31 460 Project SPEER

Nr. 54 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 juni 2015

Inleiding

In een artikel in NRC Handelsblad van 2 mei jl. werd gesuggereerd dat Defensie zou willen stoppen met ERP. Het lid Knops heeft mij in het ordedebat van 19 mei jl. verzocht daarop te reageren¹. In deze brief ga ik hier nader op in, en zo ook op het verzoek van de vaste commissie voor Defensie om een uitgebreider plan van aanpak over de vervolgstappen van ERP in relatie tot IV/ICT-ontwikkelingen², inclusief de daaraan gerelateerde vragen van de vaste commissie voor Defensie. Samen met mijn brief van 2 juni jl. over het ontwerp van de IT-infrastructuur en herijking van de IT-sourcing (Kamerstuk 31 125, nr. 57), voldoe ik daarmee aan het verzoek van de vaste commissie voor Defensie u te informeren over de stand van zaken met betrekking tot ontwikkelingen inzake informatievoorziening en ICT bij Defensie³.

Stand van zaken

Defensie zal ERP gewoon gebruiken. De suggestie dat Defensie met ERP wil stoppen is onjuist. Op 5 maart jl. heb ik u in de voortgangsrapportage ERP (Kamerstuk 31 460, nr. 53) geïnformeerd over de naderende voltooiing van basisimplementatie. Hiermee zet Defensie een grote stap in het standaardiseren van de bedrijfsvoering in het materiële en financiële domein. Daarna wordt gewerkt aan de verdere optimalisatie van ERP M&F en het gebruik daarvan. Het doel is de aansluiting van ERP op de bedrijfsvoering optimaal te krijgen en te houden, waarbij uiteraard rekening wordt gehouden met het verandervermogen van de organisatie en de beschikbare financiële ruimte. Van stoppen is hoe dan ook geen sprake.

In 2015 worden de laatste migraties voltooid, met uitzondering van de F-16. De vertraging bij de F-16 hangt samen met de huidige intensieve operationele inzet boven Irak. Het opnemen van een F-16 in ERP vereist dat het vliegtuig tijdens de hele migratie wordt stilgezet, onder meer omdat de registratie van vlieguren en alle onderhoudswerkzaamheden nodig is voor de luchtwaardigheid. Vanwege het intensieve gebruik is het op dit moment niet mogelijk dat in grote aantallen tegelijk te doen, zoals aanvankelijk de bedoeling was. Daarom is een alternatieve strategie bedacht, waarin elke zes weken steeds een beperkt aantal vliegtuigen wordt overgezet naar ERP. Dit vertraagt de migratie tot eind 2016. Tijdens de migratie zal het huidige onderhoudssysteem in gebruik blijven voor die vliegtuigen die nog niet zijn overgegaan. Naar schatting is daarmee een bedrag gemoeid van maximaal € 2 miljoen, zoals ik in de voortgangsrapportage heb gemeld.

De legacy-systemen die door ERP overbodig worden, zullen worden ontmanteld. Dit gebeurt planmatig en beheerst. Omdat het in totaal meer dan 50 systemen betreft, zal de volledige ontmanteling in elk geval tot eind 2016 in beslag nemen. De systemen die bij het onderhoud van de F-16»s worden gebruikt, zullen uiteraard pas worden ontmanteld nadat de volledige migratie van de F-16-vloot is voltooid. Dat zal dus niet eerder dan 2017 zijn.

Verder met ERP

De vervolgwerkzaamheden bestaan onder meer uit het leveren van ondersteuning, het aanbrengen van verbeteringen en het toevoegen van functionaliteit. Elk jaar wordt een aantal activiteiten uitgewerkt in concrete projectvoorstellen, waarbij ook het financiële en personele beslag wordt bepaald. Sommige projecten, zoals Stay Clean, hebben een structureel karakter. Deze projecten worden als investering gezien omdat ze het gevolg zijn van functionele veranderingen, zoals het maken van nieuwe koppelingen of de introductie van nieuwe wapensystemen. Op de begroting heb ik rekening gehouden met een investering van gemiddeld € 12 miljoen per jaar voor de periode 2015–2024. De hoogte van het bedrag is gebaseerd op de aanwezige capaciteit bij DMO en een gedoseerde doorvoering van veranderingen bij de defensieonderdelen. Er is dus geen sprake van een vastomlijnd traject dat in 2024 afloopt. Ook na 2024 zal de bedrijfsvoering verder moeten worden ondersteund, maar veel verder vooruit kijken is weinig zinvol.

Ondersteuning

Voor de gebruikers betekent werken met ERP een grote verandering. De oude systemen waren vaak specifiek voor een bedrijfsproces van een bepaald onderdeel gemaakt. Met de introductie van ERP zijn de processen defensiebreed gelijk getrokken. Het werken met ERP betekent dus niet alleen een nieuw softwarepakket, maar ook een nieuwe manier van werken. Om de nodige ondersteuning te bieden, worden bij de migraties bijvoorbeeld speciale teams ingezet die de gebruikers helpen bij het werken in de nieuwe situatie. Ook na de migratie kost het nog de nodige tijd alvorens de gebruikers volledig aan het nieuwe systeem en de nieuwe manier van werken gewend zijn. Ook vanuit dat perspectief is het wenselijk om het aantal verdere veranderingen in het systeem de eerstkomende tijd beperkt te houden. De nadruk zal vooral liggen op het verbeteren van de gebruikerservaring.

Verbeteringen

Naarmate ERP intensiever gebruikt wordt en nieuwe functionaliteiten in gebruik worden genomen, komen onvermijdelijk fouten aan het licht en zaken die beter kunnen. Een goed voorbeeld hiervan is de ondersteuning bij het voorbereiden van missies. Met de basisimplementatie is dat mogelijk, maar het kan beter. Het voorbereiden van een missie behelst in feite het opzetten van een interim-organisatie. Om dat mogelijk te maken is er een koppeling gebouwd tussen ERP en PeopleSoft, waardoor de missie-organisatie in ERP kan worden gebruikt zoals die in PeopleSoft is samengesteld. Uitgangspunt daarbij was dat eerst de hele organisatie wordt samengesteld, voordat het logistieke planningsproces begint. Deze opzet blijkt in de praktijk te rigide. Het logistieke werk kan simpelweg niet wachten tot de hele organisatie er staat. Dit punt wordt op dit moment aangepakt. Tevens wordt onderzocht hoe het P&O-domein in de toekomst het beste door automatisering kan worden ondersteund. Daarbij wordt ook de samenhang beschouwd tussen het P&O-domein (organisatie) en het M&F-domein (logistiek).

Nieuwe functionaliteit

Een systeem als ERP is nooit af. Veranderingen in de defensieorganisatie, de buitenwereld en de technologie zullen altijd nieuwe eisen stellen. Er zullen daarom altijd wijzigingen aan ERP nodig zijn. Een deel van de na de basisimplementatie voorziene functionaliteiten uit de Tussenbalans (zie bijlage) is nog steeds gewenst, maar de tabel kan geen doel op zich zijn. Als er andere functionaliteiten harder nodig blijken te zijn, dan krijgen die prioriteit. Dit kan functionaliteit zijn op alle niveaus, zowel operationeel, tactisch als strategisch. De komende jaren zal bijvoorbeeld gewerkt worden aan de verbetering van de ondersteuning van operationeel optreden, het verbeteren van managementinformatie, de ondersteuning van elektronisch betalen en de ondersteuning van life cycle costing. Het toevoegen van functionaliteit gebeurt in kleine projecten, waarbij eerst in de markt wordt gekeken welke oplossingen voorhanden zijn. Maatwerk wordt zoveel mogelijk vermeden. Het kan zijn dat functionele verbeteringen in ERP worden gerealiseerd, maar andere technische oplossingen zijn ook mogelijk. Sturen en beheersen kan bijvoorbeeld worden ondersteund door standaardtoepassingen te koppelen aan ERP. Op dit moment worden er al dergelijke toepassingen gebruikt, zoals een toepassing voor onderhoudsplanning (Primavera), voor vraagvoorspelling (Slim4) en voor operationele managementinformatie (Every Angle). Defensie ontwikkelt in principe niet zelf als er standaardproducten op de markt te verkrijgen zijn.

Relatie met de IT-vernieuwing

Er is geen bijzondere relatie tussen de vernieuwing van de IT en ERP. ERP is een toepassing die draait op de IT-infrastructuur. Uiteraard is ERP afhankelijk van de goede werking van de IT-infrastructuur, maar dat geldt voor alle toepassingen die door Defensie worden gebruikt. Ook zal de optimalisatie van ERP de komende jaren plaatsvinden binnen de architectuur die in het ontwerp is vastgelegd.

Informatievoorziening aan de Kamer

ERP ondersteunt onder meer de activiteiten registreren, beheersen op korte- en lange termijn en sturen in de functiegebieden materieel, systeemlogistiek en ketenlogistiek. De Algemene Rekenkamer presenteert deze onderverdeling in onderstaande grafiek, waarbij een indicatie wordt gegeven van de mate waarin de functionaliteit wordt afgedekt door ERP.

Alleen de drie vlakken die over registreren gaan, worden volledig afgedekt door de basisimplementatie. Dit geeft aanleiding geeft tot het misverstand dat slechts 30 procent van de geplande functionaliteit is geleverd. Dat klopt niet, omdat verreweg het grootste gedeelte van de functionaliteit zich in de categorie registratie bevindt. De grafiek is derhalve niet geschikt om de voortgang uit af te leiden.

Zolang de migraties nog niet zijn voltooid, blijf ik u ieder half jaar informeren over de voortgang van ERP. In die rapportages wordt aandacht besteed aan de voortgang van de migraties. Ook wordt u geïnformeerd over de ontwikkelingen voor de toekomst, de concrete planning voor het komende jaar en de voortgang tijdens het afgelopen jaar. Op deze wijze kunt u controleren hoe (o.a.) ERP ervoor staat. In dezelfde rapportage zal ik u informeren over de voortgang van de IT-vernieuwing.

Ik realiseer me dat het voor u niet altijd even eenvoudig is om door middel van rapportages en brieven zicht te krijgen op de mogelijkheden en de beperkingen van ERP. Als dit op prijs wordt gesteld, nodig ik u graag uit om via gerichte werkbezoeken nader kennis te maken met de werking van ERP in de praktijk.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert

Tabel met functionaliteiten basisimplementatie ERP en doorontwikkeling zoals opgenomen in de brieven van 14 oktober 2011 (Kamerstuk 31 460, nr.21) en 12 maart 2014 (Kamerstuk 31 460, nr. 41)

Hoofdproces	Tijdens programma SPEER	Doorontwikkeling ERP
Verwerving	– Foreign Military Sales (FMS) – Inkoopondersteuning met basis workflow – Integrale leveranciers- en contractencartotheek	– Electronic Data Interchange (EDI) – Inkoopondersteuning met SAP workflow – Verkoopproces met financiële ondersteuning
Magazijnbeheer	– Uitbreiding Warehouse Management System (WMS) voor opslagstrategieën en grijplocaties	– Uitbreiding basis WMS voor het samenstellen van pakketten (kitting)
Voorraadbeheer	– Voorraadbeheersing door koppeling van SLIM4 (legacy) en SAP – Component Management Cockpit (CMC) voor componentenonderhoud	– Supply Chain Management
Beheer gevaarlijke stoffen	– Environment Health & Safety (EH&S) stamgegevens	– EH&S opslag, transport en afstoting
Transportmanagement	– Tracking & Tracing met Transport Management (TM) en Event Management (EM) voor operationele eenheden en CDC	– Ondersteuning transportprocessen (met TM/EM) – Defensie transportnetwerk met geavanceerde planning en verrekening en Auto ID
(Re)deployment beheer	– Ondersteuning van relocatiewerkzaamheden bij (re)deployment alsmede registratie van gereedheid	– Missieplanning
Capaciteitsplanning		– Capaciteitsplanning inclusief PeopleSoft interface
Onderhoud, ILS	– Status en locatieregistratie voor onderhoud door operationele commando’s inclusief overdracht van materieel	– Verschillende onderhoudsfunctionaliteiten voor de bedrijven – Verdieping Integrated Logistics Support (ILS) en middellange termijnplanning
Projectmanagement		– Projectmatig verwerven, onderhouden en afstoten
Document management		– Document Management System
Deployed ondersteuning		– Mobile Defense and Security Solution – Deployed Server

---

1 (Handelingen II 2014/15, nr. 84, item 11

2 Ingezonden 9 april 2015

3 Ingezonden 2 april 2015