29 515 Aanpak regeldruk en administratieve lasten

Nr. 455 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 maart 2021

Tijdens het Wetgevingsoverleg Jeugd van 23 november jl. (Kamerstuk 35 570 XVI, nr. 175) heb ik de Kamer toegezegd om goede voorbeelden van administratieve lastenverlichting in de jeugdzorg te delen. In deze brief voldoe ik aan mijn toezegging door een aantal goede voorbeelden uiteen te zetten.

1. Schrapsessies Carins & gemeente Smallingerland

Een goed voorbeeld van een organisatie die zelf aan de slag is gegaan met het schrappen van overbodige bureaucratie is zorg- en welzijnsorganisatie Carins. Destijds heeft een integraal medewerker jeugd van Carins het initiatief genomen om te schrappen in de regels van haar eigen organisatie1. Na twee fysieke schrapsessies en een online bijpraatsessie, begeleid door speciaal adviseur Rita Verdonk, heeft Carins belangrijke stappen gezet in het verlagen van de administratieve lasten. Zo zijn er binnen de organisatie wijzigingen doorgevoerd in de interne administratie, zoals een koppeling aan de Gemeentelijke Basisadministratie Verstrekkingsvoorziening (GBA-V) en het verkrijgen van inzage in de afgegeven indicaties in het klantsysteem. Deze aanpassingen schelen de professionals van Carins veel bel- en uitzoekwerk. Waar medewerkers voorheen een paar uur per week kwijt waren om alle feiten rondom de cliënt in beeld te brengen, verloopt dit proces inmiddels aanzienlijk efficiënter en scheelt dit professionals gemiddeld een uur in de week.

Daarnaast is Carins samen met de gemeente Smallingerland gestart met het doorlichten van hun gezamenlijke werkprocessen om onderdelen te schrappen die bureaucratie opleveren. Inmiddels is het eerste succes een feit: de handtekening van de teammanager bij het ondersteuningsplan is geschrapt. Dit was een tijdrovend punt waar Carins graag samen met de gemeente verandering in wilde brengen. Het ondersteuningsplan kan nu direct de deur uit als de cliënt deze heeft ondertekend.

Dit levert een tijdswinst op die in de praktijk echt gevoeld wordt: van 4 tot 6 weken naar maximaal een week.

2. Schrappen in de gemeente Enschede

Ook in de gemeente Enschede is hard gewerkt om overbodige administratieve lasten te schrappen. Zo heeft een van de wijkcoaches van gemeente Enschede ervoor gezorgd dat de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de jeugdbeschikkingen bij haar is komen te liggen in plaats van bij haar manager2. Deze aanpassing is inmiddels opgenomen in het beleid van de gemeente Enschede, waardoor alle wijkcoaches officieel mandaat hebben gekregen voor het afgeven van jeugdbeschikkingen. Deze nieuwe manier van werken met efficiëntere afstemming rondom de jeugdbeschikkingen scheelt per wijkcoach zo’n 3 uur per week.

Ook hebben de wijkcoaches van gemeente Enschede sinds kort de mogelijkheid om beschikkingen administratief te verlengen. Doordat er geen extra handelingen meer hoeven te worden verricht, zoals het opstellen van een nieuw ondersteuningsplan, is het proces efficiënter geworden zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van zorg.

3. Pilot Hendig Jeugdhulpverlening

In de gemeente Peel en Maas vond men het te lang duren voordat jongeren met een zorgvraag werden geholpen. Om hier verandering in te brengen is de gemeente, in samenwerking met de partners uit het jeugdveld, aan de slag gegaan om het jeugdzorgnetwerk anders in te richten. Daarbij hebben zij niet zozeer administratieve lasten geschrapt, maar zijn zij in samenspraak met de jeugdzorgketen opnieuw gaan bouwen aan het systeem. Dit deden ze onder de noemer van de «Pilot Hendig»: het leveren van jeugdzorg moest makkelijker.

De pilot leverde een aantal concrete resultaten op. Zo is de beschikking vervangen door een fysiek matchingsgesprek tussen de burger, de gezinscoach en de beroepskrachten. Daarnaast is het aantal productcodes teruggebracht van driehonderd naar zeven en sturen zorgaanbieders declaraties/facturaties met daarop de betreffende productcode en het aantal ingezette uren direct naar de gemeente. Naast deze concrete resultaten heeft er een forse cultuuromslag plaatsgevonden, waarbij het uitgangspunt is verschoven van controle naar vertrouwen en een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor goede en tijdige jeugdzorg op basis van wederzijdse transparantie3.

4. Wegwerken van paarse krokodillen bij Stichting Daelzicht

Het vierde goede voorbeeld komt van Stichting Daelzicht, een zorgorganisatie uit Limburg met een groot en gevarieerd zorgaanbod voor kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. Een coördinerend begeleider van Stichting Daelzicht vertelde tijdens de Landelijke Schrapweek Jeugd welke administratieve lasten zij binnen hun organisatie hebben weggewerkt4. Voorheen werkte Stichting Daelzicht met natte handtekeningen: alle uren werden op papier uitgedraaid, moesten mee naar de cliënt, de cliënt zette een handtekening, het papier moest terug naar de cliëntservice en de cliëntservice verwerkte dit in het systeem. Inmiddels is de natte handtekening afgeschaft en bespaart de organisatie veel tijd die ze anders kwijt zouden zijn geweest aan administratie.

Ook werkt Stichting Daelzicht met een zorg app waarin medewerkers digitaal hun tijdregistratie kunnen doorvoeren. Via de app kunnen zij zowel schriftelijk als mondeling rapporteren in het zorgplan. Ook reiskosten worden via de app berekend. Door de komst van de app is het werkplezier van de professionals aanzienlijk toegenomen.

5. Werken zonder tijdschrijven bij JENS

Medio 2020 ondertekenden het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Jeugdzorg Nederland en de vakbonden FNV en CNV het convenant «Stoppen met tijdschrijven in de jeugdzorg». In dit convenant is afgesproken dat tijdschrijven wordt teruggedrongen, het aantal productcodes wordt geminimaliseerd en er een normtijd per productcode wordt berekend. Op 1 augustus 2020 is het programma productcodes gestart om met deze afspraken aan de slag te gaan. Uit recent onderzoek5 is gebleken dat veel administratie voortkomt uit de hoeveelheid codes en de verschillende manieren waarop gemeenten en aanbieders die codes toepassen. Aangezien bij productcodes vaak een verantwoording in tijd wordt gevraagd, leiden de productcodes tot veel en gedetailleerd tijdschrijven. Door het aantal productcodes terug te brengen tot een minimum en daar een normtijd voor te berekenen, zal het tijdschrijven voor professionals drastisch afnemen of zelfs verdwijnen. Voor de zomer van 2021 worden de eerste resultaten van het programma productcodes opgeleverd.

Om anderen te inspireren, verzamelen en delen de convenantspartijen goede voorbeelden van organisaties die tijdschrijven hebben teruggedrongen en/of het aantal productcodes hebben geminimaliseerd. In december 2020 is hier het eerste goede voorbeeld van gedeeld, afkomstig van uitvoeringsorganisatie JENS. Sinds 1 januari 2019 verzorgt JENS, een samenwerkingsverband van vier zorginstellingen en drie welzijnsorganisaties, de preventieve en ambulante jeugdhulp in de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal. De start van de samenwerking tussen de gemeenten en JENS was uitdagend, mede vanwege een flinke bezuiniging op het jeugdhulpbudget. De gemeenten kozen er bewust voor om een andere weg in te slaan. Er moest een systeem komen waarbij de zorg slimmer en efficiënter werd georganiseerd met zo min mogelijk administratieve lasten. Waar de gemeenten voorheen losse contracten hadden met 250 zorgaanbieders kozen zijn nu voor één opdrachtnemer (JENS) om de basisjeugdhulp uit te voeren.

Jaarlijks ontvangt JENS een vast bedrag van de gemeenten (taakgerichte financiering) voor het uitvoeren van de basisjeugdhulp. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat JENS de vrijheid heeft om de basisjeugdhulp in de drie gemeenten zelf te organiseren waarbij zij niet hoeven te verantwoorden op individueel cliëntniveau. Voor professionals van JENS betekent dit dat zij geen tijd hoeven te schrijven en er dus meer tijd over blijft voor de zorg aan cliënten. Met behulp van een aantal KPI’s (o.a. cliënt- en medewerkerstevredenheid, borging van veiligheid, duur/type hulptrajecten) wordt verantwoording afgelegd aan gemeenten over de geleverde zorg. Hierbij wordt zo goed mogelijk aangesloten bij de landelijke CBS indicatoren, zodat extra registratie voor professionals beperkt blijft.

De belangrijkste tip van JENS voor andere organisaties die momenteel nog tijdschrijven is om op verschillende niveaus te werken aan een sterke vertrouwensrelatie. Hiervoor gaat (en blijft) JENS continu in gesprek met de drie gemeenten, gecontracteerde zorgaanbieders en de organisaties uit het samenwerkingsverband. Dit onderlinge vertrouwen tussen partijen zorgt ervoor dat professionals de ruimte krijgen om datgene te doen waar ze goed in zijn: zorg leveren. Het goede voorbeeld van JENS is gedeeld via de communicatiekanalen van de ondertekenaars van het convenant «Stoppen met tijdschrijven in de jeugdzorg» (Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Jeugdzorg Nederland, FNV en CNV).

Programma [Ont]Regel de Zorg

Bovenstaande voorbeelden zijn een greep uit de mooie initiatieven van administratieve lastenverlichting die ik binnen de jeugdzorg ben tegengekomen. Het programma [Ont]Regel de Zorg zoekt en deelt doorlopend goede voorbeelden van administratieve lastenverlichting. Waar mogelijk (en gewenst) worden organisaties aan elkaar gelinkt om van elkaar te leren. Aandacht voor de context waarin een goed voorbeeld tot stand is gekomen en het creëren van de juiste randvoorwaarden zijn daarbij van groot belang. Immers leidt een goed voorbeeld op plek A niet automatisch tot een goed voorbeeld op plek B. Het programma [Ont]Regel de Zorg kan organisaties hierin begeleiden en/of ondersteunen. De opbrengsten van de goede voorbeelden neem ik onder andere mee in de voorstellen voor beperking van het aantal productcodes via een ministeriële regeling.

Tot slot wil ik u erop wijzen dat deze en andere goede voorbeelden herhaaldelijk onder de aandacht zijn en worden gebracht via de website van [Ont]Regel de Zorg (www.ordz.nl)6 en de sociale media kanalen van speciaal adviseur Rita Verdonk. Om de goede voorbeelden aantrekkelijk en laagdrempelig te maken gebeurt dit zowel in tekst als beeld. Een aantal van de hierboven beschreven voorbeelden zijn ook in korte filmpjes terug te vinden op de website van [Ont]Regel de Zorg.

Op deze manier hoop ik de goede voorbeelden zo toegankelijk mogelijk te maken, zodat zoveel mogelijk partijen er kennis van nemen, van elkaar leren en elkaar inspireren tot het verminderen van administratieve lasten.

Via deze weg beschouw ik mijn toezegging als voldaan.

De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, P. Blokhuis

Naar boven