26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 461 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 april 2017

Met deze brief bied ik u het advies aan van het Bureau ICT-Toetsing (BIT) over het project DWR Next van het Shared Service Center ICT (SSC-ICT). Deze brief geeft de bevindingen en aanbevelingen van het BIT weer en mijn reactie hierop. Allereerst wordt een toelichting gegeven op het project DWR Next.

Project DWR Next

SSC-ICT verzorgt de werkplekvoorziening voor een groot aantal ministeries. DWR Next is de nieuwe digitale werkplek van SSC-ICT die geleverd gaat worden aan in ieder geval IenM, BZK, SZW, VWS en FIN. DWR Next maakt het mogelijk dat de Rijksambtenaar op ieder apparaat op iedere plaats en op ieder gewenst tijdstip zijn werk op een gebruikersvriendelijke en veilige wijze kan doen in zijn eigen departementale omgeving, in samenwerking met andere rijkscollega’s en externe organisaties. DWR Next zal in verschillende fases worden uitgevoerd, te weten een ontwikkel- en een implementatiefase. De ontwikkelfase van DWR Next behelst o.a. het moderniseren van de bij de gebruikers van de huidige DWR Werkplek (DWR 1.3) reeds bekende functionaliteiten zoals Windows en Office. De werkplek zal virtueel worden aangeboden vanuit een centrale omgeving, ontsloten voor diverse apparaten. Uitgangspunt voor DWR Next zijn de RWO-eisen¹ en BIR compliancy. In de implementatiefase worden de huidige afnemers (en evt. nieuwe afnemers) voorzien van DWR Next. De uitrol is inmiddels gestart bij IenM. In de loop van 2017 volgen de ministeries BZK, SZW, VWS, en FIN.

Het BIT-advies

In het BIT-advies worden drie conclusies getrokken, op basis waarvan 3 aanbevelingen worden gedaan; 1. Werk met spoed een terugvalscenario uit voor I&M zodat de verhuizing naar de Rijnstraat niet van DWR Next afhankelijk is, 2. Hanteer een stevige projectmatige aanpak voor DWR Next, 3. Zie actief toe op de voorbereidingen door de departementen.

Ik deel de analyse van het Bureau ICT Toetsing dat deze punten in het project DWR Next nadrukkelijk aandacht verdienen. De adviezen zijn een steun in de rug om deze activiteiten voortvarend invulling te blijven geven, en zijn dan ook opgevolgd. Alles overziende meen ik dat – mede door de extra getroffen maatregelen en het actieve risicomanagement ter zake – de uitrol van DWR Next succesvol en op tijd kan verlopen. Hieronder ga ik nader in op de conclusies en de adviezen van het Bureau.

Reactie op conclusie A: diverse leemtes in de DWR Next planning maken kans op uitloop in de tijd groot

De toets heeft plaatsgevonden in de maanden november en december van 2016. De conclusie moet dan ook in dat licht worden bezien, want:

• de bouw van het DWR Next platform is inmiddels afgerond en het platform is inmiddels in gebruik bij ruim 1200 gebruikers (met name van SSC-ICT);

• tijdens de toetsing was alleen het implementatieplan voor IenM gereed, inmiddels zijn ook de implementatieplannen voor andere ministeries gereed resp. in een vergevorderd stadium; dit geldt ook voor overige documentatie en designs (HLD² en LLD³);

Reactie op conclusie B. Onvoldoende voorbereiding door de afnemers kan leiden tot vertragingen

Tijdige voorbereiding aan de kant van de afnemers is essentieel. Het is juist hierom dat er vroegtijdig samen met de departementen intensief wordt gekeken naar hun specifieke departementale applicaties. De gemaakte afspraken worden in de detailplanning verwerkt en gebruikers worden pas gemigreerd als al hun functionaliteit beschikbaar is, hetgeen een goede «stok achter de deur» is voor beide partijen. De voortgang hiervan wordt dagelijks gemonitord via een volgsysteem.

Reactie op conclusie C. De I&M afhankelijkheid van DWR Next is risico voor verhuizing naar de Rijnstraat

Het bureau wijst erop dat het geschikt maken van departementspecifieke applicaties voor IenM ver achter op planning loopt. Deze achterstand is goeddeels ingelopen; inmiddels zijn alle (ruim 200) door IenM aangemelde applicaties onderzocht. Vastgesteld is dat een groot deel niet meer beschikbaar gesteld hoeft te worden. De resterende ca. 80 applicaties zijn inmiddels allemaal door SSC-ICT gescript, getest en gereed voor uitlevering. Bij 3 kleinere applicaties is nog goedkeuring van de functioneel beheerder nodig. Mijn verwachting is dat dit tijdig plaatsvindt. Mochten er onverhoopt onoplosbare bevindingen zijn, dan kan worden teruggevallen op de huidige omgeving, zodat de functionaliteit te allen tijde beschikbaar is, en dit dus niet blokkerend is.

Reactie op advies 1: Werk met spoed een terugvalscenario uit voor I&M zodat de verhuizing niet van DWR Next afhankelijk is

Begin december 2016 is door de projectleiding DWR Next geconstateerd dat de planning te ambitieus was. Hierop is er – in overleg met IenM – een nieuwe planning opgesteld. Als onderdeel hiervan is er ook direct een terugvalscenario uitgewerkt. Dit scenario behelst de continuering van de huidige versie van DWR 1.3, met gebruikmaking van de nieuwe types hardware (devices). Dit scenario is inmiddels getest en goed bevonden en kan op elk moment worden ingeroepen, mocht dat onverhoopt nodig zijn. In principe is dit scenario niet aan de orde, want de Bestuursraad van IenM heeft inmiddels besloten om live te gaan met DWR Next en de uitrol bij IenM is per 3 april jl. op de huidige locaties gestart. Zodoende kan al de nodige ervaring worden opgedaan met DWR Next voorafgaande aan de verhuizing naar de Rijnstraat in juni 2017.

Reactie op advies 2: Hanteer een stevige projectmatige aanpak voor DWR Next

Voor de implementatie is er de afgelopen periode een duidelijker projectstructuur neergezet, waarbinnen het project verantwoordelijk is voor het zgn. departementale tijdslot, en het departement voor de uitrolvolgorde en -tempo (binnen het tijdslot). Zodoende wordt rechtgedaan aan de departementale dynamiek. De op de overkoepelende en integrale planning gebaseerde detailplannen worden centraal gemonitord door de projectleider, die zo nodig escaleert naar de stuurgroep en het DMT (Directie Management Team) van SSC-ICT indien het tijdslot overschreden dreigt te worden.

Reactie op advies 3: Zie actief toe op de voorbereidingen door de departementen

Vanuit de deelprojecten DWR Next wordt er intensief samengewerkt met de ministeries, opdat de voorbereidingen tijdig gereed zijn. Zo wordt van departementen verlangd dat zij een departementaal plan opstellen, een projectleider aanwijzen en een interne besturingsstructuur inrichten. Mede naar aanleiding van de ervaringen bij IenM en het advies van het BIT in dezen, is het intakeproces binnen het project verscherpt en wordt er eerder in het proces getoetst of alle benodigde informatie beschikbaar en ook actueel is.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk

---

1 Rijks Werk Omgeving.

2 High Level Design

3 Low level Design