36 200 VI Vaststelling van de begrotingsstaten van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (VI) voor het jaar 2023

26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 106 BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 24 november 2022

Hierbij stuur ik uw Kamer het advies van het Adviescollege ICT-Toetsing (verder Adviescollege) over het Beslag Informatie Systeem (verder BIS) dat ik op 24 oktober 2022 van de voorzitter van het Adviescollege heb ontvangen. Bijgaand ontvangt u tevens de bestuurlijke reactie op dit advies alsmede de beslisnota.

De bevindingen zijn kritisch en de aanbevelingen waardevol. Ik neem deze dan ook ter harte. De afgelopen periode is al gestart met de door het Adviescollege aanbevolen herbezinning en met de opvolging van een aantal aanbevelingen. Hieronder beschrijf ik kort wat het project BIS behelst. Vervolgens geef ik een reactie op de conclusies van het onderzoek en de kern van het advies. Als laatste ga ik in op de aanbevelingen.

Project BIS

Het doel van het project BIS is de verbetering van het beslagproces met behulp van een nieuwe Centrale Voorziening Beslag waarmee het beslagproces in de gehele keten (onder meer Politie, Bijzondere Opsporingsdiensten, Openbaar Ministerie, Domeinen Roerende Zaken, Centraal Justitieel Incassobureau) functioneel wordt ondersteund. Het BIS vervangt het tijdelijke Beslagportaal, wat eigendom is van de Domeinen, en dat vooralsnog in de lucht wordt gehouden op basis van «best effort».

Het project BIS is één van de onderdelen van het plan van aanpak beslag van het Openbaar Ministerie dat onder directe verantwoordelijkheid van het College van procureurs-generaal wordt uitgevoerd. De realisatie van de overige onderdelen van het plan van aanpak verloopt voorspoedig. De Algemene Rekenkamer concludeerde in haar laatste Verantwoordingsrapport over 2021 dat het beheer van in beslag genomen goederen gestaag verbetert en de effecten van de verbetermaatregelen die binnen de afpakketen zijn doorgevoerd, de komende jaren merkbaar zullen worden.

Conclusies en advies

Het Adviescollege begrijpt de noodzaak tot verbetering van het beslagproces en de informatievoorziening, maar concludeert daarbij echter dat de voorgestelde oplossingsrichting niet de juiste is.

Het Adviescollege stelt dat de baten te optimistisch zijn ingeschat, het ontwerp van het nieuwe systeem onnodig complex is en het project geen realistisch en gezamenlijk plan heeft. Het Adviescollege geeft op deze onderdelen adviezen om de legitimatie en sturing te versterken als ook om de gekozen oplossing te herzien door meer aan te sluiten bij bestaande voorzieningen en informatiebehoeftes.

Het advies tot herbezinning op het project BIS om de oplossing én het project kleiner te maken neem ik over. Deze herbezinning is reeds gestart. Ik deel de conclusie van het Adviescollege maar hecht er waarde aan om te vermelden dat het project BIS gezamenlijk met alle betrokken partners wordt vormgegeven en besluitvorming tot stand komt na afstemming met die betrokken partners in de Stuurgroep BIS.

Reactie op de aanbevelingen

Het Adviescollege presenteert de aanbevelingen aan de hand van drie actielijnen. Die volgorde hanteer ik voor mijn reactie erop.

• 1. Gemeenschappelijke vraagstuk

  Definieer het gemeenschappelijke vraagstuk het aan de hand van businesscases, inzicht in de baten en alternatieve oplossingen, voor zowel de gehele keten als de ketenpartijen.

  Ik kan mij vinden in deze adviesrichting en het overkoepelende advies om het gemeenschappelijk probleem te definiëren. Dit advies wordt overgenomen en nader uitgewerkt in het project BIS. Gelet op het kritische advies van het Adviescollege wordt de businesscase van het project BIS herzien. Hierbij worden de bevindingen en aanbevelingen betrokken.

• 2. Minimaliseer de ketenvoorziening Centrale Voorziening Beslag

  Verminder de complexiteit van de ketenvoorziening door de functionaliteit en dataopslag te minimaliseren door middel van verbetering van de werkprocessen, de invoering van uniek voorwerpnummer en aanpassing van de systemen van ketenpartners.

  Het overkoepelende advies om de nieuwe ketenvoorziening te minimaliseren neem ik over, waarbij ik een voorbehoud moet maken ten aanzien van de haalbaarheid van de aanpassingen en de (on)mogelijkheden in bestaande systemen bij de betrokken ketenpartijen. Uit de herbezinning komt naar voren dat het door het Adviescollege voorgestelde uniek voorwerp nummer een oplossing kan zijn voor verschillende knelpunten. Daarmee lijkt het een logische oplossing die prioriteit krijgt in het vervolgtraject.

• 3. Organiseer in de keten heel kleine ICT-projecten

  Realiseer de benodigde ICT-veranderingen in heel kleine projecten die aansluiten bij de releases van de betrokken systemen zodat de benodigde ICT- aanpassingen binnen de bestaande procedures van ketenpartners kunnen worden gerealiseerd. Gebruik de bestaande ketenstuurgroep voor het definiëren, aansturen en bewaken van de samenhang en draag zorg voor ondersteuning van een ketencoördinator/portfoliomanager, die de kritieke afhankelijkheden tussen procesverbetering en ICT-projecten bewaakt en de Coördinatiegroep tijdig informeert.

Er is reeds gehoor gegeven aan het advies van het Adviescollege. In de heroverweging wordt per partner een analyse uitgevoerd.

Elke partner analyseert de knelpunten ten aanzien van het beslagproces binnen zijn organisatie en beoordeelt of dit knelpunt door de eigen organisatie wordt veroorzaakt, óf dat dit een knelpunt volgt uit de samenwerking met één of meer partners, óf dat een knelpunt is dat primair op ketenniveau speelt. Daarnaast wordt bekeken het probleem zich voordoet in het proces, in het systeem, in de samenwerking of in kennis, kunde, houding en gedrag, of een combinatie daarvan. Na deze analyse wordt bepaald welke knelpunten waar moeten worden opgelost, oftewel bij een partner of meerdere partners, tussen partners onderling of op ketenniveau. De uitkomst bevat de verschillende oplossingen die waar mogelijk in kleine brokken werk worden gepland en uitgevoerd. Prioritering hiervan zal plaats vinden op basis van de mate van impact op het beslagproces. De uitkomst van de analyse zal tevens leiden tot besluitvorming over de regie op de bouw van het nieuwe systeem.

Stand van zaken

Er is een vervolgaanpak, een herziening van het oorspronkelijke plan, opgesteld en besproken binnen de Regieraad en de Stuurgroep BIS. Streven is dat de analysefase eind januari 2023 wordt afgerond, waarna de besluitvorming over de aanpak en planning plaatsvindt voor de realisatie van de nieuwe ketenvoorziening ter vervanging van het Beslagportaal. Als gevolg van de herbezinning zal met de Domeinen Roerende Zaken worden bezien welke maatregelen noodzakelijk zijn om het beheer van tijdelijke Beslagportaal te verstevigen en te verlengen.

Tot slot

Ik dank het Adviescollege voor het advies en de zorgvuldige aanpak om te komen tot dit advies. De adviezen zullen de aanpak van het project als ook het beslagproces ten goede komen.

De Minister van Justitie en Veiligheid, D. Yeşilgöz-Zegerius