31 460
Project SPEER

nr. 9
LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 30 november 2009

De vaste commissie voor Defensie¹, heeft een aantal vragen voorgelegd aan de staatssecretaris van Defensie over de brief van 12 oktober 2009 inzake de Voortgangsrapportage Programma SPEER (Kamerstuk 31 460, nr. 8).

De staatssecretaris heeft deze vragen beantwoord bij brief van 30 november 2009. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

Van Miltenburg

De griffier van de commissie,

De Lange

1

Wat gaat er precies gebeuren tijdens de zogenaamde consolidatieperiode die wordt aangekondigd in de voortgangsrapportage SPEER van 12 oktober jongstleden?

Op basis van de ervaringen die zijn opgedaan op het fregat Hr.Ms. Van Speijk zal Defensie tijdens de consolidatieperiode enkele maatregelen nemen om de kwaliteit van de systeemdocumentatie en het opleidingsmateriaal te verbeteren. Tevens worden de twee laatste upgrades van kernel 1 verbeterd, alvorens deze in 2010 uit te voeren. Verder zal Defensie deze periode gebruiken voor een aanpassing van de migratieplanning en een vereenvoudiging van de migratiemethodiek. Daarnaast zal in de lijnorganisatie een begin worden gemaakt met het gegevensbeheer ten behoeve van ERP.

2 en 3

Wat zijn de diverse verbetermaatregelen voor FINAD, die naar voren zijn gekomen uit de evaluatie van de jaarovergang 2008–2009?

Waarom worden er verbeteringen voor FINAD doorgevoerd? Wat gaat/ging er mis of wat kan/kon er beter?

De werking van het SAP/Finad systeem bleek nog voor verbetering vatbaar. Daarom zijn de volgende maatregelen genomen:

– aanpassingen om de overgang over de jaargrens ten behoeve van de jaarrekening te stroomlijnen;

– verbetering van de informatievoorziening vanuit het systeem ten behoeve van de managementrapportages;

– de opheffing van enkele knelpunten op het gebied van de toegangsautorisaties in Finad;

– diverse verbeteringen op het gebied van de gebruikersvriendelijkheid, de regelgeving, de procedures en de instructies.

Naast een verbetering van de werking van Finad hebben deze maatregelen ook een positieve invloed op de verbetering van het financieel beheer en de totstandkoming van de jaarrekening bij Defensie.

4

Waarom is er extra aandacht nodig voor de doorwerking van de financiële componenten in de materieellogistieke processen naar aanleiding van de invoering van ERP op Hr. Ms. Van Speijk?

Met de overgang van Hr.Ms. Van Speijk naar ERP zijn de eerste ervaringen opgedaan met de integratie van de materieellogistiek en financiën in het SAP-systeem. Deze integratie is ook een belangrijk doel van het systeem. Het SAP-systeem biedt daarmee een beter inzicht dan de huidige systemen in de financiële effecten van materieellogistieke handelingen. Dit integratietraject is nieuw en vergt daarom extra begeleiding.

5, 7 en 6

Hoe komt het dat tot en met 1 september 2009 slechts € 7 mln. (22,5%) van het geraamde exploitatiebudget van € 31,2 mln. Voor het jaar 2009 is uitgegeven?

Worden het exploitatiebudget en het budget voor gelijktijdig beheer in 2009 uitgeput? Zo nee, wat gebeurt er met het overgebleven geld?

Hoeveel van het geraamde budget van € 10,4 mln. voor gelijktijdig beheer in 2009 is tot nu toe in 2009 uitgeven?

Het exploitatiebudget is grotendeels bestemd voor de financiering van de producten en diensten op de gebieden van IV en ICT die de bedrijfsgroep IVENT levert aan het Programma SPEER. De bedrijfsgroep IVENT is een baten-lastendienst van Defensie en verkrijgt haar inkomsten door middel van interne verrekeningen.

De ongelijkmatige spreiding van de exploitatie-uitgaven over het jaar is veroorzaakt door technische en procesmatige aanloopproblemen bij de interne doorbelasting. Hierdoor is deze interne verrekening dit jaar met vertraging op gang gekomen. Naar verwachting zal dit volgend jaar niet opnieuw gebeuren.

Voor de exploitatievoorbereiding ERP is een taakstellend budget vastgesteld van € 117,3 miljoen voor de periode 2007–2014. Het is mogelijk dat dit jaar zowel de geplande interne dienstverlening als de interne verrekening over de jaargrens heenschuift tot in 2010. Dit heeft als gevolg dat het budget wel wordt benut, maar niet in het eerder vastgestelde kasritme. De verwachting is dat van het budget voor dit jaar van € 31,2 miljoen een bedrag van € 21 miljoen (67 procent) wordt uitgegeven.

Tabel 4 van de voortgangsrapportage geeft inzicht in de geraamde tijdelijk hogere uitgaven voor beheer. In 2009 is rekening gehouden met hogere uitgaven voor de instandhouding van de GVKKA, de oude financiële administratie. Deze uitgaven op het budget voor gelijktijdig beheer blijken in 2009 ongeveer € 6,8 miljoen te bedragen, wat lager is dan in eerste instantie was verwacht.

8 t/m 11

Zijn er na de aangekondigde herfasering van het project SPEER opbrengsten hieruit te verwachten in de periode 2010 – 2013? Zo ja, hoeveel? Zo nee, waarom niet?

Wordt de beoogde besparing door het project SPEER van 668 fte’s in 2014 nog steeds behaald?

Hoeveel euro levert de besparing in fte’s op, zowel de 668 in fase 1 van het project, als de 1030 fte’s in totaal?

Komt de beoogde besparing van € 80 mln. en 1030 fte’s in gevaar door de herfasering van de opbrengsten, zoals gesteld op pagina 10 van de voortgangsrapportage SPEER?

De herfasering die in de rapportage van 12 oktober is gemeld betreft een verschuiving in tijd van enkele projecten. Een aantal projecten zal later gereed zijn, maar een aantal ook eerder. Fase 1 van het programma SPEER zal naar verwachting nog steeds midden 2014 gereed zijn. Deze verschuivingen hebben dus geen invloed op de opbrengsten.

In de rapportage van 12 oktober is ingegaan op de programmaopbrengsten. Met gebruikmaking van ervaringsgegevens van de firma SAP bij ERP-toepassingen is getoetst of de beoogde doelmatigheid en de vermindering van het aantal functies werkelijk mogelijk zijn. Uit deze inventarisatie is gebleken dat dit lastig is omdat er na de vaststelling van de opbrengsten in 2003 ook andere reorganisaties bij Defensie zijn geweest. De daarmee gepaard gaande reducties hadden ook aan SPEER kunnen worden toegerekend. Er wordt als het ware gevist in dezelfde vijver.

De organisatie van 2003 is niet meer de organisatie van 2009. Verder is gebleken dat als gevolg van de migratiesystematiek de opbrengsten zich later dan gepland zullen voordoen, waardoor de voorziene opbrengsten niet in hun volle omvang voor het einde van SPEER fase 1 kunnen worden behaald. Desondanks zal Defensie vasthouden aan de oorspronkelijke doelstelling zoals vastgelegd in de begroting 2010 en de meerjarenramingen. Dit betekent dat, in overeenstemming met de begroting 2010, de volgende financiële reeks zal worden gerealiseerd (bedragen in miljoenen euro’s):

2010	2011	2012	2013	2014
1,2	6,8	17.9	28,5	30,9

Het bedrag van € 30,9 miljoen is het equivalent van 668 vte’n. In de komende maanden zullen verdere besluiten worden genomen om de voorziene resultaten te bereiken in samenhang met de andere bezuinigingen bij Defensie.

Defensie zal ook vasthouden aan de € 20 miljoen opbrengsten in de materieelexploitatie in SPEER fase 1. De geraamde opbrengsten na SPEER fase 1 zijn 362 vte’n waarmee het totaal op 1 030 vte’n komt. Hiermee is in totaal ongeveer € 47 miljoen gemoeid.

Daarnaast is met het gehele programma SPEER in totaal een besparing van € 60 miljoen bij de materieelexploitatie voorzien.

12

Wat zijn de kosten voor de medewerkers uit categorie B, welke worden betaald uit het exploitatiebudget van het project SPEER?

Tabel 5 in de rapportage van 12 oktober geeft de stand weer van 1 september 2009 van het aantal defensiemedewerkers van de bedrijfsgroep IVENT dat direct betrokken is bij het programma SPEER, uitgedrukt in vte’n. Vanwege deeltijd is het werkelijke aantal medewerkers hoger. Bij de interne verrekening worden tarieven gehanteerd die uiteenlopen van € 71 tot € 105 per uur, afhankelijk van de functie. De totale kosten bedragen dit jaar ongeveer € 15 miljoen.

13 en 14

Wat zijn de kosten voor externe inhuur bij het project SPEER?

Waarom gaat de externe inhuur ten koste van het investeringsbudget en de categorie B medewerkers ten koste van het exploitatiebudget?

Er is nauwelijks sprake van externe inhuur op taken die door defensiepersoneel bij SPEER moeten worden verricht. Wel huurt Defensie specifieke externe kennis en capaciteit in op het gebied van ERP en migratie die niet binnenshuis beschikbaar zijn. Hiertoe heeft Defensie voor SPEER contracten gesloten met verschillende externe partijen. De totale kosten van het uitbestede werk zijn nagenoeg gelijk aan de voor dit jaar verwachte investeringsuitgaven. Dit jaar worden dus vrijwel geen andere investeringsuitgaven gedaan dan de uitgaven voor uitbesteed werk.

Voor het inzicht in de totale investeringskosten worden in het budget voor een investeringsproject ook de kosten geraamd van het uitbestede werk ten behoeve van dat project. Dat geldt voor alle investeringsprojecten van Defensie, dus ook voor SPEER.

De categorie B medewerkers, de interne inhuur bij de bedrijfsgroep IVENT, worden ingezet in het kader van de exploitatievoorbereiding van het programma SPEER. Daarom komen deze uitgaven ten laste van de exploitatiebegroting.

15

Is voor de in 2009 op te richten tijdelijke organisatie die zich gaat bezighouden met gegevensbeheer extra personeel benodigd? Zo ja, hoeveel gaat dit kosten en ten koste van welk budget? Zo nee, hoe wordt deze tijdelijke organisatie dan ingericht?

Zoals gemeld in de rapportage van 12 oktober zullen zich bij de inrichting van de tijdelijke beheersorganisatie mogelijk verdringingseffecten in de reguliere bedrijfsvoering voordoen. Dit komt omdat voor deze tijdelijke beheersorganisatie, die buiten SPEER valt, tijdelijk extra personeel nodig is. Voor de vulling van de gaten die ontstaan door de overplaatsing van defensiepersoneel naar deze tijdelijke organisatie zijn invallers nodig. In hoeverre hiervoor inhuur nodig is wordt op dit moment onderzocht.

16 en 17

Waarom is het in een eerdere voortgangsrapportage (d.d. 1 april 2009) benoemde risico «beveiligingsmaatregelen», nu geen (programma-)risico meer?

Welke beheersmaatregelen zijn getroffen om het risico «beveiligingsmaatregelen» af te dekken?

In de rapportage van 1 april (Kamerstuk 31 460, nr. 6) is uiteengezet dat het gesignaleerde risico «beveiligingsmaatregelen» het operationele gebruik en het beheer van FINAD betrof. De Beveiligingsautoriteit had op dat moment voor het operationele gebruik reeds toestemming verleend, maar voor het beheer stond nog één punt open. Dit betrof de on line ondersteuning. In overleg met de firma SAP moest hiervoor een alternatief worden gevonden. De uitkomst van dit overleg is dat het reguliere onderhoud niet meer on line,maar ter plekke wordt uitgevoerd.

Daardoor is dit punt niet meer aan de orde en is er geen reden meer de beveiligingsmaatregelen, naast de reguliere aandacht die dit onderwerp heeft via audits en kwaliteitsonderzoeken van de ADD en Beveiligingsautoriteit, apart als een risico aan te merken.

---

1 Samenstelling:

Leden: Van Bommel (SP), Van der Staaij (SGP), Poppe (SP), Ferrier (CDA), Van Velzen (SP), Haverkamp (CDA), Blom (PvdA), ondervoorzitter, Eijsink (PvdA), Van Miltenburg (VVD), voorzitter, Van Dam (PvdA), Kraneveldt-van der Veen (PvdA), Griffith (VVD), Aasted Madsen-van Stiphout (CDA), Algra (CDA), Irrgang (SP), Knops (CDA), Willemse-van der Ploeg (CDA), Jacobi (PvdA), Brinkman (PVV), Voordewind (CU), Pechtold (D66), Ten Broeke (VVD), Thieme (PvdD), Peters (GL) en Vacature (VVD).

Plv. leden: Lempens (SP), Van der Vlies (SGP), Polderman (SP), Ormel (CDA), De Wit (SP), Çörüz (CDA), Roefs (PvdA), Wolbert (PvdA), Van Beek (VVD), Smeets (PvdA), Arib (PvdA), Blok (VVD), Omtzigt (CDA), Uitslag (CDA), Roemer (SP), Jonker (CDA), De Nerée tot Babberich (CDA), Samsom (PvdA), Wilders (PVV), Wiegman-van Meppelen Scheppink (CU), Van der Ham (D66), Teeven (VVD), Ouwehand (PvdD), Vendrik (GL) en Nicolaï (VVD).