36 100 V Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2021

Nr. 7 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 10 juni 2022

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister van Buitenlandse Zaken over de brief van 18 mei 2022 inzake over het rapport Resultaten verantwoordingsonderzoek 2021 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 36 100 V, nr. 2).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 7 juni 2022.

Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Kuiken

De griffier van de commissie, Westerhoff

1

Kunt u toelichten hoe het kan dat de toegangsbeveiliging op het ministerie niet is verbeterd?

Antwoord:

In aanloop naar een structurele oplossing worden er tussentijds organisatorische maatregelen genomen, zoals het zichtbaar dragen van de toegangspassen gecombineerd met een bewustwordingscampagne en verplicht afhalen van bezoekers om er zorg voor te dragen dat bij de beveiligde passage tussen zone 1 en 2 de kans op meelopen verder wordt beperkt.

Bouwkundige maatregelen om de situatie te verbeteren vergen een zorgvuldige aanpak en planning gezien de complexe situatie in het gebouw Rijnstraat 8 (meerdere gebruikers met verschillende beveiligingsregimes). Inmiddels is een analyse gemaakt van de vereiste bouwkundige en aanvullende organisatorische maatregelen. Uit een aantal mogelijke scenario’s is inmiddels een oplossingsrichting bepaald, die nu nader technisch wordt uitgewerkt, waarna de maatregelen zo snel mogelijk zullen worden geïmplementeerd.

2

Kunt u uitsluiten dat er vertrouwelijke stukken rondslingeren op de onlinedatabase van het Ministerie van Buitenlandse Zaken?

Antwoord:

Er zijn diverse maatregelen genomen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie door onbevoegden kan worden ingezien. Vertrouwelijke informatie kan niet via het internet worden ontsloten. De samenwerkingsomgeving van BZ is niet voor iedereen toegankelijk. Tevens wordt voor deze omgeving een «gesloten tenzij» beleid gehanteerd. Hierbij moeten eigenaren van samenwerkingsruimten binnen de samenwerkingsomgeving expliciet toegang verlenen aan collega’s voordat zij bij informatie kunnen die hierin is opgenomen. Mijn ministerie heeft daarnaast ter verdere beperking van risico’s onder andere twee extra medewerkers aangenomen, die gericht zoeken in de database (SharePoint) om vertrouwelijke stukken te signaleren en die te voorzien van de bij het vertrouwelijkheidsniveau passende beveiligingsmaatregelen. Ondanks al deze maatregelen kan nooit worden uitgesloten dat er fouten kunnen worden gemaakt.

3

Welke verbeteracties staan er op de planning om medewerkers van het ministerie bewuster te maken van het «gesloten-tenzij»-beleid? Wordt deze problematiek wel met de nodige urgentie overgebracht op de medewerkers van het ministerie? Zo ja, waar blijkt dat uit?

Antwoord:

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken werkt continu aan verdere verbetering van de bewustwording van haar medewerkers en ik ben doordrongen van de urgentie van dit onderwerp.

Voor het «gesloten-tenzij» beleid (het beleid over toegang tot BZ-informatie) is het cruciaal dat medewerkers de waarde van informatie op een juiste manier weten in te schatten. Dit onderwerp komt dan ook terug in de rijksbrede en de BZ-specifieke bewustwordingscampagne over een veilige omgang met informatie. Ook standaard instructies, zoals een «wegwijzer omgaan met gevoelige informatie», besteden aandacht aan het classificeren en rubriceren van informatie.

Ter verbetering van de bewustzijn zijn onder meer artikelen geplaatst met uitleg over werken met gevoelige informatie. En voor nieuwe medewerkers die met gevoelige informatie werken zijn twee e-learning modules verplicht gesteld. Tevens is een serious game geïntroduceerd waarin het onderwerp over het correct omgaan met informatie centraal staat. Daarnaast werkt het ministerie momenteel aan nieuwe initiatieven om dit onderwerp onder de aandacht te brengen. Een belangrijk onderdeel is een training waarbij medewerkers aan de hand van casussen uit te praktijk beter leren classificeren en rubriceren.

4

Is er nog steeds sprake van onvoldoende beveiliging tussen het publieksgebied en het werkgebied en daarmee makkelijk mogelijk om als indringer door te lopen?

Antwoord:

Door het invoeren van de organisatorische maatregelen zoals onder vraag één genoemd (zichtbaar dragen van passen, bewustwordingscampagne, ophalen en begeleiden van bezoekers) wordt het risico kleiner. Pas door het nemen van aanvullende bouwkundige maatregelen worden risico’s op meelopen verder beperkt. Momenteel worden de bouwkundige maatregelen uit de hierboven genoemde oplossingsrichting nader technisch uitgewerkt, waarna ze zo snel mogelijk zullen worden geïmplementeerd.

5

Is het noodzakelijk dat ongeveer 120.000 ambtenaren vrije toegang

hebben tot het publieksgebied?

Antwoord:

Het Rijksbeleid is dat alle ambtenaren in elkaars publieksgebied (niet het werkgebied) via IDT (interdepartementale toegang) op aanvraag toegang kunnen krijgen tot de gebouwen. Tussen BZK en BZ wordt overlegd om te bezien of dit rijksbeleid ook onverkort moet gelden voor de Rijnstaat 8.

6

Heeft het niet op orde zijn van de fysieke toegangsbeveiliging geleid tot het ongewenst weglekken van informatie, of andere incidenten? Zo ja, welke?

Antwoord:

Er zijn bij het ministerie geen meldingen bekend van het weglekken van informatie in relatie tot de fysieke toegangsbeveiliging.

7

Kunt u verklaren waarom het projectteam dat de fysieke toegangsbeveiliging op het departement moet verbeteren, met vertraging te kampen heeft gehad? Kunt u garanderen dat nog dit kalenderjaar een structurele oplossing komt voor de gebrekkige toegangsbeveiliging?

Antwoord:

Rijkshuisvesting en het project vallen onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Vanwege onvoorziene extra werkzaamheden daar zijn er andere prioriteiten gesteld voor het beoogde projectteam. Een ander projectteam heeft vanaf eind 2021 de werkzaamheden overgenomen. Onderdeel van die werkzaamheden was een nadere analyse van de exacte probleemstelling. Inmiddels is er een oplossingsrichting geïdentificeerd om de beveiliging te optimaliseren en wordt deze verder uitgewerkt. De eerste en belangrijke maatregelen in dit kader zijn reeds genomen. Of het mogelijk is de beperkte bouwkundige maatregelen dit jaar al volledig te realiseren is onder meer afhankelijk van de nadere technische uitwerking van de oplossingsrichting.

8

Waarom ontstond er in 2021 vertraging bij het projectteam dat de

toegangsbeveiliging moet verbeteren?

Antwoord:

Vanwege de plotseling benodigde alternatieve tijdelijke huisvesting van het Ministerie van Algemene Zaken zijn er andere prioriteiten gesteld voor het beoogde projectteam R8. Een ander projectteam heeft vanaf eind 2021 de werkzaamheden overgenomen.

9

Ziet u nog mogelijkheden om de toegangsbeveiliging op korte

termijn te verbeteren?

Antwoord:

Zoals aangegeven worden er op dit moment organisatorische maatregelen genomen: het zichtbaar dragen van passen, het ophalen van bezoekers en een bewustwordingscampagne onder het personeel. Hiermee wordt het risico op meelopen op korte termijn verder beperkt.

10

Hebben de tijdelijke maatregelen voor toegangsbeveiliging effect?

Antwoord:

Het risico wordt door de organisatorische maatregelen beperkt. Het wordt voor personen van buiten BZ moeilijker om toegang te krijgen tot het BZ-werkgebied. Dit is evenwel nog niet voldoende. Daarom wordt met BZK gesproken over aanvullende bouwkundige maatregelen.

11

Zijn er in 2021 en 2022 nog EU- en NAVO-inspecties geweest met betrekking tot de fysieke toegangsbeveiliging? Wat was het resultaat van deze inspecties en zijn er (nieuwe) risico’s aan het licht gekomen?

Antwoord:

Nee.