33 763 Toekomst van de krijgsmacht

Nr. 28 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 november 2013

Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken van het verbeterprogramma beheer tot en met augustus 2013. Hiermee doe ik de toezegging gestand om twee keer per jaar, bij de begroting en in het jaarverslag, hierover te rapporteren.

Algemeen

Met de brief «Beheer bij Defensie» (Kamerstuk 32 733, nr. 116) van 14 februari 2013 heb ik u geïnformeerd over de aangepaste ambities voor het op orde krijgen van het beheer in samenhang met de reorganisaties, de invoering van ERP en «Krijgsmacht op orde». Al deze trajecten grijpen op elkaar in en hebben tot doel de besturing van Defensie en de bedrijfsvoering te verbeteren om uiteindelijk het operationele proces zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen ondersteunen. Alle gelijktijdige veranderingen leiden er toe dat problemen op het gebied van beheer wel worden onderkend, maar niet allemaal tegelijk kunnen worden opgepakt.

Het Samenvattend Rapport van de Audit Functie Defensie (AFD)¹ en het Rapport bij het Jaarverslag over 2012 (RJv2012) van de Algemene Rekenkamer (ARK) constateren vooruitgang over de hele breedte van het beheer in 2012, maar concluderen gelijktijdig dat er nog werk moet worden verzet. Volgens het RJv2012 is er over 2012 nog sprake van vijf onvolkomenheden in het beheer. Dat zijn er twaalf minder dan over 2011. Een mooi resultaat dat de geleverde inspanningen weerspiegelt.

Het financieel beheer kent nog drie onvolkomenheden. Het betreft het financieel beheer bij het CDC en de DMO² en de onduidelijkheden in de doorvertaling naar interne regelgeving. Ook de onvolkomenheid in verband met de personeelsdossiers blijft staan. Het project voor het opschonen van de personeelsdossiers wordt eind 2013 voltooid. De vijfde onvolkomenheid betreft het materieelbeheer, in het bijzonder de sturing en beheersing van het materieelbeheer gerelateerd aan de nieuwe rol van de lijnorganisatie. De zes specifieke onvolkomenheden voor materieelbeheer die nog openstonden bij de defensieonderdelen zijn opgelost. De aanbevelingen uit beide rapporten zijn door Defensie overgenomen en opgepakt.

De nota «In het belang van Nederland« (Kamerstuk 33 763, nr. 1) bevestigt de in februari 2013 vastgestelde ambitie dat de lopende trajecten in het kader van de reorganisatie, de invoering van ERP en de activiteiten om de krijgsmacht en het beheer op orde te krijgen in die volgorde van prioriteit zullen worden afgemaakt. De nota laat echter ook zien dat Defensie na de reorganisaties van 2013 nog niet klaar is met veranderen. Het streven naar een operationeel en financieel duurzame organisatie zal de komende tijd nieuwe veranderingen met zich mee brengen. Voor een efficiënte bedrijfsvoering moet het beheer op orde zijn. Het beheer blijft daarom een prioriteit van Defensie en heeft de aandacht bij de uitwerking van de maatregelen uit de nota.

Besturing

Direct bij de aanvang van de verbeterprogramma’s heeft Defensie niet alleen oog gehad voor het oplossen van specifieke problematiek. Juist de structurele verankering van het beheer in de besturing heeft alle aandacht. De nieuwe Hoofddirectie Bedrijfsvoering heeft in nauwe samenwerking met de defensieonderdelen de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van het beheer beschreven. De defensieonderdelen zijn aan de slag gegaan met de verdere uitwerking. De lijncommandanten zijn integraal verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en beheer is daar een onderdeel van.

Financieel beheer

Het Financieel Administratie en Beheerkantoor (FABK) is op 3 juni 2013 van start gegaan. De herinrichting van de controlorganisaties bij de defensieonderdelen bevindt zich in de uitvoeringsfase. Beide vernieuwingen zijn essentieel om de kwaliteit van het financieel beheer structureel te verbeteren. Zoals ik al in mijn brief van 14 februari 2013 veronderstelde, leidt dit aanvankelijk tot een tijdelijke terugval in de kwaliteit. Zo wordt op dit moment de norm voor het tijdig betalen van facturen niet gehaald (85 procent in plaats van 90 procent betaald binnen 30 dagen). Er wordt hard gewerkt om de achterstanden in te halen. Ik verwacht in 2014 weer aan de rijksbrede normen te voldoen.

De geconstateerde afwijkingen in het betaalproces, de tijdigheid van de administratieve beheerhandelingen en het op orde zijn van de verplichtingenadministratie worden na het volledig operationeel worden van het FABK verder verbeterd. Defensie voert op dit moment overleg met het ministerie van Financiën over de genoemde onduidelijkheden in de doorvertaling van de regelgeving.

Materieelbeheer

Het gebruik van de monitor kwaliteit materieelbeheer (MKM) is toegenomen. Aan de hand van de tot augustus ingevulde checklists is het dit jaar voor het eerst mogelijk om al in september aan de hand van de monitor een tussenstand te geven van het feitelijk beheer. De AFD toetst nog de betrouwbaarheid van de ingevulde checklists. De voorlopige uitkomsten van de meting laten zien dat het beheer voldoet aan de gestelde normen. Zoals ook in 2012 is gebleken, pakken de commandanten de geconstateerde gebreken aan. Daarnaast wordt in 2013 met de MKM een nulmeting uitgevoerd naar de kwaliteit van de sturing en de beheersing van het materieelbeheer. Hiermee wordt het advies van de ARK opgevolgd.

Personeelsdossiers

De controle, schoning en openstelling van de personeelsdossiers worden in 2013 voltooid. De taken van de projectorganisatie zijn op 2 oktober jl. overgedragen aan het Diensten Centrum Human Resources (DC HR). Er blijft een kerncapaciteit beschikbaar voor het voltooien van lopende zaken.

Alle medewerkers van wie documenten in het dossier ontbreken, zijn één of meerdere malen aangeschreven. Ook naar de lijncommandanten zijn rappels verstuurd. De druk van alle veranderingen zorgt er mede voor dat de reactiesnelheid niet overal even hoog is. Om te voorkomen dat nieuwe achterstanden ontstaan, zorgt Defensie er met een aanpassing in de systemen voor dat het niet meer mogelijk is nieuw personeel in dienst te nemen zonder de verplichte documenten. Deze en andere maatregelen zullen het aantal dossiers waarin (wettelijke) documenten ontbreken, gestaag verder doen afnemen.

MIVD

De onvolkomenheid met betrekking tot de verklaringen van geen bezwaar (VGB) is in 2012 opgelost. De achterstanden zijn weggewerkt. De ARK formuleert nog wel twee aandachtspunten. Het eerste betreft het structureel verbeteren van het proces rondom de verklaringen van geen bezwaar. Daarmee is een projectgroep aan de slag gegaan. De verwachting is dat met het huidige VGB-proces, de bereikte verbeteringen en de voorspelde werklast, de norm van minimaal 90 procent binnen acht weken de komende jaren zal worden gehaald. Het tweede punt van aandacht betreft het aantal medewerkers met een niet passend veiligheidsmachtingsniveau in de Bestuursstaf. Defensie heeft inmiddels maatregelen genomen. Zo worden medewerkers die een nieuwe functie krijgen extra gecontroleerd op het juiste machtigingsniveau. De maatregelen hebben resultaat.

Autorisaties

Het laatste aandachtspunt voor het beheer van de ARK richt zich op het autorisatiebeheer bij Defensie. Het betreft de toekenning van rechten aan gebruikers en beheerders om administraties in te zien of mutaties aan te brengen. De effectuering van de verbeteringen loopt naar verwachting tot eind 2014.

Tot slot

Zoals ik in februari aankondigde, blijkt 2013 een lastig jaar. De resultaten stroken op dit moment met de verwachting. De geconstateerde terugval bij het financieel beheer lijkt van tijdelijke aard, al zal deze na het voltooien van de reorganisatie niet direct zijn ingelopen. De nieuwe taken, rollen en verantwoordelijkheden moeten in praktijk worden gebracht. Dit zal enige gewenning vergen.

De bevindingen op het gebied van beheer en de activiteiten die daarvoor zijn ontplooid, hebben geholpen de aandacht voor beheer bij Defensie structureel te waarborgen. De steeds meer systeemgerichte werkwijze en de structurele verbeteringen zorgen ervoor dat het beheer de aandacht van de organisatie behoudt. Het bredere verband tussen het beheer en andere prioriteiten zorgt ervoor dat de resultaten van het beheer steeds in samenhang worden bezien. In de uitwerking van de nota «In het belang van Nederland» speelt de kwaliteit van het beheer nadrukkelijk mee.

Zoals aangekondigd in de brief van februari worden eind 2013 de doelen voor het beheer in 2014 bepaald. Om realistische doelen te kunnen opstellen wordt rekening gehouden met de stand van zaken van het beheer, de voortgang van de verbetermaatregelen, de huidige reorganisaties, de nieuwe reorganisaties die volgen uit de nota «In het belang van Nederland» en de overdracht van het programma SPEER naar de lijn.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert

---

1 Per 1 juni 2013 is de Audit Dienst Defensie (ADD) gereorganiseerd, waarbij de naam is veranderd in Audit Functie Defensie (AFD). De reorganisatie is de eerste stap naar het opgaan van de auditfunctie in de Audit Dienst Rijk (ADR).

2 De onvolkomenheden zijn toegekend aan deze defensieonderdelen vanwege de grote volumes die daar omgaan. Het is niet een specifiek probleem van deze defensieonderdelen zelf.