32 733 Beleidsbrief Defensie

Nr. 38 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 25 augustus 2011

Naar aanleiding van het verzoek van de vaste commissie voor Defensie van 4 juli jl. (kenmerk 2011Z14452/2011D36854) stuur ik u hierbij mijn appreciatie van de voortgang van het Plan van Aanpak Onvolkomenheden RVJ 2010. Het plan van aanpak is u toegezonden op 29 juni jl. (Kamernummer 32 710-X nr. 9).

Zoals gemeld in bovengenoemde brief worden met dit plan van aanpak voor het financieel beheer, het materieelbeheer en het personeelsbeheer de geconstateerde onvolkomenheden aangepakt. Met dit plan van aanpak formuleert Defensie tevens een duidelijke visie voor het op orde krijgen van het financieel beheer, materieelbeheer en personeelsbeheer. Defensie zet in op vereenvoudiging en standaardisatie. De controlprocessen worden zodanig ingericht dat de aandacht structureel uitgaat naar de grootste risico’s. Het plan van aanpak specificeert hoe Defensie de visie vertaalt in concrete actiepunten.

Hoewel er nog slechts enkele maanden zijn verlopen, kan ik u de volgende voortgang melden:

• Zoals blijkt uit het rijksbreed onderzoek naar het betaalgedrag bij departementen, dat voor Defensie is uitgevoerd door de Audit Dienst Defensie, is in de eerste vier maanden van 2011 89,5 procent van de facturen binnen de rijksbrede normtermijn van 30 dagen betaald. Dit bemoedigende percentage sterkt mij in de verwachting dat de doelstelling wordt gehaald om voor geheel 2011 minimaal 90 procent van de facturen op tijd te betalen. Deze doelstelling geldt zowel voor facturen van het bedrijfsleven als van andere overheidsorganisaties.

• Er is een defensiebreed Handtekeningen- en Bevoegdhedenregister ontwikkeld dat uiterlijk in het najaar van 2011 zal worden geïmplementeerd. De eerste stappen zijn gezet om ook de daarbij behorende regelgeving te vereenvoudigen.

• Als onderdeel van de defensiebrede reorganisatie wordt een Financieel Administratie- en Beheerkantoor opgericht. Dit kantoor, waarin kennis en kunde wordt geconcentreerd, is essentieel voor de structurele verbetering van het financieel beheer. Het kantoor zal uiteindelijk de meeste administratieve handelingen gaan uitvoeren en het beheer voeren over het financiële proces van behoeftestelling tot betaling. Het Financieel Administratie- en Beheerkantoor is naar verwachting per 1 augustus 2012 een feit. De gerelateerde processen moeten daarvoor bij de defensieonderdelen worden ontvlochten en worden gestandaardiseerd en ingebed in de dagelijkse bedrijfsvoering van het Financieel Administratie- en Beheerkantoor.

• De monitor kwaliteit materieelbeheer is inmiddels defensiebreed beschikbaar en wordt geïmplementeerd volgens een met de defensieonderdelen afgesproken schema dat doorloopt tot en met 2014. In het najaar van 2011 wordt op basis van de gegevens uit de monitor een eerste rapportage over (een deel van) het feitelijke materieelbeheer bij Defensie samengesteld.

• De gegevens in de munitie-administratiesystemen zijn verder op orde gebracht. Verschillende data ontbreken echter nog in de systemen. De aanvulling met nog ontbrekende data wordt naar verwachting eind 2011 voltooid.

• Er zijn nog administratieve achterstanden in het cryptobeheer. De doelstelling is deze zo snel mogelijk weg te werken.

• Midden augustus zijn bijna 14 000 digitale personeelsdossiers gecontroleerd en opengesteld voor de individuele werknemer. Het aantal gecontroleerde personeelsdossiers loopt achter op de planning, waarin er van uit werd gegaan dat in het eerste kwartaal van 2012 alle dossiers gecontroleerd zouden zijn. Door verbetering van het proces en uitbreiding van de capaciteit is de verwachting dat medio 2012 alle digitale personeelsdossiers gecontroleerd zijn.

Defensie hecht veel belang aan een goede bedrijfsvoering en het op orde krijgen van het beheer. Aan deze onderwerpen wordt prioriteit gegeven. De grote en ingrijpende reorganisatie zal echter onvermijdelijk gevolgen hebben voor het beheer. De reorganisatie op materieellogistiek terrein vraagt veel aandacht van dezelfde mensen die belast zijn met het verbeteren van het beheer. Zoals gezegd in de beleidsbrief van 8 april jl. (Kamerstuk 32 733, nr. 1) zal met behulp van risicoanalyses worden getracht de effecten van de terugval zoveel mogelijk te beperken. Ik zal mij de komende periode regelmatig laten informeren over de voortgang van de verbeterprocessen. Ik zal de Tweede Kamer hierover informeren in het jaarverslag.

De minister van Defensie,

J. S. J. Hillen