26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

25 657 Persoonsgebonden Budgetten

Nr. 393 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 februari 2016

Hierbij stuur ik uw Kamer, mede namens de Staatssecretaris van VWS, het advies van het Bureau ICT Toetsing (BIT)¹ en onze appreciatie hiervan. Dit conform de instructies rond het advies van het BIT (Kamerstuk 26 643, nr. 390). Het advies doet aanbevelingen voor het plan van de SVB over de IT ondersteuning voor de dienstverlening PGB.

Allereerst wil ik het BIT danken voor het advies. De bevindingen van het BIT zullen door de SVB worden verwerkt en leiden tot een bijgesteld plan. Tevens worden de bevindingen betrokken bij het nader uitwerken van de «Werkagenda trekkingsrechten PGB». In deze brief zal ik de noodzaak van de ICT-vernieuwing bij de SVB nader toelichten. Ik zal vervolgens toelichten hoe de adviezen van het BIT in het verdere proces worden meegenomen.

Waarom is ICT-vernieuwing nodig?

De Staatssecretaris van VWS heeft op 4 september 2015 uw Kamer het Verbeterplan Trekkingsrechten PGB toegestuurd (Kamerstuk 25 657, nr. 202). Hierin is aangegeven op welke manier het systeem van trekkingsrechten de komende jaren verbeterd en vereenvoudigd zal worden. De huidige ICT systemen kunnen deze verbeteringen niet allemaal ondersteunen. Het door het BIT getoetste ICT-plan geeft aan welke processen binnen de SVB verbeterd kunnen worden, ten behoeve van het beter functioneren van de keten. Dit betreft de vervanging van het betaalsysteem, gebruikersportalen, gegevensbeoordeling en -controle en de salarisadministratie. De vernieuwing is noodzakelijk om de dienstverlening aan de budgethouders en de zorgverleners te verbeteren. De huidige werkwijze is (voorts) te arbeidsintensief, foutgevoelig en kostbaar. Door het systeem te vernieuwen, kan het gebruiksvriendelijker worden gemaakt door een betere inrichting van de portalen. Daarnaast zal met deze vernieuwing digitale dienstverlening beter worden gefaciliteerd, zal benodigde managementinformatie meer en makkelijker beschikbaar worden en zal het proces van declaratie tot betaling inzichtelijk worden. Dit is in het belang van de budgethouder en zal de keten beter laten functioneren.

Conclusies van het BIT en appreciatie

Het BIT is specifiek gevraagd een toets uit te voeren op de vervanging van het betaalsysteem. Het BIT heeft deze vervanging beoordeeld in de context van de bredere ICT-vernieuwing. Ook heeft het BIT in de analyse de wensen betrokken die bij de diverse ketenpartijen leven om de keten van het Trekkingsrecht beter te laten functioneren.

In zijn advies concludeert het BIT dat de kans klein is dat het project in de huidige opzet slaagt en dat het voorgestelde plan tekort schiet op met name de mate waarin het plan rekening houdt met de PGB-keten, de uitvoerbaarheid, de inschatting van de risico’s van het project en de financiering. Deze conclusie is voor de SVB aanleiding om zowel de opzet van het project als het plan van aanpak aan te passen. Hieronder ga ik in op de afzonderlijke adviezen van het BIT.

Ketenperspectief

Ik constateer dat het plan van de SVB prioriteit legt bij de noodzakelijke verbeteringen bij de SVB en dat het BIT adviseert om niet eerst naar de SVB te kijken en dan naar de keten, maar de prioriteitsstelling vanuit de keten te laten plaatsvinden. Deze keuze zullen wij volgen. Dat zal leiden tot belangrijke aanpassingen in het plan van de SVB. Om het ketenperspectief te borgen, zal de ICT-vernieuwing voorts worden verbonden aan de «Werkagenda Trekkingsrecht PGB», die – onder regie van de Ketenregisseur Trekkingsrecht PGB – door de ketenpartijen ter hand zal worden genomen.

Overigens zien wij in het BIT advies geen aanleiding om de keten als zodanig te herzien c.q. de uitvoeringsrol van de SVB in de keten te heroverwegen. De CIO Rijk heeft bevestigd dat dit ook niet de bedoeling was van het BIT-advies en dat het BIT het verstandiger acht om de huidige keten stapsgewijs te verbeteren dan om het PGB-stelsel opnieuw te veranderen.

Opdrachtgeverschap

Het BIT adviseert dat de DG Langdurige Zorg (DGLZ) van het Ministerie van VWS de opdrachtgever wordt voor deze brede vernieuwing.

Mijn collega van VWS en ik vinden het van groot belang dat gemeenten en zorgkantoren meer in hun opdrachtgevende rol ten opzichte van de SVB komen. Voorts is het zaak dat de sturing op de PGB-keten wordt verbeterd door onafhankelijke ketenregie. Daarom heeft de Staatssecretaris van VWS, namens de ketenpartijen, de ketenregisseur gevraagd onafhankelijke regie te voeren op de «Werkagenda Trekkingrecht PGB», die door de ketenpartijen zal worden uitgevoerd.

De Staatssecretaris van VWS en ik onderschrijven de conclusie van het BIT dat de uitwerking van het ICT-verbeterplan ketenbreed en eenduidig wordt aangestuurd.

Daarom hebben de ketenpartijen op 17 februari de onafhankelijke ketenregisseur de opdracht gegeven om deze ICT-vernieuwing aan te laten sluiten op de uitwerking van de Werkagenda trekkingsrechten PGB. Daarbij blijft iedere organisatie in de keten eindverantwoordelijk voor de eigen ICT, maar worden de relevante onderdelen van het ICT-plan met de relevante ketenpartners afgestemd. Ter ondersteuning van de verdere uitwerking wordt door de SVB het deel van het conceptplan dat alleen op de SVB betrekking heeft (bijv. de technische uitwerking) nader uitgewerkt. Daarnaast overlegt de SVB intensief met de relevante ketenpartners over de andere delen. De ketenregisseur ziet erop toe en zorgt ervoor dat dit voldoende zal gebeuren. Dit sluit aan bij de motie Bergkamp/Voortman (Kamerstuk 25 657, nr.228).

Zoals door mijn collega van VWS is toegezegd, zal de Werkagenda voor het geplande AO van 23 maart aanstaande aan uw Kamer worden gezonden.

Verdere uitwerking van het conceptplan

Het BIT constateert dat het plan verdere uitwerking behoeft. Zoals eerder aangegeven, is het een bewuste keuze geweest een conceptplan aan het BIT voor te leggen, zodat de adviezen ervan vroegtijdig meegenomen kunnen worden. Het ICT-plan van de SVB is gebaseerd op het hiervoor genoemde Verbeterplan en zal daar een belangrijk onderdeel van uit maken. De afstemming met de verschillende ketenpartners zal daarbij concretere vorm krijgen. In het ICT-plan wordt, conform de aanbevelingen van de commissie Elias, gewerkt met een methodiek waarbij er een volledig plan wordt geschreven dat is opgedeeld in verschillende fasen. Daarbij hebben de eerste fasen het meeste detailniveau. De fasen die verder in de tijd liggen, zijn globaler van aard.

Het BIT stelt dat de uitvoerbaarheid onvoldoende is doordacht. Het ICT-plan bevindt zich inderdaad in een vroeg stadium en moet nader worden uitgewerkt. De conclusies en aanbevelingen uit het BIT-rapport worden hierbij zeker verwerkt.

Het BIT stelt dat duidelijker gemaakt moet worden hoe de vernieuwing samengaat met de continuïteit van de dienstverlening. Het BIT raadt aan een transitieplan op te stellen. Daarnaast moet vastgesteld worden of het pakket EBS de juiste oplossing biedt. Deze punten zullen worden meegenomen in de uitwerking van de plannen.

Het BIT stelt dat de portaalverbeteringen, wat hen betreft, zonder vertragingen door kunnen gaan. Wij zullen deze aanbeveling volgen. De SVB neemt de portaalverbeteringen, die mogelijk zijn met de gefaseerde aanpak, ter hand en stemt de verbeteringen af met de keten.

Volgens het BIT is de doorlooptijd van een jaar te optimistisch. Er moet gezorgd worden dat er een realistische en herkenbare tijdslijn wordt opgesteld. De SVB heeft op basis van een externe validatie door het bureau Gartner de doorlooptijd van het huidige conceptplan inmiddels aangepast naar anderhalf jaar. Dergelijke externe validaties zullen in de planvorming worden herhaald. De ketenregisseur zal dit onderdeel uit laten maken van het gehele project en hiertoe de benodigde opdrachten verlenen.

Onafhankelijke blik op het project

Het BIT adviseert het aanstellen van een ervaren persoon met een kritische en onafhankelijke blik op het project. De CIO van SZW zou deze persoon, volgens het BIT, bijvoorbeeld kunnen aanstellen. Zoals ik aan uw Kamer heb gemeld (Kamerstuk 26 448, nr. 552), zal de heer Hakkenberg als extern adviseur de SVB tijdelijk versterken op het brede terrein van ICT en bedrijfsvoering binnen de SVB. De planning is dat zijn advies medio april 2016 wordt opgeleverd.

Verder heb ik met de SVB overlegd om extra kritisch vermogen te benutten door een externe QA (Quality Assurance) functie te beleggen binnen de CIO-office van de SVB. Voorts zal de ketenregisseur over het project als geheel, dus zowel over de werkagenda als over het ICT plan, een onafhankelijke blik organiseren. Hij zal opdrachten verlenen voor externe validatie op de plannen. Daarbij zal hij onder andere gebruik maken van de expertise die beschikbaar is binnen de CIO offices van het Rijk. Dergelijke toetsen zullen periodiek plaatsvinden bij de oplevering van het globale plan voor de gehele ICT voor het PGB en bij de nadere uitwerking van de diverse fasen.

Met dit alles zijn ons inziens de onafhankelijkheid en kwaliteit geborgd.

Financiering

Wij volgen het advies van het BIT op. De ketenregisseur zal namens gemeenten en zorgkantoren als gedelegeerd opdrachtgever optreden richting de SVB. Voor de financiering geldt het principe dat gemeenten en zorgkantoren voor de dienstverlening door de SVB betalen. In dat verband zal de ketenregisseur zorg dragen voor de precieze verdeling tussen deze opdrachtgevers van de kosten voor de noodzakelijke ICT-vernieuwing.

Ten slotte

De SVB zal het IT plan aanpassen overeenkomstig het advies van het BIT en de in deze brief opgenomen reactie. Mijn collega van VWS en ik hebben er vertrouwen in dat het BIT-advies zo een belangrijke bijdrage levert aan het in goede banen leiden van de benodigde ICT-vernieuwing. Dit achten wij in het belang van de budgethouder en de ketenpartners in het PGB stelsel. De vernieuwing zal haar beslag krijgen in samenhang met de uitwerking van de werkagenda en in samenspraak met de gehele keten van Trekkingsrechten PGB.

Het BIT zal het aangepaste plan opnieuw beoordelen om vast te stellen of de aanbevelingen goed zijn verwerkt.

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, J. Klijnsma

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl