31 460
Project SPEER

nr. 8
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 12 oktober 2009

Met deze brief informeer ik u, zoals afgesproken, over de voortgang van het programma SPEER. Deze rapportage betreft de periode 15 maart 2009 tot 15 september 2009.

Opzet

Deze rapportage begint met een samenvattend oordeel over wat het afgelopen half jaar is bereikt. Vervolgens ga ik, gebruikmakend van de elementen uit het overeengekomen format (kamerstuk 31 460, nr. 1), dieper in op de voortgang en ontwikkeling van het programma. In deze rapportage kom ik de toezeggingen na die ik heb gedaan in de vorige rapportage van 1 april 2009, tijdens het algemeen overleg van 10 juni jl. en tijdens het wetgevingsoverleg van 16 juni jl. De rapportage is voorts in overeenstemming met de motie-Eijsink die in dat wetgevingsoverleg is ingediend en die ik heb aangemerkt als ondersteuning van het beleid.

Achtereenvolgens komen aan de orde:

I Samenvattend oordeel;

II de begrenzing in resultaat: de doelen en de reikwijdte van het programma;

III de begrenzing in geld: de financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie;

IV de begrenzing in tijd: de voortgang van het programma, de planning, de mijlpalen en de programmaopbrengsten;

V de risico’s;

VI de sturing en de beheersing van het programma SPEER, inclusief de onderwerpen audits en (kwaliteits)onderzoeken;

VII overige bijzonderheden.

I Samenvattend oordeel

Het afgelopen half jaar zijn er belangrijke stappen gezet in het programma SPEER. Op 8 juni is de eerste operationele eenheid, het fregat Hr.Ms. van Speijk, overgegaan op het materieellogistieke ERP-systeem van SAP. Dit was mogelijk na een grondige en intensieve voorbereiding en door de inzet van de betrokken personeelsleden. Behalve de Van Speijk is ook de direct ondersteunende walorganisatie op ERP overgegaan. Hiermee is een begin gemaakt met de invoering van ERP in de materieellogistieke keten. Gelijktijdig is er een geslaagde upgrade van Finad uitgevoerd. De positieve ervaringen tot nu toe doen onder gebruikers het besef toenemen dat het systeem een verbetering betekent voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Voor de acceptatie van het programma is dit van groot belang.

Dit resultaat kwam niet vanzelf. Als gevolg van de in de vorige rapportage genoemde personele ondervulling en het achterblijven van het databeheer, hebben het detailontwerp en de opzet van het materieellogistieke gegevensbeheer achterstand opgelopen. Om de gevolgen hiervan voor de totale programmaplanning goed in beeld te krijgen is in mei een «peilstoktoets» uitgevoerd; een korte, intensieve review van het hele programma SPEER. De uitkomst van deze toets luidde dat de eerste live overschakeling in de zeeketen volgens plan kon doorgaan, maar dat het goed is het programma, binnen de gestelde kaders van tijd en geld, op punten te herfaseren en enkele tussentijdse maatregelen te treffen. Daarbij gaat het om maatregelen betreffende de inrichting van de (data)beheerorganisatie, het verwerken van lessons learned in de toe te passen migratie en de verdere migratieplanning, en om het verder op orde brengen van enkele randvoorwaardelijke activiteiten, zoals opleidingen, testprocedures en systeemdocumentatie, zodat gelijke tred wordt gehouden met de projectplannen. Om dit te bewerkstelligen is een consolidatieperiode van een paar maanden ingelast.

In de afgelopen rapportageperiode is ook het migratieplan materieellogistiek verder uitgewerkt. Deze uitwerking is gericht op de tijdstippen waarop de diverse eenheden migreren. Het migratieplan is van belang voor het moment waarop oude informatiesystemen (legacy) kunnen uitfaseren en de programmaopbrengsten kunnen worden geïncasseerd. Naar het zich nu laat aanzien hebben de herfasering en tussentijdse maatregelen geen gevolgen voor de begrenzing van SPEER fase 1 in product, tijd en in geld; de voltooiing van fase 1 is nog steeds midden 2014 voorzien met een investeringsbudget van € 268,1 miljoen. De personele bezetting in het programma verbetert geleidelijk en het ziet er naar uit dat in oktober een vooralsnog aanvaardbare vulling van 89 procent wordt bereikt. Kwantitatief is dit een verbetering, maar er is extra aandacht nodig om de vulling van de programmaorganisatie ook kwalitatief op niveau te houden. Het project Data is onverminderd kritisch en de maatregelen voor de vulling van de tijdelijke organisatie voor het gegevensbeheer behouden prioriteit.

Tot slot is de afgelopen periode de inventarisatie van de programmaopbrengsten gemaakt. Wat het aantal te reduceren formatieplaatsen betreft, staat de oorspronkelijke doelstelling overeind, hoewel de gedetailleerde invulling ervan niet probleemloos verloopt. Zo zijn door eerdere reducties ook al plekken verdwenen. Zowel de verdeling van de reducties over de defensieonderdelen als de tijdige uitvoering ervan vergt nog nadere besluitvorming. In hoofdstuk IV wordt hierop concreet ingegaan.

DE BEGRENZING IN RESULTAAT

II Doelen en reikwijdte van het programma

De doelstellingen van het programma SPEER zijn onveranderd gebleven. De normen voor het bereiken van deze doelstellingen en de streefwaardes/indicatoren daarvoor worden, zoals op 16 juni toegezegd, in onderstaand overzicht getoond. Het is een actualisering van het overzicht van juni 2008 (Kamerstuk 31 460, nr, 2).

Tabel 1, doelstelling, norm, streefwaarde/indicator en stand van zaken

Doelstelling	Norm	Streefwaarde/ indicator	Stand van zaken
1. de ondersteuning van een defensiebrede, paarse bedrijfsvoering en joint operationeel optreden	Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-onder- steuning (één ERP-systeem voor de gehele keten)	ERP-technologie volledig uitgerold in de functiegebieden: financiën, transport, bevoorrading en verwerving	ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied; overige functiegebieden volgen stapsgewijs (zie ook het overzicht in hoofdstuk IV).
2. de ondersteuning van het besturingsmodel	Alle betrokken processen bij de defensieonder- delen gestandaardiseerd en geïntegreerd	ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied in 2008; in het bevoorradings- en verwervingsfunctiegebied midden 2014 en bij de onderhoudseenheden van CZSK, CLAS, en CLSK in 2014	ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied; overige functiegebieden volgen stapsgewijs (zie ook het mijlpalenoverzicht in hoofdstuk IV).
3. doelmatigheidswinst door procesefficiency en de herbelegging van processen	Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting	Eerste deel besparingen (60% van 1030 VTE’n = 668 VTE’n én 25 procent van € 80 = 20 M€) gedurende fase 1 SPEER.	Eerste 164 VTE’n verbijzonderd (zie vorige rapportage). Voor het restant fase 1 (504 VTE’n en 20M€) zie hoofdstuk IV.
4. doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.	Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem	De legacy systemen op matlog en financieel gebied (GVKKA, VASLOGDOC, VA/ALVA, IMDS, CVBKL, BBSKL, CDOS 1/2/3, OBVT) uitgefaseerd midden 2014	GVKKA uitgefaseerd. Uitfasering van de overige systemen volgt uit de matlog migratieplanning.

De reikwijdte van het programma luidt onverminderd:

– de defensiebrede migratie van de financiële processen naar SAP (Finad);

– de bouw en de migratie van logistieke basisfunctionaliteiten ten behoeve van de uitrol bij de operationele commando’s (SAP kernel 1);

– de bouw en migratie van basis- en geavanceerde logistieke functionaliteiten in de eerste plaats ten behoeve van de Defensie Materieelorganisatie (DMO) en het Commando Diensten Centra (CDC) (SAP kernel 2).

DE BEGRENZING IN GELD

III Financiën

Het programma SPEER heeft een investeringsbudget en een exploitatiebudget. Deze budgetten vormen het budgettaire kader van het programma.

Investeringen

Het programma SPEER beschikt over een projectvolume van € 268,1 miljoen ten behoeve van investeringsuitgaven. Daarvan is tot en met 2008 € 133,3 miljoen uitgegeven. Voor de periode 2009 tot en met midden 2014 resteert dus een bedrag van € 134,8 miljoen, waarvan € 44,4 miljoen voor 2009. In 2009 wordt het investeringsbudget vooral aangewend voor het detailontwerp van kernel 2, de verbetering van kernel 1, de invoering van SAP in de maritieme keten van het materieellogistieke functiegebied en de voorbereiding op de invoering in de andere ketens. Het investeringsbudget is zichtbaar in de begroting van Defensie op beleidsartikel 26 waar het programma als IV-investering is toegelicht onder de noemer ERP/M&F (SPEER). In tabel 2 zijn de verrichte en voorziene investeringsuitgaven in het programma SPEER weergegeven. De budgetten in de tabel vormen de basis voor verantwoording in volgende voortgangsrapportages.

Tabel 2: investeringsbudget ERP/M&F tot en met 2014 (bedragen in € miljoen)

Activiteiten/projecten	Realisatie t/m 2008	Raming 2009	2010	2011	2012	2013	2014	Totaal
1. Programma-aanpak	56,5	11,8	7,8	5,1	3,7	3,7	0,1	88,7
2. High Level Design	3,2	0,1						3,3
– Financiële domein	0,2							0,2
– Materieellogistieke domein	3,0	0,1						3,1
3. Detailontwerp en bouw	46,8	17,3	14,3	7,6				86,0
4. Migratie	18,6	15,2	15,4	18,6	7,8	3,8	2,4	81,9
– Migratievoorbereiding	5,4							5,4
– Project FINAD	11,3	0,5	0,5	1,3	0,5			14,0
– Project Grondgebonden optreden	1,7	2,8	8,9	12,3	4,8	2,2	1,5	34,2
– Project Maritieme keten		4,1	2,7	2,7	1,4	1,0	0,2	12,1
– Project Luchtgebonden keten		3,9	1,8	2,4	1,2	0,6	0,7	10,6
– Project Data	0,3	3,9	1,4					5,6
5. Beheer	8,2							8,2
Totaal	133,3	44,4	37,5	31,4	11,5	7,5	2,5	268,1

Toelichting bij de tabel

Ten opzichte van de vorige Voortgangsrapportage zijn in de tabel de volgende wijzigingen aangebracht:

1) Tot en met 2007 zijn ten laste van het investeringsbudget uitgaven gedaan die naar de aard daarvan onder de noemer «beheer» vallen. Deze uitgaven worden vanaf nu in tabel 2 apart zichtbaar gemaakt. Gedacht moet worden aan uitgaven voor testomgevingen, applicatiebeheer en netwerken. Uitgaven voor beheer komen met ingang van 2008 ten laste van het budget voor exploitatievoorbereiding.

2) Op basis van realisatieverwachtingen zijn verschuivingen in de meerjarige reeks verwerkt. Daarbij is de raming voor 2009 verlaagd van € 48,1 miljoen tot € 44,4 miljoen. Van het investeringsbudget voor 2009 is tot nu toe € 29,5 miljoen uitgegeven (stand 1 september).

Exploitatie

Het programma SPEER beschikt over een exploitatiebudget voor de voorbereidingen op de invoering van SAP. De omvang van dit exploitatiebudget is € 117,3 miljoen. Het exploitatiebudget wordt grotendeels aangewend voor interne leveringen door de Bedrijfsgroep IVENT. Het budget voor exploitatievoorbereiding maakt deel uit van de ramingen voor «exploitatie informatievoorziening» op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting. Van het exploitatiebudget voor 2009 is tot dusver€ 7,0 miljoen uitgegeven (stand 1 september).

Tabel 3: exploitatiebudget ERP/M&F tot en met 2014 (bedragen in € miljoen)

Activiteiten/projecten	Realisatie t/m 2008	Raming 2009	2010	2011	2012	2013	2014	Totaal
1. Kennisoverdracht	1,0	3,0	2,5	1,8	1,7	1,7	0,3	11,9
2. Programmaondersteuning	4,4	3,7	3,8	3,5	3,0	3,0	0,5	21,9
3. Datamigratie, synchronisatie en onderhoud	4,4	8,5	6,2	3,7	0,7	0,1		23,5
4. Testomgevingen	1,0	5,5	2,8	1,9	1,1	1,0	0,2	13,5
5. Beheer programmalandschap	5,2	6,5	6,6	5,6	4,2	3,1	0,5	31,5
6. ICT-infrastructuur	3,6	3,9	2,2	2,0	2,0	1,5		15,3
Totaal	19,5	31,2	24,0	18,5	12,7	10,4	1,5	117,3

Gelijktijdig beheer van SAP en legacy

In de vorige rapportage (Kamerstuk 31 460, nr. 6) is uitgelegd dat er tijdelijk sprake zal zijn van gelijktijdige beheerskosten van delegacy systemen en de ingevoerde SAP-systemen. In de voorbereiding van de begroting 2010 is vastgesteld dat deze uitgaven deel uitmaken van de ramingen voor «exploitatie informatievoorziening» op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting. Daarin is de volgende meerjarige reeks verwerkt:

Tabel 4: tijdelijke uitgaven voor beheer tot en met 2014 (bedragen in € miljoen)

	2009	2010	2011	2012	2013	2014	Totaal
Tijdelijk hogere uitgaven voor beheer	10,4	11,3	12,6	16,5	18,1	18,1	87

Inzet intern en extern personeel

In het programma SPEER zijn op dit moment (omgerekend naar volledige functies) 470 medewerkers werkzaam, waarvan 319 defensiemedewerkers en 151 externe medewerkers (dit aantal schommelt). Het externe personeel wordt niet ingezet op formatieplaatsen van Defensie. Het gaat om uitbesteed werk dat samen met de defensiemedewerkers wordt verricht. In tabel 5 is de verdeling hiervan per deelproject weergegeven.

Tabel 5: inzet intern en extern personeel per 1 september 2009 (aantal vte’en)

Activiteiten/projecten	Intern cat. A	Intern cat. B	Intern Totaal	Extern	Totaal
1. Programma-aanpak	89	49	138	33	171
2. High Level Design	0	0	0	0	0
3. Detailontwerp en bouw	39	3	42	68	110
4. Migratie	118	21	139	50	189
– Project FINAD	9	0	9	6	15
– Project Grondgebonden optreden	38	5	43	11	54
– Project Maritieme keten	31	1	32	10	42
– Project Luchtgebonden keten	30	1	31	9	40
– Project Data	10	14	24	14	38
Totaal	246	73	319	151	470

Toelichting bij de tabel

Omwille van de financiering wordt bij intern personeel onderscheid gemaakt tussen medewerkers van de defensieonderdelen (categorie A) en medewerkers van de Bedrijfsgroep IVENT (categorie B). De inzet van categorie A wordt gefinancierd uit de reguliere apparaatbegrotingen van de defensieonderdelen, terwijl de inzet van categorie B ten laste komt van het exploitatiebudget van SPEER. Externe medewerkers, ten slotte, worden gefinancierd uit het investeringsbudget van SPEER.

DE BEGRENZING IN TIJD

IV Voortgang van het programma, planning en mijlpalen

In mei is de eerste «peilstoktoets» uitgevoerd. Deze toets had tot doel vast te stellen of het programma in zijn volle omvang kon worden voorgezet binnen de huidige grenzen (doel, geld en tijd). Onderzocht is welke gevolgen de bekende risico’s – de personele tekorten, het achterblijven van de organisatie voor het databeheer – zouden hebben voor de voortgang van het programma en wat de mogelijkheden zijn om deze risico’s met maatregelen te ondervangen. Er zijn voorstellen gedaan om het programma verder te stroomlijnen, zoals de vereenvoudiging van de migratiemethodiek, verkleining van het aantal overgangsmomenten en de nadere fasering van de nieuwe ERP-functionaliteiten. Ook is geconstateerd dat een consolidatieperiode nodig is om een aantal onderwerpen, zoals opleidingen, testprocedures en systeemdocumentatie, op orde te brengen.

Intussen is een aanvang gemaakt met de uitvoering van de aanbevelingen, waaronder de invoering van de consolidatieperiode. Omdat deze periode betrekking heeft op activiteiten die niet op het kritieke pad van de programmaplanning liggen, leidt dit niet tot uitloop van het programma. Het gaat dus om een aanpassing van de planning binnen de gestelde begrenzing in tijd en geld.

Op basis van de bevindingen van de «peilstoktoets» is nog eens goed gekeken naar de migratieplanning in de vorige rapportage. Deze planning beschrijft de tijdstippen waarop de uiteenlopende eenheden migreren en is zodoende bepalend voor de tijdstippen waarop oude informatiesystemen kunnen uitfaseren. Besloten is de voornoemde migratiestrategie en -planning op een aantal punten aan te passen. De prioriteit wordt verlegd van de uitbreiding met nieuwe functionaliteiten naar:

– de verbreding van de doelgroepen die van de nieuwe processen en het ERP-systeem gaan gebruikmaken;

– de optimalisering van de ondersteuning en de volledige invoering (sluiten van de keten) in de basisprocessen;

– het zo spoedig mogelijk uitfaseren van legacy systemen.

De onderliggende projecten

Het programma SPEER behelst projecten die het fundament van de ERP-migratie vormen, te weten High Level Design MATLOG, Detailontwerp & Bouw en Data, en een aantal projecten die gericht zijn op de invoering van het ERP-systeem als zodanig. Dit zijn de projecten Zeeketen, Luchtketen, keten Grondgebonden Optreden en FINAD. Alle zeven projecten komen hieronder aan de orde.

1. Het project High Level Design MATLOG is eind maart 2009 voltooid.

De uitgaven aan het ontwerp bedroegen € 3,3 miljoen.

2. Het project Detailontwerp & Bouw (DO&B).

Het project DO&B is gericht op het onderhoud van het ERP-systeem dat intussen in gebruik is genomen – in het bijzonder door middel van kernel 1-aanvullingen ten behoeve van de MATLOG-migratie bij de operationele commando’s – en de ontwikkeling van nieuwe ERP-functionaliteiten voor onder meer DMO en CDC (kernel 2). Het project DO&B heeft vertraging opgelopen door personele onderbezetting, de inzet van DO&B-personeel elders in het programma en de ingelaste consolidatieperiode. Toch heeft dit geen gevolgen voor de looptijd van het programma als geheel. Dit komt omdat de reeds ter beschikking gestelde ERP-functionaliteit (kernel 1) met enkele tijdelijke bedrijfsvoeringsmaatregelen toereikend blijkt te zijn voor een verdere uitrol in het materieellogistieke functiegebied. Door de planning van kernel 2 aan te passen en in te spelen op de prioriteiten in het migratieproces, kan worden voorkomen dat de activiteiten van DO&B het kritieke pad van het programma beïnvloeden.

Van het totale projectbudget voor Detailontwerp en Bouw (€ 86,0 miljoen) is tot nu toe € 56,9 miljoen uitgegeven, waarvan € 10,1 miljoen in 2009 (stand 1 september).

3. Het project Data.

Ten behoeve van de overschakeling van het eerste fregat op de SAP-omgeving is een «datamigratiestraat» met bijbehorende middelen ingericht om de data vanuit de legacy systemen te kunnen overzetten naar het SAP-systeem. Deze speciale werkomgeving functioneert in technisch en kwalitatief opzicht goed en biedt een basis voor de verdere materieellogistieke datamigratie. Het streven is er op gericht midden 2011 het gegevensbeheer te hebben belegd in de reguliere organisatie. Het grote belang van gegevensbeheer voor de geïntegreerde, met ERP ondersteunde informatievoorziening is intussen in beleid vastgelegd en de organisatorische gevolgen hiervan worden samen met de defensieonderdelen doorgenomen.

Het is tussen nu en 2011 van groot belang dat de capaciteit op het gebied van het gegevensbeheer in het juiste tempo en defensiebreed wordt gebundeld, zodat gelijke tred kan worden gehouden met de invoering van SAP. Daarom wordt een tijdelijke organisatie voor gegevensbeheer voorbereid die de basis moet vormen voor verdere opschaling tot midden 2011, waarna het gegevensbeheer zijn definitieve vorm zal bereiken. De tijdelijke organisatie voor het gegevensbeheer moet nog dit najaar aan de slag zijn, want dat is kritisch voor de datamigratie en daarmee voor het tijdig afmaken van het programma. Het heeft daarom de hoogste prioriteit.

Van het totale projectbudget voor Data (€ 5,6 miljoen) is tot nu toe € 2,9 miljoen uitgegeven, waarvan € 2,6 miljoen in 2009 (stand 1 september).

4. Het ketenproject Zee

Dit ketenproject is op 8 juni 2009 live gegaan op het fregat Hr.Ms. van Speijk, inclusief de direct betrokken materieellogistieke walondersteuning. De eerste gebruikerservaringen zijn positief en er zijn geen ernstige tekortkomingen geconstateerd. In de aanloop naar de overgang op 8 juni is gewerkt aan een zo «paars» mogelijke datamigratie. De ervaringen die hiermee zijn opgedaan zullen bij de andere ketenprojecten worden gebruikt. Ook op andere gebieden – opleidingen, beheer, testen – zullen de ervaringen van de zeeketen worden meegenomen. In juni 2009 is na de overgang direct een interne evaluatie uitgevoerd. De inzichten en resultaten zullen worden gebruikt bij de invoering van het systeem op de volgende schepen en in de overige ketenprojecten. Hr.Ms. Van Speijk vaart vanaf augustus met het systeem. De operationele ervaringen die hierbij worden opgedaan zullen eveneens worden benut bij de verdere uitrol van het systeem in de overige ketens.

Voor het einde van het jaar is de overgang op SAP op het fregat Hr.Ms. van Amstel (het zusterschip van Hr.Ms. van Speijk) voorzien als onderdeel van tranche 1 van de zeeketen. Er wordt nog bepaald welk schip als derde op SAP zal overgaan en wanneer dat zal gebeuren. Als gevolg van de aanpassing van de planning die eerder in deze brief is toegelicht, wijkt dit vooruitzicht af van de vorige rapportage waarin nog stond dat het tweede en derde schip in de tweede helft van 2009 op SAP zouden overgaan.

Van het totale budget voor het maritieme ketenproject (€ 12,1 miljoen) is tot nu toe – en volledig in 2009 – € 3,7 miljoen uitgegeven (stand 1 september).

5. Het ketenproject Grond Gebonden Optreden

Een rechtszaak die een van de marktpartijen had aangespannen tegen de gunningsuitslag van een migratiecontract is door Defensie gewonnen. De benodigde contracten zijn nu getekend, zodat het ketenproject GGO voldoende tempo maakt met de uitvoering van de eerste tranche. De eerste migraties van deze keten worden volgens planning uitgevoerd in het derde kwartaal van 2010. Het projectplan GGO zal worden aangepast aan de nieuwe migratiestrategie. De verwachting is dat het ketenproject onveranderd in 2014 wordt voltooid.

Van het totale budget voor het project Grondgebonden Optreden ( € 34,2 miljoen) is tot nu toe € 2,7 miljoen uitgegeven, waarvan € 1,1 miljoen in 2009 (stand 1 september).

6. Het ketenproject Lucht

Bij dit project zijn de voorbereidingen van de invoering van SAP ten behoeve van de NH90-helikopter in volle gang. De werkzaamheden liggen op schema. Er zijn nog enkele problemen met de personele vulling, vooral op het vlak van data, maar deze worden opgelost met een tijdelijke verhoging van de personeelscapaciteit van de migratiepartners. De verwachting is dat de overgang per februari 2010 wordt gehaald. De voorbereidingen voor de verdere uitrol met kernel 2 en de aanbestedingsactiviteiten voor de volgende tranche zijn begonnen.

Van het totale budget voor het luchtgebonden ketenproject (€ 10,6 miljoen) is tot nu toe – en volledig in 2009 – € 2,8 miljoen uitgegeven (stand 1 september).

7. Het project Finad

Finad is ruim een jaar in gebruik en functioneert naar behoren. Op een aantal punten zijn nog verdere verbeteringen voorzien. Uit een recente draagkrachtmeting onder alle eindgebruikers blijkt dat men steeds beter zijn weg weet te vinden.

Intern is de evaluatie van de jaarovergang 2008–2009 klaar en er zijn in overleg met de Audit Dienst Defensie diverse verbeteringsmaatregelen opgesteld. Een aantal daarvan heeft geleid tot aanpassingen in het systeem die in september zijn doorgevoerd. Omdat er prioriteit wordt gegeven aan een probleemloze totstandkoming van de volgende jaarrekening, wordt begin oktober een tussentijdse verantwoording van de jaarovergang 2009–2010 uitgevoerd.

Door de overgang van Hr.Ms. Van Speijk op SAP is duidelijk geworden dat de doorwerking van de financiële componenten in de materieellogistieke processen extra aandacht behoeft.

Van het totale budget voor het project Finad (€ 14,0 miljoen) is tot nu toe € 11,4 miljoen uitgegeven (stand 1 september).

Het mijlpalenoverzicht

Het mijlpalenoverzicht kent ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage enkele verschuivingen. Deze betreft onder meer het moment waarop kernel 2 volledig wordt opgeleverd en de migratie van de ketenprojecten (sommige tranches eerder, andere later). Zoals gemeld aan het begin van dit hoofdstuk IV is het mijlpalenoverzicht aangepast aan de uitkomsten van de «peilstoktoets» en de ontwikkelde migratiestrategie. De verschuivingen vallen binnen de totale migratieperiode. De eerder genoemde verdere uitwerking van de migratieplanning is gericht op het concreter plannen van de mijlpalen.

Tabel 6: mijlpalenoverzicht

Mijlpaal	Toelichting	Datum gereed
Migratie maritieme keten, Eerste tranche	Datum waarop de eerste tranche maritieme keten wordt voltooid.	Eerste kwartaal 2010
Migratie Luchtketen, Eerste go live (NH90)	Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de luchtketen in werking treedt.	Eerste kwartaal 2010
Migratie Luchtketen Eerste tranche	Datum waarop de eerste tranche luchtketen wordt voltooid.	Tweede kwartaal 2010
Migratie Grond Gebonden keten, Eerste go live (320 Matlog peloton)	Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de keten Grond Gebonden Optreden in werking treedt.	Vierde kwartaal 2010
Migratie Grond Gebonden keten, Eerste tranche	Datum waarop de eerste tranche in de grondgebonden keten wordt voltooid.	Eerste helft 2011
Project Data, Oplevering Centraal Gegevensbeheer.	Datum waarop het tijdelijke centrale gegevensbeheer overgaat naar de reguliere centrale gegevensbeheerorganisatie.	Midden 2011
Oplevering eerste releasekernel 2. (release 2.0)	Datum waarop de eerste deellevering van kernel 2 functionaliteiten ter beschikking gesteld kunnen worden aan gebruikersorganisatie.	Midden 2011
Migratie maritieme keten, Tweede tranche (primeur Divisie Logistieke Diensten)	Datum waarop het eerste deel van kernel 2 functionaliteit is beproefd in de maritieme keten.	Tweede helft 2011
Migratie Luchtketen, Tweede tranche (primeur PC-7)	Datum waarop het eerste deel van kernel 2 functionaliteit is beproefd in de luchtketen.	Tweede helft 2011
Migratie Maritieme keten, Derde tranche	Datum waarop de volledige uitrol binnen de maritieme keten is voltooid.	Tweede helft 2012
Migratie Grond Gebonden keten, Tweede tranche (primeur DVVO en TRANSPORTBT 100+200)	Datum waarop deellevering kernel 2 met transportfunctionaliteit is beproefd in de grondgebonden keten.	Tweede helft 2013
Oplevering laatste releasekernel 2 (release 2.3)	Datum waarop de laatste deellevering van kernel 2-functionaliteiten ter beschikking gesteld kunnen worden aan gebruikersorganisatie.	Tweede helft 2013
Migratie Luchtketen, opschaling, tweede tranche (inclusief opschaling)	Datum waarop de volledige uitrol binnen de luchtketen is voltooid.	Midden 2014
Migratie keten Grond Gebonden Optreden, opschaling, derde tranche	Datum waarop de volledige uitrol binnen de keten grondgebonden optreden is voltooid.	Midden 2014

Programmaopbrengsten

De afgelopen maanden zijn de te behalen opbrengsten (668 vte’n in SPEER fase 1 en jaarlijks € 20 miljoen in de materieelexploitatie) opnieuw tegen het licht gehouden. Hierbij is onder meer gebruikgemaakt van de ervaringsgegevens van de firma SAP op grond van de ERP-toepassingen overal ter wereld. Met deze benchmark is getoetst of de aannames van eind 2003 met betrekking tot de opbrengsten van SPEER realistisch waren en of de beoogde vermindering van functies werkelijk mogelijk is. Zoals bekend moeten de opbrengsten worden gevonden in het materieellogistieke functiegebied en in het functiegebied planning en control. Zij vloeien voort uit de mogelijkheden die het ERP-systeem biedt om de processen doelmatiger te laten functioneren en de verwachting dat het werken met één systeem en met dezelfde processen de mogelijkheid biedt de organisatie doelmatiger in te richten. Uit het onderzoek is gebleken dat het niet eenvoudig zal zijn de beoogde opbrengsten te verwezenlijken. De organisatie van 2003 is immers niet meer dezelfde als die van nu.

Voorts is er sprake van een faseverschil tussen de opbrengsten zoals die in de begroting zijn ingeboekt (vanaf 2010) en het moment waarop ze in werkelijkheid worden behaald. Dit hangt samen met de migratiesystematiek die er omwille van de zorgvuldigheid op is gericht kleinschalig met de invoering te beginnen en vervolgens op te schalen binnen de ketens. Dit Madurodam-principe was nog geen onderdeel van de planning in 2003. Dit impliceert dat opbrengsten in hun volle omvang niet voor het einde van SPEER fase 1 kunnen worden behaald. Dit neemt niet weg dat Defensie vasthoudt aan de oorspronkelijke doelstelling zoals vastgelegd in de begroting 2010 en de meerjarenraming, ook uit budgettaire noodzaak.

De opbrengsten van € 20 miljoen in de materieelexploitatie zullen, zoals ik in het overleg van 10 juni jl. heb gemeld, vanaf 2014 worden behaald.

V Risico’s

In de vorige rapportage heb ik gemeld wat de drie grootste risico’s voor het programma zijn. De ontwikkelingen in de afgelopen periode leiden tot het volgende beeld.

1. Capaciteit SPEER. De huidige programmaplanning is alleen haalbaar als de personele vulling van het programma ten minste 85 procent bedraagt. Het programma SPEER is hiervoor volledig afhankelijk van de capaciteit (kwantitatief en kwalitatief) die vanuit de defensieonderdelen beschikbaar wordt gesteld. De wervingsinspanningen zijn geïntensiveerd om op uiterlijk 1 oktober 2009 deze streefwaarde van 85 procent te behalen. Dit is gelukt; op 1 oktober is een vullingpercentage van 89 procent gehaald. Naast een toereikende kwantitatieve vulling zijn uiteraard ook (het vasthouden van) de benodigde kennis en deskundigheid van belang. Daarom wordt er extra aandacht gegeven aan de scholing van instromend personeel en wordt het zittende personeel zo lang mogelijk aan SPEER gebonden door vast te houden aan de maximale plaatsingsduur.

2. Datamigratie. Bij de overgang van het fregat Hr. Ms. Van Speijk op SAP is gebleken dat de faciliteiten voor de datamigratie waarover het programma SPEER beschikt, vooralsnog toereikend zijn, maar ook dat de inrichting van de organisatie voor het gegevensbeheer bij de planning achterbleef. Om de overgang zeker te stellen is gekozen voor een kortetermijnoplossing. Voor de verdere uitrol van SAP in het materieellogistieke functiegebied wordt stapsgewijs vanaf eind 2009 een tijdelijke organisatie voor het gegevensbeheer tot stand gebracht. Het SAP-gegevensbeheer zal tot eind 2010 grotendeels bovenop de bestaande beheerlast van gegevens in de legacy systemen komen. Een toereikende bezetting van de tijdelijke beheerorganisatie is cruciaal. Aangezien hierbij wordt geleund op capaciteit uit de staande organisatie, zullen zich verdringingseffecten in de reguliere bedrijfsvoering voordoen. In de eerste helft van 2011 zal de legacy beheerlast gaan afnemen. Uiteindelijk zal het SAP-gegevensbeheer midden 2011 worden ondergebracht in de staande organisatie. Hiervoor wordt een reorganisatietraject voorbereid.

Het in de vorige voortgangsrapportage genoemde risico «beveiligingsmaatregelen» blijft weliswaar een belangrijk punt van aandacht, maar valt niet langer onder de categorie van risico’s die de voortgang in het programma in gevaar zouden brengen.

VI Sturing en beheersing

In de afgelopen rapportageperiode is een strikte koppeling van het programma SPEER met de plannings- en begrotingscyclus van het ministerie tot stand gebracht. Vanaf de totstandkoming van de begroting 2010 zijn de projectplanning, de verantwoording over het programma met de voortgangsrapportages aan uw Kamer en het verantwoordings- en begrotingsproces van het ministerie aan elkaar gekoppeld.

Verder worden of zijn de volgende beheersingsmaatregelen getroffen:

– Zoals in de vorige rapportage gemeld zal midden 2010 een tussentijdse evaluatie, de tussenbalans, worden uitgevoerd om over de volle breedte van het programma de mate van doelbereiking, de effectiviteit van de programmaopzet en de doelmatigheid van de gekozen werkwijze te beoordelen;

– Naast de hieronder opgenomen audits en interne kwaliteitsonderzoeken om de uitvoering te toetsen aan de overeengekomen kaders, hanteert de Supervisor een nieuw instrument, de «peilstoktoets». Hiermee wordt, onder meer met medewerking van de Audit Dienst Defensie, door middel van een beknopte review getoetst of de mijlpaalmomenten met hun onderliggende activiteiten in voldoende mate aan de criteria voldoen om verantwoord de volgende stap te kunnen zetten. De uitvoering van de eerste «peilstoktoets», voorafgaand aan de overgang op SAP van Hr. Ms. van Speijk, heeft uitgewezen dat het een bruikbaar instrument is dat de zorgvuldige beheersing van het programma ten goede komt. Tijdens de toets is een aantal maatregelen voorgesteld om fase 1 van het programma SPEER onverkort binnen de voorziene kaders van product, tijd en geld te voltooien. De maatregelen zijn de vermindering van het aantal overgangsmomenten in de migratieplanning, de sanering van de migratiemethodiek en het gedurende de consolidatieperiode op peil brengen van de opleidingen, de testprocedures en de systeemdocumentatie. Deze maatregelen zullen in korte tijd worden uitgevoerd om vertraging in de planning van de aanbesteding van de volgende tranches zoveel mogelijk te voorkomen. In december zal de Supervisor toetsen of de aanbevelingen metterdaad zijn uitgevoerd;

– In aanvulling hierop en in voorbereiding op de tussenbalans in 2010 is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gevraagd de mogelijkheid te verkennen om dat jaar een Gateway Review te houden. Over dit instrument is de Kamer geïnformeerd door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in het kader van de beheersing van grote ICT-projecten bij de overheid;

– De kwaliteitscontrole en de bewaking van de samenhang van alle activiteiten onderling en in relatie tot de (beleids)doelstellingen van Defensie worden onverminderd voortgezet aan de hand van een actueel kwaliteitshandboek en de Defensie informatievoorzieningsarchitectuur (Diva).

Audits en kwaliteitsonderzoeken

In de achterliggende periode zijn diverse audits uitgevoerd door de Audit Dienst Defensie. De nadruk lag op de beoordeling van de kwaliteit van de datamigratieactiviteiten en de kwaliteit van de ICT-infrastructuur voor SAP. Ook is de projectbeheersing onderzocht bij het ketenproject Lucht. Op basis van deze onderzoeken zijn risicolijsten opgesteld en aangeboden aan de desbetreffende lijnfunctionarissen. Ook de afhandeling van deze risicolijsten wordt door de ADD gevolgd. De geplande audit naar de beheersing van het programma SPEER in zijn geheel wordt later in 2009 uitgevoerd. Deze audit is mede bedoeld als input voor de voornoemde tussenbalans in 2010.

Uitgevoerde interne (kwaliteits)onderzoeken:

– Toetsen bij de oplevering van (deel)producten op grond van het projectmanagementsysteem PRINCE2;

– Een zelfevaluatie bij en door het ketenproject Lucht, gevolgd door een beoordeling door de ADD. Dit onderzoek heeft geleid tot het inzicht dat een dergelijke evaluatie ook bij de andere ketenprojecten moet worden uitgevoerd;

– De eerder genoemde zelfevaluatie na de overgang op SAP op Hr.Ms. Van Speijk;

– Het controleren of aanpassingen op grond van eerdere audits en kwaliteitsonderzoeken werkelijk in de SPEER-organisatie worden toegepast;

– Op programmaniveau de eerder genoemde «peilstoktoets», die op cruciale momenten in de programmaplanning kan worden herhaald.

De aanbevelingen uit de onderzoeken zijn aan de verantwoordelijke lijnfunctionarissen overgedragen om te worden uitgevoerd. Vanuit het programma SPEER worden de resultaten op de voet gevolgd en waar nodig bijgestuurd.

VII Overige bijzonderheden

In de volgende rapportage over het programma SPEER die u 31 maart 2010 tegemoet kunt zien, zal ik u informeren over de voortgang van het programma in de periode 15 september 2009 tot 15 maart 2010.

De staatssecretaris van Defensie,

J. G. de Vries