31 125 Defensie Industrie Strategie

Nr. 65 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 februari 2016

Mede naar aanleiding van vragen uit uw Kamer heb ik een commissie, onder leiding van de heer Van der Steenhoven (ABDTOPConsult), gevraagd onderzoek te doen naar mogelijke fraude of malversaties rondom de aanbestedingen van IT (Kamerstuk 31 125, nr. 43 van 31 oktober 2014). Hierbij bied ik u de resultaten daarvan aan¹.

Uitkomst van het onderzoek

In de vele gevoerde gesprekken en bestudeerde documenten heeft de commissie geen inbreuken op de integriteit vastgesteld in de zin van corruptie, omkoping, fraude, daadwerkelijke belangenverstrengeling of het ten eigen bate misbruiken of manipuleren van informatie. Zij zag ook geen aanleiding specifieke feiten of gedragingen van defensiemedewerkers, die strijdig zouden zijn met wet- en regelgeving, onder de aandacht van de secretaris-generaal te brengen.

De commissie ziet in het IT-domein echter wel risico’s op het gebied van verwerving en contractbeheer, de omgang met de markt en het behandelen van meldingen. Zij concludeert voorts dat werken aan integriteit nooit klaar is, maar constante aandacht vraagt. Dit noemt de commissie moral fitness.

De commissie doet duidelijke aanbevelingen die de geconstateerde risico’s beter beheersbaar kunnen maken. Op basis van die aanbevelingen neem ik de volgende maatregelen. De secretaris-generaal zal erop toezien dat de maatregelen worden uitgevoerd.

Verwerving en contractbeheer

De commissie beveelt aan het aanbestedingsproces te versnellen. Deze aanbeveling past goed bij het lopende initiatief om de prestaties van de «voorzien in»-keten, die onder meer de behoeftestelling en de verwerving omvat, te verbeteren (Kamerstuk 34 300 X, nr. 39). Dit initiatief zal een aantal samenhangende maatregelen opleveren, waarin de aanbevelingen van de commissie zullen worden verwerkt. Voorts is er inmiddels een begin gemaakt met de invoering van een centraal contractenregister, waardoor behoeftestellers tijdig kunnen worden geïnformeerd over aflopende contracten. Dit zal met kracht worden voortgezet. De kaders voor contract- en leveranciersmanagement worden nog dit jaar aangescherpt. Hierbij worden, voor zover dit nog niet het geval was, verantwoordelijkheden duidelijk belegd.

Omgang met de markt

Ik onderschrijf de aanbeveling om de communicatie met marktpartijen functioneel en transparant te houden. Vanwege de snelle ontwikkelingen in de IT is intensief contact met het bedrijfsleven noodzakelijk. Integriteit en onpartijdigheid kunnen alleen goed worden gewaarborgd als de regels over zakelijke contacten, zoals vastgelegd in het integriteits- en verwervingsbeleid van Defensie, consequent worden toegepast. Door leidinggevenden zal hieraan extra aandacht worden besteed. Ook in opleidingen zal hier verder werk van worden gemaakt. In de rijksbrede inkoopvoorwaarden die Defensie hanteert (ARVODI en ARBIT) is al opgenomen dat de leverancier bij de uitvoering van werkzaamheden geen gebruik mag maken van personen die in een periode van twee jaar voorafgaand aan de werkzaamheden bij Defensie in dienst zijn geweest. Overeenkomstig het door de commissie aanbevolen «Noorse model», zal Defensie leveranciers voortaan verzoeken om bij een offerte een verklaring van die strekking te overleggen.

De commissie signaleert dat er bij reservisten sprake is van extra risico's van belangenverstrengeling, omdat zij per definitie twee meesters dienen. Bij de herziening van het reservistenbeleid, voorzien later dit jaar, zullen deze risico’s worden geadresseerd, onder meer met maatregelen die reservisten en leidinggevenden meer risicobewust maken.

De commissie constateert dat het beheer van defensiepassen voor niet-defensiepersoneel verbetering behoeft. Wanneer tijdelijk ingehuurd personeel de dienst verlaat, maakt het inleveren van de defensiepas deel uit van de vaste procedures. Als dat onverhoopt niet gebeurt, wordt met een gerichte aanschrijving de pas alsnog teruggevorderd. Tevens wordt de pas geblokkeerd, zodat die geen toegang meer geeft tot elektronisch beveiligde locaties. Ook medewerkers van externe dienstverleners die op een defensieterrein werkzaamheden moeten verrichten (bijvoorbeeld bouwwerkzaamheden) krijgen een defensiepas, waarmee ze tijdelijk toegang krijgen tot specifieke locaties. De elektronische toegangsrechten, die aan de pas zijn verbonden, vervallen automatisch na één jaar, tenzij verlenging wordt aangevraagd. Voor de tijdige inname van deze passen is Defensie afhankelijk van de dienstverlener, omdat die zicht heeft op het personeelsverloop.

Ik onderschrijf de opvatting van de commissie dat accounthouders geen toegangspassen behoren te krijgen. Ik zal ervoor zorgen dat dit bij leidinggevenden en beveiligingsfunctionarissen onder de aandacht wordt gebracht.

Behandelen van meldingen

Ten aanzien van het behandelen van meldingen adviseert de commissie de meldingen volgens één vaste lijn te behandelen en de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) daarbij een zwaardere rol te geven. Ik neem deze aanbevelingen ter harte. Meldingen over integriteit horen bij Defensie alleen te worden aangenomen in de lijn of bij de COID. Om te zorgen dat iedere melding goed wordt afgehandeld, zal de COID hierin een centrale rol krijgen. Het digitale systeem voor het melden van voorvallen wordt verbeterd of zo nodig vervangen.

De COID zal direct onder de secretaris-generaal worden gepositioneerd, waarmee de zichtbaarheid wordt vergroot en het mandaat wordt onderstreept. Uitvoerende taken op integriteitsgebied zullen zoveel mogelijk bij de COID worden samengebracht. De gevolgen van dit besluit zullen in een formeel traject worden uitgewerkt.

Moral fit blijven

De hoofdaanbeveling van de commissie is dat Defensie, om moral fit te blijven, moet blijven oefenen met integriteit. Dat doen we en blijven we doen. De COID, die de inspanningen coördineert en ondersteunt, heeft op dit gebied al aansprekende resultaten laten zien. Zo hebben het afgelopen jaar alle P&O-adviseurs en loopbaanbegeleiders een training morele oordeelsvorming gevolgd. Dit jaar komt daar het moreel leeroverleg bij, waar in teamverband dilemma’s uit de dagelijkse praktijk worden besproken. Uiteindelijk zullen alle kwetsbare defensieonderdelen dergelijke instrumenten krijgen aangereikt. Andere voorbeelden zijn het opleiden van interne trainers, de terugkerende aandacht voor integriteit in de opleidingen en het regelmatig beleggen van een moreel beraad. Allemaal activiteiten waarmee blijvend aan de morele conditie wordt gewerkt.

Tot slot

Integriteit is voor Defensie van het grootste belang. De commissie-Van der Steenhoven heeft een waardevolle bijdrage geleverd. Ik ben de commissie hiervoor zeer erkentelijk.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl