32 733 Beleidsbrief Defensie

Nr. 150 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 31 oktober 2014

Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken van het verbeterprogramma beheer tot en met september 2014. Hiermee doe ik de toezegging gestand om twee keer per jaar, bij de begroting en in het jaarverslag, hierover te rapporteren.

Algemeen

Met de brief «Beheer bij Defensie» (Kamerstuk 32 733, nr. 116) van 14 februari 2013 heb ik u geïnformeerd over de aangepaste ambities voor het op orde krijgen van het beheer in samenhang met de reorganisaties, de invoering van ERP en «Krijgsmacht op orde». Mijn streven is dat het beheer in 2015 op orde is. Eind 2014 loopt het verbeterprogramma beheer ten einde.

Het samenvattend rapport van de Audit Functie Defensie (AFD)¹ en het rapport «Resultaten verantwoordingsonderzoek 2013» van de Algemene Rekenkamer (AR) constateren vooruitgang in 2013, maar concluderen tegelijkertijd dat het vooraf aangekondigde risico op een terugval in het financieel beheer zich ook daadwerkelijk heeft voorgedaan. Volgens het verantwoordingsonderzoek zijn er over 2013 zes onvolkomenheden in het beheer.

Het financieel beheer kent vijf onvolkomenheden. Deze betreffen het financieel beheer bij beleidsartikelen CZSK, CLSK, CDC en DMO² en de HDFC als verantwoordelijke voor de interne beheersing van het financieel beheer. Daarnaast is de onvolkomenheid in verband met de personeelsdossiers blijven staan. De onvolkomenheid uit 2012 betreffende het materieelbeheer, in het bijzonder de sturing en beheersing van het materieelbeheer, is in 2013 opgelost. De aanbevelingen uit de rapporten van de AFD en AR zijn door Defensie overgenomen en opgepakt.

Financieel beheer

In 2013 is het controlveld ingrijpend gereorganiseerd, waarbij onder meer het centraal Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK) is opgericht. De reorganisatie heeft geleid tot een tijdelijke terugval in de kwaliteit van het financieel beheer. De afgelopen maanden is er veel werk verricht om de nieuwe organisatie en de bijbehorende werkwijzen werkend te maken en de verbetermaatregelen voor het financieel beheer uit te voeren. Het is nu zaak om de effecten daarvan zichtbaar te krijgen. De inzet is om in 2015 geheel volgens de verbeterde wijze te werken.

Ook de implementatie van ERP M&F heeft gevolgen voor de financiële processen en de administratie. De gewenning met de gewijzigde processen en de nog niet volledig voltooide migratie naar het ERP-systeem, vormen hierbij nog een klein risico voor de kwaliteit van het financieel beheer.

Defensie voldoet momenteel aan de norm voor tijdig betalen; gemiddeld 90 procent van de facturen wordt betaald binnen 30 dagen. De verwachting is dat ook over geheel 2014 aan deze rijksbrede norm wordt voldaan.

Personeelsdossiers

Het project opschonen personeelsdossiers is in oktober 2013 beëindigd. Medio 2014 was circa 80 procent van de dossiers van voor 1 januari 2014 gecompleteerd. Om te voorkomen dat nieuwe achterstanden ontstaan heeft Defensie de personeelsadministratie technisch aangepast om uitsluitend nieuw personeel in dienst te nemen als de verplichte documenten in het dossier zitten. Gebleken is dat dit systeem nog niet waterdicht is doordat de bijbehorende controleprocedures nog onvoldoende worden nageleefd. Verdere maatregelen worden getroffen, zoals een aanvullende 100-procentscontrole voordat aanstelling plaatsvindt. De ADR zal eind 2014 wederom onderzoek hiernaar doen.

Verklaringen van geen bezwaar

De onvolkomenheid met betrekking tot de verklaringen van geen bezwaar (VGB) is in 2012 opgelost. De achterstanden zijn weggewerkt. De AR formuleert nog wel twee aandachtspunten.

Het eerste aandachtspunt betreft de structurele verbetering van het proces van de afgifte van verklaringen van geen bezwaar. Hiertoe zijn maatregelen getroffen. Door de ADR is onderzoek gedaan naar de effectiviteit hiervan. De verwachting is dat met het huidige VGB-proces de norm (minimaal 90 procent binnen acht weken afgerond) structureel zal worden gehaald.

Het tweede punt van aandacht betreft het aantal medewerkers met een niet passend veiligheidsmachtingsniveau in de Bestuursstaf. Defensie heeft inmiddels maatregelen genomen die effect hebben. Maandelijks wordt geïnventariseerd voor welke personen een (hernieuwd) veiligheidsonderzoek benodigd is (standdatum 1 september jl.: zes medewerkers), waarna deze onderzoeken worden gestart.

Tot slot

Zoals eerder genoemd loopt het verbeterprogramma eind 2014 ten einde. De doelstelling is dat het beheer in 2015 op orde is en de kwaliteit structureel is gewaarborgd. Op het gebied van de incomplete personeelsdossiers blijken aanvullende maatregelen nodig. Bij het financieel beheer blijven momenteel risico’s aanwezig, maar zijn maatregelen getroffen om deze te verminderen.

In een aantal gevallen zijn nog onderzoeken van de ADR voorzien om de werking van getroffen maatregelen te toetsen. In het jaarverslag over 2014 zal ik u informeren over de resultaten daarvan.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert

---

1 Per 1 april 2014 is de AFD opgegaan in de Audit Dienst Rijk (ADR).

2 De onvolkomenheden zijn toegekend aan defensieonderdelen waarbij relatief veel problemen in dossiers zijn geconstateerd. Het is echter niet altijd een specifiek probleem van deze defensieonderdelen zelf.