31 460 Project SPEER

Nr. 21 LIJST VAN AANVULLENDE VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 14 oktober 2011

De vaste commissie voor Defensie1 heeft naar aanleiding van antwoorden op vragen over de voortgangsrapportage van het programma SPEER over de periode van 15 september 2010 tot 15 maart 2011 (kamerstuk 31 460, nr. 20) aanvullende vragen gesteld aan de minister van Defensie.

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 14 oktober 2011.

De aanvullende vragen en de daarop gegeven antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

Van Beek

De griffier van de commissie,

De Lange

1 en 2

Wanneer wordt de Kamer geïnformeerd over de gevolgen van de bezuinigingen voor het project SPEER?

Welke functies verdwijnen bij het project SPEER ten gevolge van de reorganisatie bij Defensie?

Op dit moment worden de benodigde maatregelen geïnventariseerd. Daarbij zijn de volgende hoofdvragen aan de orde:

  • − Welke wijzigingen vergt de reorganisatie in de tot nu toe gebouwde kernel?

  • − Op welke wijze worden de werkzaamheden ten behoeve van het programma SPEER en ten behoeve van de reorganisatie bij Defensie zo goed mogelijk op elkaar afgestemd, inclusief het beslag op schaarse defensiemiddelen zoals mensen, tijd en geld?

  • − Wat zijn de gevolgen voor het eindproduct in het licht van de afspraken om het plan voor SPEER in tijd en geld niet te veranderen?

  • − Wat zijn de effecten op de overdracht van taken van SPEER naar de lijnorganisatie?

Het antwoord op de eerste hoofdvraag vormt een belangrijke leidraad bij de beantwoording van de overige vragen. Om die reden stelt een speciaal «voortbrengingsteam» nu eerst een overzicht op van de benodigde wijzigingen in de bestaande kernel. Zodra dat overzicht klaar is, zal ik u nader informeren.

3

Welke onderdelen van SPEER gaan onder IVENT vallen? Om hoeveel vte's gaat het?

Er zullen geen delen van SPEER onder IVENT gaan vallen.

4

Wat levert uitbesteding inzake het project SPEER op qua kwaliteit en financiën?

Het uitgangspunt bij SPEER is dat Defensie zich bij het ontwerp, de bouw en de migratie van ERP laat bijstaan door externe partijen die kennis overdragen waarover Defensie nog niet beschikt. Het betreft dus geen uitbesteding in de gebruikelijke zin waarbij Defensie bestaande activiteiten afstoot en voortaan laat verrichten door een externe partij.

5 t/m 10

Kunt u zo nauwkeurig mogelijk uiteenzetten welke functionaliteiten komen te vervallen?

Waarom is gekozen voor het uitstellen dan wel laten vervallen van deze functionaliteiten?

Welke mutaties in functionaliteiten binnen het project SPEER worden voor het onderhoudsproces uitgesteld?

Kunt u een duidelijk overzicht geven van welke wijzigingen in functionaliteiten zijn te verwachten op grond van de uitvoerbare plannen die opgesteld zijn als gevolg van de besluiten van de tussenbalans?

Uit de antwoorden op de eerste reeks feitelijke vragen blijkt dat de implementatie van de geavanceerde functionaliteiten voor het onderhoudsproces uitgesteld worden tot na de voltooiing van SPEER. Zijn er nog meer functies die na 2014 worden geïmplementeerd? Onder welke begrotingspost zal dit komen te vallen? Blijft er na 2014 een post SPEER bestaan?

Kunt u nauwkeurig beschrijven welke functies van SPEER door Defensie worden uitgesteld? En kunt u per functie beschrijven op welke wijze dit gebeurt?

De antwoorden op de vragen 5 tot en met 10 worden u in een afzonderlijke commercieel vertrouwelijke2 brief aangeboden om de onderhandelingspositie van Defensie jegens het bedrijfsleven niet te benadelen.

11

Kunt u uiteenzetten of de financiële en materieellogistieke functies bij kernel 2 zijn gekoppeld? Zo ja, op welke wijze en hoe werkt dit? Zo nee, waarom niet?

Bij de voltooiing van kernel 1 worden de financiële en materieellogistieke functionaliteiten gekoppeld. Een voorbeeld daarvan is het volgende. Bij de invoering van een inkooporder door de gebruiker vraagt het systeem hem tevens een kostenplaats in te voeren. Het systeem stelt vervolgens vast of er voldoende budgettaire dekking is. Indien dit het geval is, wordt de inkooporder definitief en wordt een financiële verplichting vastgelegd. Als gevolg van de koppeling veroorzaakt een handeling in het materieellogistieke domein een handeling in het financiële domein. De koppeling draagt bij tot de verbetering van het financieel beheer omdat er een preventieve en correctieve werking van uitgaat en omdat zij dwingt tot het volgen van de juiste procedures.

12, 14 en 15

Kunt u een specifieke verdeling geven in reguliere beheerslasten, beheerslasten SAP en beheerslasten legacy, en een nadere duiding van de dubbele beheerslasten en de dekking ervan?

Wat is het bedrag van de dubbele beheerslasten en uit welk budget wordt dit bedrag betaald?

Welke (dubbele) beheerslasten vallen onder het projectbudget SPEER en welke onder artikel 26 van de Defensiebegroting?

Er bestaat een onderscheid tussen de uitgaven voor het beheer van oude informatiesystemen («beheerlasten legacy») en de uitgaven voor het beheer van het nieuwe informatiesysteem («beheerlasten SAP»). De term «dubbele beheerlasten» wordt gebruikt om weer te geven dat niet alleen het nieuwe informatiesysteem in beheer is, maar ook oude informatiesystemen die nog niet zijn uitgeschakeld.

In de brief van 9 december 2010 (Kamerstuk 31 460, nr. 15) is gemeld dat de uitgaven voor het beheer van legacysystemen (de «beheerlasten legacy») de afgelopen jaren ongeveer € 41,1 miljoen per jaar bedroegen en dat deze uitgaven de komende jaren zullen dalen tot ongeveer € 23,3 miljoen per jaar als gevolg van het uitschakelen van legacysystemen. Tegelijkertijd nemen de uitgaven voor het beheer van het nieuwe informatiesysteem (de «beheerlasten SAP») de komende jaren naar verwachting toe tot ongeveer € 18,9 miljoen per jaar.

Zowel de beheerlasten legacy als de beheerlasten SAP maken deel uit van de ramingen voor «Exploitatie informatievoorziening» op beleidsartikel 26.

De dubbele beheerlasten in de periode 2009 tot en met 2014 bedragen naar verwachting € 66 miljoen. Dit bedrag is het totaal van de uitgaven voor het beheer van het nieuwe informatiesysteem («beheerlasten SAP») dat in die periode stapsgewijs wordt ingevoerd en de uitgaven voor het beheer van de oude informatiesystemen («beheerlasten legacy») die in diezelfde periode gaandeweg worden uitgezet. «Dubbele beheerlasten» is een andere term voor wat in de voortgangsrapportage «tijdelijk hogere uitgaven voor beheer» wordt genoemd. De onderstaande tabel geeft het jaarlijkse verloop van de dubbele beheerlasten weer.

Totaal

t/m 2010

2011

2012

2013

2014

66,0

13,4

8,1

13,8

15,4

15,4

Bedragen x € 1,0 miljoen

De uitgaven voor het beheer van informatiesystemen die in gebruik zijn bij de staande organisatie komen ten laste van de staande organisatie. Alleen de uitgaven voor het beheer van het programmalandschap – het systeem waarop nieuwe functionaliteiten worden ontwikkeld en getest – komen ten laste van de programmabudgetten voor SPEER.

13, 24 en 25

Uit uw eerdere antwoorden blijkt dat er drie vormen van gegevensuitwisseling zijn en dat de derde deels handmatig gebeurt. Deze wordt gecontroleerd door de gegevensbeheerorganisatie van Defensie. Heeft dit de goedkeuring van de beveiligingsautoriteit van Defensie? Wordt hiermee voldoende gevolg gegeven aan de door de Rekenkamer geuite zorg?

Heeft de handmatige gegevensinvoer ook de goedkeuring van de beveiligingsautoriteit van Defensie?

Kunt u nader toelichten op welke wijze er gevolg wordt gegeven aan de door de Rekenkamer geuite zorg ten aanzien van de verwerking van gegevens?

Bij gegevensuitwisseling worden gegevens van bestaande systemen overgezet naar SAP. De integriteit en de kwaliteit van data staan daarbij centraal. Bij de handmatige vorm van gegevensinvoer in SAP betreft het allereerst de aanlevering en selectie van nieuwe gegevens alsmede de wijziging van bestaande gegevens. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het defensieonderdeel dat de gegevens gebruikt. Het onafhankelijke bureau gegevensbeheer beoordeelt de over te zetten gegevens op grond van vastgestelde bedrijfsvoeringsregels. Indien aan de regels is voldaan, worden de gegevens in de gegevensbanken van SAP ingevoerd door de programmaorganisatie SPEER. Met deze aanpak zijn de verantwoordelijkheden voor de aanlevering en de invoering van gegevens gescheiden, waarmee de kwaliteit van de gegevens in SAP kan worden gegarandeerd.

De Audit Dienst Defensie (ADD) heeft het proces toereikend bevonden voor het doel: de invoer en wijziging van stamgegevens binnen SAP op een ordelijke, betrouwbare en verifieerbare wijze. Dit sluit aan bij wat de Algemene Rekenkamer hierover naar voren heeft gebracht.

De Beveiligings Autoriteit (BA) van Defensie heeft een geheel andere dienst geleverd. Deze defensieorganisatie heeft SPEER als technische infrastructuur geaccrediteerd. De BA heeft vooral gekeken naar de beveiliging van SPEER als systeem, waarbij bijvoorbeeld de vraag aan de orde komt in hoeverre derden onbevoegd toegang kunnen krijgen tot SAP en de daarin gebruikte data.

16

Kunt u er voor zorgen dat de Kamer meer inzicht krijgt in de verschuiving van de kosten van SPEER van het project naar de organisatie en een integraal totaal overzicht van alle aan SPEER gerelateerde kosten naar de Kamer sturen?

Er verschuiven geen uitgaven van de programmaorganisatie SPEER naar de bestaande organisatie. Het programma SPEER eindigt op 31 december 2013 binnen de afgesproken budgettaire kaders. De verdere ontwikkeling van ERP wordt vanaf dat moment door de lijnorganisatie uitgevoerd. De daarvoor benodigde uitgaven worden begroot in de budgetten voor investeringen in informatievoorziening.

Voor de beantwoording van het tweede deel van vraag 16 verwijs ik naar het antwoord op de vragen 17 en 21.

17 en 21

Kunt u de Kamer een totaal overzicht van de werkelijke kosten van het project SPEER toesturen? Zo nee, waarom niet?

Een deel van de aan het project SPEER gerelateerde kosten wordt gemaakt buiten de projectbegroting. Te denken valt hierbij aan de 245 medewerkers die ten laste komen van de reguliere beleidsartikelen. Kunt u een compleet overzicht geven van alle aan het project SPEER gerelateerde kosten die buiten de projectbegroting vallen? Kunt u daarbij inhoudelijk per post motiveren wat de redenen zijn dat deze kosten buiten de projectbegroting worden gelaten?

SPEER is geen project maar een programma dat enerzijds bestaat uit verscheidene projecten die door de programmaorganisatie SPEER worden uitgevoerd en anderzijds uit activiteiten die door de lijnorganisatie moeten worden verricht. Beide zijn van belang voor het behalen van de doelstellingen van SPEER. De programmaorganisatie ontwikkelt het nieuwe informatiesysteem en voert het in, maar de staande organisatie is verantwoordelijk voor bijvoorbeeld het beheer van gegevens, het testen van nieuwe functionaliteiten, de opleidingen van eindgebruikers en het beheer van het nieuwe informatiesysteem. Dit zijn reguliere activiteiten die inhoudelijk in meer of mindere mate door SPEER worden beïnvloed.

De met deze reguliere activiteiten gemoeide uitgaven komen ten laste van de staande organisatie en zij worden niet apart geregistreerd. Het betreft hoofdzakelijk interne, personele uitgaven die per defensieonderdeel conform de begrotingsvoorschriften naar soort worden vastgelegd en verantwoord en niet naar activiteit. Bij de aanvang van het programma SPEER is ervoor gekozen alleen de externe uitgaven toe te rekenen aan SPEER en daarvoor aparte budgetten beschikbaar te stellen. Dit is een binnen Defensie gebruikelijke methodiek. In de halfjaarlijkse voortgangsrapportages worden de uitgaven gepresenteerd die op een controleerbare wijze kunnen worden toegerekend aan SPEER. De wijze waarop dit gebeurt, is eerder besproken met de Kamer en voldoet aan de richtlijnen van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor de jaarlijkse rapportage over grote ICT-projecten.

18

Kunt u inhoudelijk motiveren waarom interne medewerkers niet worden toegerekend aan het project?

De interne medewerkers van SPEER behoren allen tot een van de defensieonderdelen en zij worden namens dat defensieonderdeel ingezet ten behoeve van SPEER. De interne uitgaven voor deze medewerkers worden niet afzonderlijk geregistreerd, maar maken deel uit van de totale personele uitgaven van dat defensieonderdeel. Deze personele uitgaven worden per defensieonderdeel conform de begrotingsrichtlijnen naar soort vastgelegd en niet naar de aard van de werkzaamheden. De uitgaven voor interne medewerkers worden dus niet toegerekend aan SPEER omdat de uitgaven niet als zodanig worden geregistreerd. Ook hier geldt dat dit bij Defensie een gebruikelijke methodiek is.

19 en 20

Kunt u uiteenzetten wat de geschatte kosten zijn van de aanvullende functies en nieuwe uitbreidingen binnen SAP na de afsluiting van het project SPEER? Hoe gaat u dit inzichtelijk maken voor de Kamer?

Kunt u de Kamer na 2014 apart informeren over de voortgang van de verdere uitrol van SAP en het toevoegen van nieuwe functionaliteiten?

Er is geen raming gemaakt van de uitgaven voor de ontwikkeling van ERP na de beëindiging van het programma SPEER. Deze uitgaven zijn van veel factoren afhankelijk, zoals de mate waarin daarbij externe partijen moeten worden betrokken, maar ook de prioriteitsstelling en de beschikbare capaciteit.

Over de doorontwikkeling van ERP na de beëindiging van het programma SPEER zal Defensie op de reguliere wijze rapporteren in de begroting en het jaarverslag, en indien van toepassing in de rapportage over grote ICT-projecten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

22

Op welke wijze worden de risico's aangaande het behoud en de werving van ERP specialisten beheersbaar gemaakt?

Gestreefd wordt naar maatwerkoplossingen waarmee de binnen SPEER aanwezige kennis en capaciteit tot het einde van het programma gewaarborgd blijft.

23

Hoe probeert Defensie de in de risicoparagraaf genoemde risico's in te perken? Worden er speciale maatregelen genomen als gevolg van de aangekondigde bezuinigingen in de Beleidsbrief?

Defensie beperkt de in de risicoparagraaf genoemde drie risico’s door aanvullende beheermaatregelen. Ten aanzien van de risico’s met betrekking tot depersonele capaciteit wordt gestreefd naar maatwerkoplossingen die per geval voorzien in aanvullende capaciteit. In verband met de risico’s bij hetbeheer (capaciteit en kennisopbouw) is besloten tot een structurele vergroting van de personele capaciteit bij IVENT. Ten aanzien van de risico’s bij datamigratie en databeheer zal bij de datamigratie worden gezorgd voor een toereikende capaciteit, terwijl het databeheer wordt belegd bij de gegevensbeheerorganisatie van DMO. Over de gevolgen van de reorganisatie voor het programma SPEER zal ik de Kamer informeren zodra hierover duidelijkheid is ontstaan.

X Noot
1

Samenstelling:

Leden: Beek, W.I.I. van (VVD), voorzitter, Bommel, H. van (SP), Staaij, C.G. van der (SGP), Timmermans, F.C.G.M. (PvdA), Eijsink, A.M.C. (PvdA), Miltenburg, A. van (VVD), Knops, R.W. (CDA), Jacobi, L. (PvdA), Brinkman, H. (PVV), Voordewind, J.S. (CU), Broeke, J.H. ten (VVD), Dijk, J.J. van (SP), Thieme, M.L. (PvdD), Rouwe, S. de (CDA), ondervoorzitter, Berndsen, M.A. (D66), Kortenoeven, W.R.F. (PVV), Monasch, J.S. (PvdA), Bosman, A. (VVD), El Fassed, A. (GL), Hernandez, M.M. (PVV), Hachchi, W. (D66), Grashoff, H.J. (GL) en Holtackers, M.P.M. (CDA).

Plv. leden: Taverne, J. (VVD), Raak, A.A.G.M. van (SP), Dijkgraaf, E. (SGP), Smeets, P.E. (PvdA), Wolbert, A.G. (PvdA), Dijkhoff, K.H.D.M. (VVD), Ferrier, K.G. (CDA), Samsom, D.M. (PvdA), Helder, L.M.J.S. (PVV), Wiegman-van Meppelen Scheppink, E.E. (CU), Caluwé, I.S.H. de (VVD), Irrgang, E. (SP), Ouwehand, E. (PvdD), Ormel, H.J. (CDA), Schouw, A.G. (D66), Bontes, L. (PVV), Heijnen, P.M.M. (PvdA), Hennis-Plasschaert, J.A. (VVD), Peters, M. (GL), Roon, R. de (PVV), Pechtold, A. (D66), Braakhuis, B.A.M. (GL) en Haverkamp, M.C. (CDA).

X Noot
2

Ter vertrouwelijke inzage gelegd, alleen voor de leden, bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.

Naar boven