31 460 Project SPEER

Nr. 12 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 april 2010

Met deze brief informeer ik u, in overeenstemming met de afspraken, over de voortgang van het programma SPEER. Deze rapportage betreft de periode 15 september 2009 tot 15 maart 2010.

Opzet

In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:

• I samenvattend oordeel;

• II de begrenzing in resultaat: de doelen en de reikwijdte van het programma;

• III de begrenzing in geld: de financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie;

• IV de begrenzing in tijd: de voortgang van het programma, de planning, de mijlpalen en de programmaopbrengsten;

• V de risico’s;

• VI de sturing en de beheersing van het programma SPEER, inclusief de onderwerpen audits en (kwaliteits)onderzoeken;

• VII overige bijzonderheden.

I Samenvattend oordeel

Het afgelopen half jaar zijn opnieuw stappen voorwaarts gezet met het programma SPEER. De SPEER-organisatie heeft haar werkzaamheden uitgevoerd met een personele bezetting die net boven de ondergrens van 85 procent is gebleven.

Op 20 november 2009 is een tweede fregat, Hr.Ms. van Amstel, overgegaan op het materieellogistieke ERP-systeem van SAP. Op 18 maart, drie dagen na het verstrijken van deze rapportageperiode, is SAP ingevoerd in de luchtketen, gericht op de NH-90 helikopter. SAP draait nu, volgens de methode van kleinschalig beginnen en vervolgens beheerst opschalen (het «Madurodam principe»), voor een deel bij twee van de vier operationele commando’s, te weten het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK) en het Commando Luchtstrijdkrachten (CLSK). In april volgt de invoering bij de Defensie Uitleenorganisatie (DUO) van de DMO die deel uitmaakt van de keten grondgebonden optreden.

De belangrijkste mijlpalen voor 2010 staan overeind. Deze zijn, naast de hierboven genoemde eerste toepassing in de luchtketen en die in de keten grondgebonden optreden (waarvan de SAP-implementatie bij DUOenkele maanden eerder dan voorzien een feit is), het in beheer nemen van de twee laatste grote aanvullingen van kernel 1. Bij de aanvullingen wordt nadrukkelijk aandacht geschonken aan de randvoorwaardelijke aspecten zoals systeem- en gebruikersdocumentatie en opleidingspakketten om te voorkomen dat er opnieuw een consolidatieperiode moet worden ingelast zoals in 2009. Aanvulling 1.8 is in februari in productie genomen en was onder meer randvoorwaardelijk voor de invoering van ERP bij de luchtketen in maart en voor de verdere verbetering van Finad.Zo wordt kernel 1 met elke aanvulling uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Het blijkt dat de kernel goed presteert in de ondersteuning van de bedrijfsvoering. Daarom wordt bezien of eenheden vroeger dan gepland kunnen migreren naar SAP.

De gegevensbeheerorganisatie van de DMO is begonnen en bereidt zich voor op twee grote datamigraties in de keten grondgebonden optreden en de zeeketen.

Bij de invoering deed zich een tegenvaller voor die aan het licht kwam tijdens het werken onder operationele omstandigheden. Hierdoor zal één mijlpaal, te weten de invoering van het SAP-systeem bij het derde schip, dit jaar niet worden uitgevoerd. Bij het varend gebruik op de fregatten werd duidelijk dat de verbinding met het computersysteem aan de wal via de satelliet minder goed werkt dan verwacht. Er is dus een oplossing nodig die het optreden onder operationele omstandigheden beter ondersteunt. Deze oplossing is intussen later in de migratieplanning voorzien en de volgorde van de uitrol bij de schepen van de zeeketen is daaraan aangepast. Dit heeft naar het zich nu laat aanzien geen effect op de totale doorlooptijd van het programma en op het budget.

Het programma is weliswaar ook deze rapportageperiode binnen de gestelde kaders gebleven, maar het budget staat onder spanning: het programma kent immers geen financiële reserves en het sluitend houden van het budget is onder meer afhankelijk van de resultaten die worden geboekt bij aanbestedingen die in de loop van dit jaar zijn voorzien.

In 2010 wordt de uitrol van SAP voortgezet en neemt de omvang van de migraties toe. Dit legt een fors beslag op de nieuwe SAP-beheerorganisatie.

De toenemende druk dreigt een knelpunt te worden dat een slagvaardige voortzetting van het programma belemmert. Uiteindelijk moet de SAP-beheerorganisatie groeien en moet de legacy beheerorganisatie worden afgebouwd. Dit wordt bemoeilijkt door de migratiestrategie (klein beginnen en dan opschalen) die met zich brengt dat, weliswaar tijdelijk, een aantal legacy systemen en nieuwe SAP-systemen gelijktijdig operationeel moeten zijn. De druk op de capaciteit en de kennisopbouw van de SAP-beheerorganisatie vormt hierdoor een programmarisico dat aanvullende maatregelen vergt.

Vooruitlopend op de volgende rapportageperiode wil ik stilstaan bij de tussenbalans in juni dit jaar. Voor een programma zoals SPEER is het noodzakelijk periodiek stil te staan bij de vraag of het nog op het goede spoor zit met het oog op in- en externe ontwikkelingen die zich hebben voorgedaan en op basis van de lessen die de afgelopen jaren zijn geleerd. In 2006 is een gelijksoortige tussentijdse evaluatie uitgevoerd, die heeft geleid tot de afbakening en fasering van het programma en de ambitie zoals we die nu kennen. Toen is ook afgesproken de evaluatie in 2010 te herhalen. Daarbij komen onder meer aan de orde de verwachtingen over de realiseerbaarheid en de voortgang van SPEER en de maatregelen die nodig zijn mocht eventueel overschrijding van de kaders van product, tijd en geld dreigen. Ik zal u in de volgende rapportage informeren over de uitkomsten van deze tussenbalans.

DE BEGRENZING IN RESULTAAT

II Doelen en reikwijdte van het programma

De doelstellingen van het programma SPEER en de reikwijdte zijn onveranderd gebleven. De normen voor het bereiken van deze doelstellingen en de streefwaardes of indicatoren daarvoor worden in onderstaand overzicht getoond.

Tabel 1, doelstelling, norm, streefwaarde/indicator en stand van zaken

Doelstelling	Norm	Streefwaarde/indicator	Stand van zaken
1. de ondersteuning van een defensiebrede, paarse bedrijfsvoering en joint operationeel optreden.	Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-ondersteuning (één ERP-systeem voor de gehele keten), inbegrepen de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële administraties.	ERP-technologie volledig uitgerold in de functiegebieden: financiën, transport, bevoorrading en verwerving.	ERP-technologie is volledig uitgerold in het financiële functiegebied en wordt in lijn met de ERP invoering binnen het materieel-logistieke functie-gebied verder verrijkt en verbeterd; overige functiegebieden volgen stapsgewijs (zie ook het overzicht in hoofdstuk IV).
2. de ondersteuning van het besturingsmodel.	Alle betrokken processen bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.	ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied in 2008; in het bevoorradings- en verwervingsfunctiegebied midden 2014 en bij de onderhoudseenheden van CZSK, CLAS, en CLSK in 2014.	ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied; overige functiegebieden volgen stapsgewijs (zie ook het mijlpalenoverzicht in hoofdstuk IV).
3. doelmatigheidswinst door procesefficiency en de herbelegging van processen.	Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting.	Eerste deel besparingen (60 procent van 1030 VTE’n = 668 VTE’n én 25 procent van 80 M€ = 20 M€) gedurende SPEER t/m 2014.	Deze doelstelling is in de begroting verwerkt en vertaald in een budgettaire korting voor de defensieonderdelen.
4. doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.	Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem.	De legacy systemen op matlog en financieel gebied (GVKKA, VASLOGDOC, VA/ALVA, IMDS, CVBKL, BBSKL, CDOS 1/2/3, OBVT) uitgefaseerd in 2014.	GVKKA uitgefaseerd. Uitfasering van de overige systemen volgt uit de matlog migratieplanning. De financiële gevolgen van de tijdelijk hogere uitgaven voor beheer in verband met het gelijktijdige gebruik van SAP en de legacy systemen zijn opgenomen in tabel 5.

DE BEGRENZING IN GELD

III Financiën

Voor de uitvoering van het Programma SPEER tot en met 2014 zijn twee verschillende budgetten beschikbaar: het IV-investeringsbudget voor het programma ERP/M&F (SPEER) en het IV-exploitatiebudget voor het project Exploitatievoorbereiding ERP. Daarnaast is er in de begroting van Defensie ook sprake van een aan SPEER gerelateerd project: het IV investeringsbudget voor het project PALS (Project Aanpassingen Legacy voor SPEER). Dit project PALS wordt sinds 2008 in de defensiebegroting toegelicht. Met het oog op de eenduidigheid en vergelijkbaarheid van de defensiebegroting en deze rapportages wordt PALS vanaf nu ook hierin opgenomen.

De investeringsbudgetten maken deel uit van de ramingen voor Investeringen Informatievoorziening op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting en zijn daarin vanwege hun financiële omvang afzonderlijk toegelicht. Het budget voor exploitatievoorbereiding maakt deel uit van de ramingen voor Exploitatie Informatievoorziening op hetzelfde beleidsartikel.

Investeringsbudget ERP/M&F (SPEER)

Dit budget wordt aangewend voor de voortbrengingsketen vanaf het ontwerp tot en met de migratie. Het merendeel van deze kosten betreft uitbesteed werk. Binnen dit budget zijn vier categorieën gedefinieerd: programmakosten, ontwerp- en bouwkosten, migratiekosten en overige kosten. Tot de programmakosten worden gerekend de kosten van regieondersteuning, het inroepen van (contra)expertise, de ontwikkeling van opleidingen en trainingen en de aanschaf van licenties. Tot de ontwerp en bouwkosten worden gerekend de kosten van het eerdere project Proces- en Gegevensstandaardisatie, het High Level Design en de kosten van het ontwerp, de bouw en de doorontwikkeling van de M&F kernel. Onder migratiekosten worden verstaan de kosten van de voorbereiding en de invoering van nieuwe aanvullingen van de M&F kernel. De migratiekosten worden per project geregistreerd. De categorie overige kosten betreft de kosten die niet tot de eerste drie budgetcategorieën worden gerekend.

Het budget heeft een volume van € 268,1 miljoen (in prijspeil 2009). Hiervan is tot en met 2009 € 214,4 miljoen omgezet in verplichtingen en € 179,3 miljoen in werkelijke uitgaven. Dit betekent dat 80 procent van het budget verplicht is en 67 procent uitgegeven. Van het niet verplichte deel van het budget (€ 53,7 miljoen) moet nog een aantal activiteiten en projecten worden gefinancierd, zoals de realisatie van kernel 2 en vervolgprojecten in de ketens grondgebonden optreden, maritiem en lucht. In tabel 2 zijn per activiteit en project het actuele budget, de cumulatieve uitgaven tot en met 2009 en de meerjarige raming tot het einde van het programma weergegeven. Naar de huidige inzichten is het investeringsbudget van € 268,1 miljoen, gegeven het huidige prijspeil, toereikend .

Toelichting bij de tabel:

Ten opzichte van de vorige Voortgangsrapportage zijn in de tabel de volgende wijzigingen aangebracht:

• 1) De uitgaven voor het in 2007 opgeleverde project Proces- en Gegevensstandaardisatie zijn vanwege aard en omvang apart zichtbaar gemaakt als ontwerp- en bouwkosten. Tot nu toe werden deze uitgaven als programma-aanpak aangemerkt.

• 2) In 2009 was een budget van € 44,4 miljoen beschikbaar. Uiteindelijk bedroeg de realisatie € 45,9 miljoen. Deze overschrijding is vooral het gevolg van een versnelling van de afhandeling van facturen voor SPEER. Deze overschrijding heeft geen gevolgen voor de omvang van het programmabudget.

• 3) Op basis van de uitgaven tot nu toe en de ramingen tot het einde van het programma zijn verschuivingen in de meerjarige reeks verwerkt. Daarbij zijn de ramingen voor 2010 en 2011 verlaagd en de ramingen voor 2012 en 2013 verhoogd. Deze verschuivingen zijn niet van invloed op het totale budget en zullen worden verwerkt in de eerste suppletoire begroting 2010. Van het investeringsbudget voor 2010 is tot nu toe € 5,6 miljoen uitgegeven (stand 1 maart).

Investeringsbudget PALS

Het project PALS behelst de koppelingen van de legacy systemen naar het nieuwe SAP systeem, inclusief de daarvoor benodigde aanpassingen van de legacy. Het gaat om permanente koppelingen met de systemen die niet en om tijdelijke koppelingen met de legacysystemen die uiteindelijk wel worden vervangen door SAP.

Het project zorgt ook voor koppelingen met externe systemen, bijvoorbeeld voor elektronisch bankieren en elektronisch bestellen. Het project PALS volgt de programma- en migratieplanning van SPEER en wordt uitgevoerd door de Bedrijfsgroep IVENT van Defensie. Het budget voor PALS wordt aangewend voor de financiering van deze interne dienstverlening. Het budget voor PALS is € 36 miljoen (prijspeil 2009). Hiervan is tot en met 2009 € 15,7 miljoen uitgegeven (44 procent). Naar verwachting is het projectbudget, gegeven het huidige prijspeil, toereikend. Van het budget voor 2010 is tot nu toe € 1,2 miljoen uitgegeven (stand 1 maart).

Exploitatiebudget Exploitatievoorbereiding ERP

Dit budget is bestemd voor de voorbereidingen op het in beheer nemen van nieuwe SAP-systemen door de Bedrijfsgroep IVENT. Het budget wordt grotendeels aangewend voor de financiering van deze interne dienstverlening. Er zijn vijf budgetcategorieën: Kennisoverdracht(van programma naar beheer), Programmaondersteuning(van beheer naar programma), Datamigratie en -onderhoud, Testfaciliteiten(ondersteuning testtrajecten en besturing testprocessen), Beheer (van het systeem waarop functionaliteiten worden ontwikkeld en van kosten van wijzigingen in het productiedeel) en ICT-infrastructuur (netwerkaanpassingen en initiële hardware). Het budget heeft een volume van € 117,3 miljoen. Hiervan is tot en met 2009 € 41,5 miljoen uitgegeven (35 procent). Dit budget van € 117,3 miljoen voor de exploitatievoorbereiding is, gegeven het huidige prijspeil, waarschijnlijk toereikend.

Toelichting bij de tabel:

Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage zijn in de tabel de volgende wijzigingen aangebracht:

• 1) Op basis van de uitgaven tot nu toe en de ramingen tot het einde van het programma zijn verschuivingen in de meerjarige reeks verwerkt.

• 2) Van het exploitatiebudget voor 2010 is tot nu toe € 2,7 miljoen uitgegeven (stand 1 maart).

Gelijktijdig beheer van SAP en legacy systemen

Tijdens het programma worden stapsgewijs nieuwe SAP systemen in gebruik genomen. Legacy systemen worden pas uitgeschakeld zodra alle gebruikers zijn overgeschakeld naar nieuwe systemen. Gedurende een bepaalde periode is er daarom gelijktijdig sprake van kosten van het beheer van SAP-systemen en van legacy systemen. In tabel 5 zijn deze hogere uitgaven in beeld gebracht. De planbedragen worden nog verfijnd op basis van ervaringscijfers (beheerkosten) en de opbrengsten van de materieellogistieke legacy systemen die de komende jaren worden uitgeschakeld.

Toelichting bij de tabel:

Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage zijn in tabel 5 de volgende wijzigingen aangebracht:

• 1) De reeks tijdelijk hogere uitgaven is weergegeven als het saldo van de exploitatiekosten van in productie genomen en te nemen SAP-systemen en de exploitatieopbrengsten als gevolg van het uitschakelen van legacy systemen.

• 2) De uitgaven voor exploitatie van SAP in 2009 bedroegen € 6,8 miljoen. Dit is 35 procent minder dan geraamd, waardoor de totale raming van de beheeruitgaven in de periode 2009–2014 met € 9 miljoen is verlaagd.

Inzet interne en externe medewerkers

Bij het programma SPEER zijn (omgerekend naar volledige functies) 471 medewerkers werkzaam, waarvan 327 defensiemedewerkers en 144 externe medewerkers. Dit aantal varieert. De externe medewerkers worden niet ingezet op formatieplaatsen. Het gaat om uitbesteed werk dat samen met defensiemedewerkers wordt verricht. Tabel 6 geeft inzicht in het aantal medewerkers in het programma SPEER.

Toelichting bij de tabel:

Omwille van de financiering wordt bij intern personeel onderscheid gemaakt tussen medewerkers van de defensieonderdelen (categorie A) en medewerkers van de bedrijfsgroep IVENT (categorie B). De inzet van categorie A wordt gefinancierd uit de reguliere apparaatbegrotingen van de defensieonderdelen, terwijl de inzet van categorie B ten laste komt van het budget voor exploitatievoorbereiding ERP. De inzet van externe medewerkers komt ten laste van het investeringsbudget ERP/M&F.

DE BEGRENZING IN TIJD

IV Voortgang van het programma, planning en mijlpalen

Inleiding

In de vorige rapportage bent u geïnformeerd over de peilstoktoets en het begin van de uitvoering van de aanbevelingen. In november vorig jaar is gecontroleerd in hoeverre de aanbevelingen zijn uitgevoerd. Vast staat dat alle aanbevelingen zijn opgevolgd: ze zijn grotendeels in de praktijk gebracht of naderen hun voltooiing.

Zoals in de vorige rapportage is gemeld zijn op basis van de bevindingen van de peilstoktoets de migratiestrategie en -planning op een aantal punten aangepast. De prioriteit is verlegd van de uitbreiding met nieuwe functionaliteiten naar:

• de verbreding van de doelgroepen die van het ERP-systeem gaan gebruikmaken;

• de optimalisering van de ondersteuning en de volledige invoering (sluiten van de keten) in de basisprocessen;

• het zo spoedig mogelijk uitfaseren van legacy systemen.

Ondanks deze aanpassingen blijft de voortgang van de migratie gevoelig voor verstoringen in de voorwaardenscheppende projecten (Detailontwerp & Bouw en Data) en de ontwikkeling van en samenwerking met de beheerorganisatie (zie ook punt 2 hieronder). Er zijn intussen maatregelen getroffen om de samenwerking van de betrokken dienstonderdelen te verbeteren. Ook is het hele proces van ontwerp en bouw doorgelicht en er is een betere inhoudelijke koppeling en gelegd tussen de voorwaardenscheppende projecten en de migratieprojecten. Hierbij is naar voren gekomen dat de kwaliteit van de huidige ontwerpdocumentatie en -producten verder moet worden verbeterd. Dit is ter hand genomen en zal in de eerstvolgende aanvulling worden vastgelegd. Met het oog op de beheersbaarheid is het echter onontkoombaar dat deze aanvulling drie maanden in de planning naar achter schuift. Maatregelen om te voorkomen dat als gevolg van deze verschuiving de einddatum van het programma (in 2014) wordt overschreden, maken deel uit van de tussenbalans in juni dit jaar.

De onderliggende projecten

• 1. Het project High Level Design MATLOG is eind maart 2009 voltooid. Op basis van deze blauwdruk is inmiddels de integratie gaande van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening met SAP in het materieellogistieke functiegebied. De uitgaven aan het ontwerp bedroegen € 3,3 miljoen.

• 2. Het project Detailontwerp & Bouw (DO&B) is gericht op het ontwikkelen van nieuwe ERP-functionaliteiten voor onder meer DMO en CDC (kernel 2). Daarnaast richt het project zich op het onderhoud van het ERP-systeem dat al in gebruik is (kernel 1). In de vorige rapportage is gemeld dat het project DO&B vertraging had opgelopen door personele onderbezetting, de inzet van DO&B-personeel elders in het programma en de ingelaste consolidatieperiode. Om deze vertraging weg te werken is de samenwerking tussen het programma, de regiepartner die belast is met de bouw en de IV beheerorganisatie (IVENT) geïntensiveerd. Dit heeft in december geresulteerd in het samenwerkingsverband OBBS (Ontwerpen, Bouwen en Beheren in Samenwerking). Desondanks is de ontstane achterstand nog niet weggewerkt. Zoals hierboven gemeld zullen de gevolgen van de vertraging worden meegenomen in de tussenbalans.

  Het actuele projectbudget voor Detailontwerp & Bouw (kernel 1 en kernel 2) bedraagt € 84,1 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 64,8 miljoen uitgegeven, waarvan € 0,1 miljoen in 2010 (stand 1 maart).

• 3. Het project Data. Voor de omzetting van data uit de legacy systemen naar het SAP-systeem wordt met succes gebruikgemaakt van een daarvoor ingerichte «datamigratiestraat». Dit is een product van het Dataproject.

  Gemigreerde gegevens worden beheerd door de lijnorganisatie. Het inrichten van de gegevensbeheerorganisatie bij de DMO houdt gelijke tred met het verloop van de migratieprojecten. Dit gebeurt in drie fasen. De twee gemigreerde fregatten en de NH-90 helikopter vallen in fase 1. De tweede fase zal zich, in de komende rapportageperiode, vooral richten op de groei van het artikelgegevensbeheer in SAP voor uiteindelijk de gehele zeeketen. Later dit jaar, in de derde fase, worden de artikelen van de keten grondgebonden optreden gemigreerd naar SAP. Midden 2011 is de gegevensbeheerorganisatie volgroeid.

  Het actuele projectbudget voor Data bedraagt € 9,0 miljoen. Hiervan is € 5,4 miljoen uitgegeven, waarvan € 1,6 miljoen in 2010 (stand 1 maart).

• 4. Het ketenproject Zee.In dit ketenproject is op 20 november 2009 Hr.Ms. Van Amstel als tweede fregat overgegaan op SAP. Ook op dit fregat zijn de gebruikerservaringen met het ingerichte systeem positief. Wat het operationele gebruik betreft is er echter een knelpunt geconstateerd. Aan boord van de schepen werkt men thans nog met terminals die in verbinding staan met SAP servers op de wal. Deze tijdelijke knip vereist, varend, een bepaalde beschikbaarheid en capaciteit van de satellietverbindingen. Anders dan verwacht kan dit niet in voldoende mate worden gegarandeerd. Dit wordt momenteel opgelost met tijdelijke maatregelen. Deze situatie is aanvaardbaar voor de huidige twee fregatten, maar ongewenst voor de migratie van de overige eenheden. Operationeel gebruik vereist een toereikende oplossing aan boord. Deze oplossing is voorzien voor 2011 en vereist aanpassingen in het centrale systeem en een stabiel ontwerp van de functionaliteit aan boord.

  Het vooruitzicht voor de zeeketen wijkt derhalve af van het oorspronkelijke plan om de verdere migratie van de grote bovenwaterschepen in 2010 te beginnen. Dit jaar zal nu vooral in het teken staan van de migratievoorbereiding binnen het Marinebedrijf om begin 2011 de logistieke keten (groot magazijn, inkoop en levering aan de schepen) naar SAP te migreren. Tevens zullen de kennis en ervaring worden benut voor de verbetering van de randvoorwaardelijke aspecten zoals gebruikers- en opleidingsdocumentatie. Hiervan profiteren ook de overige ketenprojecten. Daarnaast gaan de voorbereidende activiteiten voor de opschaling van de varende eenheden door. Belangrijk is vooral de verdere overbrenging van de configuraties van de schepen en artikelgegevens naar SAP in de komende rapportageperiode. Naar verwachting wordt het ketenproject ruim binnen de programmaperiode voltooid. De aanbesteding van de desbetreffende projecten zullen binnenkort beginnen. Het actuele projectbudget voor het ketenproject zee bedraagt € 14,2 miljoen. Hiervan is € 5,7 miljoen uitgegeven, waarvan € 1,2 miljoen in 2010 (stand 1 maart).

• 5. Het ketenproject Grondgebonden Optreden (GGO)

  Het projectplan GGO is aangepast aan de aanbevelingen die voortvloeiden uit de peilstok van mei 2009. Het jaar 2010 zal in het teken staan van twaalf actieve migratieprojecten verdeeld over het CLAS, het Korps mariniers, het CKMar, de Defensiestaf en de DMO. Als eerste zal de DUO in april, eerder dan de geplande mijlpaal, op SAP overgaan. Tegenover de vervroeging van DUO staat de verschuiving van de invoering van SAP in andere projecten van het derde naar het vierde kwartaal van dit jaar. Dit hangt samen met de aanpassing van de planning die in de inleiding van dit hoofdstuk is toegelicht. De aanbesteding van de opschalingsprojecten wordt nu voorbereid en is later dit jaar voorzien. De verwachting is dat de projecten van GGO in 2014 worden voltooid. Het actuele projectbudget voor GGO bedraagt € 31,5 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 5,8 miljoen uitgegeven, waarvan € 1,0 miljoen in 2010 (stand 1 maart).

• 6. Het ketenproject Lucht

  Dit ketenproject is gericht op de tijdige invoering van het SAP-systeem in de materieellogistieke ondersteuning van de NH-90 helikopter. De invoering was op 18 maart jl. een feit, waarmee als primeur in de luchtketen een grote stap voorwaarts is gezet met de uitvoering van het programma SPEER. Bij de logistieke keten van de NH-90 zijn delen van het Commando luchtstrijdkrachten, het Commando zeestrijdkrachten en de DMO betrokken. De projecten NH-90 en SPEER kennen naast onderlinge afhankelijkheden overigens ook andere interne en externe koppelingen. De samenloop van deze twee complexe projecten heeft daarom veel aandacht gevraagd, maar de nagenoeg gelijktijdige invoering van de NH-90 en de nieuwe integrale bedrijfsvoering is een feit. Vanaf april 2010 zullen de activiteiten in de luchtketen in het teken staan van het volgende wapensysteem, de Alouette III helikopter. Voor de wapensystemen die daarna aan de beurt zijn, is een nieuwe aanbesteding nodig die al in voorbereiding is. De verwachting is dat het ketenproject lucht in 2014 wordt voltooid.

  Het actuele projectbudget voor het ketenproject lucht bedraagt € 11,4 miljoen. Hiervan is € 4,1 miljoen uitgegeven, waarvan € 0,3 miljoen in 2010 (stand 1 maart).

• 7. Het project Finad

  Finad is nu ruim anderhalf jaar in gebruik en werkt naar behoren. Er zijn nog aanpassingen voorzien die vooral samenhangen met de verdere invoering van ERP in de materieellogistieke keten en de integratie hiervan met Finad. Hierdoor zullen de financiële processen nog wijzigingen ondergaan die gevolgen zullen hebben op de werkwijze van de gebruikers. De jaarovergang 2009-2010 is beter verlopen dan vorig jaar, maar nog niet helemaal probleemloos. Er wordt dan ook doorgewerkt om de totstandkoming van de jaarrekening verder te verbeteren. Het projectbudget voor Finad bedraagt € 14,0 miljoen. Hiervan is € 12,7 miljoen uitgegeven, waarvan € 0,6 miljoen dit jaar (stand 1 maart).

Het mijlpalenoverzicht

In onderstaand mijlpalenoverzicht zijn de hierboven genoemde aanpassingen van de planning opgenomen.

Tabel 7: mijlpalenoverzicht:

Mijlpaal	Toelichting	Datum gereed
Migratie maritieme keten, Eerste tranche.	Is herschikt. Derde schip uitgesteld naar derde tranche.	Voor twee schepen voltooid
Migratie luchtketen, Eerste toepassing (NH90).	Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de luchtketen in werking treedt.	maart 2010
Migratie luchtketen, Eerste tranche.	Datum waarop de eerste tranche luchtketen wordt voltooid.	Tweede kwartaal 2010
Migratie keten grondgebonden optreden,go live (320 Matlog peloton).	Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de keten grondgebonden optreden in werking treedt.	Vierde kwartaal 2010
Migratie keten grondgebonden optreden, eerste tranche.	Datum waarop de eerste tranche in de keten grondgebonden optreden wordt voltooid.	Eerste helft 2011
Oplevering Centraal Gegevensbeheer.	Datum waarop de oprichting van de gegevensbeheerorganisatie bij DMO klaar is.	Midden 2011
Oplevering eerste aanvulling kernel 2.	Datum waarop de eerste deelleveringvan kernel 2-functionaliteiten beschikbaar is voor de gebruikersorganisatie.	Tweede helft 2011
Migratie maritieme keten, Tweede tranche (primeur Divisie Logistieke Diensten).	Datum waarop het eerste deel van kernel 2-functionaliteit is beproefd in de maritieme keten.	Tweede helft 2011
Migratie luchtketen, Tweede tranche (primeur PC-7).	Datum waarop het eerste deel van kernel 2 functionaliteit is beproefd in de luchtketen.	Tweede helft 2011
Migratie maritieme keten, Derde tranche.	Datum waarop de volledige uitrol binnen de maritieme keten is voltooid.	Eerste helft 2013
Migratie keten grondgebonden optreden, Tweede tranche (primeur DVVO en 100 en 200 Transportbataljon.	Datum waarop deellevering kernel 2 met transportfunctionaliteit is beproefd in de keten grondgebonden optreden.	Tweede helft 2013
Oplevering laatste releasekernel 2.	Datum waarop de laatste deelleveringvan kernel 2-functionaliteiten beschikbaar is voor de gebruikersorganisatie.	Tweede helft 2013
Migratie luchtketen, opschaling, tweede tranche (inclusief opschaling).	Datum waarop de volledige uitrol in de luchtketen is voltooid.	2014
Migratie keten grondgebonden optreden, opschaling, derde tranche.	Datum waarop de volledige uitrol in de keten grondgebonden optreden is voltooid.	2014

Programmaopbrengsten

In de vorige rapportage isuiteengezet dat de beoogde opbrengsten moeilijk zijn te identificeren als gevolg van de organisatieveranderingen in de afgelopen jaren en dat ze later kunnen worden ingeboekt als gevolg van de gekozen migratiestrategie. Niettemin wordt de oorspronkelijke doelstelling gehandhaafd, wat is vertaald in een korting op de budgetten van de defensieonderdelen.

V Risico’s

In de vorige rapportage heb ik gemeld wat de grootste risico’s voor het programma zijn. De ontwikkelingen in de afgelopen periode leiden tot het volgende beeld.

• 1. Capaciteit SPEER. De personele vulling van het programma SPEER is net toereikend. Er wordt extra aandacht geschonken aan de scholing van het instromende personeel en aan de handhaving van de maximale plaatsingsduur van het zittende personeel. Er is echter in kwalitatief opzicht sprake van een na-ijleffect van het capaciteitstekort van vorig jaar. Om deze reden blijft de personele vulling een risico voor het programma SPEER.

• 2. Datamigratie. Zoals in hoofdstuk IV, paragraaf 3 is gemeld, worden dit jaar forse stappen gemaakt op het gebied van de dataconversie en de gegevensbeheerorganisatie. Zoals vermeld dient de inrichting van het gegevensbeheer bij DMO gelijke tred te houden met de migratie naar SAP. De activiteiten bevinden zich daarmee op het kritieke pad en blijven een programmabreed risico vormen.

• 3. Capaciteit en kennisopbouw van de beheerorganisatie. In 2010 wordt de uitrol van SAP voortgezet en neemt de omvang van de migraties toe. Dit legt een fors beslag op de nieuwe SAP-beheerorganisatie. De beheerorganisatie speelt een rol bij de ontwikkeling en acceptatie van nieuwe functionaliteiten. Zij ondersteunt de migratieprojecten en is verantwoordelijk voor het beheer van de nieuwe SAP-systemen waarvan het aantal gebruikers en functionaliteiten gestaag groeit.

  Deze druk op de SAP-beheerorganisatie kan een knelpunt worden met als risico dat de slagvaardige voortzetting van het programma wordt belemmerd. Uiteindelijk moet de SAP-beheerorganisatie groeien en moet de legacy beheerorganisatie worden ontmanteld. Dit kan niet gelijktijdig als gevolg van de migratiestrategie (klein beginnen dan opschalen).Om de schaarse IV-middelen zo efficiënt mogelijk te kunnen inzetten is het samenwerkingsverband opgericht tussen de IVENT beheerorganisatie en dat deel van de programmaorganisatie dat Ontwerp en Bouw verzorgt. In Hoofdstuk IV werd dit al genoemd. Daarnaast wordt met voorrang in kaart gebracht welke legacy systemen eerder kunnen worden uitgeschakeld. Ook wordt bezien waar het beheer van legacy systemen, met het oog op de vervanging door SAP, kan worden bevroren. Ten slotte wordt bezien welke personele maatregelen nodig zijn om de onbelemmerde voortzetting van het programma te bevorderen. Dit aspect zal ook deel uitmaken van de tussenbalans in juni.

VI Sturing en beheersing

Op het gebied van sturing en beheersing worden of zijn de volgende beheersingsmaatregelen getroffen:

• Zoals in de vorige twee rapportages is gemeld, zal in juni 2010 een tussentijdse evaluatie, de tussenbalans, worden uitgevoerd om over de volle breedte van het programma de mate van doelbereiking, de effectiviteit van de programmaopzet en de doelmatigheid van de gekozen werkwijze te beoordelen. De voorbereidingen hiervoor zijn intussen begonnen.

• Bij deze tussenbalans zullen de uitkomsten van volgende audits en onderzoeken worden betrokken:

  • een nieuwe «peilstoktoets», het instrument van de Supervisor SPEER om te beoordelen of de stap naar volgende mijlpalen kan worden gezet;

  • een audit van de Audit Dienst Defensie (ADD) naar de sturing en beheersing van het programma SPEER;

  • de door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in voorbereiding zijnde Gateway Review. Over dit instrument is de Kamer geïnformeerd door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in het kader van de beheersing van grote ICT-projecten bij de overheid;

• De kwaliteitscontrole en de bewaking van de samenhang van alle activiteiten , mede in relatie tot de (beleids)doelstellingen van Defensie, worden onverminderd voortgezet aan de hand van het kwaliteitshandboek en de Defensie informatievoorzieningsarchitectuur (Diva). De doelbereiking van de verschillende projecten wordt door middel van vast omschreven acceptatietesten getoetst.

Audits en kwaliteitsonderzoeken

In de achterliggende periode heeft de ADD diverse audits uitgevoerd. De nadruk lag op de kwaliteit van de datamigratieactiviteiten en de ICT-infrastructuur voor SAP. Ook is het communicatieplan Speer onderzocht. De aanbevelingen van de ADD worden opgevolgd.

Uitgevoerde interne (kwaliteits)onderzoeken:

• Vorig jaar november is onderzocht wat er is gedaan met de inzichten die de peilstoktoets in mei hebben opgeleverd;

• Er is een quick scan uitgevoerd naar het gebruik van het SAP-systeem aan boord van de twee fregatten. De aanbevelingen uit deze scan hebben geleid tot de aanpassing van de migratie die eerder in dit rapport is toegelicht. De aanbevelingen zijn niet alleen van belang voor de zeeketen, maar worden ook betrokken bij de migraties in de andere ketens.

VII Overige bijzonderheden

In de volgende rapportage over het programma SPEER die u omstreeks 1 oktober 2010 tegemoet kunt zien, zal ik u informeren over de voortgang van het programma in de periode 15 maart 2010 tot 15 september 2010. Hierbij zal in het bijzonder aandacht worden besteed aan de uitkomsten van de tussenbalans 2010.

De staatssecretaris van Defensie,

J. G. de Vries