31 460 Project SPEER

Nr. 31 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 1 februari 2013

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de minister van Defensie over de brief van 20 november 2012 inzake de voortgangsrapportage SPEER (Kamerstuk 31 460, nr. 30).

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 25 januari 2013. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Ten Broeke

De adjunct-griffier van de commissie, Dekker

1

Wat bedoelt u ermee wanneer u zegt dat SPEER de reorganisatie volgt en ondersteunt?

Wanneer een defensieonderdeel moet reorganiseren en migreren naar SAP, wordt eerst gereorganiseerd en daarna SAP in bedrijf gesteld in de nieuw ingerichte organisatie. De omgekeerde volgorde zou leiden tot twee kort op elkaar volgende migraties en dat is ongewenst.

Verder vergen de reorganisaties keuzes in de bedrijfsvoering die voortvloeien uit de werking van het SAP-systeem. Daarbij maken reorganiserende defensieonderdelen onder meer gebruik van de capaciteiten waarover het programma SPEER beschikt.

2

Kunt u toelichten uit welk budget de extra capaciteit die extern wordt ingehuurd wordt gefinancierd?

3

Hoe zal de extra kostenpost van 18 mln. gedekt worden?

4

Worden de geraamde extra kosten van 18 mln. ten laste van het programma budget SPEER en de nog resterende reserves gebracht? Hoe wordt dit ten laste van de begroting gebracht?

5

Wanneer en waar wordt de dekking gevonden voor de 18 mln. aan aanvullende kosten?

6

Ten laste van welk jaar komen de aanvullende kosten voor SPEER die nu bekend zijn geworden?

7

Beschouwt u deze 18 mln. aan nieuwe kosten als «onvoorzien»?

8

Hoe verhoudt de extra uitgave van 18 mln. euro zich tot het taakstellende budget dat uw voorganger gesteld heeft?

13

Wordt de programmareserve van het niet verplichte deel van het investeringsbudget ERP/M&F gebruikt om de kosten die voortvloeien uit de reorganisatie te dekken?

19

Kunt u toelichten uit welk budget de extra capaciteit die extern wordt ingehuurd wordt gefinancierd?

Defensie hield van te voren rekening met reorganisatiekosten die de beleidsbrief 2011 met zich zou brengen. Meerkosten voor SPEER maken daar deel van uit. Voor deze reorganisatiekosten worden de budgetten die met SPEER zijn gemoeid, verhoogd. Het betreft het investeringsbudget ERP/M&F en het budget voor exploitatievoorbereiding. Daarnaast worden de exploitatiebudgetten van de defensieonderdelen belast met enkele van de meerkosten. In de volgende voortgangsrapportage over SPEER, die u binnenkort zult ontvangen, vindt u de toelichting over de financiële gevolgen voor 2013 en 2014. Dekking wordt gevonden door herschikking en prioriteitsstelling, en verwerkt in de eerste suppletoire begroting 2013 en in de ontwerpbegroting van 2014.

9

Komt er nog een reguliere periodieke rapportage over de voortgang van ingezette maatregelen die het gevolg zijn van de beleidsbrief van minister Hillen? Op welke wijze wordt daarin aandacht aan SPEER besteedt?

Ja. Over de voortgang van de beleidsbrief 2011 zult u in het jaarverslag over 2012 nader worden geïnformeerd. SPEER zal daarin aan de orde komen.

10

Wordt met het verlengen van het programma SPEER met vier tot zes maanden ook de wijze van rapporteren middels voortgangsrapportages aan de Kamer verlengd in 2014?

11

Tot wanneer loopt de hernieuwde periode van rapportage middels voortgangsrapportages aan de Kamer? Worden ook over het jaar 2014 deze rapportages aan de Kamer gezonden?

Voor 2013 zijn reguliere rapportages over de voortgang van SPEER voorzien in januari/februari en juli/augustus. In het vierde kwartaal van 2013 zijn het ontwerp, de bouw en het beheer van SAP belegd in de staande organisatie. Dan zal het programma SPEER worden opgeheven. Daarna zal ik u een afsluitende evaluatie van het programma aanbieden.

De voltooiing van de laatste werkzaamheden uit SPEER duurt dan nog tot het einde van 2014. Dit werk wordt verricht in de lijnorganisatie, waarvoor de tijdelijke migratieorganisaties van het programma nog op sterkte blijven.

Na 2013 wordt u over de resterende invoering van SAP geïnformeerd in de reguliere begrotingsstukken, het jaarverslag en, indien van toepassing, in de Rijksbrede ICT-rapportage van het ministerie van BZK.

12

Zijn de verplichtingen uit de investeringsbudget ERP/M&F voor activiteiten in het kader van de besturing van het programma inmiddels aangegaan? Zo nee, wat is de oorzaak hier van?

Ja.

14

Waarom is in deze rapportage geen tabel opgenomen met inzicht in de dubbele beheerslasten?

15

Bent u bereid om in de volgende rapportage opnieuw een tabel op te nemen met inzicht in de dubbele beheerslasten?

16

Wat is de actuele raming van de dubbele beheerslasten?

Ik heb u gemeld dat IVENT het plan voor het uitzetten van legacy systemen actualiseert. Dit werk is naar verwachting in maart 2013 voltooid. Intussen kunt u uitgaan van de bedragen uit de voorlaatste voortgangsrapportage.

17

Kunt u inzicht geven in het verloop van personeel bij het programma SPEER? Hoeveel personeelsmutaties zijn er in 2011 en 2012?

Uit de voortgangsrapportages ontstaat het volgende beeld over de aantallen medewerkers bij SPEER over de jaren 2011 en 2012.

2011	eerste rapportage	tweede rapportage
Defensiemedewerkers	395	389
Externe medewerkers	99	80

20121	eerste rapportage	tweede rapportage
Defensiemedewerkers	360	362
Externe medewerkers	66	72

Kleine fluctuaties in de aantallen personeel en de verdeling tussen vol- en deeltijdwerkers zijn aan de orde. Ze hangen vaak samen met de voortgang van projecten. Verdere verfijning, zoals naar het aantal individuele mutaties per functie, is om die reden praktisch niet haalbaar.

18

Kunt u toelichten uit welk budget de 50 extra medewerkers voor migratieondersteuning worden gefinancierd?

De 50 extra medewerkers voor reorganisatie- en migratieondersteuning worden tijdelijk onttrokken aan de bedrijfsvoering bij de defensieonderdelen. Het extra personeel wordt namens het eigen defensieonderdeel ingezet. De ermee verbonden personele deelbegrotingen wijzigen dus niet.

20

Tegen welke problemen bent u aangelopen tijdens de voltooiing van het eerste deel van kernel 2 en welke lessen zijn hieruit getrokken?

Er zijn geen specifieke, grote problemen opgetreden bij de voltooiing van de eerste versie van kernel 2.

21

Zijn er reeds voordelen te zien bij de materieellogistiek na voltooiing van deel 1 van kernel 2?

Het Defensiebedrijf Grondgebonden Systemen en het Militair Geneeskundig Logistiek Centrum zijn de eerste onderdelen die deel 1 van kernel 2 in gebruik hebben genomen. Deze migraties zijn in november en december van 2012 voltooid. Het is nog te vroeg om over de resultaten te rapporteren, te meer daar de echte voordelen eerst aan het licht zullen treden wanneer SAP defensiebreed in gebruik is genomen. Dan ontstaan de voordelen van de gedeelde gegevens en bedrijfsprocessen. Deze mijlpaal wordt bereikt in de tweede helft van 2014.

22

Welke effecten zijn er nu de defensieonderdelen de leiding hebben gekregen over de eigen migratie zoals in de vorige rapportage was aangekondigd?

Defensie en de defensieonderdelen zijn nu beter in staat regie te voeren over de complexe samenhang tussen de reorganisaties en SAP-migraties. De beschikbare capaciteit kan zo optimaal worden ingezet. Bovendien is in de lijn meer betrokkenheid ontstaan doordat de introductie van de nieuwe bedrijfsvoering op grond van SAP is vervlochten met de invoering van de nieuwe organisatiestructuur van Defensie. Daar zijn de wederzijdse belangen van staf en lijn direct mee gediend.

23

Wat zijn de knelpunten bij de maritieme migratie en wat zijn hiervan de gevolgen?

24

Zijn eerdere knelpunten bij de maritieme migratie inmiddels opgelost? Zo ja, welke?

De knelpunten betreffen de uitdagende opzet van de nieuwe materieellogistieke bedrijfsvoering bij CZSK. Deze moet immers opnieuw worden ingericht nadat met de beleidsbrief 2011 is besloten het Marinebedrijf over te hevelen van de DMO naar CZSK. De knelpunten worden geïdentificeerd en opgelost als onderdeel van de voorbereidingen op de migratie naar SAP van de logistieke keten van CZSK. Naar verwachting vindt die plaats in het vierde kwartaal van 2013.

25

Zijn de problemen die u noemt bij de grondgebonden migratie (de kwaliteit van de data, de gebroken ketens (nog niet alle gebruikers kunnen van SAP gebruik maken), de reorganisatie van CDC, achterstanden in de opleiding van gebruikers en problemen rondom de invoering van contracten) inmiddels opgelost? Wat waren de gevolgen van deze problemen?

Defensie werkt aan de oplossing van de bestaande knelpunten.

Datakwaliteit. De kwaliteit van de data wordt stap voor stap verbeterd als onderdeel van de migraties van defensieonderdelen naar SAP. De opschoning loopt dus parallel met de migratiekalender.

Gebroken ketens. Zolang de migratie naar SAP voor Defensie nog niet het eindstadium heeft bereikt (vierde kwartaal 2014), blijft de situatie van de gebroken ketens bestaan. Die lost echter wel gaandeweg op naarmate er steeds meer SAP-gebruikers komen.

CDC. Het nazorgtraject van de migratie bij het CDC is nagenoeg voltooid. Inmiddels zijn voldoende mensen opgeleid voor het gebruik van SAP en de invoer van de contracten vordert gestaag. Niettemin geldt ook voor het CDC dat de gebroken ketens bestaan tot het einde van 2014.

Het gevolg van deze knelpunten is dat Defensie wordt gedwongen tot (tijdelijke) extra administratieve handelingen, zoals handmatige correcties in het systeem of oplossingen buiten SAP om.

26

Zijn er op grond van de beleidsbrief mijlpalen waarvan de verwachte einddatum vertraagd wordt? Zo ja, welke mijlpalen zullen vertragen en waarom?

41

Wat zijn de gevolgen voor de organisatie van de vertraging van een half jaar bij de invoering van SPEER?

Het mijlpalenoverzicht op bladzijde 9 van de rapportage toont de vertraging. Die is overwegend het gevolg van het extra tijdsbeslag van de reorganisaties en de ermee verbonden ondersteunende activiteiten van SPEER. De reorganisatie dicteert hier het tempo, niet SPEER.

27

Kunt u toelichten of de maatregelen uit de risicoparagraaf van de vorige rapportage genomen zijn en in welke mate deze doeltreffend zijn?

30

Is het personeel met de kennis van en ervaring met de invoering van SAP vrijwillig vertrokken of zullen er ook gedwongen defensie verlaten?

31

Hoe wordt ervoor gezorgd dat de kennis en ervaring toch voor de organisatie behouden blijft?

32

Welke maatregelen neemt u om te zorgen dat de voor het SPEER programma relevante kennis de organisatie niet verlaat?

33

Zijn er nog aanvullende maatregelen noodzakelijk om te voorkomen dat als gevolg van de personele ontwikkelingen rond de beleidsbrief de aan het project SPEER verbonden medewerkers vroegtijdig vertrekken en elders emplooi zullen zoeken op grond van hun bijzondere expertise?

34

Kunt u de Kamer informeren over de tot nu toe bereikte resultaten van de «maatwerk» oplossingen om personeel op sleutelposities te behouden in de programmaorganisatie?

35

Zijn de met in deze rapportage genoemde personele maatregelen de personele ontwikkelingen rond SPEER volledig in beeld?

36

Hoe gaat u de betrokken medewerkers perspectief bieden nu dat belang zo nadrukkelijk omschreven is in de risicoparagraaf «personele capaciteit»?

46

In welke mate is het risico op onbetrouwbare informatievoorziening als gevolg van de ingevoerde data verminderd nu er een Team Datakwaliteit is gevormd?

Inmiddels zijn de effecten van de beleidsbrief 2011 op het programma SPEER geïnventariseerd. De genomen maatregelen zijn gemeld in de voortgangsrapportage, die u is aangeboden op 20 november jl. De nadere uitwerking van de financiële gevolgen treft u aan in mijn nieuwe voortgangsrapportage, die u binnenkort ontvangt. Een belangrijk onderdeel van de extra maatregelen die ik u presenteerde, is de intensivering van de personele inzet bestemd voor de ondersteuning van de migraties en reorganisaties bij de defensieonderdelen. Ik meldde u: «het is voor Defensie alle hens aan dek.» Inmiddels is CDS begonnen met het desbetreffende personeelsvullingsplan. Daar hangt veel van af.

Inmiddels neemt de kennis van SAP in de staande organisatie verder toe. Dat is mede het gevolg van de reorganisaties en de daarmee gepaard gaande instructie van personeel dat is betrokken bij de nieuwe (logistieke) bedrijfsvoering. Het aantal SAP-instructeurs bij het Opleidings- en Trainings Commando Logistiek te Soesterberg wordt om die reden tijdelijk uitgebreid. Ook dit is onderdeel van de maatregelen bij SPEER die ik u rapporteerde als gevolg van de beleidsbrief 2011.

Wat het kennisbehoud van SPEER-medewerkers betreft, ziet het er inmiddels naar uit dat een aanmerkelijk deel van het personeel dat nu bij de programmaorganisatie werkt, goede kansen heeft op functietoewijzing bij het op te richten Joint IV Commando. Daarbij is van belang dat de nieuwe functietabellen en de beschikbare capaciteit en kennis (maatwerk) op elkaar aansluiten. Door het langer in standhouden van de migratieorganisaties, tot eind 2014, is hier langer perspectief op werk. Ook de overgang van deze mensen naar de staande organisatie na 2014 heeft mijn volle aandacht.

Datamigratie en de verbetering van gegevens krijgen extra steun van het Team Datakwaliteit. De kwaliteit van de data wordt stap voor stap verbeterd als onderdeel van de migraties van defensieonderdelen naar SAP. Als onderdeel van de maatregelen die ik u meldde in mijn laatste voortgangsrapportage, wordt dit team versterkt met enkele dataspecialisten van SAP.

28

Hoe uit zich de genoemde overbelasting bij de invoering van SAP in samenhang met de reorganisatie?

29

Hoe voorkomt u dat het risico op overbelasting als gevolg van de stapeling van maatregelen zich gaat voordoen? Hoe worden de gevolgen daarvan beheersbaar gemaakt?

37

Welke problemen verwacht u bij het inpassen van SPEER in de reorganisatie tot 2014 en wat zijn hiervoor uw oplossingen?

44

Wat is de uitkomst van het in de vorige rapportage aangekondigde overleg binnen defensie om de risico’s te verminderen bij het overhevelen van taken van de SPEER organisatie naar de staande organisatie?

De combinatie van het complexe werk aan reorganisaties en gelijktijdige migratie naar SAP vergt de inzet van doorgaans dezelfde, schaarse managers en specialisten. Overbelasting van betrokkenen moet worden voorkomen en de kwaliteit van het geleverde werk gewaarborgd. Het vraagt om duidelijke prioriteitsstelling voor de reorganisaties en SPEER alsmede de toewijzing van extra capaciteit volgens de maatregelen die ik in mijn laatste rapportage heb genoemd.

Tussen de betrokken directies, waaronder de Defensiestaf, HDIO en HDFC, zijn protocollen van overdracht in ontwikkeling die moeten resulteren in een zorgvuldige, beheerste overdracht van taken en bevoegdheden van SPEER naar de lijn. In 2013 zal dit proces worden bewaakt en waar nodig verfijnd.

38

Welk doel heeft u met de tussenevaluatie van het programma SPEER?

39

Is er na de tussenevaluatie nog tijd om het programma SPEER bij te stellen indien de evaluatie daartoe aanleiding geeft?

40

Wordt in de tussenevaluatie ook onderzocht welke functionaliteiten nog moeten worden doorontwikkeld om het programma SPEER af te ronden?

Gelet op de naderende voltooiing van het programma SPEER zal ik u in de tweede helft van 2013 een evaluatie sturen die tevens dient als eindevaluatie. Deze evaluatie zal het sluitstuk zijn van de halfjaarlijkse voortgangsrapportages waarin ik u sinds 2008 informeer over de voortgang van het programma SPEER.

Daarnaast heb ik in juni 2010 de tussenbalans uitgevoerd. Aansluitend heb ik u de uitkomsten gemeld van deze tussentijdse evaluatie. Het programma SPEER volgt nog steeds de afspraken die toen zijn gemaakt behoudens de aanpassingen die zijn vereist door de beleidsbrief 2011. Zo zijn onder invloed van de beleidsbrief inmiddels de grote onderhoudsbedrijven toegevoegd aan de migratieplanning. Ook ontstaat er als gevolg van de beleidsbrief 2011 ongeveer € 18 miljoen aan meerkosten.

42

Is met het risico dat de staande organisatie niet in staat is de taken van SPEER over te nemen, het nog wel haalbaar dat per 1 januari 2014 de programmaorganisatie SPEER wordt beëindigd?

Ja.

43

Is het mogelijk om, zo nodig, de SPEER organisatie langer in stand te houden indien de staande organisatie op grond van de tussenevaluatie niet voldoende in staat blijkt de taken over te kunnen nemen?

Dat is niet aan de orde. Zie het antwoord op vraag 42. Een tussenevaluatie is evenmin aan de orde. Zie daarvoor mijn antwoord op vraag 38 t/m 40.

45

Kunt u toelichten op welke wijze de aangenomen moties van de Kamer over het project SPEER worden nagekomen?

Naar aanleiding van het algemeen overleg over SPEER van 19 januari 2012 zijn geen moties aangenomen. Er zijn wel twee toezeggingen gedaan. De eerste toezegging is: «De minister zegt toe de Kamer in september 2012 te informeren over de impact van de bezuinigingen op SPEER, aan de hand van de bevindingen van het voortbrengingsteam.» Deze toezegging is afgedaan met de voortgangsrapportage die u op 20 november jl. is aangeboden. De tweede toezegging is: «De minister zal in de tweede helft van 2013 een tussenevaluatie van SPEER naar de Kamer sturen.» Deze toezegging is in behandeling. In de tweede helft van 2013 zal ik u een evaluatie sturen die tevens dient als eindevaluatie.

47

Is het niveau waarop de geautomatiseerde beheersingsmaatregelen in de materieel-logistieke modules van SAP zijn gebracht ook het streefniveau of moeten er nog zaken verbeterd worden?

De geautomatiseerde beheersingsmaatregelen zijn op streefniveau.

48

Welke knelpunten heeft de Auditdienst Defensie (ADD) ontdekt bij de migratiesystematiek? Hoe wordt dit opgelost?

49

Hoe wordt strakker de hand gehouden aan de migratiesystematiek?

De knelpunten betreffen niet de systematiek als zodanig maar de toepassing ervan. De systematiek vergt strikte toepassing en daarmee aandacht en capaciteit van de defensieonderdelen die migreren naar SAP. In de aanloop naar migraties omvat de systematiek een vaste procedure waarin resultaten en meetpunten worden gevolgd en afgehandeld.