32 028 (R 1889)
Goedkeuring van de op 10 september 1998 te Parijs tot stand gekomen Overeenkomst betreffende de afgifte van een attestatie de vita, met bijlagen (Trb. 2004, 283)

nr. 3
MEMORIE VAN TOELICHTING

Algemeen

Het advies van de Raad van State van het Koninkrijk wordt niet openbaar gemaakt, omdat het uitsluitend opmerkingen van redactionele aard bevat (artikel 25a, vijfde lid jo vierde lid, onder b, van de Wet op de Raad van State).

Op 10 september 1998 is te Parijs in het kader van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (ICBS) de Overeenkomst betreffende de afgifte van een attestatie de vita totstandgekomen (hierna: het verdrag). Het verdrag vergemakkelijkt het voor de burger om in een ander land dan het land waar hij woonachtig is aan te tonen dat hij in leven is door het overleggen van een internationale akte. Tevens wordt beoogd om de publieke en private instellingen waaraan het bewijs moet worden geleverd, betere garanties omtrent de juistheid van de verstrekte gegevens te bieden, op grond van het officiële karakter van de attestatie en de wijze waarop deze wordt opgesteld. Het verdrag verplicht verdragspartijen niet alleen om attestaties de vita af te geven, maar ook om attestaties de vita te aanvaarden die door een andere verdragspartij worden afgegeven.

De wenselijkheid van de totstandkoming van het verdrag is gelegen in het feit dat het steeds vaker voorkomt dat personen de periode waarin zij pensioengerechtigd zijn, in een ander land doorbrengen, dan in het land waar zij hun werkzame leven hebben doorgebracht. Dat heeft als praktische consequentie, dat de pensioenuitkeringen die zij hebben opgebouwd, dienen te worden overgemaakt vanuit het ene land naar het andere land. Om zekerheid te hebben over het feit dat de uitkeringsgerechtigde persoon nog in leven is, plegen de uitkerende instanties te vragen om een stuk waaruit dat blijkt: een attestatie de vita (bewijs van in leven zijn). Thans zijn er echter geen internationale modellen voor dergelijke verklaringen. Evenmin is er op nationaal niveau een wettelijke regeling. Dat betekent dat het in de praktijk als volgt gaat: de betrokkene wendt zich tot de gemeente waar hij woonachtig is om een dergelijke verklaring te verkrijgen. Deze verklaring dient vervolgens te worden voorzien van een beëdigde vertaling in de taal van het land waar het bewijs moet worden geleverd.

Het onderhavige verdrag maakt het voor de burger gemakkelijker om een attestatie de vita aan te vragen en om deze over te leggen, daar er een internationaal model voor is ontwikkeld en het niet nodig is deze van een beëdigde vertaling te laten voorzien. De attestatie de vita wordt afgegeven door de ambtenaren van de burgerlijke stand. Zij kan ook worden afgegeven door andere autoriteiten, zoals de diplomatieke en consulaire ambtenaren.

In de ICBS is reeds ruime ervaring opgedaan met het opstellen van internationale modelakten voor de internationale uitwisseling van gegevens betreffende de staat van personen. Deze internationale organisatie heeft immers een groot aantal verdragen tot stand gebracht, die het gebruik van internationale modelakten regelen.

Het verdrag is inmiddels ondertekend door de volgende lidstaten van de ICBS: Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje en Turkije en geratificeerd door Spanje en Turkije waardoor het op 1 september 2004 in werking is getreden.

Het partij worden bij het verdrag noopt tot wijziging van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek en van de Wet rechten burgerlijke stand. Een daartoe strekkend voorstel van wet is onlangs bij de Tweede Kamer der Staten-Generaal aanhangig gemaakt (Kamerstukken II 2008/09, 31 962).

Bij het verdrag is een zogenoemd «toelichtend rapport» opgesteld, vastgesteld door de Algemene Vergadering van de ICBS. Dit rapport geeft een authentieke toelichting op en verantwoording van de artikelen in het verdrag. Het toelichtend rapport is gepubliceerd op de website van de de ICBS (www.ciec1.org), achter de tekst van het verdrag. De onderhavige toelichting is hierop gebaseerd en aangevuld met informatie die specifiek betrekking heeft op de situatie in het Koninkrijk.

Artikelen

Artikel 1

In artikel 1 is voor iedere staat die partij is bij het verdrag de verplichting vastgelegd om attestaties de vita af te geven. Deze verplichting geldt, zoals ook in het tweede lid nader wordt aangegeven, ongeacht de nationaliteit van de aanvrager, zelfs indien deze van geen enkele staat die partij is bij het verdrag onderdaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een in Spanje woonachtige Marokkaanse werknemer die recht heeft op een door een Nederlands orgaan uit te keren pensioen, zich tot de Spaanse autoriteiten kan wenden om een attestatie de vita te verkrijgen die in Nederland moet worden aanvaard. Het is overigens om zowel praktische als juridische redenen onmogelijk om de autoriteiten van de staat van de verblijfplaats van de betrokkene te vragen een onderzoek in te stellen naar de nationaliteit van de aanvrager als deze geen eigen onderdaan is.

Artikel 2

De in het eerst lid vervatte bepaling vormt de logische aanvulling op het voorgaande artikel: iedere verdragspartij verplicht zich niet alleen om de attestaties de vita af te geven, maar ook om de attestaties die door andere verdragspartijen worden afgegeven, te aanvaarden.

Het tweede lid van dit artikel regelt dat de termijn waarbinnen de overlegging van de akte dient te worden aanvaard, bepaald wordt door het recht van het ontvangende land. Hierbij dient bedacht te worden dat er onderscheid gemaakt moet worden tussen de rechtsgeldigheid van de attestatie zelf en de bepalingen die betrekking hebben op de overlegging ervan. De attestatie vormt namelijk het bewijs van in leven zijn van een persoon op het tijdstip waarop het document wordt afgegeven. Vervolgens dient de attestatie gedurende een bepaalde termijn na de afgifte ervan te worden aanvaard. Voor Nederland zal deze periode zes maanden na de datum van afgifte zijn, zie het hiervoor genoemde wetsvoorstel tot wijziging van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek en van de Wet rechten burgelijke stand. Het bewijs dat een persoon in leven is, kan vanzelfsprekend niet worden geleverd voor een periode die volgt op de datum van de afgifte van het stuk, maar het is wel mogelijk om gedurende een redelijke termijn na de afgifte van de attestatie aan te nemen dat de persoon in kwestie nog in leven is, waardoor de betrokkene in staat is de benodigde bewijsmiddelen te doen toekomen aan het betalingsplichtige orgaan. Het gaat hier derhalve uitsluitend om het vaststellen van een vermoeden van in leven zijn «juris tantum».

Wat betreft de vaststelling van de termijn waarbinnen de attestatie moet worden overgelegd om als geldig beschouwd te worden, bestond aanvankelijk het voornemen om een vaste termijn te bepalen en deze op te nemen in het verdrag. Vervolgens bleek het echter beter de vaststelling van de termijn gedurende welke de geldigheid van de akte wordt aangenomen over te laten aan het interne recht van elk van de verdragspartijen. De redenen hiervoor zijn dat een aantal landen op dit punt geen wettelijke regeling heeft en dat de termijn per orgaan – overheid, semi-overheid of privaatrechtelijke instantie – waaraan de attestatie de vita wordt overgelegd kan variëren. Derhalve is verwezen naar de geldende wet of gewoonte van het land van afgifte, waardoor er ruimte is voor een soepele toepassing van het verdrag. In het derde lid is bepaald dat de attestatie de vita als bewijs van in leven zijn geldt, behoudens tegenbewijs.

Artikel 3

De voorwaarden voor afgifte van de attestatie worden bepaald door het recht van het land van afgifte dan wel, bij afgifte door diplomatieke of consulaire autoriteiten, het recht van de zendstaat. In het algemeen wordt van de betrokkene verlangd dat deze in persoon verschijnt bij de autoriteit die aangewezen is om te verklaren dat de betrokkene in leven is. Van deze algemene regel kan in bijzondere omstandigheden worden afgeweken, bijvoorbeeld in geval de betrokkene zich niet kan verplaatsen als gevolg van invaliditeit, ziekte of vanwege andere gegronde redenen. De nationale wet bepaalt ook of de verzoeker zijn verblijfplaats heeft op het grondgebied van de staat die de attestatie afgeeft.

Artikel 4

Dit artikel bepaalt dat verdragspartijen dienen aan te geven welke autoriteiten in het eigen land bevoegd zijn om de attestatie de vita af te geven. Voor wat het Koninkrijk betreft, zal dit voor Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn. Een verklaring van die strekking zal bij de toetreding worden afgelegd. Uitdrukkelijk is bepaald dat diplomatieke of consulaire autoriteiten in elk geval bevoegd zijn.

Strikt genomen zijn zij thans reeds bevoegd om voor hun onderdanen attestaties de vita op te stellen die bestemd zijn voor hun nationale autoriteiten, op voorwaarde dat deze bevoegdheid hun wordt toegekend door het nationale recht en erkend wordt door het recht van het land waar zij hun functie uitoefenen. Het leek evenwel wenselijk om alle verdragspartijen te verplichten deze bevoegdheid te erkennen, hetgeen tot gevolg heeft dat de attestaties die zij afgeven aanvaard dienen te worden door zowel hun eigen nationale organen als die van alle andere verdragspartijen. Daarnaast is bepaald dat deze autoriteiten bevoegd zijn om attestaties de vita af te geven ongeacht de nationaliteit van de betrokkene, indien het recht van de staat waar zij hun verblijfplaats hebben zich daar niet tegen verzet en indien de attestatie zal worden gebruikt op het grondgebied van de staat waaronder zij ressorteren.

Staten die dat op grond van hun wettelijk stelsel opportuun achten, hebben de mogelijkheid om andere functionarissen met publieke taken zoals notarissen, toe te voegen aan de autoriteiten die bevoegd zijn om de attestaties af te geven. Hoewel deze geen «autoriteiten» zijn in de eigenlijke betekenis van het woord, betreft het functionarissen met een openbare taak of ministeriële ambtenaren die met name de bevoegdheid hebben om authentieke akten op te maken. Deze bevoegdheid is niet uitdrukkelijk in het verdrag geregeld, maar blijkt uit het eerder genoemde toelichtend rapport.

Artikelen 5 tot en met 9

Deze artikelen bevatten de formele vereisten die aan de attestatie worden gesteld, waarvan het model is opgenomen in bijlage 1 bij het verdrag. Hun formulering is afgeleid van andere verdragen tot stand gekomen in het kader van de ICBS. Bij deze verdragen is het systeem gehanteerd dat de vermeldingen in de modelakten in alle talen van de lidstaten van de ICBS worden aangegeven. Door de toename van het aantal lidstaten en daardoor van het aantal te vermelden talen, is met de op 6 september 1995 te Brussel tot stand gekomen Overeenkomst inzake codering van de aanduiding van documenten van de burgerlijke stand (www.ciec1.org) een ander systeem geïntroduceerd.

Dat verdrag voorziet in een systeem van coderingen met cijfers voor de vertalingen, waardoor het niet meer nodig is om op een internationaal model de vermeldingen in alle talen van de lidstaten op te nemen. Via de cijfercode kan men op grond van een lexicon de vertaling vinden in elke andere taal van een lidstaat. Voor het onderhavige verdrag is besloten gebruik te maken van dit systeem van coderingen. Dat betekent dat de attestaties worden afgegeven in de officiële taal of talen van het land van afgifte en in het Frans – zijnde de officiële taal van de ICBS – met vermelding van de codering zodat de corresponderende vertaling in de andere talen kan worden gevonden. Op grond van artikel 8, eerste lid, zal de vertaling in het Nederlands van de in bijlage 2 opgenomen codering bij de toetreding van het Koninkrijk ter goedkeuring aan de ICBS worden voorgelegd.

Artikel 10

Aangezien de attestatie de vita gebruikt zal worden in een andere staat dan die waar deze wordt afgegeven en de autoriteit of het orgaan waaraan de attestatie wordt overgelegd in het algemeen niet over het lexicon beschikt dat hem in staat stelt om op grond van de coderingen de vertaling in de eigen taal te achterhalen, is bepaald dat de autoriteit die de attestatie afgeeft, op verzoek een lijst bijvoegt van de coderingen die in het stuk voorkomen, met de vertaling daarvan in de officiële taal of in één van de officiële talen van de staat waar de attestatie gebruikt zal worden of met de vertaling in alle talen van de lidstaten van de ICBS.

De autoriteit die de attestatie afgeeft, heeft tevens de bevoegdheid om indien zij over de daartoe benodigde middelen beschikt, over te gaan tot het «decoderen» – in feite het vertalen van de attestatie – door deze af te geven in de officiële taal of talen van het land waar het stuk dient te worden overgelegd.

Tevens is in het tweede lid van artikel 10 bepaald, dat elke belanghebbende – waarmee zowel de verzoeker als het orgaan waarvoor de attestatie bestemd is worden bedoeld – de mogelijkheid heeft de bevoegde autoriteit in het land waar de attestatie gebruikt zal worden, te verzoeken aan te geven welke betekenis de coderingen hebben die op de attestatie voorkomen of te verzoeken de attestatie te «decoderen». Dat betekent bijvoorbeeld dat een belanghebbende die in Nederland een attestatie overlegt die in Spanje is afgegeven en in de Spaanse en de Franse taal is opgesteld, de ambtenaar van de burgerlijke stand in Nederland kan verzoeken om hem de lijst van coderingen in het Nederlands te verschaffen, dan wel om hem een Nederlandse versie van zijn attestatie te verschaffen. Het spreekt voor zich dat van deze mogelijkheid een zeer terughoudend gebruik dient te worden gemaakt en dat zulks alleen aan de orde kan zijn indien de vertaling van de coderingen of de«decodering» niet reeds werd verzorgd door de autoriteit die de attestie heeft afgegeven. Het ligt evenzeer in de rede dat de organen die de attestaties gebruiken, niet naar de betekenis vragen van de coderingen en niet om de «decodering» verzoeken wanneer zij de in een vreemde taal gestelde vermeldingen in de attestatie die zij hebben ontvangen begrijpen.

Op grond van het derde lid zal bij de toetreding tot het verdrag een verklaring worden afgelegd waarbij voor Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba de ambtenaar van de burgerlijke stand dan wel de daartoe in het Koninkrijk bevoegde diplomatieke of consulaire autoriteit zal worden aangewezen als de autoriteit die bevoegd is om de coderingen te vertalen of over te gaan tot hun decodering.

Artikel 11

In het eerste lid van dit artikel staan de formele garanties vermeld die de authenticiteit van de attestatie waarborgen. Het zijn de naam, bevoegdheid, handtekening en stempel van de afgevende autoriteit, alsmede de datum van afgifte. Indien de handtekening op de akte is gezet door een gevolmachtigde van de bevoegde autoriteit en de nationale wet dat mogelijk maakt, hoeft de wijze waarop de volmacht is verleend niet te worden vermeld.

Het tweede lid bepaalt dat de attestatie is vrijgesteld van het vereiste van legalisatie. In geval van ernstige twijfel ten aanzien van de authenticiteit van de attestatie kan tot verificatie worden overgegaan. De procedure daarvoor is overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van de op 15 september 1977 te Athene tot stand gekomen Overeenkomst tot vrijstelling van legalisatie voor bepaalde akten en documenten (Trb. 1978, 19). De uitdrukkelijke vermelding van de vrijstelling van legalisatie in dit verdrag is ingegeven door het feit dat de attestaties de vita strikt genomen niet behoren tot de lijst van stukken die bij het voormelde verdrag van legalisatie zijn vrijgesteld. Daarnaast is het zo dat staten partij kunnen worden bij het onderhavige verdrag, zonder partij te zijn bij de Overeenkomst tot vrijstelling van legalisatie voor bepaalde akten en documenten.

Artikelen 12 tot en met 18

Deze artikelen bevatten de gebruikelijke slotbepalingen. Toetreding tot het verdrag is mogelijk voor de staten die lid zijn van de ICBS, van de Europese Unie of van de Raad van Europa. Artikel 14 regelt dat het verdrag in werking treedt wanneer twee lidstaten van de ICBS partij zijn. Inwerkingtreding heeft inmiddels plaatsgevonden door de ratificatie door Spanje en Turkije.

Bijlage 1

Bijlage 1 bevat het model van de attestatie. Bovenaan het formulier bij de rubriek «Staat», moet het land worden vermeld waaronder de autoriteit ressorteert die de attestatie afgeeft. Lokale autoriteiten vermelden hier de staat van hun verblijfplaats; de diplomatieke of consulaire autoriteiten vermelden hier hun zendstaat.

De plaatsnamen die in het certificaat vermeld staan, worden gevolgd door de naam van de staat waarin die plaatsen zijn gelegen. Deze toevoeging is noodzakelijk voor de plaats van afgifte wanneer de attestatie wordt afgegeven door een diplomatieke of consulaire autoriteit en in alle gevallen voor de geboorteplaats van de betrokkene. De autoriteit die gevraagd wordt de attestatie af te geven, wordt geacht een gedegen controle uit te voeren naar het in leven zijn en de identiteit van de betrokkene. Deze controle kan worden verricht door onderzoek van de identiteitskaart, het paspoort, de verblijfstitel, door raadpleging van de registers van de burgerlijke stand of van het bevolkingsregister en door elk ander middel waarin het interne recht voorziet van de autoriteit die de attestatie afgeeft.

Te denken valt aan inlichtingen die worden verstrekt door andere instanties.

Het verdient aanbeveling het nummer van het geraadpleegde document te vermelden. Indien dit niet mogelijk is – hetgeen in het algemeen het geval zal zijn indien de verificatie wordt uitgevoerd op grond van de raadpleging van registers of door het gebruik van andere bewijsmiddelen – vinkt de autoriteit die de attestatie afgeeft slechts het toepasselijke hokje of de toepasselijke hokjes aan en vervangt de aanduiding van het nummer door streepjes. Verder wordt opgemerkt dat niet is toegestaan om andere vermeldingen op de attestatie aan te brengen dan de op het formulier aangegeven vermeldingen.

Bijlage 2

Bijlage 2 bevat de lijst van vermeldingen die in de attestatie zijn opgenomen, met de bijbehorende numerieke coderingen. Deze kan aan de verzoeker meegegeven worden als hem de attestatie in de Franse taal en de taal van het land van verblijf wordt afgegeven. Op basis van deze lijst kan via de coderingen gemakkelijk de vertaling gevonden worden in de taal van het land waar de attestatie dient te worden overgelegd.

De Bijlagen 1 en 2 zijn gelet op de inhoud, aan te merken als zijnde van uitvoerende aard.

Verdragen tot wijziging van deze bijlagen behoeven op grond van artikel 7, onderdeel f, van de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen geen parlementaire goedkeuring, tenzij de Staten-Generaal zich het recht van goedkeuring terzake voorbehouden.

Koninkrijkspositie

Goedkeuring van het verdrag wordt gevraagd voor het gehele Koninkrijk.

De regering van de Nederlandse Antillen heeft aangegeven medegelding van het verdrag wenselijk te achten. De Nederlands-Antilliaanse regering onderschrijft het belang voor inwoners van de Nederlandse Antillen van niet-Nederlandse nationaliteit om op eenvoudige en betrouwbare wijze aan de eigen autoriteiten te kunnen aantonen dat ze nog in leven zijn. Tevens biedt het verdrag aan personen die gerechtigd zijn tot een pensioen of uitkering uit de Nederlandse Antillen, die buiten de Nederlandse Antillen verblijven, de mogelijkheid om op eenvoudige wijze aan de Nederlands-Antilliaanse autoriteiten aan te tonen dat ze nog in leven zijn. De medegelding kan tot stand worden gebracht nadat in de benodigde uitvoeringswetgeving is voorzien.

De regering van Aruba heeft eveneens aangegeven medegelding van het verdrag wenselijk te achten. De Arubaanse Regering merkt daarbij op het belang van een internationale eenvormige modelakte te onderkennen. Een internationaal gelijkluidende attestatie de vita zal meer gezag dragen als deze herkenbaar afkomstig is van de bevoegde autoriteiten van het land dat het heeft afgegeven. Wel is uitvoeringswetgeving noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de verdragsverplichtingen. Medegelding kan derhalve voor Aruba pas worden gerealiseerd nadat in deze uitvoeringsregeling is voorzien.

De minister van Justitie,

E. M. H. Hirsch Ballin

De minister van Buitenlandse Zaken,

M. J. M. Verhagen