31 924 IIB
Jaarverslag en slotwet Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba 2008

nr. 2
RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2008 VAN DE RAAD VAN STATE, ALGEMENE REKENKAMER, NATIONALE OMBUDSMAN, KANSELARIJ DER NEDERLANDSE ORDEN, KABINET VAN DE GOUVERNEUR VAN DE NEDERLANDSE ANTILLEN EN KABINET VAN DE GOUVERNEUR VAN ARUBA (IIB)

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 20 mei 2009

Hierbij bieden wij u aan het op 6 mei 2009 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2008 van de Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB)».

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling,

president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA,

secretaris

Inhoud

1.Inleiding5
1.1.Over de overige Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten5
1.2Over dit onderzoek5
   
2Jaarverslag7
2.1Oordeel over de financiële informatie7
2.2Oordeel over de saldibalans en toelichting8
2.3Oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering8
   
3Bedrijfsvoering10
3.1Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer10
3.2Ontwikkeling in de bedrijfsvoering10
   
4Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer12
   
Bijlage 1Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het Jaarverslag 2008 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten13
   
Bijlage 2Gebruikte afkortingen19
   
 Literatuur20

1 INLEIDING

In dit rapport presenteren wij de oordelen en de belangrijkste bevindingen van ons rechtmatigheidsonderzoek bij de overige Hoge Colleges van Staat1 en Kabinetten. Hieronder geven we eerst een beschrijving van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. Ook gaan we in op onze onderzoeksaanpak en wijze van rapporteren. In hoofdstuk 2 presenteren wij vervolgens onze oordelen over het Jaarverslag 2008 van deze colleges en kabinetten. In hoofdstuk 3 gaan wij in op de bedrijfsvoering van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. In hoofdstuk 4 staat de reactie van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) als eindverantwoordelijke bewindspersoon op dit onderzoek.

1.1 Over de overige Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten

Wij rapporteren over de resultaten van ons onderzoek per jaarverslag. In totaal zijn er 27 jaarverslagen. Dit rapport gaat over het jaarverslag van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB).

De overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zijn onafhankelijke staatsinstellingen. In dit rapport behandelen wij de volgende overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten:

• de Raad van State;

• de Algemene Rekenkamer;

• de Nationale ombudsman;

• de Kanselarij der Nederlandse Orden;

• het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen;

• het Kabinet van de Gouverneur van Aruba.

De uitgaven van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2008 bedroegen € 102,1 miljoen. De verplichtingen bedroegen € 103,5 miljoen en de ontvangsten € 4,2 miljoen.

1.2 Over dit onderzoek

De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het Rijk. Dit doen wij door na te gaan of de jaarverslagen voldoen aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt: is de financiële informatie en de informatie over de bedrijfsvoering tot stand gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed weergegeven?

Daarnaast onderzoeken we ook de bedrijfsvoering zelf. Hiervoor gaan we onder andere na of het financieel beheer en het materieelbeheer voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.

In ons rapport bij het jaarverslag melden we zowel de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die onze kwalitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan we financiële informatie die niet rechtmatig tot stand gekomen is (het begrotingsgeld is niet volgens de regels uitgegeven) of die niet deugdelijk is weergegeven (er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). We spreken van «onzekerheden» wanneer we, bijvoorbeeld door onvolkomenheden in het financieel beheer, niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten.

Op www.rekenkamer.nl kunt u meer lezen over hoe onze rapporten bij de jaarverslagen tot stand komen. Daar vindt u ook een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen. Gebruikte afkortingen in dit rapport zijn opgenomen in bijlage 2.

2 JAARVERSLAG

De Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2008 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten beoordeeld. Wij hebben onderzocht of de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten het begrotingsgeld volgens de regels hebben uitgegeven en ontvangen en of zij daarover in het jaarverslag goed verantwoording hebben afgelegd.

Verder hebben we onderzocht of de informatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen.

In dit hoofdstuk lichten wij ons oordeel over het jaarverslag toe. Dit oordeel bestaat uit deeloordelen over:

• de financiële informatie (§ 2.1);

• de saldibalans (§ 2.2);

• de informatie over de bedrijfsvoering (§ 2.3).

2.1 Oordeel over de financiële informatie

De financiële informatie in het jaarverslag bestaat uit de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten in de verantwoordingsstaat en de toelichting daarbij.

De financiële informatie dient op grond van de CW 2001:

• rechtmatig tot stand te zijn gekomen;

• deugdelijk te zijn weergegeven;

• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

Oordeel
De financiële informatie in het Jaarverslag 2008 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij bij geen van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden.

Het bedrag aan verplichtingen omvat in totaal € 1,3 miljoen aan overschrijdingen op de begrotingsartikelen 1, 3, 4 en 5. Gaan de Staten-Generaal niet akkoord met de hiermee samenhangende slotwetmutaties, dan moeten wij ons oordeel over de financiële informatie mogelijk herzien.

Naleving Europese aanbestedingsregels

Wij constateren bij de Algemene Rekenkamer dat er in twee gevallen sprake was van een onrechtmatige betaling van in totaal € 0,2 miljoen. Bij de Kanselarij der Nederlandse Orden was er in een geval sprake van een onrechtmatigheid in de verplichtingen van € 0,1 miljoen. In een geval constateerden we onzekerheid over de rechtmatigheid van verplichtingen van € 0,2 miljoen, vanwege het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels.

In bijlage 1 van het rapport staat een overzicht van alle fouten en onzekerheden.

2.2 Oordeel over de saldibalans en toelichting

De saldibalans is een overzicht van de posten die aan het eind van het jaar nog openstaan en die naar het volgende jaar moeten worden meegenomen. Bij de saldibalans hoort een toelichting waarin nadere informatie wordt verstrekt over de afzonderlijke posten op deze balans.

De informatie in de saldibalans dient op grond van de CW 2001:

• rechtmatig tot stand te zijn gekomen;

• deugdelijk te zijn weergegeven;

• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

Oordeel
De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2008 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij bij geen van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden.

In 2008 is bij de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voor een bedrag van € 0,2 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend.

Wij zijn van oordeel dat deze afrekeningen voldoen aan de daaraan te stellen eisen.

Het totaalbedrag van alle geconstateerde fouten en onzekerheden in de saldibalansposten valt binnen de tolerantiegrenzen voor de saldibalans als geheel.

In bijlage 1 van het rapport staat een overzicht van alle fouten en onzekerheden.

2.3 Oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag verantwoorden de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zich over de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering (of het begrotingsgeld volgens de regels is uitgegeven), over de totstandkoming van de beleidsinformatie, over het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en over de overige aspecten van bedrijfsvoering.

De informatie over de bedrijfsvoering dient op grond van de CW 2001:

• op deugdelijke wijze tot stand te zijn gekomen;

• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

Deze twee aspecten betrekken wij in ons oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering. We zeggen daarmee niets over de kwaliteit van de informatie zelf.

Om tot een oordeel te komen over de totstandkoming van de informatie hebben wij de volgende aspecten ervan onderzocht:

• Is er een procedure voor de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsparagraaf waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle actoren zijn vastgelegd?

• Zijn er vooraf criteria geformuleerd voor wat moet worden aangemerkt als opmerkelijke zaken en tekortkomingen in de bedrijfsvoering?

• Is het verloop van het totstandkomingsproces controleerbaar en is het afwegingsproces daarbij transparant vastgelegd?

Oordeel
De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2008 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

3 BEDRIJFSVOERING

De Algemene Rekenkamer heeft de bedrijfsvoering van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten onderzocht.

Onder de bedrijfsvoering vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een Hoog College van Staat en Kabinet functioneert: het financieel beheer en het materieelbeheer en de processen op het gebied van personeel, informatievoorziening, administratie, communicatie en huisvesting.

Wij geven in dit hoofdstuk een oordeel over het financieel beheer en het materieelbeheer (§ 3.1) en beschrijven de ontwikkeling in de bedrijfsvoering (§ 3.2).

3.1 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer

Het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties moeten op grond van de CW 2001 voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid.

Oordeel
De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties voldeden bij elk van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2008 aan de in de CW 2001 gestelde eisen.

3.2 Ontwikkeling in de bedrijfsvoering

Hoewel bij de overige Hoge Colleges van Staat over 2008 sprake is van een ordelijk financieel beheer blijft wel aandacht nodig voor het in alle gevallen voldoen aan de eisen betreffende het contractbeheer, de Europese aanbestedingsregels en de juiste en tijdige registratie van de verplichtingen.

Inkoopbeheer

Bij de Raad van State zijn, mede door de samenwerking met het Ministerie van BZK op dit vlak, de Europese aanbestedingsprocessen volgens de richtlijnen verlopen.

Wel constateren wij dat de Raad van State een aangegane verplichting ten onrechte niet in de verantwoording heeft opgenomen. Dit leidt tot een ondeugdelijke weergave in zowel de verantwoordingsstaat als in de saldibalans.

Bij de Algemene Rekenkamer voldeden uit voorgaande jaren daterende contracten niet aan de Europese aanbestedingsregels. Dit leidde begin 2008 tot enkele onrechtmatige uitgaven.

Bij de Nationale ombudsman zijn in enkele gevallen contracten stilzwijgend verlengd en zijn betalingen verricht, zonder dat sprake is van een geldend contract.

De Kanselarij der Nederlandse Orden heeft de Europese aanbestedingsprocedures niet altijd goed nageleefd. Zo heeft de Kanselarij een contract, zonder aanbesteding, stilzwijgend verlengd. Ook verstrekte zij een vervolgopdracht op een bestaand contract, waardoor zij de Europese aanbestedingsgrens overschreed.

Administratieve organisatie en maatregelen van interne controle

In het rapport bij het jaarverslag over 2006 rapporteerden wij dat de organisaties van de Nationale ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden en de Kabinetten zo beperkt zijn in omvang, dat het niet mogelijk is een compleet stelsel van functiescheidingen te realiseren. In het rapport bij het jaarverslag over 2007 stelden wij vast dat de inmiddels gerealiseerde onderlinge samenwerking tussen Hoge Colleges van Staat verder geïntensiveerd zou kunnen worden om een compleet stelsel van functiescheidingen te kunnen realiseren.

Vanwege de beperkte omvang, waardoor een compleet stelsel van functiescheidingen niet is te realiseren, heeft de Rijksauditdienst over 2008 een nagenoeg volledige controle op de administratie van de kabinetten uitgevoerd.

Over 2008 stellen wij vast dat de administratieve organisatie van de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman en de Kanselarij der Nederlandse Orden in opzet voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld.

Personeelsuitgaven

De Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman en de Kanselarij der Nederlandse Orden hebben voor de digitalisering van de personeelsdossiers «meegelift» met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

4 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER

De minister van BZK is eindverantwoordelijk bewindspersoon voor de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten. Zij heeft op 24 april 2009 in één brief zowel gereageerd op ons Rapport bij het Jaarverslag 2008 Staten-Generaal (IIA) als op ons Rapport bij het Jaarverslag 2008 Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB).

Hieronder volgt de integrale tekst van haar reactie. De brief staat ook op onze website: www.rekenkamer.nl.

Reactie minister

«Met belangstelling heb ik kennis genomen van uw conceptrapport bij het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal (hoofdstuk IIA) en de Overige Hoge Colleges van Staat (hoofdstuk IIB).

Uw positieve oordeel over de financiële informatie, de saldibalans met toelichting en de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag 2008 van zowel hoofdstuk IIA als hoofdstuk IIB geeft geen aanleiding tot een nadere inhoudelijke reactie.

Ten aanzien van de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering beveelt u vrijwel alle Colleges aan blijvend aandacht te besteden aan de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Daarnaast constateert u dat bij de Staten-Generaal de administratieve organisatie en de implementatie daarvan aandacht verdient.

Zoals u bekend zijn de Hoge Colleges van Staat op grond van artikel 19, lid 5 van de Comptabiliteitswet (2001) en op basis van de gemaakte beheersafspraken zelf verantwoordelijk voor het (financieel) beheer.

Gelet op deze eigen verantwoordelijkheid van de Colleges zal ik uw rapporten bij het jaarverslag 2008, en in het bijzonder de aanbevelingen en aandachtspunten, onder de aandacht brengen van de Colleges in het zogenoemde HoCoSta-overleg.»

Nawoord Algemene Rekenkamer

De reactie van de minister van BZK vormt voor ons geen aanleiding voor een nawoord.

BIJLAGE 1

OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2008 VAN DE OVERIGE HOGE COLLEGES VAN STAAT (IIB)

A. Verplichtingen (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen        
1*Raad van State54 5335050nee
2*Algemene Rekenkamer27 353 
3De Nationale ombudsman12 511 
4Kanselarij der Nederlandse Orden3 995162162 
5Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen3 401 
6Kabinet van de Gouverneur van Aruba1 682 
Niet-beleidsartikelen        
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 103 47550162  

* De fouten worden (deels) veroorzaakt door onvolkomenheden in de bedrijfsvoering

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.PostFout 
 Totaal individuele fouten0 
    
    
 Totaal verplichtingen103 475 
 Procentuele fout0,05% 
 Procentuele onzekerheid0,16% 

B/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen        
1Raad van State55 854 
2Algemene Rekenkamer29 159224224nee
3De Nationale ombudsman12 47212139160nee
4Kanselarij der Nederlandse Orden3 6941004103nee
5Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen3 242 
6Kabinet van de Gouverneur van Aruba1 822 
Niet-beleidsartikelen        
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 106 24344443  
          
(1)Totaal Uitgaven en Ontvangsten106 243Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten 
 Procentuele fout0,42%Tolerantiegrens niet overschreden  
 Procentuele onzekerheid0,04%Tolerantiegrens niet overschreden 
          
(2)Totaal106 243Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten + bijdrage(n) van derden baten-lastendiensten 
 Procentuele fout0,42%Tolerantiegrens niet overschreden  
 Procentuele onzekerheid0,04%Tolerantiegrens niet overschreden 

B. Uitgaven (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen        
1Raad van State53 405 
2Algemene Rekenkamer28 000224224nee
3De Nationale ombudsman12 32712139160nee
4Kanselarij der Nederlandse Orden3 6221004103nee
5Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen3 041 
6Kabinet van de Gouverneur van Aruba1 681 
Niet-beleidsartikelen        
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 102 07644443  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.PostFout 
 Totaal individuele fouten0 
    
    
 Totaal uitgaven102 076 
 Procentuele fout0,44% 
 Procentuele onzekerheid0,04% 

C. Ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen
1Raad van State2 449 
2Algemene Rekenkamer1 159 
3De Nationale ombudsman145 
4Kanselarij der Nederlandse Orden72 
5Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen201 
6Kabinet van de Gouverneur van Aruba141 
Niet-beleidsartikelen        
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 4 167  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.PostFout 
 Totaal individuele fouten0 
    
    
 Totaal ontvangsten4 167 
 Procentuele fout0,00% 
 Procentuele onzekerheid0,00% 

E. Saldibalans (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F +OOnzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave  
3Liquide middelen1 113
5Uitgaven buiten begrotingsverband686
6Ontvangsten buiten begrotingsverband4 780
7Openstaande rechten
8Extra-comptabele vorderingen226
9Extra-comptabele schulden
10Voorschotten826292292
11Garantiverplichtingen
12Openstaande verplichtingen6 3555050
13Deelnemingen
 Totaal beoordeeld13 987342 
 (De tolerantiegrens wordt afgeleid van totaal beoordeeld) 
         
 Totaal saldibalans13 987      
 Procentuele fout2,45%Tolerantiegrens niet overschreden 
 Procentuele onzekerheid0,00%      

F. Afgerekende voorschotten (€ x 1000)

 OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
 Totaal afgerekende voorschotten 2008222 
 Totaal afgerekende voorschotten222  

BIJLAGE 2

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen.

BZK(Ministerie van) Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
CW 2001Comptabiliteitswet 2001

LITERATUUR

Algemene Rekenkamer (2007). Rapport bij het Jaarverslag 2006 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. Tweede Kamer, vergaderjaar 2006–2007, 31 031 IIB, nr. 2. Den Haag: Sdu.

Algemene Rekenkamer (2008). Rapport bij het Jaarverslag 2007 van de Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB). Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008, 31 444 IIB, nr. 2. Den Haag: Sdu.


XNoot
1

Met overige Hoge Colleges van Staat bedoelen wij in dit rapport de Hoge Colleges van Staat die vallen onder jaarverslag IIB. Dit zijn alle Hoge Colleges van Staat behalve de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal (jaarverslag IIA).

Naar boven