Kamerstuk

Datum publicatieOrganisatieVergaderjaarDossier- en ondernummer
Tweede Kamer der Staten-Generaal2012-201333605-IV nr. 2

33 605 IV Jaarverslag en slotwet van Koninkrijksrelaties

Nr. 2 RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2012 VAN KONINKRIJKSRELATIES (IV)

Aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 15 mei 2013

Hierbij bieden wij u het op 3 mei 2013 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2012 van Koninkrijksrelaties (IV)» aan.

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling, president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA, secretaris

Inhoud

 

Onze conclusies

3

     

1

Over dit begrotingshoofdstuk

5

     

2

Bedrijfsvoering

6

2.1

Onvolkomenheden

6

2.1.1

Financieel beheer niet op orde

6

2.2

Aandachtspunten

7

2.2.1

Voorbereidingen nodig voor verantwoording samenwerkingsmiddelen

7

2.2.2

Voortgangsrapportage vereffeningscommissie onvoldoende inzichtelijk

8

     

3

Financiële informatie

10

3.1

Overschrijdingen van de tolerantiegrens

10

3.1.1

Afgerekende voorschotten onzeker

11

     

4

Totstandkoming van informatie

12

4.1

Informatie over de bedrijfsvoering

12

     

5

Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer

13

5.1

Reactie minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

13

5.2

Nawoord Algemene Rekenkamer

15

     
 

Bijlage 1 Achtergrond oordelen financiële informatie

16

 

Bijlage 2 Overzicht per begrotingsartikel

18

 

Bijlage 3 Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het Jaarverslag 2012 van Koninkrijksrelaties

19

 

Afkortingen

25

ONZE CONCLUSIES

Het Koninkrijk der Nederlanden bestaat sinds 10 oktober 2010 uit de landen Nederland, Curaçao, Sint Maarten en Aruba. Het jaar 2012 stond in het teken van het verder vormgeven van de verantwoordelijkheden en de samenwerking binnen de nieuwe staatkundige structuur van het Koninkrijk. Nederland heeft in 2012 de laatste financiële bijdragen verstrekt in het kader van de samenwerkingsprogramma’s met Curaçao, Sint Maarten en Aruba.

Financieel beheer niet op orde

In 2012 merken wij het financieel beheer bij het onderdeel Koninkrijksrelaties van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) voor het eerst aan als onvolkomenheid. Het beheer is niet op orde vanwege structurele problemen met het voorschotten- en verplichtingenbeheer en het opstellen van het jaarverslag. De oorzaken zijn onder andere onvoldoende capaciteit en onvoldoende kennis en ervaring op het terrein van financieel beheer door functieroulatie. Daarnaast zijn taken en verantwoordelijkheden onvoldoende helder.

Wij bevelen de minister van BZK aan om een verbeterplan op te stellen dat de problemen in het totstandkomingsproces van het jaarverslag en met het voorschotten- en verplichtingenbeheer structureel verhelpt. In dit verbeterplan moeten onder andere de deadlines, actoren, verantwoordelijkheden en de wijze van monitoring worden beschreven.

Voorbereidingen nodig voor verantwoording samenwerkingsmiddelen

De voorbereiding voor de verantwoording van samenwerkingsmiddelen merken wij aan als aandachtspunt. In de periode 2000–2012 heeft Nederland € 522,8 miljoen beschikbaar gesteld voor samenwerkingsprogramma’s om op Curaçao, Sint Maarten en Aruba de bestuurskracht, de rechtsorde, de economie en het onderwijs te versterken. Nederland gaat vanaf 2014 het samenwerkingsbeleid evalueren. De minister van BZK beschikt eind 2012 nog over onvoldoende informatie om de doelmatigheid en de resultaten van deze samenwerkingsprogramma’s te kunnen beoordelen.

Wij bevelen de minister aan tijdig maatregelen te treffen om, in samenspraak met de Staten-Generaal, de programma’s goed te kunnen evalueren.

Voortgangsrapportage vereffeningscommissie onvoldoende inzichtelijk

In 2011 is er een vereffeningscommissie ingesteld die adviezen opstelt over de verdeling van de boedel van het voormalige land Nederlandse Antillen. De voortgangsrapportage van de vereffeningscommissie merken wij aan als aandachtspunt. Deze rapportage biedt onvoldoende inzicht in de voortgang van de afhandeling van mogelijke vorderingen en schulden van departementen, ondanks verzoeken van het Ministerie van BZK aan de vereffeningscommissie om dit inzicht te geven.

Wij bevelen de minister van BZK aan nogmaals aandacht te vragen van de vereffeningscommissie om te komen tot transparante en volledige rapportages over de voortgang van de vereffening.

Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zet in op een structurele verbetering van het financieel beheer bij Koninkrijksrelaties, samen met het financieel beheer voor het hele ministerie. Over de verantwoording van de samenwerkingsmiddelen zijn al in 2012 de nodige gesprekken gevoerd met de Stichting Ontwikkeling Nederlandse Antillen (SONA), Antilliaanse Mede Financieringsorganisatie (AMFO) en Fondo Desaroyo Aruba (FDA). Er worden afspraken gemaakt en richtlijnen opgesteld. De minister wijst er tot slot op dat de Vereffeningscommissie een onafhankelijke commissie is, die nog niet zo lang bezig is en hoopt na de zomer van 2013 te adviseren. De commissie is zich bewust van het belang van transparante en volledige rapportages.

Wij waarderen de inzet die de minister wil gaan leveren om het financieel beheer weer op orde te krijgen. Wij hopen over 2013 veel resultaten van de gesprekken te kunnen melden.

In onderstaand overzicht vatten wij de uitkomsten van ons Verantwoordingsonderzoek 2012 bij Koninkrijksrelaties samen. We hebben gekeken naar de bedrijfsvoering, de financiële informatie en de totstandkoming van de informatie over bedrijfsvoering.

Overzicht oordelen, conclusies, aanbevelingen, reacties minister en nawoord

Conclusie

Aanbeveling

Reactie minister

Nawoord Algemene Rekenkamer

Oordeel onderzochte onderdelen bedrijfsvoering: voldoet, met uitzondering van één onvolkomenheid

Onvolkomenheid in de bedrijfsvoering

Financieel beheer niet op orde (zie § 2.1.1).

Maak verbeterplan voor knelpunten totstandkoming jaarverslag, en voorschotten- en verplichtingenbeheer.

Er komt een verbeterplan met aandacht voor capaciteit, afspraken met kasbeheerders en verheldering van procedures.

Wij waarderen de inzet voor structurele oplossingen ook in samenwerking met de financiële functie bij het Ministerie van BZK.

Aandachtpunten bij de bedrijfsvoering

Voorbereidingen nodig voor verantwoording samenwerkingsmiddelen (zie § 2.2.1).

Tref zo spoedig mogelijk maatregelen voor evaluatie samenwerkingsmiddelen en informeer de Staten-Generaal hier over.

Er is regelmatig overleg en er wordt gewerkt aan richtlijnen of nadere afspraken om uiteindelijk verantwoording af te kunnen leggen.

Wij hopen op veel resultaten over 2013.

Voortgangsrapportage vereffeningscommissie onvoldoende inzichtelijk (zie § 2.2.2).

Vraag aandacht van de commissie voor transparante en volledige rapportages.

De onafhankelijke commissie is zich bewust van belang van transparante en volledige rapportages. De adviezen zullen na de zomer van 2013 komen.

 

Oordeel financiële informatie: voldoet, met uitzondering van het afrekenen van voorschotten van Stichting Ontwikkeling Nederlandse Antillen (SONA) voor projecten uit 2010.

Afgerekende voorschotten SONA onzeker (zie § 3.1.1).

Verbeter het financieel beheer bij SONA. De minister van BZK moet zo nodig sanctiemaatregelen nemen om dit af te dwingen.

In 2012 zijn er gesprekken gevoerd en worden afspraken gemaakt.

Minister moet optreden als de verantwoording onvoldoende zekerheid biedt.

Oordeel totstandkoming informatie over de bedrijfsvoering: voldoet.

1 OVER DIT BEGROTINGSHOOFDSTUK

In dit rapport presenteren wij de resultaten van ons verantwoordingsonderzoek naar het Jaarverslag 2012 van Koninkrijksrelaties en naar de bedrijfsvoering bij Koninkrijksrelaties.

Het Koninkrijk der Nederlanden bestaat sinds 10 oktober 2010 uit de landen Nederland, Curaçao, Sint Maarten en Aruba. Deze landen zijn autonoom, maar zijn verenigd in het nastreven van de overkoepelende belangen van het Koninkrijk en ondersteunen elkaar daarbij waar nodig. Het jaar 2012 stond in het teken van het verder vormgeven van de verantwoordelijkheden en de samenwerking binnen de nieuwe staatkundige structuur van het Koninkrijk. Nederland heeft in 2012 de laatste financiële bijdragen verstrekt in het kader van de samenwerkingsprogramma’s met Curaçao, Sint Maarten en Aruba.

Koninkrijksrelaties in cijfers – realisatie 2012
 

Absoluut

% van totaal Rijk

Verplichtingen

€ 115,96 miljoen

0,04%

Uitgaven

€ 431,66 miljoen

0,18%

Ontvangsten

€ 110,30 miljoen

0,05%

2 BEDRIJFSVOERING

De bedrijfsvoering voor Koninkrijksrelaties valt onder de verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en maakt deel uit van de bedrijfsvoering van BZK. Een ministerie bestaat uit verschillende organisatieonderdelen en de bedrijfsvoering van een ministerie bestaat uit verschillende elementen (bijvoorbeeld het beheer van subsidies of eigendommen). Als je die elementen afzet tegen de organisatieonderdelen is een ministerie op te delen in eenheden die wij ‘beheerdomeinen’ noemen. Van al die beheerdomeinen is een aantal relevant of kritisch voor het goed functioneren van het ministerie. Voor Koninkrijksrelaties is binnen BZK een beperkt aantal beheerdomeinen relevant of kritisch. We rapporteren hier over de elementen die voor Koninkrijksrelaties van belang zijn. De uitwerking in schema’s is onderdeel van de rapportage van ons Rapport bij het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (VII). 1

Oordeel over de bedrijfsvoering van Koninkrijksrelaties (IV)

De onderzochte onderdelen van de bedrijfsvoering van Koninkrijksrelaties voldeden in 2012 aan de in de CW 2001 gestelde eisen, met uitzondering van de onvolkomenheid in:

  • het financieel beheer.

2.1 Onvolkomenheden

De afgelopen jaren waren er geen onvolkomenheden bij Koninkrijksrelaties. In 2012 is er een onvolkomenheid voor het financieel beheer (zie onderstaande tabel).

Onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van Koninkrijksrelaties

Onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van Koninkrijksrelaties

2.1.1 Financieel beheer niet op orde

Het financieel beheer bij Koninkrijksrelaties was in 2012 niet op orde. De totstandkoming van het jaarverslag, en het beheer bij de administratie van verplichtingen, voorschotten en andere saldibalansadministraties zijn ontoereikend. Dit is deels te wijten aan onvoldoende duidelijkheid over de verdeling van taken en rollen in het financieel beheer binnen het Ministerie van BZK. Deze onvolkomenheid moet daarom gezien worden in relatie tot de onvolkomenheid van de financiële functie bij het Ministerie van BZK, waarover wij rapporteren in het Rapport bij het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (VII).

Totstandkoming jaarverslag ontoereikend

De totstandkoming van het jaarverslag verloopt niet soepel. Gedurende het jaar is er onvoldoende aandacht van de directie voor dit proces. Daardoor moeten er aan het einde van het jaar onnodig veel correcties worden uitgevoerd en bestaat er gedurende het jaar geen goed inzicht. Daarnaast is er bij de directie onvoldoende kennis en ervaring met het totstandkomingsproces van het jaarverslag, zijn sleutelfunctionarissen niet altijd beschikbaar, zijn verantwoordelijkheden en rollen onvoldoende helder en ontbreekt het aan inhoudelijke sturing op het proces. Dit is een structureel probleem met het risico dat het jaarverslag te laat gereed is, ondanks diverse pogingen tot verbetering van het ministerie.

Ontoereikend beheer bij de administratie van verplichtingen, voorschotten en andere saldibalansadministraties

Er bestaat een onjuist en onvolledig beeld van de begrotingsuitvoering gedurende het jaar, van het kasbeslag voor de komende jaren en van de jaarverantwoording. Dit komt onder meer doordat verplichtingen vaak niet tijdig vastgelegd worden en een onderbouwing van mutaties regelmatig ontbreekt. De oorzaken hiervoor zijn onder andere onvoldoende capaciteit en functieroulatie, waardoor kennis van en ervaring met financieel beheer bij Koninkrijkrelaties onvoldoende op peil wordt gehouden.

Aanbeveling

Wij bevelen de minister van BZK aan om een verbeterplan op te stellen dat de problemen in het totstandkomingsproces van het jaarverslag en met het voorschotten- en verplichtingenbeheer structureel verhelpt. In dit verbeterplan moeten onder andere de deadlines, actoren, verantwoordelijkheden en de wijze van monitoring worden beschreven.

2.2 Aandachtspunten

Naast de hierboven genoemde onvolkomenheid brengen wij de volgende onderwerpen onder de aandacht.

2.2.1 Voorbereidingen nodig voor verantwoording samenwerkingsmiddelen

In de periode 2000–2012 heeft Nederland € 522,8 miljoen aan voorschotten beschikbaar gesteld voor samenwerkingsprogramma’s om op Curaçao, Sint Maarten en Aruba de bestuurskracht, de rechtsorde, de economie en het onderwijs te versterken. Ieder samenwerkingsprogramma bestaat uit meerdere projecten en is gericht op een specifieke sector (bijvoorbeeld onderwijs). De minister van BZK zal de komende jaren het samenwerkingsbeleid voor Curaçao, Sint Maarten en Aruba evalueren en de Staten-Generaal daarover informeren. Belangrijke onderdelen van de evaluatie van de samenwerkingsprogramma’s zijn de financiële verantwoording, de doelmatigheid en rechtmatigheid, en de resultaten. De programma’s worden gefinancierd vanuit drie stichtingen: de Antilliaanse Mede Financieringsorganisatie (AMFO), Fondo Desaroyo Aruba (FDA) en Stichting Ontwikkeling Nederlandse Antillen (SONA). De stichtingen kregen in 2012 voor het laatst een voorschot vanuit Koninkrijksrelaties (zie tabel).

Totaal aan voorschotten per stichting tot en met 2012

Stichting

Periode

Gestorte voorschotten (x € 1 mln.)

AMFO

2006–2012

67,6

FDA

2000–2012

139,3

SONA

2005–2012

315,9

Totaal

 

522,8

Wij constateren dat de minister van BZK eind 2012 nog onvoldoende informatie ter beschikking heeft om de doelmatigheid en resultaten van de programma’s te kunnen beoordelen. Zo ontbreekt van projecten vaak informatie over de stand van zaken, afsluiting en resultaten. Het ministerie heeft de afgelopen jaren weliswaar acties ondernomen om de door de stichtingen opgestelde voortgangsrapportages te verbeteren, maar dit proces verloopt traag. Zo zou bijvoorbeeld in 2011 een doelmatigheidsonderzoek plaatsvinden bij FDA. Dat onderzoek is pas in 2012 uitgevoerd, terwijl bestuurlijk overleg tussen Aruba en Nederland over de aanpak van de knelpunten uit dat onderzoek pas halverwege 2013 plaatsvindt. Met het oog op de evaluatie van de samenwerking is het noodzakelijk dat de minister van BZK tijdig maatregelen treft om over de juiste informatie over de programma’s te beschikken.

Aanbeveling

Wij bevelen de minister aan zo spoedig mogelijk heldere afspraken te maken met de drie stichtingen over de evaluatie en verantwoording van de samenwerkingsmiddelen. Daarbij moet vooral aandacht zijn voor de doelmatigheid en resultaten van de programma’s. Wij bevelen tevens aan de Staten-Generaal te informeren over de overeengekomen maatregelen en de daaruit voortkomende informatie.

2.2.2 Voortgangsrapportage vereffeningscommissie onvoldoende inzichtelijk

Er is in 2011 een vereffeningscommissie ingesteld die adviezen opstelt over de verdeling van de boedel van het voormalige land Nederlandse Antillen. De vereffeningscommissie bestaat uit een voorzitter, een lid namens Curaçao, een lid namens Sint Maarten, een lid namens Nederland en een secretaris. De adviezen van de commissie hebben zowel betrekking op de vaststelling van de waarde van de onderdelen van de boedel, als op de feitelijke toedeling uit de boedel. Dit zal leiden tot onderlinge vorderingen, die worden voorbereid door de vereffeningscommissie en vastgesteld door de verantwoordelijke ministers van Curaçao, Sint Maarten en Nederland. Voor Nederland is dat de minister van BZK. De werkzaamheden van de vereffeningscommissie moeten eind 2013 afgerond zijn. In het najaar 2013 zal de commissie een voorstel indienen voor de vereffening, waarna bestuurlijk overleg tussen Curaçao, Sint Maarten en Nederland zal volgen om een besluit over dit voorstel te nemen.

De vereffeningscommissie rapporteert tussentijds aan de verantwoordelijke ministers van de drie landen. Deze voortgangsrapportage geeft onvoldoende inzicht in de voortgang van de afhandeling van mogelijke vorderingen en schulden bij departementen, ondanks verzoeken van het Ministerie van BZK om dit inzicht te geven. Hierdoor bestaat onzekerheid over de volledigheid van de vorderingen en schulden.

Aanbeveling

Wij bevelen de minister van BZK aan nogmaals aandacht te vragen van de vereffeningscommissie om te komen tot transparante en volledige rapportages over de voortgang van de vereffening.

3 FINANCIËLE INFORMATIE

Oordelen over de financiële informatie van Koninkrijksrelaties (IV)

In bijlage 1 lichten wij toe wat de verantwoordelijkheid is van de minister en van ons en welke werkzaamheden wij verricht hebben.

De op basis van deze werkzaamheden verkregen controle-informatie heeft ons tot het oordeel doen komen dat de in de financiële overzichten opgenomen financiële informatie deugdelijk is weergegeven en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

Daarnaast zijn wij van oordeel dat de in de financiële overzichten opgenomen verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en balansposten rechtmatig tot stand gekomen zijn, met uitzondering van de volgende fouten en onzekerheden:

  • een bedrag van € 50 miljoen aan onzekerheid in de afgerekende voorschotten in de toelichting van de saldibalans.

Belangrijke fouten en onzekerheden op artikelniveau

Wij controleren ook op artikelniveau de deugdelijke weergave van de financiële informatie en de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten. Wij hebben hierbij geen belangrijke fouten of onzekerheden geconstateerd.

In bijlage 2 is het overzicht van de fouten en onzekerheden per begrotingsartikel opgenomen dat ook laat zien welke artikelen gevolgen kunnen ondervinden van de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd. Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in bijlage 3.

3.1 Overschrijdingen van de tolerantiegrens

Wij hebben dit jaar één tolerantiegrensoverschrijding geconstateerd in de afgerekende voorschotten. Het betreft een nieuwe tolerantieoverschrijding zoals in onderstaande figuur is te zien.

Tolerantiegrensoverschrijdingen in 2012 bij Koninkrijksrelaties (x € 1.000)

Tolerantiegrensoverschrijdingen in 2012 bij Koninkrijksrelaties (x € 1.000)

De tolerantiegrensoverschrijding uit de bovenstaande figuur wordt hieronder toegelicht.

3.1.1 Afgerekende voorschotten onzeker

De onzekerheid over de rechtmatigheid betreft het afrekenen van voorschotten van SONA voor projecten uit 2010. Koninkrijksrelaties heeft decharge verleend terwijl SONA onvoldoende kon aantonen dat er sprake was van rechtmatige besteding van de voorschotten. Naast de afgerekende voorschotten 2010 is er ook nog onzekerheid over € 220 miljoen aan verstrekte voorschotten.

Aanbeveling

Wij bevelen de minister van BZK aan om er bij SONA op aan te dringen om het financieel beheer te verbeteren. De minister van BZK moet zo nodig sanctiebeleid uitvoeren om misbruik of oneigenlijk gebruik te voorkomen.

4 TOTSTANDKOMING VAN INFORMATIE

In het vorige hoofdstuk hebben wij reeds ons oordeel gegeven over de deugdelijke weergave en het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften van de financiële informatie in het jaarverslag. In dit hoofdstuk geven wij apart de oordelen over de totstandkoming van de informatie over de bedrijfsvoering.

4.1 Informatie over de bedrijfsvoering

Oordeel over de totstandkoming van de informatie over de bedrijfsvoering van Koninkrijksrelaties (IV)

De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2012 van Koninkrijksrelaties is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER

5.1 Reactie minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft op 25 april 2013 gereageerd op ons rapport. Hieronder geven we zijn reactie integraal weer. De reactie staat ook op onze website www.rekenkamer.nl.

«Met belangstelling heb ik kennisgenomen van uw conceptrapport bij het Jaarverslag 2012 Koninkrijksrelaties, dat mij bij brief van 11 april 2013 is aangeboden.

Voor de bedrijfsvoering constateert u een onvolkomenheid op het financieel beheer en u signaleert een tweetal aandachtspunten. Onderstaand ga ik hierop in.

Financieel beheer

Ik deel uw mening dat het financieel beheer bij het onderdeel Koninkrijksrelaties (KR) over 2012 niet toereikend was. Ik zeg u toe de totstandkoming van het jaarverslag KR (Rijksbegroting H IV) en het financieel beheer in 2013 structureel te verbeteren. De directie KR heeft in 2012 een aanvang gemaakt met het verbeteren van het financieel beheer bij de directie. Zo is onder meer een self-assessment uitgevoerd in samenwerking met de Auditdienst Rijk. Op basis daarvan zijn diverse verbeterpunten geformuleerd. Het verbeteren van het financieel beheer vergt echter tijd.

Vanaf 2013 is een verbeterproject van start gegaan ter verbetering van het totstandkomingsproces van het jaarverslag en structurele verhoging van de kwaliteit van het financieel beheer bij Koninkrijksrelaties. Daarbij zijn zowel de directie KR, de centrale en decentrale controlafdelingen, alsmede de Auditdienst Rijk betrokken. Concrete maatregelen die zijn genomen zijn onder meer het structureel inzetten van extra capaciteit ter versterking van het financieel beheer, het wegwerken van achterstanden in de verplichtingen en voorschotten administraties, het maandelijks monitoren (in het MTKR) van het financieel beheer, het beschrijven van de diverse rollen en verantwoordelijkheden binnen het domein van Koninkrijksrelaties. Voor de zomer zullen er tevens heldere afspraken gemaakt zijn met de kasbeheerders (Vertegenwoordigingen en Cft), zodat de informatievoorziening aansluit op de informatiebehoefte. Ik heb er vertrouwen in dat met deze acties de kaders zijn gezet om het financieel beheer in de tweede helft van 2013 op orde te kunnen hebben.

Zoals u weet strekt de tekortkoming van het financieel beheer verder dan de directie KR. Daarom verwijs ik u ook naar mijn reactie op de geconstateerde tekortkomingen in het rapport bij het Jaarverslag 2012 Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Rijksbegroting H VII). In gezamenlijkheid wordt gestreefd naar het structureel op orde hebben van het financieel beheer binnen heel BZK. De verbeteringen die zijn ingezet ten behoeve van de centrale administratie, zoals de implementatie van nieuwe financiële processen, zullen dan ook positieve gevolgen hebben voor het financieel beheer bij Koninkrijksrelaties.

Naast de hierboven genoemde onvolkomenheid onderkent u de twee aandachtspunten.

Verantwoording samenwerkingsmiddelen

De verantwoording over de samenwerkingsmiddelen en de evaluaties van de programma's en projecten die daarmee worden uitgevoerd, vormen volgens u een aandachtspunt. Hierbij constateert u dat het ministerie op dit moment onvoldoende inhoudelijke informatie ter beschikking heeft om een evaluatie van de besteding van deze middelen (die overigens pas vanaf 2014 plaatsvindt) uit te voeren.

De samenwerkingsmiddelen zijn verdeeld op basis van algemene doelstellingen en programma's. Bij de opzet van de programma's is de verantwoordelijkheid voor de voorbereiding en uitvoering van de programma's belegd bij de functionele overheidsdiensten en stichtingen van het betreffende eiland. Vanuit dat oogpunt vindt verantwoording plaats op het niveau van programma’s en worden er afspraken gemaakt over de wijze van sturing en toezicht door SONA, AMFO en FDA. BZK onderschrijft het belang van goede informatie over de samenwerkingsmiddelen en heeft daarom de volgende afspraken en acties met de verschillende stichtingen/fondsen gemaakt, teneinde de kwaliteit van de reeds verstrekte en nog te verstrekken verantwoordingsinformatie te verhogen.

Stichting Ontwikkeling Nederlandse Antillen (SONA)

In het kader van het toezicht op de voortgang en verantwoording van de programma's vindt regulier overleg met SONA plaats, zowel op bestuurlijk niveau als op ambtelijk niveau. Daarnaast legt SONA door middel van halfjaarrapportages en jaarverslagen rekening en verantwoording af. USONA heeft in 2012, in nauw overleg met BZK, de rapportages uitgebreid met een overzicht specifiek gericht is op de financiële situatie, per programma en per land. Dit overzicht biedt een goede basis om nadere afspraken te kunnen maken over de dekking van de uitvoeringskosten. Bovendien biedt het inzicht in de stand van zaken over de uitvoering van de samenwerkingsprogramma's.

Antilliaanse Mede Financieringsorganisatie (AMFO)

De tweemaandelijkse rapportage van AMFO is in de zomer van 2012 inhoudelijk gewijzigd op verzoek van BZK. Op basis van een thematische indeling wordt inzichtelijk gemaakt welke projecten per land nog open staan en welke afgesloten zijn. De rapportage is op basis van een inhoudelijke en financiële verantwoording. Voor de eindverantwoording die door AMFO moet worden opgesteld zullen richtlijnen worden opgesteld (format) waarin, naast de financiële verantwoording, per land en thema duidelijk per thema aangegeven wordt of de hieronder vallende projecten doelmatig en rechtmatig besteed zijn.

Fondo Desaroyo Aruba (FDA)

Het doelmatigheidsonderzoek bij FDA heeft op zich laten wachten. De evaluatie is medio 2012 uitgevoerd.

In 2013 worden concrete afspraken gemaakt met FDA over de wijze van verantwoording afleggen. Daarbij is het belangrijk dat in de voortgangsrapportages duidelijk wordt aangegeven wat de actuele stand van zaken is. In maart 2013 heeft de directie Koninkrijksrelaties daartoe een eerste overleg gehad met een uit de evaluatie ontstane gemengde werkgroep, die het bestuurlijk overleg tussen de minister van BZK en de Arubaanse minister-president voorbereidt. Dit overleg vindt in juni 2013 op Aruba plaats.

Voortgang Vereffeningscommissie

De Vereffeningscommissie is een onafhankelijke commissie, ingesteld door de Rijksministerraad. De commissie rapporteert aan de verantwoordelijke ministers van Curaçao, Sint Maarten en Nederland. De adviezen over de vaststelling van de boedel en de verdeling hiervan (mogelijke vorderingen en schulden voor de rechtsopvolgers) worden na de zomer van 2013 verwacht. Dit is gegeven de late start van de commissie en de problematiek, te rechtvaardigen. De uitkomsten zijn dan dienstig voor een bestuurlijk overleg tussen de rechtsopvolgers Curaçao, Sint Maarten en Nederland. De Rekenkamer vraagt aandacht voor transparante en volledige rapportages. Tot op heden zijn nog alleen tussenrapportages opgesteld. Uiteraard is het noodzakelijk dat het bestuurlijk overleg gebaat is bij transparante en volledige rapportages. Ook de commissie is zich daarvan bewust.»

5.2 Nawoord Algemene Rekenkamer

De minister van BZK zegt toe structureel te investeren in het financieel beheer van het gehele departement, inclusief de directie Koninkrijksrelaties. Deze investering betreft de capaciteit, de verduidelijking van rollen en verantwoordelijkheden, de beschrijving van procedures, alsook de aanpak van achterstanden in de administraties van verplichtingen en voorschotten. Wij waarderen de inzet die de minister hier wil leveren. Wij zullen de investering in de directie Koninkrijksrelaties volgen in samenhang met de aanpak van soortgelijke problemen binnen het ministerie.

Verder onderschrijft de minister het belang van goede informatie over de samenwerkingsmiddelen. Hij benadrukt dat er overleg is met SONA, AMFO en FDA. We hopen in 2013 veel resultaten van de gesprekken te kunnen melden.

BIJLAGE 1 ACHTERGROND OORDELEN FINANCIËLE INFORMATIE

We hebben de financiële informatie in de volgende financiële overzichten van het jaarverslag 2012 van Koninkrijksrelaties gecontroleerd:

  • a) de verantwoordingsstaat met toelichting;

  • b) de saldibalans met toelichting;

  • c) de in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen rapportage over de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten;

Verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Op grond van de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) dient de minister van BZK een jaarverslag en een saldibalans op te stellen, die voldoen aan de in de CW 2001 en in de daarop gebaseerde lagere regelgeving opgenomen eisen. Op grond van de CW 2001 dient de financiële informatie deugdelijk te zijn weergegeven en overeenkomstig de verslaggevingsvoorschriften te zijn opgesteld.

De minister is ook verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en balansposten in de financiële overzichten. Deze verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en balansposten zijn rechtmatig als zij tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de doelomschrijving van de toepasselijke begrotingsartikelen, de toepasselijke begrotingswetten, andere wettelijke regelingen, overeenkomsten en beschikkingen. Voor verplichtingen, uitgaven en ontvangsten die gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik dient de minister een toereikend beleid te voeren.

Verantwoordelijkheid van de Algemene Rekenkamer

Op grond van de CW 2001 is het de verantwoordelijkheid van de Algemene Rekenkamer om de financiële informatie in het jaarverslag en de saldibalans te controleren en haar oordeel vast te leggen in een rapport.

Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met de INTOSAI Fundamental Auditing Principles and Guidelines. Deze Standaarden vereisen dat wij ethische voorschriften naleven en dat wij onze controle plannen en uitvoeren om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden gericht op het verkrijgen van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen die in de financiële overzichten zijn opgenomen. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang bevatten die het gevolg zijn van fraude en corruptie of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting nemen wij de interne beheersing die relevant is voor het opmaken van de financiële overzichten in aanmerking. Wij richten ons op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van die interne beheersing.

In verband met het budgetrecht van de Staten-Generaal richt de Algemene Rekenkamer haar controle zo in dat zij in staat is fouten en onzekerheden van materieel belang op artikelniveau te rapporteren.

De controle van de Algemene Rekenkamer richt zich op:

  • de deugdelijke weergave van de financiële informatie en het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften;

  • de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en de balansposten.

BIJLAGE 2 OVERZICHT PER BEGROTINGSARTIKEL

BIJLAGE 3 OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2012 VAN KONINKRIJKSRELATIES

Het totale overzicht van fouten en onzekerheden in deze bijlage bestaat uit de volgende tabellen:

  • A) Verplichtingen

  • B/C) Uitgaven + ontvangsten

  • B) Uitgaven

  • C) Ontvangsten

  • D) Baten-lastenagentschappen

  • E) Saldibalans

  • F) Afgerekende voorschotten

We nemen alleen die tabellen (hierboven vet gedrukt) op over de onderdelen waarin we fouten en/of onzekerheden hebben geconstateerd.

A. Verplichtingen (€ x 1000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

 

Tolerantie overschreden?

 

Onzekerheid over volledigheid

     

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

 

Beleidsartikelen

               

1

Waarborgfunctie

51.896

616

616

nee

 

2

Bevorderen autonomie Koninkrijkspartners

64.066

3.044

3.044

nee

 

Niet-beleidsartikelen

               

3

Nominaal en onvoorzien

   

Totaal

 

115.962

3.660

3.660

   

                       
 

Totaal verplichtingen

115.962

                 
                       
 

Rechtmatigheid

                   
 

Procentuele fout

3,16%

Tolerantiegrens niet overschreden

 

Procentuele onzekerheid

0,00%

 
                       
 

Deugdelijke weergave

                   
 

Procentuele fout

0,00%

 
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

 
B/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag *

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

 

Tolerantie overschreden?

 

Onzekerheid over volledigheid

     

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

 

Beleidsartikelen

               

1

Waarborgfunctie

62.315

123

123

nee

 

2

Bevorderen autonomie Koninkrijkspartners

479.644

2.900

2.900

nee

 

Niet-beleidsartikelen

               

3

Nominaal en onvoorzien

   

                       

Totaal

 

541.959

3.023

3.023

   

*

Uitsplitsing van het verantwoord bedrag naar uitgaven en ontvangsten vindt plaats in bijlagen B en C

   
                       

(1)

Totaal Uitgaven en Ontvangsten

541.959

Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten

   
                       
 

Deugdelijke weergave

                   
 

Procentuele fout

< 0,01%

Tolerantiegrens niet overschreden

               
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

                 
                       
 

Rechtmatigheid

                   
 

Procentuele fout

0,00%

     
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

                 
                       

(2)

Totaal

 

Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten + bijdrage(n) van derden baten-lastenagentschappen

   
           
 

Deugdelijke weergave

                   
 

Procentuele fout

< 0,01%

Tolerantiegrens niet overschreden

   
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

     
                       
 

Rechtmatigheid

                   
 

Procentuele fout

0,00%

     
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

     
B. Uitgaven (€ x 1000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

 

Tolerantie overschreden?

 

Onzekerheid over volledigheid

     

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

 

Beleidsartikelen

               

1

Waarborgfunctie

57.818

123

123

nee

 

2

Bevorderen autonomie Koninkrijkspartners

373.839

2.900

2.900

nee

 

Niet-beleidsartikelen

               

3

Nominaal en onvoorzien

   

                       

Totaal

 

431.657

3.023

3.023

   

                       
 

Totaal uitgaven

431.657

                 
                       
 

Rechtmatigheid

                   
 

Procentuele fout

< 0,01%

Tolerantiegrens niet overschreden

   
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

     
                       
 

Deugdelijke weergave

                   
 

Procentuele fout

0,00%

     
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

     
E. Saldibalans (€ x 1000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

Tolerantie overschreden?

 

Onzekerheid over volledigheid

     

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

 

3

Liquide middelen

26.029

   

5

Uitgaven buiten begrotingsverband

5.146

   

6

Ontvangsten buiten begrotingsverband

4.536

   

7

Openstaande rechten

   

8

Extra-comptabele vorderingen

834.251

   

9

Extra-comptabele schulden

   

10

Voorschotten

382.325

1.591

1.591

   

11

Garantieverplichtingen

73.181

   

12

Openstaande verplichtingen

1.371.953

1.190

1.190

   

13

Deelnemingen

1.998

   

                     
 

Totaal beoordeeld

2.699.419

2.781

2.781

   

                     
 

(De tolerantiegrens wordt afgeleid van totaal beoordeeld)

   
                     
 

Totaal saldibalans

2.699.419

               
           
 

Rechtmatigheid

                 
 

Procentuele fout

< 0,01%

Tolerantiegrens niet overschreden

   
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

     
                     
 

Deugdelijke weergave

                 
 

Procentuele fout

0,00%

     
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

     
F. Afgerekende voorschotten (€ x 1000)

Art. nr.

Omschrijving

Verantwoord bedrag

Fout

 

Onzekerheid

 

Totaal F + O

 

Tolerantie overschreden?

 

Onzekerheid over volledigheid

     

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

Rechtmatigheid

Deugdelijke weergave

 
 

Totaal afgerekende voorschotten 2012

166.682

49.792

49.792

ja

 

                       
 

Totaal afgerekende voorschotten

166.682

49.792

49.792

   

                       
 

Totaal afgerekende voorschotten

166.682

                 
           
 

Rechtmatigheid

                   
 

Procentuele fout

0,00%

     
 

Procentuele onzekerheid

29,87%

Tolerantiegrens overschreden

   
                       
 

Deugdelijke weergave

                   
 

Procentuele fout

0,00%

     
 

Procentuele onzekerheid

0,00%

     

AFKORTINGEN

AMFO

Antilliaanse Mede Financieringsorganisatie

BZK

(Ministerie van) Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CW 2001

Comptabiliteitswet 2001

FDA

Fondo Desaroyo Aruba

INTOSAI

International Organization of Supreme Audit Institutions

SONA

Stichting Ontwikkeling Nederlandse Antillen

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in de rapporten over ons jaarlijkse verantwoordingsonderzoek.


X Noot
1

Algemene Rekenkamer (2013). Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 33 605 VII, nr. 2. Den Haag: Sdu.