier over wensen en verlangens die binnen de Kamer leven ten aanzien van de dienstverlening door de ambtelijke organisatie en verzoekt daarop te acteren. Een goede dagelijkse samenwerking tussen Voorzitter en Griffier, op basis van ieders eigen verantwoordelijkheid, voorkomt dat er binnen de ambtelijke organisatie en tussen de ambtelijke organisatie en de politiek onduidelijkheid bestaat over rollen en rolverdeling.

4) De rol van leiderschap

Leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij het zorgen voor een veilige werkomgeving en het zo nodig opvolgen van signalen in geval medewerkers geen veilige werkomgeving ervaren. Daarom is het van belang dat leidinggevenden voldoende inzicht hebben welke specifieke kenmerken van het werken in de Tweede Kamer kunnen leiden tot een gevoel van onveiligheid bij medewerkers. Wanneer leidinggevenden van de ambtelijke organisatie weten waar mogelijke risico’s bestaan, zullen zij die eerder herkennen en kunnen bespreken. Dan kan hen ook specifieke ondersteuning worden aangeboden, bijvoorbeeld in de vorm van reguliere intervisie over dit thema of het ontwikkelen van vaardigheden die nodig zijn voor het voeren van gesprekken of voor het herkennen van signalen.

Het bevorderen van sociale veiligheid is ook opgenomen in het concept functieprofiel van de Voorzitter van de Tweede Kamer. Wij geven de fracties in overweging om bij het selecteren van leden voor het Presidium eveneens rekening te houden met het vermogen van kandidaten om toe te zien op de aansturing van de ambtelijke organisatie door de Griffier en in het bijzonder op het borgen van een veilig werkklimaat.

Transparantie

Het Presidium en de waarnemend Griffier hechten eraan om, met inachtneming van de betrokken belangen, zo transparant mogelijk te zijn over het feitenonderzoek en de uitkomsten. Op dit moment wordt bestudeerd welke stukken voor openbaarmaking in aanmerking komen dan wel vertrouwelijk ter inzage kunnen worden gelegd.

Afronding

Het Presidium en de waarnemend Griffier hechten er aan dat melders van (als zodanig ervaren) ongewenste gedragingen zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen. Het bij voorbaat in twijfel trekken van hun ervaringen/meldingen doet ernstig afbreuk aan het vertrouwen bij ambtenaren dat hun signalen serieus worden genomen. Afbreuk aan dat vertrouwen heeft mogelijk negatieve effecten op de bereidheid om ongewenst gedrag te melden en zo bespreekbaar te maken. Dit draagt bij aan een veilig werkklimaat voor alle Kamerbewoners.

Uiteraard onderkennen het Presidium en de waarnemend Griffier dat dit feitenonderzoek, het voortijdig bekend worden van de start ervan en de duur van het onderzoek voor alle betrokkenen, inclusief de oud-Voorzitter, als een belastende periode is ervaren.

Het Presidium en de waarnemend Griffier hebben vanuit het werkgeverschap uiterste inspanningen geleverd om de sociale veiligheid binnen het Kamergebouw te bevorderen.³ Dat is van belang voor het welzijn en de gezondheid van alle Kamerbewoners, maar ook voor het functioneren van de democratie en het vertrouwen in de Tweede Kamer als instituut. Met deze brief hebben het Presidium en de waarnemend Griffier gestalte gegeven aan mogelijke vervolgacties om een veilig werkklimaat in de politiek-ambtelijke samenwerking te bevorderen.

Namens het Presidium,

De voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Vera Bergkamp

De waarnemend Griffier van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Geert Jan Hamilton

---

1 Zie de brief van de gedelegeerd opdrachtgevers waarin zij benadrukken dat alle namen van de gesprekspartners bekend zijn (bijlage bij Kamerstuk 36 221, nr. 13).

2 Zie ook UU-rapport Kracht zonder tegenkracht

3 Zie brief van 8 juni 2023 (Kamerstuk 36 359, nr. 2).