33 822 Financieel beheer en toezicht semipublieke sector

31 288 Hoger Onderwijs-, Onderzoek- en Wetenschapsbeleid

Nr. 9 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 24 februari 2016

Naar aanleiding van berichten in de media in de zomer 2015 over declaraties en andere uitgaven van ho-bestuurders heb ik uw Kamer toegezegd dat de Inspectie van het Onderwijs de declaraties van bestuurders in het hoger onderwijs nader zou onderzoeken. De inspectie heeft van iedere ho-instelling onderzocht of de instelling een overzicht met vergoedingen aan de individuele leden van het college van bestuur in het jaarverslag heeft opgenomen.

Ook heeft de inspectie onderzocht of de instelling beschikt over voor de gehele organisatie geldende voorschriften voor het declareren van vergoedingen. De inspectie heeft ook onderzocht of de opgave van de instellingen volledig is en de bedragen conform de geldende normering zijn uitbetaald.

Het inspectierapport

Bijgevoegd treft u het inspectierapport «Rapport over de naleving van declaratievoorschriften door de bestuurders hoger onderwijs» aan¹.

Conclusies van de inspectie:

• De inspectie constateert dat de instellingen verschillend omgaan met de declaratievoorschriften.

• De inspectie stelt vast dat in de jaarrekeningen 2013 en 2014 een grote variatie in totaalbedragen per bestuurder en per jaar bestaat. Deze variatie is vermoedelijk deels het gevolg van de niet-transparante verantwoording over de declaraties en vergoedingen van bestuurders.

• Inmiddels beschikken alle ho-instellingen over een reglement. Bij een aantal instellingen hebben de leden van het CvB een eigen reglement voor de reis- en onkostenvergoedingen, dat niet voor de gehele organisatie geldt. Ook uit die reglementen blijkt dat de bestuurders verschillend omgaan met de uitgaven voor de (dienst)reizen en onkostenvergoedingen.

• Bij een aantal instellingen constateerde de accountant dat de declaratie-voorschriften niet altijd juist worden nageleefd. Volgens de opgave van de betrokken accountants zijn geconstateerde fouten altijd lager dan de controletoleranties. Daarom hebben deze bevindingen niet geleid tot een afkeurende controleverklaring bij de jaarrekeningen 2013 en/of 2014 van deze instellingen.

• Daarbij ontbreekt een objectieve norm voor de eisen waar die declaratievoorschriften aan moeten voldoen.

• Bij de instellingen waar de accountant bij de controle van de declaraties fouten heeft geconstateerd, zal de inspectie onderzoeken of er sprake is van onrechtmatige besteding van de rijksbijdrage en waar dat mogelijk is, gaat ze handhaven.

• De inspectie gaat in gesprek met de accountants die over het ontbreken van de opgave van declaraties geen melding hebben gedaan over de jaarverslagen 2013 en 2014.

• De inspectie zal het Onderwijsaccountantsprotocol op dit punt aanscherpen.

Advies van de Inspectie:

Zonder uitgebreid onderzoek bij de instellingen kan de inspectie het gevolg van de geconstateerde verschillen voor de juistheid en volledigheid van de verantwoorde declaraties niet vaststellen. Een dergelijk diepgaand onderzoek is ook nodig als de inspectie een uitspraak wil doen over de juistheid en de volledigheid van de toepassing van de bestaande eigen reglementen door instellingen. Een dergelijk onderzoek heeft echter enkele belangrijke nadelen:

• Er is geen objectieve norm aan de hand waarvan de inspectie de declaratievoorschriften kan beoordelen. De instelling moet over declaratievoorschriften beschikken, maar het is niet duidelijk aan welke eisen die voorschriften minimaal moeten voldoen. Vaak is in het reglement ook geen normering opgenomen voor de vergoedingen.

• De declaraties en vergoedingen zijn door de instellingen op uiteenlopende wijze geadministreerd. Het vraagt intensief onderzoek om daar voldoende inzicht in te krijgen en om de declaraties en vergoedingen met elkaar te vergelijken. Een sectorbreed onderzoek naar declaraties en vergoedingen brengt dan ook een zeer grote onderzoeklast voor de instellingen met zich mee.

De inspectie adviseert om nu geen vervolgonderzoek te laten uitvoeren en met de koepelorganisaties van de ho-instellingen af te spreken dat zij tot transparante, uniforme en concrete voorschriften voor de declaraties komen.

Beleidsreactie

Gelet op de uitkomsten van het onderzoek waaruit onder meer naar voren komt dat alle instellingen beschikken over een declaratieregelement kies ik er voor nu geen diepgravend vervolgonderzoek uit te laten voeren door de inspectie. Ik heb daarbij de VSNU en de VH gemeld dat een absolute voorwaarde daarbij is dat de sectoren mij berichten dat zij in het vervolg de richtlijn van OCW over de verantwoording van de declaraties, zoals die door mijn ambtsvoorganger met zijn brief van 25 november 2011 met de wo- en hbo sector afgesproken, volledig volgen.

De inspectie constateert dat het erop lijkt dat de instellingen de term «declaratie» verschillend interpreteren. Een deel van de instellingen heeft in het jaarverslag alleen de kosten opgenomen die door de bestuurders zelf zijn betaald en die achteraf daadwerkelijk bij de instelling zijn gedeclareerd in tegenstelling tot hetgeen in de brief van 25 november staat; namelijk dat eventuele verzamelfacturen naar rato moeten worden toegedeeld naar de individuele bestuursleden.

Daarom heb ik afgesproken dat de instellingen zullen werken aan uniforme, duidelijke en concrete definities en voorschriften als het gaat over regels voor declaraties en bestuurskosten en de verantwoording daarover.

De VSNU en VH zijn hiertoe bereid en hebben mij met de bijgevoegde brieven inmiddels ook schriftelijk gemeld dat zij de afspraken uit 2011 zullen naleven. Daarnaast werken de instellingen ook aan meer uniformiteit in de declaratierichtlijnen. Zie bijlagen².

Ik heb met de VSNU en VH afgesproken dat de inspectie in 2018 opnieuw onderzoek zal doen naar de naleving van deze voorschriften. Dat houdt in dat de sectoren in 2016 de afspraken maken en dat de inspectie voor 2017 nagaat in welke mate deze ook worden nageleefd.

De inspectie zal bij de instellingen waar de accountant bij de controle van de declaraties fouten heeft geconstateerd, onderzoeken of er sprake is van onrechtmatige besteding van de rijksbijdrage en waar dat mogelijk is, gaat ze handhaven. De inspectie gaat in gesprek met de accountants die over het ontbreken van de opgave van declaraties geen melding hebben gedaan over de jaarverslagen 2013 en 2014. Tevens gaat de inspectie het Onderwijs-accountantsprotocol op dit punt aanscherpen.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl

2 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl