27 830 Materieelprojecten

Nr. 184 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 31 augustus 2016

Inleiding

Hierbij wordt u de brochure «DMP bij de tijd» aangeboden¹. Het Defensie Materieel Proces (DMP) behelst de kaders voor de materieelverwerving door Defensie, en zo ook de informatievoorziening daarover aan uw Kamer. In de brochure zijn de lessen uit het evaluatierapport «DMP bij de tijd» meegenomen. De Tweede Kamer is hierover geïnformeerd op 15 december 2015 (Kamerstuk 27 830, nr. 166). Zoals toegezegd tijdens het algemeen overleg Materieel van 29 juni jl. ga ik in deze brief ook in op de verschillen met de brochure uit 2007².

Hoofdlijnen van het aangepast DMP

Het nieuwe DMP bestaat bij «kopen van de plank» voortaan standaard uit drie fasen, namelijk: A (behoeftestelling), B (onderzoek) en D (verwerving). De C-fase (vervolgonderzoek) is uitsluitend aan de orde als sprake is van een ontwikkeltraject. Voor de D en de E-fase hebben de aanbevelingen uit het evaluatierapport «DMP bij de tijd» geen gevolgen.

Duidelijke scheiding tussen de fasen

Defensie wil de Tweede Kamer in een vroeg stadium betrekken bij de nut en noodzaak van de behoefte door de Tweede Kamer in de A-brief te informeren over het «wat» en het «waarom» van de behoeftestelling. De laatste jaren liepen de A-brieven echter steeds meer vooruit op «hoe» die behoefte kwalitatief en kwantitatief moet worden vervuld. Daarom wordt de behoeftestelling in de A-brief voortaan functioneel gespecificeerd en wordt de «hoe»-vraag vermeden. Zo ontstaat weer een duidelijke scheiding tussen de A- en de B-fase; de A-fase gaat over het wat en waarom en de B-fase over het hoe.

Het huidige onderscheid tussen de B- en C-fase bij kopen van de plank is achterhaald. Bij kopen van de plank is aan het eind van de B-fase namelijk al voldoende informatie beschikbaar om een besluit te kunnen nemen en is een C-fase niet meer nodig. Bovendien staat de nieuwe aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied (ADV) de selectie van productalternatieven van een longlist (B-fase) naar een shortlist (C-fase) voorafgaand aan de aanbesteding, niet langer toe. Daarom zijn de B en C-fasen heringericht en is het combineren van de B- en C-fase niet meer aan de orde.

De C-fase is voortaan uitsluitend aan de orde bij ontwikkeltrajecten. Daarom heet de C-fase voortaan de «vervolgonderzoeksfase» in plaats van «studiefase». In deze fase wordt vervolgonderzoek verricht op de uitkomsten van de B-fase. Aan het einde van de C-fase ontvangt de Tweede Kamer een brief met de resultaten van het vervolgonderzoek inclusief een update van de kosten in een commercieel vertrouwelijke bijlage. Hierdoor ontstaat ook weer een duidelijke scheiding tussen de B- en C-fase.

A-brief met functionele specificaties

Door de behoeftestelling zo functioneel mogelijk te formuleren kan Defensie eerder met het onderzoek beginnen en blijven in de onderzoeksfase meer opties open voor de invulling van de capaciteitsbehoefte, de inventarisatie van kansrijke verwervingsalternatieven, de mogelijkheden voor internationale materieelsamenwerking en samenwerking met de industrie.

Commercieel vertrouwelijke bijlage

Bij een A-brief met alleen functionele specificaties is er logischerwijs nog geen nauwkeurige financiële informatie beschikbaar. Daarom zal de financiële informatie, in de A-brief, bestaan uit het aangeven van een financiële bandbreedte³ waarin de behoefte qua financieel volume valt. De commercieel vertrouwelijke bijlage met nadere financiële informatie volgt voortaan bij de B- en C-brief, als bekend is hoe de behoefte moet worden vervuld.

Uitzondering hierop zijn projecten waarvan door het ontbreken van alternatieven in de A-fase feitelijk al vaststaat hoe de behoefte moet worden vervuld. In dergelijke gevallen kan na de parlementaire behandeling van de A-brief, met daarin álle relevante informatie die anders in de B-brief zou staan, direct de D-fase beginnen. Defensie meldt dit voornemen in de A-brief.

B-fase met integrale afweging

De B-fase bevat voortaan voor alle DMP-projecten een inventarisatie en vergelijking van de alternatieven op grond van de functionele specificaties uit de A-brief. Voor niet-gemandateerde projecten worden de meest kansrijke alternatieven vergeleken met een kosten-baten analyse (KBA). Defensie zal de KBA-systematiek stapsgewijs uitwerken en invoeren.

Tot besluit

Bovenstaande aanpassingen beogen de materieelverwerving te versnellen en de informatievoorziening daarover aan de Tweede Kamer te verbeteren. Met deze brochure is het DMP weer bij de tijd.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert

Bijlage 1: Overzicht van de verschillen tussen het oude en nieuwe DMP

Oud	Nieuw
Standaard vier fasen (A, B, C, D).	Standaard drie fasen (A, B, D).
A-brief: Beschrijft de kwalitatieve behoefte en hoe deze kwantitatief kan worden ingevuld, inclusief onderbouwing van het benodigde budget.	A-brief: Beschrijft de behoefte in functionele kenmerken, inclusief het aangeven van een financiële bandbreedte waarin de behoefte qua financieel volume valt.
A-brief: De financiële informatie staat in een commercieel vertrouwelijke bijlage.	A-brief: Alleen commercieel vertrouwelijke bijlage als direct kan worden overgegaan naar de D-fase.
B-fase: In de voorstudiefase wordt een eerste vergelijking en selectie gemaakt van alternatieven (long list).	B-fase: voor niet-gemandateerde projecten worden de meest kansrijke alternatieven vergeleken met een kosten-baten analyse (KBA).
BC-brief: Het combineren van de voorstudie (B-fase) en de studie (C-fase) met een de selectie van productalternatieven van een longlist (B-fase) naar een shortlist (C-fase). Aan het einde van de gecombineerde BC-fase volgt het besluit hoe in de behoefte kan worden voorzien. Dit wordt voorgelegd aan de Tweede Kamer.	Geen BC-brief. Duidelijke scheiding tussen de B- en C-fase. Bij kopen van de plank volgt aan het einde van de onderzoeksfase (B-fase) het besluit hoe in de behoefte kan worden voorzien. Dit wordt voorgelegd aan de Tweede Kamer in een B-brief met een commercieel vertrouwelijke bijlage.
C-brief: Aan het einde van de C-fase volgt het besluit hoe in de behoefte kan worden voorzien. Dit wordt voorgelegd aan de Tweede Kamer.	C-brief: De C-fase (vervolgonderzoek) is uitsluitend aan de orde als er sprake is van een ontwikkeltraject. Aan het einde van de C-fase ontvangt de Tweede Kamer een C-brief met de resultaten van het vervolgonderzoek inclusief een update van de kosten in een commercieel vertrouwelijke bijlage.
Vijf financiële bandbreedten (in miljoenen euro’s): < 25, 25–50, 50–100, 100–250 en > 250	Vijf financiële bandbreedten (in miljoenen euro’s): 25–100, 100–250, 250–1.000, 1.000–2.500 en > 2.500

Hieronder zijn schematisch de verschillen tussen de oude en de nieuwe fasering weergegeven.

Figuur: Het oude en het nieuwe DMP

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl.

2 Bijlage bij Kamerstuk 27 830, nr. 46 van 18 september 2007.

3 Zoals besproken tijdens het algemeen overleg Evaluatie DMP van 31 maart 2016, worden er vijf categorieën onderscheiden: 25–100, 100–250, 250–1.000, 1.000–2.500 en > 2.500 (in miljoenen euro’s).