Regeling van de Minister van Financiën van 15 juli 2014, FM 2014/1025 M, directie Financiële Markten, houdende regels ten behoeve van een integere bedrijfsvoering door trustkantoren als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Wet toezicht trustkantoren (Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014)

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 10, eerste lid, van de Wet toezicht trustkantoren en artikel 1 van het Overdrachtbesluit 2012 integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren;

Besluit:

§ 1. Algemene bepalingen

Artikel 1

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  a. wet:

  Wet toezicht trustkantoren;

  b. cliënt:

  degene met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een dienst laat verrichten;

  c. integere bedrijfsvoering:

  een zodanige sturing van de organisatie van het trustkantoor en inrichting van de processen van en met betrekking tot het trustkantoor dat integriteitsrisico’s worden beheerst;

  d. integriteitsrisico:

  • 1°. het risico van ontoereikende naleving van hetgeen bij wettelijk voorschrift is bepaald;

  • 2°. het risico van betrokkenheid van het trustkantoor of haar medewerkers bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad.

  e. integriteitsgevoelige functie:

  elke functie behoudens die waaraan aantoonbaar geen bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico inhoudt voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor;

  f. incident:

  gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor;

  g. bestuur:

  ieder van de bestuurders van het trustkantoor genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel a, van de wet en ieder van degenen genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel b, van de wet;

  h. procedurehandboek:

  de schriftelijke vastlegging van de uitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico’s, uitgewerkt in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen;

  i. organisatieschema:

  het overzicht dat schematisch de verschillende functies binnen het trustkantoor weergeeft en waarin is aangegeven welke personen deze functies vervullen en welke functies niet integriteitsgevoelig zijn;

  j. zakelijke relatie:

  zakelijke, professionele, of commerciële relatie tussen een trustkantoor en een natuurlijke persoon of een rechtspersoon, die verband houdt met diensten verleend door het trustkantoor en waarvan op het tijdstip dat het contact wordt gelegd, wordt aangenomen dat deze enige tijd zal duren;

  k. identificeren en verifiëren van de identiteit van een politiek prominente persoon:

  hetgeen daaronder in artikel 1, eerste lid, onderdelen c, d en e, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme wordt verstaan;

  l. protector:

  een natuurlijke of rechtspersoon die ingevolge de akte waarbij een trust is ingesteld bevoegd is met betrekking tot de uitvoering van de taken van de ingevolge die akte aangewezen trustee toezicht uit te oefenen of aanwijzingen te geven;

  m. compliancefunctie:

  de compliancefunctie, bedoeld in artikel 7, eerste lid;

  n. auditfunctie:

  de auditfunctie, bedoeld in artikel 7, tweede lid.

• 2. In deze regeling wordt onder de begrippen ‘trust’, ‘trustee’ en ‘insteller’ verstaan: hetgeen daaronder in het Verdrag inzake het recht dat toepasselijk is op trusts en inzake de erkenning van trusts (Trb. 1985, 141) wordt verstaan.

§ 2. Algemene voorschriften met betrekking tot de bedrijfsvoering van trustkantoren

Artikel 2

Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding over de activiteiten van het trustkantoor en draagt zorg voor:

• a. een integere bedrijfsvoering;

• b. de naleving van hetgeen in deze regeling is bepaald;

• c. bekendheid van de organisatie met, en naleving van het procedurehandboek;

• d. een deugdelijke administratie.

Artikel 3

Het bestuur treft maatregelen ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen de organisatie van het trustkantoor.

Artikel 4

Een trustkantoor maakt periodiek een analyse van de risico’s jegens de integere bedrijfsvoering en heeft procedures, processen en maatregelen waarmee de geïdentificeerde risico’s gemitigeerd worden.

Artikel 5

Een trustkantoor treft met betrekking tot gelden of geldswaarden van doelvennootschappen of derden die door het trustkantoor worden beheerd, maatregelen om de rechten van die doelvennootschappen of derden te beschermen.

§ 3. Specifieke voorschriften met betrekking tot de bedrijfsvoering van trustkantoren

Artikel 6

Een trustkantoor beschikt over een actueel procedurehandboek dat voorziet in:

• a. procedures omtrent de naleving van de bij of krachtens de wet, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en de Sanctiewet 1977 gestelde regels;

• b. procedures met betrekking tot de compliancefunctie en de auditfunctie zodanig dat voldaan wordt aan artikel 7, eerste en tweede lid, alsmede vermelding van de identiteit van de natuurlijke personen die de auditfunctie kunnen uitoefenen;

• c. een zodanige vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en personeelsleden dat voldaan wordt aan artikel 7, derde lid;

• d. het melden van tekortkomingen of gebreken, zodanig dat voldaan wordt aan artikel 7, vierde lid;

• e. procedures met betrekking tot de omgang met en eisen aan personen in een integriteitsgevoelige functie, zodanig dat voldaan wordt aan de artikelen 8 en 9;

• f. procedures met betrekking tot de omgang met incidenten, waaronder de wijze van afhandeling en de administratieve vastlegging van incidenten, zodanig dat voldaan wordt aan artikel 11;

• g. een actueel organisatieschema; en

• h. indien van toepassing, overeenkomsten in het kader van artikel 7, zesde lid.

Artikel 7

• 1. Een trustkantoor draagt zorg voor een onafhankelijke en effectieve compliancefunctie ten aanzien van haar werkzaamheden. De compliancefunctie is gericht op het controleren van de naleving door het trustkantoor van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek.

• 2. Een trustkantoor draagt er zorg voor dat op onafhankelijke en effectieve wijze een auditfunctie wordt uitgeoefend ten aanzien van haar werkzaamheden en de compliancefunctie. De auditfunctie is gericht op het controleren van de naleving door het trustkantoor van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek en de uitvoering van de compliancefunctie.

• 3. Een trustkantoor creëert een adequate functiescheiding. Daarmee waarborgt het trustkantoor de onafhankelijke uitoefening van de compliancefunctie en de auditfunctie door vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Met deze functiescheiding draagt een trustkantoor er in elk geval zorg voor dat:

  • a. de uitvoering van werkzaamheden niet wordt gecombineerd met de uitoefening van de compliancefunctie ten aanzien van die werkzaamheden;

  • b. de uitvoering van werkzaamheden en de uitoefening van de compliancefunctie niet wordt gecombineerd met de uitoefening van de auditfunctie;

  • c. een bestuurder van een trustkantoor geen auditfunctie uitoefent en geen compliancefunctie uitoefent ten aanzien van de werkzaamheden van een andere bestuurder, indien de laatstbedoelde bestuurder de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend ten aanzien van werkzaamheden van de eerstbedoelde bestuurder.

• 4. De personen belast met de compliancefunctie of de auditfunctie rapporteren hun bevindingen, met name gesignaleerde tekortkomingen of gebreken in de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek, aan het bestuur.

• 5. Een trustkantoor houdt de rapportages, bedoeld in het vierde lid, gedurende vijf jaar beschikbaar voor de toezichthouder.

• 6. Een trustkantoor kan de compliancefunctie en de auditfunctie uitbesteden.

Artikel 8

• 1. Een trustkantoor maakt een onderbouwde beoordeling van de betrouwbaarheid van personen die hij wil benoemen in een integriteitsgevoelige functie. Daartoe draagt het trustkantoor in elk geval zorg voor:

  • a. het controleren van de identiteit van betrokkene;

  • b. het controleren van de door betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid;

  • c. het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot het bekleden van een integriteitsgevoelige functie op een gegeven niveau.

• 2. Een trustkantoor voert een zodanige administratie dat uit het dossier van een personeelslid, benoemd in een integriteitsgevoelige functie, blijkt dat is voldaan aan het eerste lid.

• 3. Een trustkantoor hanteert objectieve, kenbare criteria om een functie te kwalificeren als een functie die geen wezenlijk risico inhoudt voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor.

Artikel 9

• 1. Een trustkantoor draagt zorg voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van degenen die, anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst, werkzaamheden in een integriteitgevoelige functie verrichten.

• 2. Een trustkantoor kan de beoordeling van de betrouwbaarheid overlaten aan de werkgever van betrokkene als bedoeld in het eerste lid onder de volgende voorwaarden:

  • a. het trustkantoor inzicht heeft in de administratieve en organisatorische procedures en maatregelen van de betrokken werkgever en heeft vastgesteld dat deze geen afbreuk doen aan de eigen administratieve en organisatorische procedures en maatregelen;

  • b. het trustkantoor zich door middel van contractuele voorwaarden het recht voorbehoudt dat door of namens het trustkantoor een onderzoek wordt ingesteld naar de mate van naleving van de gedelegeerde werkzaamheden.

• 3. Het trustkantoor controleert onder alle omstandigheden zelf de identiteit van betrokkene als bedoeld in het eerste lid.

• 4. Indien een trustkantoor werkzaamheden uitbesteedt aan een derde, legt het trustkantoor de overeenkomst met de derde schriftelijk vast. Het trustkantoor draagt er zorg voor dat de derde het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek naleeft. Daartoe beschikt een trustkantoor over toereikende procedures, maatregelen, deskundigheid en informatie om de uitvoering van de uitbestede werkzaamheden te kunnen beoordelen.

Artikel 10

Een trustkantoor waaraan over een betrokkene inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid worden gevraagd ten behoeve van een andere financiële onderneming:

• a. verklaart schriftelijk dat hij geen aanleiding heeft om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen dan wel, indien daartoe aanleiding bestaat,

• b. verstrekt schriftelijk inlichtingen en wel zodanig dat de verzoekende financiële instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen.

Artikel 11

• 1. Een trustkantoor informeert de toezichthouder onverwijld omtrent incidenten.

• 2. Een trustkantoor neemt naar aanleiding van een incident passende maatregelen die zijn gericht op het beheersen van de opgetreden risico’s en het voorkomen van herhaling.

• 3. Een trustkantoor draagt zorg voor de administratieve vastlegging van incidenten en de maatregelen, bedoeld in het tweede lid.

§ 4. Cliëntenonderzoek

Artikel 12

Voor de toepassing van deze paragraaf wordt verstaan onder:

a. cliënt:

• 1°. degene met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een dienst laat verrichten;

• 2°. Doelvennootschap;

b. uiteindelijk belanghebbende van de cliënt:

de natuurlijke persoon die:

• 1°. een belang houdt van meer dan 25 procent in het kapitaal van een cliënt;

• 2°. meer dan 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in de algemene vergadering van een cliënt;

• 3°. feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in een cliënt;

• 4°. begunstigde van 25 procent of meer van het vermogen van een cliënt is; of

• 5°. een bijzondere zeggenschap heeft over 25 procent of meer van het vermogen van een cliënt;

tenzij de cliënt een vennootschap is die is onderworpen aan openbaarmakingvereisten als bedoeld in Richtlijn 2004/109/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 december 2004 betreffende de transparantievereisten die gelden voor informatie over uitgevende instellingen waarvan effecten tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten en tot wijziging van Richtlijn 2001/34/EG (PbEU 2004, L 390), of aan voorschriften van een internationale organisatie die gelijkwaardig zijn aan die richtlijn;

c. uiteindelijk belanghebbende van de trust:

de natuurlijke persoon die begunstigde is van 25 procent of meer van het vermogen van de trust.

Artikel 13

• 1. Een trustkantoor verricht cliëntenonderzoek.

• 2. Het cliëntenonderzoek stelt het trustkantoor in staat om:

  • a. de cliënt te identificeren en diens identiteit te verifiëren;

  • b. de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt te identificeren en zijn identiteit te verifiëren, en indien de cliënt een rechtspersoon is, inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt;

  • c. de aard en het beoogde doel van de zakelijke relatie vast te stellen;

  • d. een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van deze relatie verrichte transacties uit te oefenen, teneinde te verzekeren dat deze overeenkomen met de kennis die het trustkantoor heeft van de cliënt en diens risicoprofiel, met zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden;

  • e. vast te stellen of de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is;

  • f. op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om te verifiëren of de cliënt voor zichzelf optreedt dan wel voor een derde;

  • g. in voorkomend geval, de natuurlijke persoon, bedoeld in onderdeel e, te identificeren en diens identiteit te verifiëren.

• 3. Indien een cliënt geen uiteindelijk belanghebbende heeft, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

• 4. Een trustkantoor verricht het cliëntenonderzoek in de volgende gevallen:

  • a. indien hij een zakelijke relatie aangaat;

  • b. indien hij een dienst verleent.

• 5. In afwijking van het tweede lid stelt het cliëntenonderzoek, indien cliënten optreden als vennoten van een personenvennootschap, het trustkantoor in staat om:

  • a. de vennoten en de personen bevoegd inzake het beheer van de personenvennootschap te identificeren en op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om, voor zover toepasselijk, hun hoedanigheid van vennoot te verifiëren;

  • b. de natuurlijke persoon te identificeren die:

    • 1°. bij ontbinding van de personenvennootschap recht heeft op een aandeel in de gemeenschap van meer dan 25 procent;

    • 2°. recht heeft op een aandeel in de winsten van de personenvennootschap van meer dan 25 procent;

    • 3°. bij besluitvorming ter zake van wijziging van de overeenkomst die ten grondslag ligt aan de personenvennootschap of ter zake van de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer, meer dan 25 procent van de stemmen kan uitoefenen voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is bedongen; of

    • 4°. feitelijk zeggenschap kan uitoefenen over de personenvennootschap;

  • c. op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om de identiteit van de natuurlijke persoon bedoeld in onderdeel b te verifiëren;

  • d. het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen;

  • e. een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van deze relatie verrichte transacties uit te oefenen, teneinde te verzekeren dat deze overeenkomen met de kennis die het trustkantoor heeft van de personenvennootschap en haar risicoprofiel, met zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden;

  • f. vast te stellen of de natuurlijke persoon die de vennoten in de personenvennootschap vertegenwoordigt daartoe bevoegd is;

  • g. in voorkomend geval de natuurlijke persoon, bedoeld in onderdeel f, te identificeren en diens identiteit te verifiëren.

• 6. In afwijking van het tweede lid stelt het cliëntenonderzoek, indien de cliënt of het trustkantoor handelt als trustee, het trustkantoor in staat om inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de trust en daartoe:

  • a. de instellers, de protectors en de trustees van de trust te identificeren en hun identiteit te verifiëren;

  • b. de uiteindelijk belanghebbende van de trust te identificeren en diens identiteit te verifiëren;

  • c. het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen;

  • d. een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van de relatie verrichte transacties uit te oefenen, teneinde te verzekeren dat deze overeenkomen met de kennis die het trustkantoor heeft van de trust en het risicoprofiel van de trust, met zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden;

  • e. vast te stellen of de cliënt bevoegd is te handelen als trustee.

  Voor zover de afzonderlijke personen die de begunstigden van de trust zijn, nog niet werden vastgelegd, legt het trustkantoor zoveel mogelijk de groep van personen vast in wier belang de trust hoofdzakelijk werd opgericht of werkzaam is.

• 7. In dit artikel wordt verstaan onder personenvennootschap: een maatschap als bedoeld in artikel 1655 van boek 7A van het Burgerlijk Wetboek, een vennootschap onder firma als bedoeld in artikel 16 van het Wetboek van Koophandel en een commanditaire vennootschap als bedoeld in artikel 19 van het Wetboek van Koophandel, alsmede een maatschap of vennootschap naar buitenlands recht die met deze rechtsvormen vergelijkbaar is.

Artikel 14

• 1. Een trustkantoor kan het cliëntenonderzoek afstemmen op de risicogevoeligheid voor witwassen of financiering van terrorisme van het type cliënt, uiteindelijk belanghebbende van de cliënt, zakelijke relatie of dienst.

• 2. Een trustkantoor verricht, onverminderd artikel 13, verscherpt cliëntenonderzoek indien en naar gelang de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt, een zakelijke relatie of een dienst naar zijn aard of in verband met de staat waar de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt woonachtig of gevestigd is of zijn zetel heeft, een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme met zich brengt.

• 3. Als categorieën zakelijke relaties die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme als bedoeld in het tweede lid met zich brengen gelden in elk geval die, welke zijn aangewezen ingevolge artikel 8, eerste lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

• 4. Als cliënten en uiteindelijk belanghebbenden van cliënten die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme als bedoeld in het tweede lid met zich brengen gelden in elk geval politiek prominente personen. Een trustkantoor bepaalt op adequate wijze of de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt een politiek prominent persoon is die niet in Nederland woont of niet de Nederlandse nationaliteit heeft.

• 5. Een trustkantoor draagt er zorg voor dat, indien het tweede lid van toepassing is:

  • a. de beslissing tot het aangaan van die relatie of het verrichten van die dienst wordt genomen of wordt goedgekeurd door het bestuur in overleg met degene die de compliancefunctie uitvoert;

  • b. hij op risico gebaseerde en adequate maatregelen treft om de bron van het vermogen van de cliënt en de uiteindelijk belanghebbende vast te stellen; en

  • c. hij doorlopend controle uitoefent op de zakelijke relatie.

Artikel 15

Onverminderd artikel 14, tweede lid, neemt een trustkantoor de ingevolge artikel 9 van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme aangewezen bijzondere maatregelen met betrekking tot cliënten die woonachtig of gevestigd zijn of hun zetel hebben in een staat die ingevolge dat artikel is aangewezen of diensten en zakelijke relaties gerelateerd aan die staten.

Artikel 16

• 1. Een trustkantoor dat uitvoering heeft gegeven aan de artikelen 13, 14 en 15 legt de daartoe gebruikte gegevens vast.

• 2. Een trustkantoor legt van de in artikel 13 bedoelde personen de in artikel 33, eerste en tweede lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme bedoelde gegevens vast.

• 3. Een trustkantoor neemt op risico gebaseerde maatregelen om ervoor te zorgen dat de in het tweede lid bedoelde gegevens actueel gehouden worden.

Artikel 17

• 1. Een trustkantoor gaat geen zakelijke relatie aan en verleent geen dienst, voordat:

  • a. hij zelf ten aanzien van die cliënt onderzoek heeft verricht conform artikel 13, of ten aanzien van die cliënt onderzoek is verricht conform artikel 13 of op daarmee overeenkomende wijze door een instelling als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onderdeel a, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme die behoort tot dezelfde groep;

  • b. dit onderzoek heeft geleid tot het in artikel 13 bedoelde resultaat; en

  • c. het trustkantoor beschikt over alle identificatie- en verificatiegegevens en overige gegevens inzake de identiteit van de in artikel 13 bedoelde personen.

• 2. Indien een trustkantoor met betrekking tot een zakelijke relatie blijvend niet kan voldoen aan artikel 13 beëindigt het trustkantoor die zakelijke relatie.

Artikel 18

Artikel 11 van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme inzake documenten die voor verificatie van de identiteit gebruikt kunnen worden is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 19

• 1. Een trustkantoor dat een dienst verleent aan een doelvennootschap heeft kennis van:

  • a. de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en de uiteindelijk belanghebbende;

  • b. de relevante delen van de structuur van de groep waartoe de doelvennootschap behoort;

  • c. het doel waarmee de structuur, bedoeld in onderdeel b, is opgezet;

  • d. de herkomst en bestemming van de middelen van de doelvennootschap.

• 2. Een trustkantoor dat een dienst verleent aan een doelvennootschap beschikt over:

  • a. gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en de uiteindelijk belanghebbende;

  • b. gegevens waaruit de relevante delen en het doel van de structuur, bedoeld in het eerste lid, onderdelen b en c, blijken;

  • c. gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap.

• 3. Een trustkantoor verleent geen dienst aan een doelvennootschap voordat aan het eerste lid, onderdelen a, b en c, en het tweede lid, onderdelen a en b, is voldaan.

Artikel 20

• 1. Bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door een trustkantoor, kent het trustkantoor de identiteit van de koper en van de natuurlijke persoon die een rechtstreeks of middellijk belang van ten minste vijfentwintig procent van het geplaatste aandelenkapitaal of een daarmee vergelijkbaar belang houdt in de koper, of rechtstreeks of middellijk ten minste vijfentwintig procent van de stemrechten of een daarmee vergelijkbare zeggenschap kan uitoefenen in de koper. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan is bepaald welke natuurlijke persoon dergelijk belang houdt of dergelijke zeggenschap kan uitoefenen en aan de hand waarvan de identiteit van deze natuurlijke persoon en van de koper is vastgesteld.

• 2. Indien bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen geen natuurlijke persoon als bedoeld in het eerste lid kan worden aangewezen, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

• 3. Het trustkantoor heeft kennis van de herkomst van het vermogen van de koper en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast.

• 4. Bij het bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door het trustkantoor zijn het eerste en tweede lid van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de verkoper.

• 5. Een trustkantoor sluit geen overeenkomst ter zake van het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen, voordat met betrekking tot de cliënt aan het eerste en tweede lid is voldaan.

• 6. Bij het bemiddelen bij de verkoop van een rechtspersoon voldoet een trustkantoor met betrekking tot de wederpartij van de cliënt aan het eerste, tweede en vierde lid voordat het trustkantoor de overeenkomst tussen die partijen tot stand brengt.

Artikel 21

• 1. Een trustkantoor dat optreedt als trustee verricht onverminderd artikel 13 aanvullend cliëntenonderzoek, dat het trustkantoor in staat stelt om de insteller, de protector, de uiteindelijk belanghebbende van de trust en andere trustees van de trust te identificeren en hun identiteit te verifiëren. Voorts heeft het trustkantoor kennis van de herkomst van het vermogen van de insteller en van de herkomst en bestemming van middelen van de trust.

• 2. Een trustkantoor dat optreedt als trustee beschikt over:

  • a. de gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie de insteller is en welke personen kwalificeren als protector, trustee of uiteindelijk belanghebbende van de trust;

  • b. de gegevens aan de hand waarvan de identiteit van de insteller, de protector, de andere trustees en de uiteindelijk belanghebbende van de trust is geverifieerd;

  • c. in voorkomend geval, de gegevens aan de hand waarvan is bepaald dat er geen uiteindelijk belanghebbende van de trust is;

  • d. de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen van de insteller;

  • e. de gegevens waaruit de herkomst en bestemming van de middelen van de trust blijkt;

  • f. een kopie van de trustakte of een gelegaliseerde verklaring van de trustee met een samenvatting van de inhoud van de trustakte of andere stukken ter onderbouwing.

• 3. Voor zover de afzonderlijke personen die de begunstigden van de trust zijn, nog niet werden vastgelegd, legt het trustkantoor zoveel mogelijk de groep van personen vast in wier belang de trust hoofdzakelijk werd opgericht of werkzaam is.

• 4. Een trustkantoor treedt niet op als trustee voordat aan het eerste lid, onderdelen a en b, het tweede lid, onderdelen a, b, c, d en f, en het derde lid is voldaan.

Artikel 22

• 1. Een trustkantoor dat ten behoeve van een cliënt gebruikmaakt van een vennootschap, die tot dezelfde groep behoort als waarvan het trustkantoor deel uitmaakt:

  • a. heeft kennis van de herkomst en bestemming van de middelen die aan die vennootschap ter beschikking worden gesteld;

  • b. beschikt over gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van die middelen;

  • c. kent de identiteit van de persoon die ter zake het risico draagt;

  • d. heeft kennis van gestelde zekerheden;

  • e. treft adequate maatregelen om te waarborgen dat de vennootschap aan haar verplichtingen kan voldoen.

Artikel 23

• 1. Een trustkantoor heeft kennis van het doel van zijn dienstverlening en onderzoekt mede aan de hand van de uitkomst van de in deze paragraaf voorgeschreven onderzoeken of aan die dienstverlening integriteitsrisico’s zijn verbonden.

• 2. Naar gelang de uitkomst van het onderzoek bedoeld in het eerste lid vergewist een trustkantoor zich ervan dat integriteitsrisico’s verbonden aan zijn dienstverlening adequaat zijn ondervangen.

• 3. Een trustkantoor beschikt over de gegevens waaruit het doel van zijn dienstverlening blijkt, de gegevens omtrent het in het eerste lid bedoelde onderzoek en de gegevens waaruit blijkt dat aan het tweede lid is voldaan.

§ 5. Bewaren van gegevens

Artikel 24

Een trustkantoor houdt de volgende gegevens met betrekking tot de eigen organisatie actueel en op een overzichtelijke wijze voor de toezichthouder beschikbaar:

• a. een uittreksel van de inschrijving van het trustkantoor in het handelsregister van de Kamers van Koophandel en Fabrieken en een actueel overzicht van (mede) beleidsbepalers van het trustkantoor met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats;

• b. een overzicht van houders van een gekwalificeerde deelneming in het trustkantoor, met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats;

• c. een afschrift van de statuten van het trustkantoor;

• d. een overzicht van de formele en feitelijke zeggenschapsstructuur en zeggenschapsverhoudingen van het trustkantoor en van de groep waartoe het trustkantoor behoort;

• e. een structuuroverzicht van de groep waartoe het trustkantoor behoort;

• f. het procedurehandboek;

• g. de vastgestelde jaarrekeningen over de afgelopen drie boekjaren dan wel de voorlopige jaarcijfers indien een jaarrekening nog niet is vastgesteld;

• h. de overeenkomst, bedoeld in artikel 9, vierde lid;

• i. de vastlegging, bedoeld in artikel 11, derde lid.

Artikel 25

• 1. Een trustkantoor beschikt over een cliëntacceptatiedossier voor iedere doelvennootschap, voor iedere cliënt en ter zake van iedere verkoop en bemiddeling bij de verkoop van een rechtspersoon en ter zake van iedere trust waarbij het trustkantoor als trustee optreedt. Een cliëntacceptatiedossier bevat tenminste de volgende bescheiden:

  • a. de schriftelijke overeenkomsten tussen het trustkantoor en de doelvennootschap en andere overeenkomsten die het trustkantoor heeft gesloten ter zake van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet;

  • b. een overzicht van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet en, voor zover van toepassing, de gegevens bedoeld in de artikelen 13, derde lid, 16, 17, eerste lid, onderdeel c, 19, tweede lid, onderdelen a en b, 20, eerste, tweede, derde, vierde en zesde lid, 21, eerste lid, onderdelen a en b, tweede lid, onderdelen a, b, c, d en f, en derde lid, 22, eerste lid, onderdelen c en d, en 23, derde lid;

  • c. de vastlegging van incidenten en maatregelen, bedoeld in artikel 11, derde lid, voor zover gerelateerd aan de desbetreffende doelvennootschap, cliënt of dienst.

• 2. Een trustkantoor houdt het cliëntacceptatiedossier beschikbaar voor de toezichthouder.

• 3. Met inachtneming van toepasselijke wettelijke voorschriften wordt een cliëntacceptatiedossier ten minste vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening bewaard.

• 4. Het eerste tot en met het derde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van andere ingevolge artikel 1, onderdeel d, onder 6°, van de wet aangewezen diensten.

§ 6. Opleiding

Artikel 26

Een trustkantoor draagt er zorg voor dat alle personen die werkzaamheden voor het trustkantoor verrichten, voor zover relevant voor de uitoefening van hun taken, bekend zijn met de bepalingen van de wet en deze regeling en periodiek opleidingen genieten die hen in staat stellen de verplichtingen ingevolge de wet en deze regeling goed en volledig uit te voeren.

§ 7. Slotbepalingen

Artikel 27

Deze regeling treedt in werking op het tijdstip waarop het Overdrachtbesluit 2012 integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren in werking treedt.

Artikel 28

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem

TOELICHTING

Algemeen

§ 1. Inleiding

De wijze waarop een trustkantoor de bedrijfsvoering inricht, is mede afhankelijk van de aard en omvang van de bedrijfsactiviteiten. Ongeacht de inrichting van de bedrijfsvoering dient het trustkantoor zorg te dragen voor een integere bedrijfsvoering. Onafhankelijk van de aard en omvang van de bedrijfsactiviteiten dienen interne en externe normen van integriteit te worden verweven in het bedrijfsproces.

Artikel 10, eerste lid, van de Wet toezicht trustkantoren (hierna: de ‘Wtt’) bepaalt dat met het oog op een integere bedrijfsvoering bij of krachtens algemene maatregel van bestuur regels worden gesteld aan trustkantoren. Onder deze regels worden in ieder geval begrepen regels met betrekking tot de administratieve organisatie – met inbegrip van de financiële administratie – en de interne controle, zodanig dat (kortweg) een trustkantoor de identiteit kent van de uiteindelijk belanghebbende van de beheerde entiteit (‘doelvennootschap’), kennis heeft van de herkomst en bestemming van gelden van de doelvennootschap, kennis heeft van de relevante delen van de structuur van de groep waartoe de doelvennootschap behoort en van het doel waarmee deze structuur is opgezet, de identiteit van een koper van een rechtspersoon kent indien een trustkantoor een rechtspersoon verkoopt en de identiteit van een insteller van een trust kent indien een trustkantoor optreedt als trustee. Daarnaast kunnen ook andere regels met het oog op een integere bedrijfsvoering worden gesteld. Zo worden in deze regeling nadere regels gesteld inzake het cliëntenonderzoek en met betrekking tot de praktijk van de zogenoemde doorstroomvennootschappen.

In het Overdrachtbesluit 2012 integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren is de wettelijke opdracht tot het stellen van nadere regels ingevolge artikel 10, eerste lid, Wtt aan de Minister van Financiën gedelegeerd. Met de voorliggende regeling wordt hieraan uitvoering gegeven.

Voorheen was die opdracht gedelegeerd aan De Nederlandsche Bank (DNB). Deze gaf daaraan uitvoering in de vorm van toezichthouderregels onder de titel Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren, afgekort tot Rib Wtt. De onderhavige regeling komt in de plaats van die toezichthouderregels.

§ 2. Belangrijkste inhoudelijke wijzigingen ten opzichte van de Rib Wtt

Integere bedrijfsvoering

Deze regeling schetst een kader voor een integere bedrijfsvoering. Er wordt een aantal specifieke eisen gesteld die zijn toegespitst op de bedrijfsvoering van het trustkantoor, de diensten die een trustkantoor verleent en de risico’s die hieraan zijn verbonden. Het bestuur van een trustkantoor is verantwoordelijk voor de integere bedrijfsvoering. Hiertoe dient het bestuur niet alleen procedures, regels en normen op te stellen. Het bestuur draagt ook zorg voor inbedding van deze procedures, regels en normen in het volledige bedrijfsproces en voor controle op de realisatie en naleving hiervan.

Het trustkantoor moet zijn eigen bedrijfsvoering op dusdanige wijze inrichten, dat het in staat is de risico’s die aan het bedrijf van het trustkantoor zijn verbonden adequaat te mitigeren. Daarom is in artikel 3 een onderzoeksplicht opgenomen naar de risico’s ten aanzien van de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor. Aan de hand van de analyse van risico’s kan het trustkantoor procedures, processen en maatregelen formuleren. Hiermee kan het trustkantoor de geïdentificeerde risico’s mitigeren. Ook ten aanzien van de dienstverlening blijft een onderzoeksplicht bestaan, vastgelegd in artikel 23: een trustkantoor dient zich ervan te vergewissen dat eventuele integriteitsrisico’s verbonden aan zijn dienstverlening adequaat zijn ondervangen.

Tot slot is het trustkantoor verantwoordelijk voor de interne controle op naleving van de geformuleerde procedures, processen en maatregelen. Hiertoe is in artikel 7 een vereiste voor zowel een tweede- als een derdelijns controlefunctie opgenomen (compliance en audit). Deze systematiek is ook terug te vinden in andere financiële toezichtwetgeving, zoals de Wet op het financieel toezicht (hierna Wft).

Cliëntenonderzoek en relatie met Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme

Ten aanzien van het cliëntenonderzoek is in deze regeling voor zover mogelijk aangesloten bij de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna: Wwft).

Op grond van artikel 3, zevende lid, Wwft gelden het eerste tot en met het zesde lid van dit artikel niet voor trustkantoren, voor zover ze trustdiensten, als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, Wtt, verrichten. Het vereenvoudigde cliëntenonderzoek uit artikel 6 Wwft geldt derhalve niet voor trustkantoren. De Wtt en deze regeling bepalen namelijk de eisen ten aanzien van cliëntenonderzoek voor trustdiensten. De bepalingen omtrent het cliëntenonderzoek in de Wwft, inclusief die met betrekking tot het vereenvoudigd en verscherpt cliëntenonderzoek, zijn wel van toepassing op een trustkantoor indien er andere diensten dan de eerder genoemde trustdiensten worden verleent.

Door de aansluiting met de bepalingen inzake cliëntenonderzoek van de Wwft is een dubbele structuur in de onderhavige regeling ontstaan: eerste laag betreft het cliëntenonderzoek (artikel 13) dat uitgevoerd moet worden langs de lijnen van de Wwft. De tweede laag betreft het onderzoek naar de dienstverlening aan een doelvennootschap, het verkopen van vennootschappen of het ten behoeve van de cliënt gebruik maken van eigen vennootschappen door het trustkantoor (artikelen 19 tot en met 22). Dit onderzoek wordt uitgevoerd langs de lijnen van de Wtt. Hieronder volgen enkele voorbeelden om dit te illustreren:

Voorbeeld 1: een trustkantoor wordt door een buitenlands belastingadvieskantoor aangezocht om een vennootschap in Nederland ten behoeve van een cliënt van het buitenlandse belastingadvieskantoor op te richten en te besturen. De zakelijke relatie ontstaat in deze situatie met het buitenlandse belastingadvieskantoor. Laatstgenoemde entiteit moet in dit verband als cliënt worden beschouwd en zodoende worden onderworpen aan de vereisten inzake het cliëntenonderzoek als bedoeld in artikel 13 van deze regeling. In deze situatie worden trustdiensten verleend aan een doelvennootschap. Naar deze doelvennootschap moet onderzoek worden gedaan als bedoeld in de artikelen 19 tot en met 22 van deze regeling.

Voorbeeld 2: een trustkantoor wordt door een internationaal concern benaderd om een Nederlands groepsonderdeel van dat concern te besturen. In dit geval moet het internationale concern als cliënt worden aangemerkt en onderzocht als bedoeld in artikel 13 van deze regeling. De doelvennootschap moet separaat wordt onderzocht naar gelang het in artikel 19 tot en met 22 van deze regeling bepaalde.

Administratie van het trustkantoor

Een trustkantoor is in ieder geval verplicht als onderdeel van de administratie van het trustkantoor een aantal stukken met betrekking tot de bedrijfsvoering van het trustkantoor beschikbaar te houden (artikel 24). Deze stukken zijn van belang voor het toezicht. Niet alle genoemde stukken zijn overigens relevant indien het trustkantoor niet in de vorm van een rechtspersoon maar in de vorm van (bijvoorbeeld) een eenmanszaak wordt gedreven.

De administratie van een trustkantoor bevat ook de zogenoemde cliëntacceptatiedossiers met betrekking tot de cliënten van het trustkantoor. Paragraaf 5 van deze regeling bevat voorschriften, waarbij invulling wordt gegeven aan de minimale inhoud van de cliëntacceptatiedossiers (zie ook artikel 25): naast gegevens over cliënten bevatten deze dossiers ook gegevens met betrekking tot de doelvennootschap, de trust, en de wijze waarop gebruik wordt gemaakt van zogenoemde doorstroomvennootschappen. Deze gegevens worden door het trustkantoor beheerd; de dossiers dienen zodanig te zijn ingericht dat aan de hand hiervan (steekproefsgewijs) verantwoording kan worden afgelegd over de beheersing van de integriteitsrisico’s.

Geheimhouding

Met betrekking tot de geheimhouding van gegevens en inlichtingen die ingevolge het bij deze regeling bepaalde zijn verstrekt of zijn verkregen wordt verwezen naar artikel 12 en volgende van de Wtt en de memorie van toelichting hierbij.

§ 3. Consultatiereacties

Er zijn drie consultatiereacties ontvangen. Waar mogelijk heeft dit geresulteerd in een aanpassing of verduidelijking in de tekst van de regeling zelf of in de toelichting. Het gaat dan bijvoorbeeld om de verhouding tussen Wwft en de Wtt en dan mede ten aanzien van het vereenvoudigd cliëntenonderzoek. Dit punt is geadresseerd in het algemene deel van de toelichting. De definitie van het begrip cliënt is verduidelijkt zodat het nu helder is – met name ten aanzien van het cliëntenonderzoek – dat doelvennootschappen hier ook onder worden begrepen. De reacties op de definitie van integriteitrisico hebben tot een aanpassing van de definitie uit artikel 1 geleidt. Er is gekozen voor een definitie die aansluit bij de bepalingen uit de Wft en dan met name artikel 3:10 Wft. Met dit artikel worden financiële ondernemingen verplicht om een op integriteit gericht beleid te voeren en dit beleid in de inrichting van de bedrijfsvoering te verankeren. Tevens zijn er opmerkingen gemaakt over de introductie van de auditfunctie (naast de compliancefunctie), in de toelichting is er wat dieper op de voorziene taken van de auditfunctie ingegaan. Daarnaast worden er enkele concrete voorbeelden gegeven om de afbakening van de werkzaamheden tussen de compliance- en de auditfunctie te illustreren.

§ 4. Inwerkingtreding

Deze regeling zal in werking treden op het moment dat het Overdrachtsbesluit 2012 integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren in werking treedt. Dit moment is voorzien ongeveer zes maanden na publicatie van de regeling en zal bij koninklijk besluit worden vastgesteld. Dit geeft trustkantoren enige tijd om zich voor te bereiden op de inwerkingtreding van de nieuwe regeling. De regeling bevat geen overgangsrecht. Dit betekent onder meer dat vanaf het moment van inwerkingtreding de vereisten ten aanzien van het cliëntenonderzoek (artikel 13) en het onderzoek naar de dienstverlening (artikelen 19 tot en met 22) onverkort van toepassing zijn op zowel nieuwe als bestaande cliënten.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel ziet op de definities die in de regeling worden gebruikt, in aanvulling op de definities in de Wtt. Bij de invulling van het begrip incident is aangesloten bij de definitie van deze term in besluiten op grond van de Wft. Een incident kan ontstaan door een gebeurtenis of een gedraging. Onder gedraging wordt zowel een handelen als een nalaten verstaan. Het kan gaan om een gedraging van elke natuurlijke of rechtspersoon, waaronder het trustkantoor, een bestuurder, een personeelslid, een doelvennootschap of een derde.

Bij de definitie van de termen cliënt en zakelijke relatie is aangesloten bij de Wwft.

Het begrip integriteitsgevoelige functie is zo geformuleerd dat een functie daaronder valt tenzij het trustkantoor kan aantonen dat aan die functie geen bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico inhoudt voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor. Hier is rekening gehouden met de praktijk van met name kleinere trustkantoren waar in beginsel elke functionaris beschikt over dergelijke bevoegdheden. Ten opzichte van de Rib Wtt is het niet langer aan de toezichthouder om aan te tonen dat een bepaalde functie integriteitsgevoelig is; het is nu aan het trustkantoor om aan te tonen dat een functie niet integriteitsgevoelig is. Om die reden is in de definitie van organisatieschema opgenomen dat in dit overzicht wordt aangegeven welke functies niet integriteitsgevoelig zijn.

Het begrip integriteitsrisico is gedefinieerd als:

• (1.) het gevaar van ontoereikende naleving van hetgeen bij wettelijk voorschrift is bepaald. Het gaat hier in principe om wetsovertredingen die gerelateerd zijn aan de activiteiten van het trustkantoor. Het integriteitsrisico ziet dus niet alleen op de Nederlandse rechtsorde maar kan in voorkomende gevallen ook op buitenlandse regelgeving zien. Dit sluit aan bij het doel van de regulering van de trustsector: het voorkomen dat dienstverlening door die sector wordt misbruikt voor overtreding van wettelijke voorschriften in binnen- of buitenland. Zodoende kan de onderzoeksplicht ter zake in artikel 23 mede op mogelijke overtredingen in het buitenland zien.

Daarnaast moeten (2.) de activiteiten van trustkantoren niet leiden tot maatschappelijk onbetamelijke effecten die het vertrouwen in het specifieke trustkantoor of zelfs de gehele Nederlandse financiële sector ernstig kunnen schaden. Bijvoorbeeld door het verplaatsen van vermogen voorafgaand aan een bevriezingsmaatregel of het in Nederland oprichten en besturen van entiteiten die enkel worden gebruikt voor het ondoorzichtig maken van geldstromen.

Artikelen 2 en 3

Artikel 2, onderdeel a, vormt in de regeling de basis van de integere bedrijfsvoering waarbij de verantwoordelijkheid hiervoor bij het bestuur van een trustkantoor wordt gelegd. De zorgplicht van de instelling wordt op deze wijze toegerekend aan het bestuur. Het bestuur stelt de risico’s vast die door het trustkantoor worden gelopen. Het betreft hierbij ondermeer het risico dat het trustkantoor (al of niet in de hoedanigheid van bestuurder van een doelvennootschap) ongewild en onwetend wordt gebruikt voor activiteiten die de reputatie van het trustkantoor en (daarmee) de integriteit van de gehele financiële sector aantasten, zoals witwassen van geld, financiering van terrorisme, handel met voorwetenschap of benadeling van derden. Het bestuur treft maatregelen ter beheersing van deze risico’s. Het trustkantoor kan zich niet verschuilen achter de in de praktijk gebruikelijke beperking van contractuele aansprakelijkheid jegens een cliënt, de doelvennootschap of derden.

Integriteitsrisico’s staan immers los van de civielrechtelijke aansprakelijkheid binnen die relaties. Tevens kan worden verwacht dat het bestuur concrete en duidelijke normen stelt ten aanzien van cliënten van een trustkantoor, waarbij het trustkantoor een integere bedrijfsvoering waarborgt bij de acceptatie van cliënten en bij de voortzetting van dienstverlening. Hoewel dit voor het overgrote deel van de in Nederland gevestigde trustkantoren vanzelfsprekend is, wordt voor de goede orde opgemerkt dat een trustkantoor zich in het kader van een integere bedrijfsvoering dient te onthouden van publiciteit waarin (potentiële) cliënten worden aangemoedigd tot gedrag dat in strijd is met wettelijke voorschriften.

In artikel 3 wordt als hoofdregel gesteld dat het bestuur maatregelen treft ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen de organisatie van het trustkantoor. Deze hoofdregel wordt ondermeer uitgewerkt in de voorschriften inzake het procedurehandboek in artikel 6.

Artikelen 4 en 5

Een trustkantoor zorgt voor een deugdelijke administratie en volledige (fysieke) scheiding tussen vermogensbestanddelen die aan verschillende cliënten of doelvennootschappen toebehoren. Ook worden eigen vermogensbestanddelen van een trustkantoor niet vermengd met vermogen van cliënten of doelvennootschappen. Artikel 5 beoogt geen voorschriften te stellen met betrekking tot de tekeningsbevoegdheid ten aanzien van bankrekeningen van doelvennootschappen. Ook wordt de mogelijkheid gelden in ‘escrow’ te geven aan het trustkantoor over het algemeen niet door het voorschrift geraakt, mits bij dergelijke faciliteiten voor afdoende scheiding met vermogensbestanddelen van het trustkantoor wordt zorggedragen.

Artikel 6

In het procedurehandboek legt een trustkantoor vast op welke wijze hij voldoet aan de voorschriften in de onderhavige regeling en andere relevante regelingen. Dit biedt een trustkantoor ruimte voor keuzes in de wijze waarop invulling wordt gegeven aan wettelijke verplichtingen.

In artikel 6 is geregeld welke procedures in het procedurehandboek moeten zijn opgenomen. Het gaat om procedures ten behoeve van de naleving van de Wtt, de Wwft en de Sanctiewet 1977 en de daarop gebaseerde regelgeving en enkele van de voorschriften in de onderhavige regeling: de compliancefunctie en de auditfunctie (artikel 7), procedures inzake personeelsleden (artikel 8) en externe personeelsleden (artikel 9) en de omgang met incidenten (artikel 11).

De invulling van de procedures ter naleving van de genoemde wetten en daarop gebaseerde regelingen is niet nader uitgewerkt. Het wettelijk kader biedt voldoende houvast voor de uitwerking in een procedurehandboek. Voor de omgang met incidenten is geregeld dat in het procedurehandboek in elk geval de wijze van afhandeling en administratieve vastlegging moet zijn voorzien. Met betrekking tot de compliancefunctie, de auditfunctie en procedures inzake (externe) personeelsleden wordt hier verwezen naar de toelichting bij de artikelen waarin de desbetreffende voorschriften zijn opgenomen.

Artikel 7

Deze regeling introduceert de verplichting voor trustkantoren om twee controlefuncties in te richten als onderdeel van hun bedrijfsvoering. Voor andere financiële ondernemingen geldt deze verplichting al veel langer en is vastgelegd in de Wft. Om een integere bedrijfsvoering te waarborgen is het van belang dat het trustkantoor niet alleen een compliancefunctie heeft, die de dienstverlening van het trustkantoor controleert. Ook deze compliancefunctie moet periodiek worden gecontroleerd, hiervoor is de verplichting tot het instellen van een auditfunctie geïntroduceerd. Een trustkantoor dient ervoor te zorgen dat op onafhankelijke en effectieve wijze een compliancefunctie en een auditfunctie worden uitgeoefend. Voor de formulering van dit artikel is ten dele aangesloten bij artikel 21 van het Besluit prudentiële regels Wft, waarin de compliancefunctie voor bepaalde financiële ondernemingen is geregeld.

De compliancefunctie is gericht op de naleving door het trustkantoor van de Wtt, de onderhavige regeling en het eigen procedurehandboek. De compliancefunctie is bedoeld voor controle op de dagelijkse gang van zaken. Gebruikelijk zal deze controle intern kunnen worden uitgevoerd door medewerkers van het trustkantoor die niet betrokken zijn of waren bij de te controleren werkzaamheden (onafhankelijkheid) en daartoe voldoende zijn toegerust (effectiviteit). Bij grotere trustkantoren is denkbaar dat een aparte complianceafdeling wordt ingericht waarvan de medewerkers zijn vrijgesteld van commerciële dienstverlening.

De auditfunctie is daarnaast ook gericht op de uitoefening van de compliancefunctie; in zoverre is sprake van controle op controle. Dit is met name van belang waar de compliancefunctie wordt uitgeoefend door medewerkers van het trustkantoor die ook betrokken zijn bij commerciële dienstverlening. Naar gelang de compliancefunctie meer op afstand staat van de uitvoering van werkzaamheden, zal de auditfunctie minder intensief kunnen zijn. Voor de vereiste intensiviteit van de auditfunctie zijn verder de complexiteit en het risicoprofiel van de dienstverlening van belang.

Procedures inzake compliance en audit moeten worden opgenomen in het procedurehandboek. Zodoende kan de toezichthouder de voorziene intensiteit en frequentie van de auditfunctie toetsen aan alle omstandigheden. In het procedurehandboek moet verder worden vermeld welke natuurlijke personen de auditfunctie kunnen uitoefenen.

In het derde lid is geregeld dat een trustkantoor de onafhankelijkheid van de compliance- en auditfunctie moet waarborgen. Daartoe dient het trustkantoor in elk geval te voorkomen dat degenen die deze functies uitoefenen hun eigen werk controleren. Ten aanzien van bestuurders van een trustkantoor geldt in dit opzicht een nog strengere regel: zij mogen als eindverantwoordelijken binnen het trustkantoor geen auditfunctie uitoefenen en in de uitoefening van de compliancefunctie mogen zij niet kruiselings elkaars werk controleren. Hier volgt een voorbeeld om dit te illustreren: Een trustkantoor met twee bestuurders en geen personeel. Als bestuurder 1 de uitvoerende werkzaamheden t.a.v. dossier A voor zijn rekening neemt, mag bestuurder 2 ten aanzien van die werkzaamheden wel de compliancefunctie uitoefenen, maar niet de auditfunctie. Als bestuurder 2 vervolgens de uitvoerende werkzaamheden voor zijn rekening neemt in dossier B, dan mag bestuurder 1 daar noch de compliancefunctie, noch de auditfunctie voor vervullen. De opsomming van maatregelen in het derde lid is niet limitatief: een trustkantoor zal in voorkomend geval aanvullende maatregelen moeten nemen om te waarborgen dat bij de uitoefening van de compliance- en auditfunctie geen sprake kan zijn van belangenverstrengeling.

Zoals hiervoor al vermeld moet er voldoende afstand zijn tussen werkzaamheden en controle ter voorkoming van belangenverstrengeling. De compliancefunctie moet op voldoende afstand staan van uitvoering, en de auditfunctie moet op voldoende afstand staan van uitvoering en compliance. Zo zou een middelgroot trustkantoor de compliancefunctie intern kunnen realiseren (uitvoerende medewerkers controleren elkaars werkzaamheden) en de auditfunctie kunnen uitbesteden. Een groot trustkantoor zou ervoor kunnen kiezen ook de auditfunctie intern te beleggen, in een aparte afdeling die los van uitvoering en compliance opereert en direct rapporteert aan het bestuur. Een klein trustkantoor daarentegen zou genoopt kunnen zijn ook de compliancefunctie uit te besteden. In dit laatste geval is van belang de afstand tussen compliance en audit te bewaken. Zo zal de auditfunctie niet mogen worden uitbesteed aan een rechtspersoon die ook de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend, of die deel uitmaakt van dezelfde groep als degene die de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend. In het algemeen zal een trustkantoor de compliance- of auditfunctie niet mogen uitbesteden aan een persoon of rechtspersoon die tevens controle- of adviesdiensten voor dat trustkantoor verricht.

In het vierde lid is geregeld dat de bevindingen van de compliancefunctie en de auditfunctie, waaronder met name gesignaleerde tekortkomingen of gebreken, worden gerapporteerd aan het bestuur. Deze rapportageverplichtingen gelden onafhankelijk van elkaar; bevindingen uit de compliancefunctie moeten dus worden gemeld aan het bestuur ongeacht te rapporteren bevindingen uit de auditfunctie. Deze rapportageverplichtingen zijn voorts te onderscheiden van de verplichting op grond van artikel 11, eerste lid, om de toezichthouder onverwijld te informeren in geval van incidenten. Denkbaar is dat een tekortkoming eerst intern wordt gerapporteerd aan het bestuur op grond van artikel 7, vierde lid, en vervolgens – indien de tekortkoming kwalificeert als incident – door het bestuur wordt gemeld aan de toezichthouder op grond van artikel 11, eerste lid.

Artikelen 8, 9 en 11

In artikel 8 worden de procedures met betrekking tot personeelsleden in een integriteitsgevoelige functie uitgewerkt en in artikel 9 zijn bepalingen opgenomen ter zake van de beoordeling van externe personeelsleden en het verstrekken van inlichtingen over (voormalige) personeelsleden. Uiteraard zijn de compliancefunctie en de auditfunctie bij uitstek integriteitsgevoelige functies. In lijn met de definitie van integriteitsgevoelige functie in artikel 1, eerste lid, onderdeel e, is in artikel 8, derde lid, geregeld dat een trustkantoor objectieve, kenbare criteria hanteert om een functie te kwalificeren als een functie die niet een wezenlijk risico inhoudt voor de integere bedrijfsvoering. In artikel 11 is geregeld dat een trustkantoor in geval van incidenten onverwijld de toezichthouder informeert, maatregelen neemt om risico’s te beheersen en herhaling te voorkomen, en zorg draagt voor administratieve vastlegging van de incidenten en de bedoelde maatregelen. Ingevolge artikel 24 dient deze vastlegging voor de toezichthouder beschikbaar te worden gehouden.

Deze artikelen sluiten op hoofdlijnen aan bij regels op dit terrein in het Besluit prudentiële regels Wft en het Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft.

Artikelen 12 en 13

De regels inzake het cliëntenonderzoek in de Wwft zijn niet van toepassing voor trustkantoren voor zover er (trust)diensten worden verleend in de zin van de Wtt. Met het oog op de bijzonderheden van hun dienstverlening zijn voor trustkantoren afzonderlijk regels opgesteld op grond van de Wtt. Dit onderscheid blijft gerechtvaardigd, ondermeer omdat een doelvennootschap waaraan diensten worden verleend niet noodzakelijkerwijs kwalificeert als cliënt. Evenwel is ervoor gekozen om waar mogelijk nauwer aan te sluiten bij de Wwft. Dit komt bijvoorbeeld tot uitdrukking in de specifieke regels voor de omgang met personenvennootschappen en trusts.

Verder is het cliëntenonderzoek niet meer slechts gericht op de uiteindelijk belanghebbende, maar ook op de cliënt, waarbij onder cliënt ook doelvennootschap is te verstaan. Indien cliënt en doelvennootschap niet samenvallen, dient het cliëntenonderzoek zodoende te zijn gericht op zowel de cliënt als de doelvennootschap en de uiteindelijk belanghebbenden van beiden.

Ongeacht op welke wijze en door wie een cliënt wordt geïntroduceerd, het trustkantoor blijft altijd verantwoordelijk voor een deugdelijk cliëntenonderzoek. Zoals hierboven al uiteengezet; bij een cliëntenonderzoek bestaat ook de verplichting om de doelvennootschap te onderzoeken overeenkomstig de bepalingen van artikel 13 van deze regeling. Dit onderzoek bestaat uit twee fases: relevante personen worden eerst geïdentificeerd, dat wil zeggen dat zij opgave (laten) doen van hun identiteit. Vervolgens wordt die identiteit geverifieerd door het trustkantoor aan de hand van documentatie. Uitgaande van een situatie waarbij geen verificatie ‘in persoon’ geschiedt, kan hierbij gebruik worden gemaakt van een gelegaliseerde en duidelijke kopie van een paspoort. Zoals in de praktijk gangbaar, voldoet ook een duidelijke kopie van een paspoort waarbij een medewerker van een buitenlandse vestiging van het trustkantoor of een advocaat of notaris de kopie certificeert. Deze gegevens worden opgenomen in het cliëntacceptatiedossier (artikel 25). Het kan voorkomen dat het trustkantoor in bepaalde omstandigheden gronden heeft om bij de verificatie van de uiteindelijk belanghebbende naast bovengenoemde gegevens, nadere informatie op te vragen. Uitgangspunt is dat het trustkantoor op basis van een eigen inschatting mogelijke integriteitsrisico’s die aan een cliënt zijn verbonden beheersbaar acht.

Artikel 18 verklaart artikel 11 Wwft van overeenkomstige toepassing. Hierdoor geldt de Uitvoeringsregeling Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme ook voor trustkantoren. Artikel 4 van die regeling geeft voorbeelden van gegevens die kunnen worden gebruikt ten behoeve van de verificatie van de identiteit van de cliënt.

Wat moet worden verstaan onder de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt of de doelvennootschap is gedefinieerd in artikel 12. Deze definitie is overgenomen uit de Wwft. Bij alle aspecten van de definitie gaat het om de natuurlijke persoon die uiteindelijk baat heeft bij de onderneming van de cliënt danwel controle heeft over de cliënt of een deel van diens vermogen. Daartoe behoort niet slechts de aandeelhouder, maar ook degene die feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in de cliënt. In geval van een stichting kan het ook gaan om bijzondere zeggenschap over een deel van het vermogen van de cliënt. De termen feitelijke zeggenschap en bijzondere zeggenschap zijn op te vatten als restcategorieën. Daaronder valt elke controle op andere wijze dan door het kunnen uitoefenen van stemrechten, bijvoorbeeld door middel van een (verstrekkende) volmacht. Indien er geen uiteindelijk belanghebbende is, worden de gegevens waaruit dit blijkt en de hieraan verbonden conclusie eveneens vastgelegd in het cliëntacceptatiedossier (artikel 13, derde lid, en artikel 25, eerste lid, onderdeel b). Afwezigheid van een uiteindelijk belanghebbende kan bijvoorbeeld voorkomen indien de aandeelhouders van een doelvennootschap beursgenoteerde entiteiten zijn.

Het vierde lid bepaalt dat een trustkantoor ook cliëntenonderzoek moet verrichten wanneer hij een zakelijke relatie aangaat met de cliënt, maar nog geen dienst verricht. Ook in dit geval is het onder meer van belang dat het trustkantoor kennis heeft van de aard en het beoogde doel van de zakelijke relatie.

In het vijfde lid zijn specifieke voorschriften gesteld voor het cliëntenonderzoek ten aanzien van de personenvennootschap. Het begrip personenvennootschap wordt gedefinieerd in het zesde lid. Overeenkomstig de gangbare terminologie in de literatuur wordt daaronder verstaan een maatschap, een vennootschap onder firma en een commanditaire vennootschap. Onder de definitie worden tevens vergelijkbare rechtsvormen naar buitenlands recht begrepen. Daarmee is gedoeld op soortgelijke gemeenschappen van personen, zonder rechtspersoonlijkheid, die door een overeenkomst tot stand zijn gebracht.

Evenals bij de trust is het cliëntenonderzoek ten aanzien van personenvennootschappen afgestemd op de omstandigheid dat de te onderzoeken entiteit geen rechtspersoonlijkheid heeft; de personenvennootschap is te beschrijven als een gemeenschap van personen die door een overeenkomst tot stand is gebracht. Tegelijk is zoveel mogelijk aangesloten bij de verplichtingen van het cliëntenonderzoek in het tweede lid en de definitie van uiteindelijk belanghebbende.

De doelstelling is dezelfde als bij het cliëntenonderzoek in geval van rechtspersonen: de zeggenschapsstructuur doorgronden, monitoren van de zakelijke relatie en uitgevoerde transacties, en achterhalen welke natuurlijke personen in belangrijke mate invloed kunnen uitoefenen of belangen hebben.

Enkele aspecten van het cliëntenonderzoek bij personenvennootschappen worden hier nader toegelicht. In de onderhavige bepaling is zoveel mogelijk aangesloten bij de elementen van het begrip uiteindelijk belanghebbende in artikel 12. Zo is in plaats van ‘stemrechten in de algemene vergadering’ uitgegaan van ‘stemrechten bij besluitvorming ter zake van wijziging van de overeenkomst die ten grondslag ligt aan de personenvennootschap of de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer’. Waar het onderhavige aspect van het cliëntenonderzoek op ziet, is de mate van invloed op meer ingrijpende besluiten van de personenvennootschap, inzake bijzondere transacties (buiten het domein van de normale bedrijfsvoering) of tot aanpassing van de overeenkomst die aan de personenvennootschap ten grondslag ligt (bijvoorbeeld inzake de verdeling van de winst). De natuurlijke persoon die – direct of indirect – de personenvennootschap wezenlijk naar zijn hand kan zetten geldt als equivalent van uiteindelijk belanghebbende.

Onder daden van beheer vallen alle handelingen voor de normale verwezenlijking van het concrete doel van de maatschap, inclusief handelingen die naar gebruik en billijkheid uit het doel voortvloeien en hiermee samenhangen. Dit beheer is binnen de personenvennootschap vaak opgedragen aan een of meer vennoten. Ten behoeve van het doorgronden van de zeggenschapsstructuur vallen personen die bevoegd zijn inzake beheer eveneens onder het cliëntenonderzoek: ingevolge onderdeel a dient het trustkantoor hen te identificeren, maar er is geen verplichting hun identiteit te verifiëren. Verificatie van de identiteit is beperkt tot de natuurlijke personen die ingevolge onderdeel b kwalificeren als equivalent van uiteindelijk belanghebbenden. Er is voor gekozen het onderzoek te concentreren op deze personen. Verificatie van de identiteit van alle vennoten zou in sommige gevallen praktisch onmogelijk zijn, bijvoorbeeld bij een zogenoemde open commanditaire vennootschap.¹

Het zesde lid regelt het cliëntenonderzoek indien dienstverlening wordt gevraagd ten behoeve van een trust. Dit is een buitenlandse rechtsvorm die niet naar Nederlands recht kan worden opgericht, maar wel in Nederland wordt erkend. Een trust bezit geen rechtspersoonlijkheid, en is om die reden niet degene met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een transactie laat uitvoeren. Zodoende kwalificeert de trust niet als cliënt. De onderhavige verplichtingen zien dan ook op dienstverlening ten behoeve van een trust. In voorkomend geval moeten de gebruikelijke stappen van het cliëntenonderzoek worden doorlopen, maar moeten ook de instellers, de trustees en de begunstigden bekend zijn bij de instelling. De cliënt moet opgave doen van hun identiteit en de instelling moet deze opgegeven identiteit verifiëren. Ook als een trustkantoor zelf optreedt als trustee moet er cliëntenonderzoek verricht worden. In het geval van een in een trust benoemde ‘protector’ – wiens bevoegdheden zullen ontstaan met het overlijden van de ‘trust settlor’ – geldt vanaf het moment dat er zeggenschap is of ontstaat, tevens de verplichting om het cliëntenonderzoek uit te voeren.

Artikel 14

In het eerste lid van artikel 14 is geregeld dat een trustkantoor het cliëntenonderzoek risicogebaseerd kan uitvoeren. Dit houdt in dat de intensiteit waarmee de voorgeschreven maatregelen worden toegepast, moet worden afgestemd op het risico dat een bepaald type cliënt, relatie, product of transactie oplevert. Deze bepaling correspondeert met artikel 3, zesde lid, Wwft.

In de volgende leden is geregeld dat in geval van een hoger risico verscherpt cliëntenonderzoek dient plaats te vinden. In voorkomend geval moet een trustkantoor aanvullend onderzoek verrichten naar cliënt en transacties. Voor specifieke gevallen wordt verwezen naar artikel 8 Wwft, waar voorschriften zijn gegeven in het kader van het cliëntenonderzoek.

Net zoals voorheen gelden bijzondere regels voor zogenoemde politiek prominente personen. In het vierde lid is een verplichting opgenomen om na te gaan of cliënten of hun uiteindelijk belanghebbenden als zodanig kwalificeren. Als het trustkantoor hierbij gebruik maakt van openbare bronnen, dan is het van belang dat hij in staat is om de informatie uit deze bronnen te analyseren en te beoordelen.

In het vijfde lid is voorgeschreven welke maatregelen in dat geval moeten worden genomen. Nieuw is dat die maatregelen ook verplicht zijn in alle andere gevallen van een verhoogd risico. Kort gezegd moet het bestuur in overleg met degene die de compliancefunctie uitoefent betrokken zijn bij de beslissing diensten te (blijven) verlenen, van politiek prominente personen moet de bron van het vermogen worden vastgesteld en het trustkantoor moet doorlopend controle uitvoeren op de zakelijke relatie.

Artikel 15

De bijzondere maatregelen bedoeld in artikel 15 zijn bedoeld voor cliënten en transacties die een dermate groot risico met zich brengen dat de voorschriften inzake het reguliere of verscherpte cliëntenonderzoek mogelijk niet volstaan, Het gaat om cliënten in en transacties gerelateerd aan staten die volharden in hun weigering de internationaal vastgestelde aanbevelingen tegen witwassen en terrorisme financiering (FATF aanbevelingen) te implementeren. In dit verband zijn momenteel twee staten aangewezen: Iran en Noord-Korea.

Artikel 16

De bij het cliëntenonderzoek gebruikte of verworven gegevens moeten worden vastgelegd en actueel gehouden. Dit laatste houdt in dat een trustkantoor periodiek de verzamelde gegevens controleert en bijwerkt. De verplichting ziet dus op het actueel houden van gegevens, niet op het vervangen van (afschriften van) documenten. Zo is bijvoorbeeld niet beoogd dat een kopie van een identificatiebewijs moet worden vervangen wanneer de geldigheidsduur daarvan is verlopen.

Artikel 17

In artikel 17 is geregeld dat geen diensten worden verleend zo lang geen cliëntenonderzoek is verricht conform artikel 13 (zie artikel 10, eerste lid, onderdeel i, Wtt). Met ‘diensten’ wordt verwezen naar de definitie in artikel 1, onderdeel d, van de wet. In bepaalde gevallen zal een trustkantoor voorbereidingen treffen voor de beoogde dienstverlening, terwijl nog niet aan de vereisten van artikel 13 is voldaan. Vaak zullen deze voorbereidingen nog niet kwalificeren als ‘dienst’ in de zin van de Wtt, zodat dergelijke voorbereidingen zondermeer kunnen geschieden.

Op grond van het tweede lid moet een trustkantoor een zakelijke relatie beëindigen en de dienstverlening staken indien het cliëntenonderzoek niet kan worden uitgevoerd. Hier is gedoeld op een meer dan incidentele vertraging in het onderzoek, bijvoorbeeld indien de cliënt weigert bepaalde gegevens ter beschikking te stellen of indien bepaalde gegevens structureel niet kunnen worden geverifieerd.

Artikel 18

Voor de aanwijzing welke gegevens kunnen worden gebruikt voor het cliëntenonderzoek verwijst artikel 18 naar de desbetreffende voorschriften in de Wwft.

Artikel 19

In artikel 19 worden specifieke regels gesteld voor het verlenen van diensten aan doelvennootschappen. Het eerste lid, onderdelen b en c, ziet op de structuur waarvan de doelvennootschap deel uitmaakt. De kennis van het trustkantoor concentreert zich op het voor de doelvennootschap relevante deel van de structuur. Het trustkantoor beschikt hiertoe over stukken die aantonen hoe het relevante deel van de structuur is opgebouwd. Bijzondere aandacht verdienen bedrijven met aandeelhouders op basis van toonderstukken.

Het trustkantoor stelt zich op de hoogte van de structuur, maar ook van het doel waarmee de structuur is opgezet. Hierbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan de functie van de Nederlandse doelvennootschap binnen de structuur en de beweegredenen om van een Nederlandse doelvennootschap gebruik te maken. Met het onderzoek naar het doel waarmee de structuur is opgezet moet het trustkantoor, in het kader van de poortwachterfunctie, laten zien dat zij begrijpt wat haar dienstverlening inhoudt en welk doel daarmee is gediend. Alleen indien het trustkantoor over voldoende kennis beschikt van de cliënt en diens beweegredenen kan er een goede afweging worden gemaakt of er al dan niet diensten kunnen worden verleend. In een cliënt acceptatiedossier zal inzichtelijk gemaakt moeten worden dat het trustkantoor weet heeft van het uiteindelijke doel dat de cliënt beoogt met het aanzoek van trustdiensten. Er moet onderzocht en vastgelegd worden welk fiscaal, financieel of maatschappelijk effect de cliënt wenst te bereiken en op welke wijze de dienstverlening door het trustkantoor, al dan niet binnen een groter (internationaal) geheel, daaraan bijdraagt.

Periodiek dient het trustkantoor te controleren of er zich wijzigingen met betrekking tot de structuur hebben voorgedaan. Een natuurlijk moment voor een dergelijke controle zou bijvoorbeeld de jaarlijkse opstelling van de jaarrekening kunnen zijn.

In het tweede lid, onderdeel b, is geregeld over welke gegevens het trustkantoor moet beschikken.

De onderdelen a en c van het tweede lid hebben betrekking op het vermogen en de middelen van de doelvennootschap. Onderdeel a ziet op de herkomst van het gehele ‘vermogen’ van de doelvennootschap en daarmee op de wijze waarop de cliënt van het trustkantoor (in het algemeen de uiteindelijk belanghebbende) zijn vermogen heeft verworven. Er dient een inspanning te worden verricht om de wijze waarop dit vermogen is verworven na te gaan. In de regel zullen hierbij gerichte vragen worden gesteld. De verkregen informatie zal vervolgens worden vastgelegd en waar redelijkerwijs mogelijk op aantoonbare wijze worden gecontroleerd aan de hand van openbare informatie (zoals internet).

Het trustkantoor zal op basis van een eigen inschatting moeten beoordelen of de integriteitsrisico’s ten aanzien van de herkomst van het vermogen beheersbaar zijn. Er wordt een actieve houding van het trustkantoor verlangd bij de vaststelling van de herkomst van het vermogen van de cliënt: het trustkantoor verzamelt niet alleen informatie over de herkomst van het vermogen, maar beoordeelt ook of deze informatie voldoende aannemelijk maakt dat het gehele vermogen van de cliënt uit legitieme bronnen afkomstig is. De uitkomsten van deze inspanning worden in het cliëntacceptatiedossier vastgelegd (artikel 25). Periodiek dient de informatie omtrent de herkomst van het vermogen te worden gecontroleerd en waar nodig aangevuld met het oog op wijzigingen, met name in die gevallen waarin additioneel vermogen aan de doelvennootschap wordt verschaft.

Onderdeel c heeft betrekking op de in- en uitgaande geldstromen op het niveau van de doelvennootschap en op rechten en plichten die de doelvennootschap verkrijgt of op zich neemt. Hierbij is van belang dat het trustkantoor ervoor zorg draagt dat de onderliggende stukken in beginsel altijd aanwezig zijn bij het trustkantoor. Als uitgangspunt kan worden gehanteerd dat een accountant op basis van de aanwezige stukken in staat dient te zijn de geldstromen of rechten en plichten zoals in de administratie (de jaarrekening) van de doelvennootschap zijn vermeld te controleren. Het kan in de praktijk voorkomen dat de administratie van de doelvennootschap zich niet bij het trustkantoor bevindt, zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de voorgeschreven kennis van het trustkantoor omtrent de doelvennootschap. Te denken valt aan een situatie waarin het trustkantoor slechts als bestuurder optreedt van een vennootschap die in Nederland kantoor houdt (alwaar de administratie zich bevindt). In een dergelijk geval, dient het trustkantoor ervoor zorg te dragen dat de administratie op eerste verzoek van DNB beschikbaar kan worden gesteld aan het trustkantoor, mocht bij wijze van steekproef mede aan de hand van deze administratie verantwoording moeten worden afgelegd over de beheersing van integriteitsrisico’s. Het cliëntacceptatiedossier dient permanent op het trustkantoor aanwezig te zijn, ook in het geschetste geval. In aanvulling hierop dient het trustkantoor integriteitsrisico’s te onderzoeken die aan de herkomst of bestemming van middelen zijn verbonden (‘monitoring’). Hierbij zou bijvoorbeeld gebruik kunnen worden gemaakt van een risicoprofiel, waarbij van tevoren wordt vastgesteld welke vorm en omvang van herkomst en bestemming van middelen als gebruikelijk zal kunnen worden aangemerkt, waarbij een uitzondering op deze normale gang van zaken aanleiding zal geven tot nader onderzoek door het trustkantoor. Niet alleen de cliënt, zijn achtergrond en gedrag, maar ook de transacties van de cliënt kunnen indicaties geven voor verandering in het risicoprofiel. Het trustkantoor zal in ieder geval systematisch moeten kunnen controleren of sprake is van ongebruikelijke/verdachte patronen of activiteiten. Zo zal bij bepaalde transacties moeten worden bekeken of deze voor de cliënt gebruikelijk zijn. Aandachtspunten hierbij zijn: dienen de transacties een economisch of commercieel doel, gaat het om bedragen die niet in verhouding staan tot de normale/verwachte business van de cliënt? De constatering door het trustkantoor op grond van het proces van monitoring, dat het integriteitsrisico dat aan een cliënt is verbonden, afwijkt van het integriteitsrisico zoals vastgelegd ten tijde van de acceptatie, zal in het algemeen in het cliëntacceptatiedossier worden opgeslagen.

Artikel 20

Artikel 20 richt zich op de verkoop door het trustkantoor van rechtspersonen en de bemiddeling door het trustkantoor bij de verkoop van rechtspersonen.

Verkoop en bemiddeling bij verkoop van rechtspersonen behoeft de nodige aandacht. Immers, een rechtspersoon kan binnen zeer korte tijd worden opgericht waardoor bedoelde dienst vaak niet nodig is. Er dient daarom bij dergelijke diensten zorgvuldig onderzoek door het trustkantoor te worden gedaan of aan de betreffende (bemiddeling bij) verkoop integriteitsrisico’s zijn verbonden.

Bij de verkoop van rechtspersonen gaat het specifiek om de verkoop als afzonderlijke dienst. En niet in het geval van het verkopen van rechtspersonen in het kader van bestaande dienstverlening aan een cliënt, waarbij het trustkantoor in hoofdlijnen al is verplicht tot de nodige kennis van de koper.

Onder bemiddelen wordt verstaan: als tussenpersoon werkzaam zijn bij het tot stand brengen van een of meer overeenkomsten tussen de opdrachtgever en derden. Zodoende moet sprake zijn van meer dan slechts het met elkaar in contact brengen van partijen; de bemiddelaar verricht werkzaamheden om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Een enkele doorverwijzing zal dan ook in beginsel niet gelden als bemiddeling.

Wel zal het trustkantoor ten behoeve van een integere bedrijfsvoering als bedoeld in artikel 3, onderdeel a, schriftelijk moeten vastleggen naar welke partijen verwezen wordt. Voor het bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen is aangesloten bij de regels inzake de verkoop door het trustkantoor zelf van rechtspersonen. Concreet is voorzien dat bij bemiddeling het trustkantoor tevens onderzoek moet doen naar de verkoper en diens uiteindelijk belanghebbende.

Voor de reikwijdte van het artikel is materieel aangesloten bij de wettelijke definitie van uiteindelijk belanghebbende (artikel 1, onderdeel c, Wtt). Deze definitie is niet toegepast omdat ‘uiteindelijk belanghebbende’ niet van toepassing is op (bemiddeling bij) de verkoop van rechtspersonen in de zin van artikel 1, onderdeel d, onder 3°, Wtt. Strikt genomen wordt de dienstverlening namelijk verricht ten behoeve van de partij die de opdracht geeft en ten aanzien van die partij zou het cliëntenonderzoek dan verricht moeten worden. Echter, bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen wordt er cliëntenonderzoek naar beide betrokken partijen (koper en verkoper) wordt gedaan. Hiermee wordt beoogd te voorkomen dat de dienstverlening van het trustkantoor door de koper noch de verkoper wordt misbruikt voor witwassen of het financieren van terrorisme.

Artikel 20, vijfde lid, bepaalt dat het trustkantoor geen overeenkomst sluit voordat aan het eerste en tweede lid is voldaan (zie artikel 10, eerste lid, onderdeel g, Wtt). Hierdoor is het niet toegestaan dat het trustkantoor zich op voorhand (onvoorwaardelijk) contractueel verbindt met betrekking tot het verkopen van rechtspersonen. Het trustkantoor zou in bepaalde omstandigheden wel een overeenkomst kunnen sluiten onder opschortende voorwaarde.

In het vijfde en zesde lid wordt geregeld wanneer aan de verplichtingen van dit artikel moet worden voldaan ingeval van verkoop van een rechtspersoon of bemiddeling bij verkoop. Die verplichtingen zien op de cliënt (degene aan wie het trustkantoor een rechtspersoon verkoopt of voor wie het trustkantoor bemiddelt) en ingeval van bemiddeling ook op de wederpartij van de cliënt. Ten aanzien van de cliënt voldoet het trustkantoor aan het eerste en tweede lid voor hij met die partij een overeenkomst sluit, hetzij inzake de verkoop van een rechtspersoon, hetzij inzake bemiddeling bij verkoop. Ingeval van bemiddeling voldoet het trustkantoor bovendien ten aanzien van de wederpartij van de cliënt aan het eerste, tweede en vierde lid voor hij een overeenkomst tot stand brengt tussen de cliënt en die wederpartij.

Artikel 21

Artikel 21 ziet op de gevallen waarin het trustkantoor als trustee optreedt. In dat geval is niet alleen kennis van de insteller van de trust vereist, maar ook van de uiteindelijk belanghebbende (de begunstigde van tenminste vijfentwintig procent van het vermogen). Niet in alle gevallen zal de uiteindelijk belanghebbende kunnen worden geïdentificeerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de begunstigde nog niet is geboren.

Voor de goede orde wordt opgemerkt dat indien een rechtspersoon optreedt als trustee en uit dien hoofde het desbetreffende trustvermogen (een afgescheiden) onderdeel vormt van het vermogen van die rechtspersoon, de boekhoudverplichtingen van artikel 2:10 BW mede gelden ten aanzien van dat trustvermogen.

Artikel 22

In artikel 22 worden specifieke regels gesteld met betrekking tot de dienstverlening bedoeld in artikel 1, onderdeel d, subonderdeel 5°, Wtt: het ten behoeve van de cliënt gebruik maken van een vennootschap, die tot dezelfde groep behoort als waarvan het trustkantoor deel uit maakt.

Indien middelen ter beschikking van de vennootschap worden gesteld dient het trustkantoor kennis te hebben van de herkomst en bestemming van die middelen. Die verplichting is vergelijkbaar met artikel 19 waar een soortgelijke bepaling inzake middelen van de doelvennootschap is opgenomen. Het gaat om de in- en uitgaande geldstromen op het niveau van de vennootschap en op rechten en plichten die de vennootschap verkrijgt of op zich neemt. Hierbij is van belang dat het trustkantoor ervoor zorg draagt dat de onderliggende stukken aanwezig zijn bij het trustkantoor. Als uitgangspunt kan worden gehanteerd dat een accountant op basis van de aanwezige stukken in staat dient te zijn de geldstromen of rechten en plichten zoals in de administratie (de jaarrekening) van de vennootschap zijn vermeld te controleren.

Indien sprake is van een lening moet het trustkantoor weten wie het risico ter zake draagt en welke zekerheden eventueel zijn gesteld. Ten slotte dient een trustkantoor adequate maatregelen te treffen om te waarborgen dat de vennootschap aan haar verplichtingen kan voldoen. Dit is bijvoorbeeld van belang waar de vennootschap op eigen titel gelden ontvangt en gehouden is deze – grotendeels – over te maken naar een andere partij. Om te waarborgen dat de vennootschap aan die verplichtingen kan voldoen, zal het trustkantoor bijvoorbeeld moeten waken voor mogelijke aansprakelijkheden van de vennootschap.

Aanvullend onderzoek in geval van terbeschikkingstelling van middelen is aangewezen, omdat dergelijke constructies gebruikt kunnen worden om de werkelijke herkomst van middelen te verbergen. Om die reden is voorzien dat een trustkantoor de verhouding tussen alle betrokkenen, inclusief degene die zekerheid stelt voor een lening of anderszins risico draagt, in kaart brengt. In het eerste lid, onderdeel b, is reeds voorzien dat het trustkantoor onderzoekt of aan zijn dienstverlening integriteitsrisico’s zijn verbonden. Ingeval van terbeschikkingstelling van middelen houdt dit mede in dat het trustkantoor onderzoekt of die de middelen voor legitieme doeleinden gebruikt zullen worden.

Tot op zekere hoogte correspondeert het eerste lid met artikel 15 van het Besluit prudentiële regels waarin voor banken regels zijn gesteld met betrekking tot zogenoemde back-to-back leningen; daarbij stelt de kredietnemer een zekerheid uit eigen liquide middelen. Dergelijke leningen vertegenwoordigen een verhoogd risico omdat vaak wordt getracht te doen voorkomen dat degene die de zekerheid stelt, niet de kredietnemer is.

Ten slotte wordt opgemerkt dat bij de onderhavige dienstverlening gebruikelijk geen sprake zal zijn van beheer van gelden of geldswaarden van derden, zodat artikel 5 inzake vermogensscheiding in beginsel niet van toepassing is. Het enkele feit dat de vennootschap gelden of geldswaarden verkrijgt en deze naderhand ter beschikking stelt aan derden brengt nog niet met zich dat de vennootschap die gelden voor derden beheert.

Artikel 23

In artikel 23 wordt geregeld dat een trustkantoor kennis heeft van het doel van zijn dienstverlening en onderzoekt of aan die dienstverlening integriteitsrisico’s zijn verbonden. Deze norm was voorheen expliciet opgenomen bij het verplichte onderzoek naar de herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap. Deze verplichting bestaat naast de verplichting tot het uitvoeren van een analyse van de risico’s ten aanzien van de integere bedrijfsvoering.

De norm geldt ten aanzien van alle diensten die een trustkantoor verleent, omdat al deze diensten integriteitsrisico’s met zich kunnen brengen. Controle op de naleving van deze norm is op grond van artikel 7 onderdeel van de compliance- en auditfunctie. Deze onderzoeksplicht is te zien in het licht van de hiervoor besproken verplichtingen om bepaalde gegevens te achterhalen. Bij het onderzoek naar integriteitsrisico’s moeten die gegevens in elk geval betrokken worden. Elk van die gegevens, bezien in onderlinge samenhang en in de context van de dienstverlening, moet aanleiding zijn voor de vraag welke integriteitsrisico’s verbonden kunnen zijn aan die dienstverlening. Overigens verrichtten veel trustkantoren reeds dergelijk onderzoek bij al hun diensten, mede met het oog op de eigen reputatie. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat met dienstverlening is gedoeld op het verlenen van diensten in de zin van artikel 1, onderdeel d, Wtt.

In het tweede lid is geregeld dat een trustkantoor zich ervan vergewist dat integriteitsrisico’s verbonden aan zijn dienstverlening adequaat zijn ondervangen. Risico’s kunnen worden ondervangen door het trustkantoor zelf of door derden waaronder de cliënt of de doelvennootschap. Het is in elk geval aan het trustkantoor om vast te stellen dat de risico’s daadwerkelijk zijn ondervangen. Ingevolge het derde lid moet het trustkantoor beschikken over gegevens waaruit blijkt dat er een risicoanalyse is gemaakt.

Ingevolge de definitie van integriteitrisico moet een trustkantoor op grond van artikel 23 onder andere onderzoeken of zijn dienstverlening kan worden misbruikt ten behoeve van overtreding van een wettelijk voorschrift. Hierbij kan gedacht worden aan misbruik van een vennootschapsstructuur voor witwassen (het verhullen van de herkomst van middelen of vermogen) of het ontduiken van fiscale of andere verplichtingen in Nederland of een andere jurisdictie.

De praktijk leert dat Nederlandse vennootschappen kunnen worden misbruikt voor belastingontduiking. Zo heeft de Belastingdienst signalen ontvangen dat buitenlandse partijen via Nederlandse besloten commanditaire vennootschappen gelden aanhielden op bankrekeningen in een derde land, waardoor dit vermogen (en de daarmee behaalde rendementen) alsmede het belang in de vennootschap aan het zicht van relevante belastingautoriteiten werd onttrokken. In andere gevallen werd een Nederlandse commanditaire vennootschap gebruikt voor het doorsluizen van ondernemingswinsten, bijvoorbeeld door middel van herfacturering, naar een vennootschap in een derde land waar geen of nauwelijks belasting was verschuldigd. Ook in deze gevallen kan sprake zijn van versluiering doordat met behulp van zuiver kunstmatige transacties geschoven wordt met winsten en daardoor mogelijk ten onrechte geen belasting wordt afgedragen in het land waar de winst werd gerealiseerd. Trustkantoren dienen zich ervoor te hoeden door hun dienstverlening betrokken te raken bij het faciliteren van dergelijke overtredingen van Nederlandse of buitenlandse wetgeving. De verplichte risicoanalyse vergt dat trustkantoren zich daartoe wapenen met voldoende kennis van zaken en zich proactief opstellen.

De verplichting het onderzoek risicogebaseerd uit te voeren houdt in dat een trustkantoor de intensiteit van het onderzoek dient af te stemmen op de mate waarin integriteitsrisico’s voorzienbaar zijn. Ook bij die afweging dient een trustkantoor in elk geval de ingevolge deze regeling te achterhalen gegevens te betrekken, waaronder kennis van de cliënt en het doel van de (gewenste) dienstverlening. Concreet is hierbij te denken aan het gegeven dat de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende kwalificeert als politiek prominent persoon.

Het trustkantoor dient zich rekenschap te geven van de context van de (gewenste) dienstverlening, waaronder relevante kenmerken van betrokken jurisdicties en de aard van de economische activiteiten van betrokken (doel)vennootschappen. Ook de structuur waarvan de cliënt of de doelvennootschap deel uitmaakt moet worden betrokken in het onderzoek.

De onderzoeksplicht geldt niet slechts bij het aangaan van een zakelijke relatie of de aanvang van dienstverlening: het is een doorlopende verplichting. Bij elke wijziging in de dienstverlening of andere relevante omstandigheden dient het trustkantoor na te gaan wat dit betekent voor de resultaten van de risicoanalyse.

Als integriteitsrisico’s reëel blijken, dient een trustkantoor op grond van het derde lid zich ervan te vergewissen dat die risico’s adequaat ondervangen zijn. Het is daarbij van belang dat het trustkantoor in het cliëntacceptatiedossier vastlegt hoe het zich vergewist heeft van het feit dat deze risico’s adequaat ondervangen zijn, zoals geregeld in artikel 25, eerste lid, onderdeel b. Zo zou een risico van belastingontduiking mogelijk zijn te ondervangen door van de cliënt kopie te vragen van belastingaangiften die gerelateerd/verbonden zijn aan de dienstverlening. Op deze manier kan het trustkantoor zich ervan vergewissen dat zij niet misbruikt wordt voor belastingontduiking. Met de term adequaat wordt onderkend dat uitputtend onderzoek en waterdicht bewijs niet altijd gerealiseerd kan worden. Evenwel zij benadrukt dat in geval van reële integriteitsrisico’s een trustkantoor dienstverlening dient te weigeren of beëindigen indien hij zich niet afdoende ervan kan vergewissen dat die risico’s ondervangen zijn.

Artikel 24

Artikel 24 noemt een aantal gegevens met betrekking tot de organisatie van het trustkantoor dat het trustkantoor op een overzichtelijke wijze beschikbaar dient te houden voor DNB. Onderdeel h verwijst naar de overeenkomst inzake uitbesteding van werkzaamheden, bedoeld in artikel 9, vierde lid. Daaronder valt in voorkomend geval ook de overeenkomst tot uitbesteding van de compliance- of auditfunctie, zoals bedoeld in artikel 7, zesde lid. Niet alle genoemde gegevens zijn relevant indien het trustkantoor niet in de vorm van een rechtspersoon maar in de vorm van (bijvoorbeeld) een eenmanszaak wordt gedreven.

Artikel 25

De cliëntacceptatiedossiers ingevolge artikel 25 dienen permanent op het trustkantoor in Nederland aanwezig te zijn. Bij meerdere vestigingen van het trustkantoor in Nederland zullen deze dossiers in de regel op het hoofdkantoor aanwezig zijn, maar kunnen deze dossiers ook in de vestiging worden bewaard van waaruit de betreffende cliënt hoofdzakelijk wordt bediend.

Artikel 26

Voor een effectieve implementatie van de Wtt en de onderhavige regeling is uiteraard noodzakelijk dat alle personen die voor een trustkantoor werkzaamheden verrichten, voldoende zijn opgeleid. In artikel 26 is geëxpliciteerd dat trustkantoren hiervoor dienen zorg te dragen. Die verplichting geldt ongeacht of de werkzaamheden worden verricht op grond van een arbeidsovereenkomst. De opleiding dient mede te zien op de Wwft de Sanctiewet 1977 en de regelingen op grond van die wetten. In artikel 6, eerste lid, onderdeel a, is immers geregeld dat het procedurehandboek mede voorziet in procedures omtrent de naleving van die wetgeving. Uit de definities van integere bedrijfsvoering en integriteitsrisico in artikel 1, eerste lid, respectievelijk onderdelen c en d, vloeit voort dat in de opleiding voor zover nodig tevens aandacht moet worden besteed aan relevante aspecten van bijvoorbeeld het civiel recht. Als integriteisrisico geldt immers het gevaar van ontoereikende naleving hetgeen bij wettelijk voorschrift is voorgeschreven. Met het oog op de snelle maatschappelijke en juridische ontwikkelingen dienen opleidingen periodiek genoten te worden.

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem

---

1 Bij de open commanditaire vennootschap kan, buiten het geval van vererving of legaat, toetreding of vervanging van commanditaire vennoten plaatshebben zonder toestemming van alle vennoten, beherende zowel als commanditaire (vergelijk: artikel 2, derde lid, onderdeel c, van de Algemene Wet Rijksbelastingen).