Subsidiekader 2015 Vrijwilligerswerk bij de Sanctietoepassing (VBS)

1. Inleiding

Op 24 juni 2010 heeft de toenmalige minister van Justitie de beleidsvisie op het Vrijwilligerswerk bij de Sanctietoepassing vastgesteld. Daarin is onder meer aangegeven dat, op basis van deze beleidsvisie, een Subsidiekader zal worden vastgesteld. In het overgangsjaar 2011 heeft een herijking van het Subsidiekader plaatsgevonden waarbij gekozen is voor het standaardiseren en objectiveren van de werkwijze. Vanaf dat moment is de subsidie aan de betrokken vrijwilligersorganisaties aan de hand van het in 2011 ingevoerde en herijkte Subsidiekader toegekend.

In het begin van 2014 is naar aanleiding van een motie van het Tweede Kamer lid Van der Staaij c.s. over extra budget voor Vrijwilligerswerk bij Sanctietoepassing (33 750-VI-81) het budget structureel verhoogd met 1.5 miljoen euro. Van het verhoogde budget is 750.000 euro bestemd voor vrijwilligersorganisaties die aantoonbaar voor hun vrijwilligerswerk naast de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) andere financiers hebben geworven (co-financiering). De overige 750.000 euro zijn toegevoegd aan het bestaande budget zonder de voorwaarde van co-financiering.

Dit Subsidiekader bevat achtereenvolgens:

• Een omschrijving van de vrijwilligersactiviteiten die voor subsidiëring in aanmerking komen (paragraaf 2)

• De voorwaarden waaraan de vrijwilligersorganisaties moeten voldoen om voor subsidiëring in aanmerking te komen (paragraaf 3)

• De bekostigingsgrondslag voor zowel zonder de voorwaarde van co-financiering als met de voorwaarde van co-financiering, en de te subsidiëren kostensoorten (paragraaf 4)

• Bepalingen over de aanvraag, toekenning en verantwoording van de subsidie (paragraaf 5).

Bij de toepassing van dit Subsidiekader zal, voor wat betreft de activiteiten die voor subsidiëring in aanmerking komen en de voorwaarden waaraan de vrijwilligersorganisaties moeten voldoen, uitvoering worden gegeven aan de beleidsvisie.

Hierbij wordt opgemerkt dat de subsidie vanuit DJI bedoeld is om de vrijwilligersorganisaties als het ware een ‘startkapitaal’ te geven om hun vrijwilligerswerk te kunnen verrichten, maar in toenemende mate zullen vrijwilligersorganisaties een beroep moeten doen op andere partijen dan DJI die actief zijn in het financieren van maatschappelijke doelen, zoals fondsen en loterijen.

In het Subsidiekader blijft voor de gehanteerde bekostigingsgrondslag het aantal vrijwilligers per organisatie gehandhaafd. Wel geldt hierbij dat vrijwilligers nadrukkelijk actief ingezet worden en dat ‘slapende’ vrijwilligers, die niet actief zijn, niet meegerekend mogen worden.

Ter vereenvoudiging van de subsidietoekenning is gekozen voor een gestandaardiseerde en geobjectiveerde werkwijze voor het vaststellen van de subsidies. Enkele kostensoorten zijn daarom samengevoegd en/of van een andere benaming voorzien. Voor de kleine vrijwilligersorganisaties zal een subsidiebedrag per vrijwilliger worden vastgesteld door het vaststellen van de verdeelsleutel. De bij de aanvraag vermelde kostensoorten zullen bepalend zijn voor de deelfactor waarmee het uiteindelijke subsidiebedrag wordt vastgesteld. Een voorbeeld hiervan is te lezen onder voetnoot 7.

Voor de grotere vrijwilligersorganisaties zullen forfaitaire subsidiebedragen worden toegekend.

De aanvraag-, toekenning- en verantwoordingsbepalingen in dit Subsidiekader zijn gebaseerd op de Rijksbrede Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Stcrt. 2009, 20306). Deze aanwijzingen voorzien onder meer in een differentiatie in het toekennings- en verantwoordingsproces gerelateerd aan de omvang van het subsidiebedrag. In het algemeen geldt dat de toekenning van de subsidiebedragen jaarlijks bij een eenmalige beschikking worden vastgesteld. Voor de grotere vrijwilligersorganisaties zal zoveel mogelijk een subsidie voor een periode van vier jaar¹ worden verleend mits het subsidiebudget onveranderd blijft en de vrijwilligersorganisaties voldoen aan de subsidievoorwaarden gedurende deze periode. Voor deze subsidie dient wel jaarlijks een aanvraagformulier te worden ingediend en zal ook jaarlijks een toekenningsbrief worden verzonden.

Afhankelijk van het totaal aantal vrijwilligers dat in het komende subsidiejaar actief is kan de toepassing van dit Subsidiekader leiden tot een lager subsidiebedrag per vrijwilliger dan in voorafgaande jaren.

2. Vrijwilligersactiviteiten

2.1. Algemeen

Als algemeen uitgangspunt geldt dat de vrijwilligersactiviteiten de werkzaamheden van de beroepskrachten in de inrichtingen en instellingen niet mogen overlappen of verdringen.

Niet alleen activiteiten tijdens het verblijf in een inrichting komen voor financiering in aanmerking, maar ook vrijwilligersactiviteiten die tot een half jaar na de beëindiging van het verblijf in een justitiële inrichting verricht worden.

2.2. Activiteiten² die voor subsidiëring in aanmerking komen

• Het afleggen van individuele of groepsbezoeken aan justitieel ingeslotenen tijdens hun detentie/behandeling/bewaring.

• Het ondersteunen van diensten en vieringen en het deelnemen aan gespreksgroepen die door de geestelijke verzorging worden georganiseerd in de inrichtingen en instellingen.

• Het ondersteunen van groepsbijeenkomsten in het kader van vrijetijdsbesteding.

• Het regelen van praktische zaken voor justitieel ingeslotenen³.

• Het begeleiden en ondersteunen van justitieel ingeslotenen bij hun terugkeer in de samenleving.

• Het begeleiden en ondersteunen van justitieel ingeslotenen na hun terugkeer in de samenleving in de periode tot 6 maanden na afloop van hun verblijf in de inrichting⁴.

• Het verzorgen van cursussen voor justitieel ingeslotenen.

• Het begeleiden van ingesloten ouders in hun relatie met hun kinderen tijdens insluiting en bij het hervatten van hun opvoedingstaken na insluiting tot 6 maanden na afloop van hun verblijf in de inrichting.

• Het ondersteunen van het gezinssysteem van ingeslotenen, waaronder het begeleiden van kinderen van ingesloten ouders tot 6 maanden na hun ontslagdatum.

3. Vrijwilligersorganisaties

3.1. Voorwaarden voor het in aanmerking komen voor subsidie

Voor subsidiëring komen uitsluitend zelfstandige vrijwilligersorganisaties in aanmerking die voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De vrijwilligersorganisatie heeft de eisen die aan de vrijwilligers worden gesteld vastgelegd in een competentieprofiel.

• De selectie van vrijwilligers vindt plaats aan de hand van dat competentieprofiel.

• Alle aan de vrijwilligersorganisatie verbonden vrijwilligers die binnen of buiten de justitiële inrichting met (ex-) justitiabelen werkzaam zijn, moeten een Verklaring omtrent gedrag (VOG) kunnen overleggen.⁵

• De vrijwilligersorganisatie sluit een vrijwilligerscontract met iedere vrijwilliger die activiteiten verricht in het kader van de sanctietoepassing. Dit contract bevat in ieder geval bepalingen met betrekking tot:

  • de rechten en de verplichtingen van de vrijwilliger bij de uitvoering van zijn activiteiten in de inrichtingen en instellingen of in het kader van de nazorg

  • geheimhouding

  • aansprakelijkheidsverzekering

  • onkostenvergoedingen.

• De vrijwilligersorganisatie draagt tenminste eenmaal per jaar zorg voor een vorm van periodieke en gestructureerde deskundigheidsbevordering.

• Iedere vrijwilligersorganisatie die in een inrichting of instelling actief is en minimaal 15 vrijwilligers heeft, stelt een coördinator aan die:

  • eindverantwoordelijk is voor een adequate begeleiding en ondersteuning van de vrijwilligers

  • voor de leiding van de inrichting of instelling als aanspreekpunt fungeert.

4. Bekostiging

4.1.1. Bekostigingsgrondslag zonder de voorwaarde van co-financiering

Subsidiëring in 2014 vindt plaats op basis van het aantal vrijwilligers dat op 1 januari 2015 daadwerkelijk actief aan de vrijwilligersorganisatie is verbonden en de onder paragraaf 2 vermelde vrijwilligersactiviteiten verricht.

4.1.2. Bekostigingsgrondslag met de voorwaarde van co-financiering

Subsidiëring met de voorwaarde van co-financiering in 2015 vindt plaats op basis van het aantal vrijwilligers dat daadwerkelijk actief ingezet wordt voor activiteiten die gedeeltelijk met co-financiering gefinancieerd worden voor onder paragraaf 2 vermelde vrijwilligersactiviteiten en waarvoor niet op grond van 4.1.1. een subsidie is aangevraagd en toegekend.

4.2. Te subsidiëren kostensoorten

Bij de bekostiging wordt een onderscheid gemaakt tussen persoonsgebonden kosten en organisatiegebonden kosten.

Als tegemoetkoming in persoonsgebonden kosten komen voor subsidiëring in aanmerking:

• kosten voor werving, deskundigheidsbevordering en binding (jaarlijkse attentie) van de vrijwilligers (1)

• kosten voor het reizen van en naar de inrichting of instelling door de vrijwilligers (2).

Als tegemoetkoming in organisatiegebonden kosten komen voor subsidiëring in aanmerking:

• administratiekosten (3)

• coördinatiekosten voor vrijwilligersorganisaties waaraan tenminste 15 vrijwilligers zijn verbonden (4)

• aantoonbare huisvestingskosten, voor zover deze voor het werk van de vrijwilligers noodzakelijk door de vrijwilligersorganisaties moeten worden gemaakt (5).

4.3. Berekening van de subsidie

4.3.1. Berekening van de subsidie zonder de voorwaarde van co-financiering

4.3.1.1. Voor de vier grote vrijwilligersorganisaties⁶

Voor de vier grote vrijwilligersorganisaties met actieve vrijwilligers⁷ die aan alle bovengestelde subsidievoorwaarden voldoen wordt een forfaitaire subsidie toegekend tot een gezamenlijk maximaal bedrag van € 1,5 miljoen.⁸

4.3.1.2 Voor de overige vrijwilligersorganisaties

Voor de overige vrijwilligersorganisaties is een subsidiebudget van € 850.000,– beschikbaar dat over deze organisaties wordt verdeeld. De verdeelsleutel wordt jaarlijks vastgesteld door dit bedrag te delen door het totaal aantal vrijwilligers van deze organisaties.

Aan de hand van de te subsidiëren kostensoorten 1 tot en met 5 wordt – afhankelijk van de aanvraag – de deelfactor bepaald. Deze deelfactor wordt dan vermenigvuldigd met de verdeelsleutel en het aantal vrijwilligers dat per 1 januari 2015 per vrijwilligersorganisatie daadwerkelijk ingezet wordt. Hierdoor wordt voorkomen dat het totaalbedrag van de aanvragen de beschikbare budgettaire ruimte voor het vrijwilligerswerk overschrijdt.⁹

4.3.2. Berekening van de subsidie met de voorwaarde van co-financiering

Voor vrijwilligersorganisaties die subsidie aanvragen voor activiteiten en aantoonbaar van andere fondsen of bronnen voor deze activiteiteninkomsten ontvangen kunnen aanspraak doen op het hiervoor geoormerkte budget van € 750.000,–.

In de aanvraag voor subsidie met de voorwaarde van co-financiering geeft de aanvrager inzicht in de totale kosten van de vrijwilligersactiviteiten, gesplitst naar kostensoorten, waarbij de aanvrager rekening moet houden dat 25% van deze kosten uit co-financiering worden gefinancierd. Co-financiering kan bijvoorbeeld uit eigen inkomsten dan wel uit schenkingen of giften van derden bestaan.

Een voorbeeld ter verduidelijking: Een vrijwilligersorganisatie verzoekt om subsidie. In de aanvraag worden de kostenposten (zie onder 4.2.) 1, 2 en 4 vermeld. Tezamen bedragen deze kostenposten een bedrag van € 10.000,– 25% van dit bedrag, te weten € 2.500,– dient door middel van co-financiering te worden opgebracht. De aangevraagde subsidie bedraagt daarmee € 7.500,–.

De berekening van de verdeling van de subsidie vindt plaats met behulp van de verdeelsleutel. Om deze verdeelsleutel te bepalen wordt het totale budget gedeeld door het aantal vrijwilligers van alle aanvragende vrijwilligersorganisaties dat vervolgens vermenigvuldigd wordt met de deelfactor.

Zo wordt het subsidieplafond van € 750.000,– als volgt verdeeld over de vrijwilligersorganisaties die een aanvraag indienen. Het bedrag van € 750.000,– wordt gedeeld door het totale aantal vrijwilligers van alle aanvragende vrijwilligersorganisaties. ‘Slapende’ vrijwilligers mogen niet worden meegerekend. Het moet gaan om op 1 januari 2015 daadwerkelijk actieve vrijwilligers. Zo wordt het maximaal beschikbare bedrag per vrijwilliger vastgesteld. Vervolgens wordt aan de hand van de te subsidiëren kostensoorten 1 tot en met 5 – afhankelijk van de aanvraag – de deelfactor bepaald. Deze deelfactor wordt dan vermenigvuldigd met de verdeelsleutel en het aantal vrijwilligers dat op 1 januari 2015 voor de aanvragende vrijwilligersorganisatie zich daadwerkelijk inzet. Hierdoor wordt voorkomen dat het subsidieplafond van € 750.000,– wordt overschreden.

Een voorbeeld verduidelijkt bovenstaande berekening. De aanvragende vrijwilligersorganisaties hebben in totaal 1.000 vrijwilligers opgegeven. Dit betekent een beschikbaar bedrag van € 750.000,– gedeeld door 1.000 vrijwilligers is € 750,– per vrijwilliger. Wanneer bijvoorbeeld 3 van de 5 in dit Subsidiekader vermelde kostenposten zijn opgegeven in de aanvraag, is de deelfactor 3/5 van € 750,–: € 450,– per aan die organisatie verbonden actieve vrijwilliger.

5. Aanvraag, toekenning en verantwoording

5.1. Werkwijze bij de subsidieverstrekking voor 2015

• Het verzenden van de Kaderbrief 2015, met als bijlagen het Subsidiekader 2015 en een nieuw aanvraagformulier op 15 oktober 2014.

• Indienen van de subsidieaanvraag door de vrijwilligersorganisaties conform de bepalingen in de Kaderbrief en het Subsidiekader voor 15 november 2014. Aanvragen die later dan 15 november 2014 worden ingediend, zullen niet in behandeling worden genomen.

• Beslissen op en berichten over de aanvraag op basis van het Subsidiekader en de Beleidsvisie vindt in beginsel plaats vóór 1 januari 2015.

5.2. De aanwijzingen voor de subsidieverstrekking

Vanaf 1 januari 2010 gelden de Rijksbrede Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (zie voetnoot 1). Deze aanwijzingen zijn van belang voor de subsidieverlening, maar vooral ook voor de verantwoording door de organisaties. Op grond van deze aanwijzingen zijn, afhankelijk van de omvang van de toe te kennen subsidies, voor de toekenning en verantwoording de navolgende bepalingen van toepassing.

5.2.1. Organisaties waaraan een subsidie tot € 25.000,– wordt toegekend

Voor een organisatie die een subsidie ontvangt tot € 25.000,– wordt de subsidie voor 2015 bij eenmalige beschikking vastgesteld.

Deze organisatie is verplicht om:

• Belangrijke veranderingen die van invloed zijn op de subsidie onverwijld schriftelijk door te geven aan de Dienst Justitiele Inrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

• Medewerking te verlenen aan een steekproefsgewijze controle of de activiteiten daadwerkelijk zijn verricht overeenkomstig de opgevoerde kosten.

5.2.2. Organisaties waaraan een subsidie tussen de € 25.000,– en € 125.000,– wordt toegekend

Voor een organisatie die een subsidie tussen de € 25.000,– en € 125.000,– ontvangt wordt de subsidie verleend en een voorschot van 90% uitbetaald.

Deze organisatie is verplicht om:

• Belangrijke veranderingen die van invloed zijn op de subsidie onverwijld schriftelijk door te geven aan de Dienst Justitiele Inrichtingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

• Uiterlijk op 1 april 2016 aan de hand van de administratie schriftelijk aan te tonen dat de vooraf opgegeven activiteiten hebben plaatsgevonden.

Definitieve vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van de na afloop van het subsidiejaar afgelegde verantwoording over de uitgevoerde activiteiten.

5.2.3. Organisaties waaraan een subsidie van € 125.000,– of meer wordt toegekend

Voor een organisatie die een subsidie van meer dan € 125.000,– ontvangt wordt de subsidie verleend en een voorschot van 90% uitbetaald.

Deze organisatie is verplicht om:

• Belangrijke veranderingen die van invloed zijn op de subsidie onverwijld aan het ministerie van Justitie door te geven.

• Uiterlijk op 1 april 2016 aan de hand van de administratie schriftelijk aan te tonen dat de activiteiten hebben plaatsgevonden en verantwoording af te leggen over de gemaakte kosten.

Definitieve vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van de na afloop van het subsidiejaar afgelegde verantwoording over de uitgevoerde activiteiten en de daarvoor gemaakte kosten.

5.3. Verantwoording en definitieve vaststelling

• De inhoud van de verantwoording door de organsiaties aan wie subsidie is verstrekt genoemde organisaties zal worden gebaseerd op de in het aanvraagformulier gedefinieerde activiteiten en kostensoorten.

• Op grond van artikel 4:46 Algemene Wet Bestuursrecht vindt de definitieve vaststelling plaats overeenkomstig de subsidieverlening. Een eventueel lagere toekenning wordt verrekend met het voorschot, dan wel van de vrijwilligersorganisatie teruggevorderd.

De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, F. Teeven

Aanvraagformulier Subsidiering vrijwilligersactiviteiten op basis van zonder en met cofinanciering 2015

---

1 Te rekenen vanaf het subsidiejaar 2012.

2 Reïntegratie van (ex-) justitiabelen is voor DJI een belangrijke speerpunt. Daarom wil DJI bevorderen dat in de komende jaren vrijwilligers meer betrokken worden bij het begeleiden en ondersteunen van reïntegratie-activiteiten voor (ex-) justitiabelen, zoals bijvoorbeeld het begeleiden en ondersteunen van (ex-) justitiabelen door vrijwilligers in de Reintegratie Centra (RIC’s), of hulp bieden bij schuldhulpverlening, of op het gebied van Nederlandse taal, of het begeleiden van Licht Verstandelijk Beperkte (ex-) justitiabelen.

3 Bijvoorbeeld hulp bij het in kaart brengen van schulden.

4 Zie voetnoot 2.

5 Wanneer de vrijwilligersorganisatie een vrijwilliger die geen VOG kan overleggen – bijvoorbeeld een ervaringsdeskundige – wel geschikt acht voor Vrijwilligerswerk bij de Sanctietoepassing kan dit worden besproken met de vestigingsdirectie van de betreffende inrichting c.q. de landelijke contactpersoon van het Vrijwilligerswerk bij de Sanctietoepassing; zie hiervoor de beleidsvisie op blz. 20. zie hiervoor: http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/notas/2010/07/15/beleidsvisie-vrijwilligerswerk-bij-de-sanctietoepassing.html

6 Bonjo, Exodus, Gevangenenzorg Nederland, Humanitas (Gezin in Balans).

7 Het aantal vrijwilligers wordt gecontroleerd op basis van geldige VOG’s en mede op verklaring dat de opgegeven vrijwilligers actief ingezet worden (dus “slapende” vrijwilligers mogen niet meegerekend worden).

8 Voor de huidige drie vrijwilligersorganisaties Exodus, Humanitas (Gezin in Balans) en Gevangenenzorg Nederland en de koepel vrijwilligersorganisatie Bonjo geldt de volgende verdeling op basis van het totaalbedrag van € 1,5 miljoen:

• een forfaitair subsidiebedrag van maximaal € 375.000,– per jaar (Gevangenenzorg Nederland en Gezin in Balans)

• een forfaitair subsidiebedrag van maximaal € 637.500,– per jaar voor Exodus

• voor Bonjo een forfaitair subsidiebedrag van maximaal € 112.500,– per jaar.

Deze forfaitaire bedragen worden in principe voor een periode van 4 jaar – zie ook voet noot 2 – jaarlijks toegekend mits het subsidiebudget onveranderd blijft en de vrijwilligersorganisaties voldoen aan de subsidievoorwaarden gedurende deze periode. Mocht het aantal vrijwilligersorganisaties met meer dan 100 vrijwilligers groeien dan worden de forfaitaire bedragen herzien en opnieuw verdeeld binnen het daarvoor beschikbare deel van het subsidiebudget.

9 Een voorbeeld van de berekeningswijze:

Rekenvoorbeeld aanpassen??? Bij een subsidiebudget van € 500.000,– en het door de organisaties opgegeven aantal vrijwilligers van b.v. 1.000, is de verdeelsleutel (500.000 : 1.000) € 500,– per vrijwilliger.

De in het aanvraagformulier opgegeven kostenposten bepalen de deelfactor. Wanneer bij voorbeeld 3 van de 5 in dit Subsidiekader vermelde kostenposten zijn opgegeven is de deelfactor 3/5 van € 500,– derhalve € 300,– per aan die organisatie per 1 januari 2014 verbonden actieve vrijwilliger.