Regeling van de Minister van Financiën inzake de Audit Committees binnen de rijksdienst (Regeling Audit Committees 2012)

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 38, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001;

Na overleg met de Algemene Rekenkamer, brief van 26 maart 2012, nr. 12001348 R

Besluit:

Artikel 1 Taak en taakinvulling van het Audit Committee

  • 1. Het Audit Committee heeft tot taak het adviseren van het departementale management op ten minste de volgende drie terreinen:

    • – het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële verslaggeving;

    • – de regie op het auditbeleid;

    • – het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan.

  • 2. Het Audit Committee legt zijn adviezen ten aanzien van het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan schriftelijk vast ten behoeve van het departementale management, voordat dit management de departementale risicoanalyse vaststelt.

  • 3. Het Audit Committee regelt zijn huishoudelijke aangelegenheden in een huishoudelijk reglement.

Artikel 2 Samenstelling en externe leden

  • 1. Het Audit Committee bestaat tenminste uit twee onafhankelijke externe leden, naast de leden uit of namens het departementale management. De betrokken minister benoemt een van de leden van het Audit Committee tot voorzitter.

  • 2. De algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD en de betrokken directeur FEZ ondersteunen het Audit Committee als deskundigen bij zijn advisering van het departementale management.

  • 3. De Algemene Rekenkamer is agendalid van het Audit Committee. Op verzoek van de Algemene Rekenkamer stelt het Audit Committee de Algemene Rekenkamer in de gelegenheid om de vergaderingen of delen van de vergaderingen van het Audit Committee bij te wonen.

  • 4. Het Audit Committee stelt een profielschets vast voor de werving en selectie van externe leden, rekening houdend met zijn taken en met de gewenste deskundigheid, achtergrond en ervaring van de externe leden. Ten minste één extern lid dient te beschikken over relevante financiële expertise op het terrein van openbare financiën.

  • 5. De externe leden worden geselecteerd op basis van de vastgestelde profielschets voor een maximale zittingsduur die door het Audit Committee is vastgelegd. Het Audit Committee legt de uitkomsten van de selectieprocedure schriftelijk vast.

  • 6. De voorzitter van het Audit Committee draagt de geselecteerde nieuwe externe leden voor benoeming en de verlenging van de zittingsduur van eerder benoemde externe leden voor herbenoeming voor aan de betrokken minister. Ontslag van externe leden binnen de zittingsduur kan slechts worden verleend door de betrokken minister.

  • 7. De externe leden van het Audit Committee kunnen het departementale management verzoeken om ondersteuning en toegang tot alle informatie die zij voor de uitoefening van hun functie nodig vinden. Tevens kunnen de individuele externe leden van het Audit Committee verzoeken om met functionarissen binnen het departement te spreken en in het bijzonder met de betrokken directeur FEZ en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD.

  • 8. De externe leden hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle informatie waarvan zij uit hoofde van hun functie kennis dragen.

Artikel 3 Secretariaat en agendabepaling

  • 1. Het Audit Committee benoemt een ambtelijk secretaris. De secretaris voert het secretariaat en onderhoudt het archief van het Audit Committee.

  • 2. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter van het Audit Committee de agenda op, nadat alle leden, de betrokken directeur FEZ en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD de mogelijkheid is geboden om onderwerpen voor de agenda voor te dragen.

  • 3. De secretaris stelt van iedere vergadering van het Audit Committee een schriftelijk verslag op, dat tevens ter beschikking wordt gesteld aan de betrokken minister. In het verslag worden eventuele afwijkende standpunten van een of meer individuele externe leden van het Audit Committee opgenomen.

Artikel 4 Vergaderfrequentie

  • 1. Het Audit Committee komt minimaal vier keer per jaar bijeen of zoveel vaker als de voorzitter noodzakelijk acht. De vergaderingen sluiten zoveel mogelijk aan bij belangrijke momenten in de departementale planning- en controlcyclus.

  • 2. Extra vergaderingen kunnen worden bijeengeroepen op initiatief van de voorzitter, al dan niet op verzoek van de overige leden van het Audit Committee, de betrokken directeur FEZ en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD.

Artikel 5 Bezoldiging externe leden

  • 1. De externe leden van het Audit Committee kunnen een financiële vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen. Deze vergoeding gaat de bedragen op grond van de Wet ‘Vergoedingen adviescolleges en commissies’ en het Besluit ‘Vergoedingen adviescolleges en commissies’ (Stb. 2009, 5) niet te boven.

  • 2. De financiële vergoeding wordt per extern lid op voorstel van de voorzitter van het Audit Committee vastgesteld door de minister.

Artikel 6 Evaluatie en verslaglegging functioneren Audit Committee en regeling

  • 1. Het Audit Committee voert minimaal één keer in de twee jaar een zelfevaluatie uit op zijn functioneren. De uitkomsten van deze evaluatie worden schriftelijk vastgelegd door het Audit Committee en aan de betrokken minister aangeboden.

  • 2. De evaluatie omvat minimaal de taakvervulling door het Audit Committee ten aanzien van de in artikel 1 genoemde terreinen en de gemaakte keuzes bij de toepassing van de regeling.

  • 3. Het functioneren van het Audit Committee wordt periodiek geëvalueerd.

  • 4. De toepassing van de regeling in de praktijk en de ervaringen hiermee worden na twee jaar geëvalueerd door de Minister van Financiën, mede op basis van de uitkomsten van de zelfevaluaties van de Audit Committees.

  • 5. De activiteiten van het Audit Committee alsmede de uitkomsten van de evaluaties over het functioneren van het Audit Committee worden vermeld in het departementaal jaarverslag.

Artikel 7 Inwerkingtreding en publicatie

  • 1. Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Audit Committees 2012.

  • 2. Zij wordt ter kennis gebracht van de Algemene Rekenkamer en zal voorts openbaar worden gemaakt door publicatie in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (www.minfin.nl/hafir) en plaatsing van de regeling en toelichting in de Staatscourant.

  • 3. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 mei 2012.

De Minister van Financiën, J.C. de Jager.

TOELICHTING

Algemeen

Eind 2010 is het rapport Rijksbreed Beeld Audit Committees 2010 uitgebracht door het ministerie van Financiën. Het Rijksbreed Beeld 2010 is een actualisatie van het rapport Rijksbreed Beeld Audit Commitees 2006. Dit rapport uit 2006 diende voornamelijk om een discussie tot stand te brengen binnen de Audit Committees en tussen de Audit Committees onderling om van elkaar te leren en ervaringen uit te wisselen. In de periode tot 2010 zijn er diverse ontwikkelingen van invloed geweest op de taakinvulling en het functioneren van Audit Committees bij de rijksoverheid, waaronder de aanbeveling in het IBO ‘Regeldruk en Controletoren’ om de rol van het Audit Committee te versterken, de pilot bij het ministerie van OCW waarbij het Audit Committee alleen uit externe leden bestaat en het toenemende belang van het Audit Committee in het bedrijfsleven. De laatste ontwikkelingen rondom de centralisatie van de auditfunctie en de visie van de Algemene Rekenkamer op het controlebestel laten bovendien een ontwikkeling zien van Audit Committees bij de Rijksoverheid naar meer onafhankelijke organen, waarin de rol en de invloed van externe deskundigen steeds belangrijker wordt.

De regeling heeft tot doel de positie van Audit Committees binnen het Rijk en de rol van de externe leden hierin te versterken, duidelijkheid te verschaffen over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Audit Committees en het functioneren van de Audit Committees bij het Rijk te uniformeren.

De Regeling Audit Committees rijksoverheid 2012 bevat bepalingen die enerzijds aansluiten bij de algemene ontwikkeling naar meer onafhankelijke Audit Committees en anderzijds aansluiten bij de wijze waarop de meeste Audit Committees binnen de rijksoverheid momenteel zijn ingericht en functioneren. Bovendien zijn de aanbevelingen uit het rapport ‘Rijksbreed beeld Audit Committees 2010’ in deze regeling verwerkt, aangevuld met meer algemene bepalingen en mogelijke maatregelen uit de Corporate Governance Code voor zover deze ook gewenst zijn voor de Audit Committees binnen de Rijksoverheid.

Deze regeling is een eerste stap naar uniformering van het functioneren van Audit Committees bij de rijksoverheid. Gelet op de ontwikkelingen in de ‘governance’ binnen de rijksoverheid zal deze regeling de komende jaren mogelijk worden bijgesteld.

Deze regeling is primair bedoeld voor het functioneren van Audit Committees bij de departementen. Departementen moeten per 1 mei 2012 voldoen aan deze regeling. Het is uiteraard mogelijk dat departementen voor hun Audit Committees meer regelen in bijvoorbeeld het huishoudelijk reglement dan bepaald in deze regeling. Gelet op de ontwikkelingen worden hieronder enkele mogelijke aanvullende bepalingen genoemd die de positie van Audit Committees binnen de rijksoverheid en de rol van de externe leden hierin kunnen versterken:

  • • de benoeming van een extern lid tot voorzitter van het Audit Committee;

  • • een Audit Committee dat in meerderheid uit externe leden bestaat;

  • • de mogelijkheid voor een externe lid om zijn ontslag (of zijn voornemen daartoe) in te dienen bij de minister indien het zich niet kan verenigen met de gang van zaken in het Audit Committee.

De toepassing van de regeling zal over twee jaar worden geëvalueerd (zie artikel 6 van de regeling). Afhankelijk van de uitkomsten van deze evaluatie zal de regeling worden aangepast of bijgesteld.

Bepalingen over organisatorische aangelegenheden van het Audit Committee zijn in deze regeling niet opgenomen en kunnen door het Audit Committee zelf worden vastgelegd in bijvoorbeeld een huishoudelijk reglement. Bij de evaluatie van de regeling zal worden bepaald of het gewenst is om bepalingen over huishoudelijke aangelegenheden alsnog op te nemen in de regeling.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Taak en taakinvulling van het Audit Committee

Het Audit Committee is een orgaan van een ministerie of van een ander onderdeel van de rijksdienst dat op een zo onafhankelijk mogelijke wijze de leiding van de betrokken organisatie adviseert over de bedrijfsvoering, de interne auditfunctie en het risicobeheer van de organisatie.

Uit het rijksbreed beeld 2010 blijkt dat Audit Committees zich meer en meer met het complete bedrijfsvoeringsproces van het departement bezig houden. De nadruk komt hierdoor minder op enkel het auditbeleid te liggen. Om ervoor te zorgen dat Audit Committees een prominente rol gaan vervullen binnen de departementen is het wenselijk dat de taken van het Audit Committee worden uitgebreid en onafhankelijk worden ingevuld. Bij het invullen van deze rol maakt het Audit Committee in ieder geval gebruik van de aanbevelingen hierover van de directeur ADR (Auditdienst Rijk) of de betrokken directeur DAD (Departementale Auditdienst) en de Algemene Rekenkamer (AR) en volgt de voortgang van de uitvoering van deze aanbevelingen.

Bij afwijkingen van de adviezen van het Audit Committee door het departementale management vindt de vastlegging plaats in de notulen van de vergaderingen van het Audit Committee of op een andere schriftelijke wijze. Bij de (zelf)evaluatie (zie artikel 6 van de regeling) worden deze schriftelijke vastleggingen geëvalueerd.

De inzichten van de Algemene Rekenkamer over de aanwezigheid en omvang van de door haar gesignaleerde risico's kunnen nieuwe inzichten voor het Audit Committee creëren en aanleiding zijn om aanvullende analyses uit te (laten) voeren. Een bespreking van de risicoanalyses van het departementale management en de Algemene Rekenkamer kan bijdragen aan het aanscherpen van de beheersinspanningen van het departement en het afstemmen van de auditprogramma's van de auditdienst en de Algemene Rekenkamer.

De onderwerpen die in het huishoudelijk reglement ten minste aan de orde komen zijn: wijze van besluitvorming, plaatsvervanging, selectieprocedure en voordracht externe leden, zittingsduur leden, en voorbereiding van vergaderingen.

Artikel 2 Samenstelling en externe leden

Het Rijksbreed Beeld laat zien dat Audit Committees in 2010 grotendeels bestaan uit vertegenwoordigers van het eigen departement, aangevuld met één of meer externe leden. Vanwege hun deskundigheid ondersteunen de betrokken directeur FEZ (Financieel Economische Zaken) en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD het Audit Committee bij hun advisering van het departementale management. De algemeen directeur ADR kan deze taak mandateren aan een andere directeur of manager binnen de ADR. Onder externe leden worden leden bedoeld die geen werknemer zijn van het desbetreffende departement.

Bij het grootste deel van de departementen is op dit moment de (p)SG voorzitter. In het Audit Committee dienen voortaan tenminste twee onafhankelijke leden zitting te hebben, naast de leden uit of namens het departementale management. De betrokken minister bepaalt welk lid van het Audit Committee tot voorzitter wordt benoemd. De mogelijkheid bestaat om meerdere externe leden of een extern voorzitter te benoemen of te kiezen voor een AC dat volledig uit externe leden bestaat, inclusief de voorzitter.

Derde lid

In overleg met de AR wordt bepaald op welke wijze en op welke termijn de AR aangeeft gebruik te maken van de gelegenheid om vergaderingen of delen van vergaderingen bij te wonen van het AC.

Vierde lid

De werving en selectie van externe leden vindt plaats op basis van een vooraf opgestelde profielschets om een objectieve selectie te waarborgen. De benoeming van de externe leden vindt plaats door de betrokken minister op voordracht van het Audit Committee. De benoeming (inclusief de verlenging van de zittingsduur) van de externe leden vindt plaats per ministeriële beschikking (MB). In deze MB kan ook de geheimhoudingsplicht van de externe leden worden vastgelegd en de vastgestelde financiële vergoeding voor hun werkzaamheden als extern lid van het Audit Committee (zie artikel 5). De aanvullende maatregelen ter versterking van de rol van de externe leden (zie ook het algemeen deel van de Memorie van toelichting) kunnen in het MB bovendien worden geformaliseerd zodat hiermee de noodzakelijke bevoegdheden aan de benoemde externe leden toekomen.

De externe leden van het Audit Committee bepalen zelfstandig welke nadere informatie en ondersteuning zij nodig hebben om hun taken naar behoren te vervullen. Zij verzoeken het departementale management hun hierin te faciliteren.

Artikel 3 Secretariaat en agendabepaling

De secretaris van het AC wordt door het AC benoemd na overleg met de Secretaris-Generaal.

Uit het Rijksbreed beeld blijkt dat de voorbereiding van de vergadering veelal bij de secretaris ligt. Deze voorbereiding gebeurt veelal in samenspraak met diverse afdelingen (zoals FEZ, auditdienst en bedrijfsvoering). Deze voorbereiding kan plaatsvinden in de vorm van een vooroverleg of door het aanstellen van een zogenaamde agendacommissie. Door tevens de externe leden bij de agendabepaling te betrekken wordt de invloed van de (onafhankelijke) externen vergroot.

Mogelijke onderwerpen die op de agenda kunnen staan zijn:

  • • Risicomanagementbeleid en uitkomsten risicomanagementproces, inclusief voorgestelde beheersingsmaatregelen;

  • • (vaststellen) (jaarlijks) Auditplan, bespreken van en vaststellen acties n.a.v. rapportage audits, uitvoering (jaarlijks) auditplan, opvolging adviezen auditdienst, bespreken voortgangsrapportage audits, rapporten van de auditdienst bij de jaarverslagen en interim-rapportages, (selectie van) overige uitgebrachte auditrapporten;

  • • Planning onderzoeken AR en uitkomsten onderzoeken; bespreken voortgangsrapportage onvolkomenheden AR, voortgang maatregelen die voortvloeien uit rapporten van AR;

  • • Jaarverslag en bedrijfsvoeringparagraaf, managementstatement, ontwikkelingen Management Control Systeem (MCS), managementrapportages van FEZ, maandrapportages;

  • • PIOFACH processen, beleidsevaluaties,, beleidsvisitaties, inrichting financiële functie en financiële processen;

  • • Themasessies over zowel ontwikkelingen binnen het betreffende departement als rijksbrede ontwikkelingen.

Naast deze onderwerpen kunnen er ook andere onderwerpen geagendeerd worden op initiatief van alle (externe) leden, de betrokken directeur FEZ en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD.

In het schriftelijke verslag van iedere vergadering van het Audit Committee worden de afwijkende standpunten van een of meerdere externe leden opgenomen, zodat de betrokken minister hiervan kennis kan nemen.

Het beheer van het archief van het Audit Committee geschiedt met inachtneming van de bepalingen van het Besluit Algemene Secretarie-aangelegenheden (Stb. 1980, 182) op overeenkomstige wijze als voorgeschreven in de richtlijnen, door de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën vastgesteld op grond van artikel 21 van dat Besluit. Het archief wordt bij de opheffing van het Audit Committee overgedragen aan het hoofd van de algemene secretarie van dat ministerie.

Artikel 4 Vergaderfrequentie

Uit de praktijk blijkt dat een Audit Committee minimaal vier keer per jaar zou moeten vergaderen om effectief te kunnen functioneren. Uit het Rijksbreed beeld 2010 blijkt dat de meeste Audit Committees minimaal vier keer per jaar bij elkaar komt. Indien gewenst kunnen Audit Committees vaker bij elkaar komen.

Artikel 5 Bezoldiging externe leden

De Wet en het Besluit ‘Vergoedingen adviescolleges en commissies’ voorzien in de mogelijkheid de leden hetzij een vergadervergoeding, hetzij een vaste maandelijkse vergoeding toe te kennen. Een vergadervergoeding betreft een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen. Een vaste vergoeding is bedoeld voor gevallen waarin van tevoren vaststaat dat de aan het lidmaatschap verbonden werkzaamheden gemiddeld een zodanig aantal uren in beslag nemen, dat sprake is van een bepaalde vaste deeltaak.1

In het geval van een vaste vergoeding wordt voor de externe leden van het Audit Committee een omschrijving van de werkzaamheden vastgelegd voor de overeengekomen deeltaak, inclusief de vergoeding die het externe lid hiervoor per maand ontvangt. De benoeming van de externe leden en de vaststelling van de financiële vergoeding kunnen tegelijk worden geformaliseerd in één ministeriële beschikking.

Artikel 6 Evaluatie en verslaglegging functioneren Audit Committee en regeling

Uit het rijksbreed beeld blijkt dat het aantal evaluaties van het eigen functioneren van de Audit Committees is toegenomen. Het merendeel van de Audit Committees evalueert inmiddels periodiek het eigen functioneren. Deze evaluaties leiden veelal tot aanpassingen om de effectiviteit van het Audit Committee te vergroten.

Naast de zelfevaluaties wordt het functioneren van alle Audit Committees periodiek geëvalueerd. Deze evaluatie kan extern worden uitgevoerd of door het ministerie van Financiën.

Een evaluatie van de regeling vindt plaats door middel van een onderzoek zoals het ‘Rijksbreed Beeld Audit Committees 2010’. In deze evaluatie wordt in ieder geval onderzocht of de gewenste ontwikkeling heeft plaatsgevonden en welke overwegingen hebben gespeeld bij de beslissingen van het departementale management om af te wijken van de adviezen van de (individuele) leden van het Audit Committee. Bij deze evaluatie zullen ook de ervaringen van de externe leden van de Audit Committees worden betrokken. Op basis van de resultaten van deze evaluatie kan de regeling worden aangescherpt of herzien.

De Minister van Financiën, J.C. de Jager.

X Noot
1

Uit: memorie van toelichting van de regeling van de vergoedingen voor adviescolleges en commissies, 2007–2008, 31 489, nr. 3 , p. 1.

Naar boven