Kamerstuk

Datum publicatieOrganisatieVergaderjaarDossier- en ondernummer
Tweede Kamer der Staten-Generaal2010-201131460 nr. 14

31 460 Project SPEER

Nr. 14 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 12 oktober 2010

Met deze brief informeer ik u over de voortgang van het programma SPEER1. Het programma zorgt voor de koppeling en standaardisatie van de financiële en materieellogistieke gegevens en activiteiten van Defensie. Dit wordt bereikt door middel van de invoering van een ERP-systeem van de firma SAP. Het programma is in 2003 begonnen en is gericht op de introductie van het SAP-pakket in twee deelleveringen, kernel 1 en kernel 2 genaamd. Onderdeel van het programma is ook de aanpassing van de bedrijfsvoering van de betrokken onderdelen aan het gebruik van het pakket.

Deze rapportage betreft de periode van 15 maart tot 15 september 2010. In aanvulling op de voorgaande rapportages is een afzonderlijk hoofdstuk gewijd aan de resultaten van de tussenbalans SPEER 2010. Verder is de rapportage in de gebruikelijke vorm opgesteld.

Opzet

In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:

  • I. samenvattend oordeel;

  • II. tussenbalans SPEER 2010;

  • III. begrenzing in resultaat: doelen en reikwijdte;

  • IV. begrenzing in geld: de financiën, in investeringen en exploitatie;

  • V. begrenzing in tijd: voortgang, planning en mijlpalen;

  • VI. risico’s;

  • VII. sturing en de beheersing, inclusief audits en onderzoeken;

  • VIII. overige bijzonderheden.

I. Samenvattend oordeel

Op 18 juni heeft Defensie de tussentijdse balans opgemaakt van het programma SPEER. Op grond van de laatste ervaringen en adviezen is de ambitie van SPEER opnieuw beoordeeld. Hierbij heeft een afweging plaatsgevonden tussen de SAP-functionaliteiten die dringend gewenst zijn voor de verbetering van de bedrijfsvoering, waaronder de verbetering van het financieel en materieel beheer, met inachtneming van het verandervermogen, de capaciteit van de betrokken organisatieonderdelen en het beschikbare budget.

In de tussenbalans is besloten kernel 1 nu verder als uitgangspunt van de ontwikkeling te nemen en de reikwijdte van kernel 2 te beperken. Dit betekent het uitstel van een aantal nieuwe SAP-functionaliteiten die waren voorzien voor kernel 2. Hierdoor komen de opbrengsten, zowel in de personele als in de materieellogistieke exploitatie, op een later moment tot stand. Voor de personele opbrengsten is de besparing in financiële zin overigens al in de begroting verwerkt en vertaald in een budgettaire korting voor de defensieonderdelen. Dit is al eerder aan de Kamer gemeld.

Met dit besluit mag worden verwacht dat Defensie in 2014 een verregaande standaardisatie van de financiële en materieellogistieke bedrijfsvoering zal hebben bereikt. De informatievoorziening voor de bedrijfsvoering die dan door het SAP-systeem wordt ondersteund, vormt een stabiele basis waarop verdere aanvulling met SAP-modules mogelijk is. Die verdere aanvulling is dan niet meer zo gecompliceerd dat hiervoor een programmaorganisatie nodig is. Daarom is besloten, zodra de defensieorganisatie er klaar voor is, de invoering van ERP bij Defensie over te brengen naar de lijnorganisatie en de programmaorganisatie SPEER geleidelijk te ontmantelen. Vanaf dat moment zal de verdere invoering van ERP bij Defensie geschieden in het reguliere proces van planning en begroting. Deze besluiten doen recht aan de complexiteit van het programma, het verandervermogen van de defensieorganisatie en het beschikbare budget.

Het programma is in de afgelopen rapportageperiode verder volgens plan verlopen. De volgende mijlpalen zijn bereikt:

  • Tussen april en augustus is ERP ingevoerd bij de Defensie Uitleenorganisatie van de DMO, die deel uitmaakt van het ketenproject grondgebonden optreden.

  • Het ontwerp van kernel 1 is voltooid. Het gaat om de functionaliteiten voor de processen extern verwerven en documentaire informatievoorziening.

  • De twee datamigraties in de zeeketen en het ketenproject grondgebonden optreden zijn in gang gezet.

  • De bedrijfsvoering van de eenheden waar in november het SAP-systeem zal worden uitgerold, is ter voorbereiding hierop aangepast.

Deze stappen zijn gezet met een personele bezetting van ongeveer 90 procent. De bezetting van het programma is daarmee boven de werkbare ondergrens van 85 procent.

De komende rapportageperiode zijn weer nieuwe mijlpalen aan de orde. Daartoe behoren de voltooiing van release 1.9.0, de datamigratie voor de keten grondgebonden optreden en de zeeketen en de ingebruikneming van SAP door het 320e materieellogistieke peloton bij het Commando Landstrijdkrachten, door het district Noordoost van de Koninklijke marechaussee en door delen van DMO en de Defensiestaf. Verder zullen de besluiten worden uitgewerkt die bij de tussenbalans zijn genomen.

II. De tussenbalans SPEER 2010

Zoals ik aankondigde in de vorige voortgangsrapportage is op 18 juni jl. een tussenbalans SPEER opgemaakt. Voor een programma zoals SPEER is het noodzakelijk periodiek stil te staan bij de vraag of het geheel nog op het goede spoor zit en nog steeds aansluit bij de interne en externe ontwikkelingen en de ervaringen tot dan toe. In de laatste tussenbalans stonden twee hoofdvragen centraal:

  • 1. Hoe gaat Defensie verder met het programma SPEER, na de beoordeling van de ambitie en de ervaringen tot nu toe?

  • 2. Wanneer is de lijnorganisatie in staat de invoering van ERP en de daarmee beoogde doelstellingen op eigen kracht te realiseren?

Voor de beantwoording van deze vragen is nauwkeurig de stand van zaken opgemaakt. Op grond hiervan is een prognose gepresenteerd voor de nabije toekomst die tevens de basis vormde van de besluiten.

De totstandkoming van de stand van zaken en de conclusies

Het beeld van SPEER is opgebouwd met de volgende onderzoeken en adviezen:

  • op het niveau van het programma is een tweede peilstoktoets uitgevoerd. Deze toets richtte zich op de planning en de technische uitvoering van het programma SPEER en op de mogelijke transitie, te zijner tijd, van de tijdelijke programmaorganisatie naar de lijnorganisatie;

  • op defensieniveau heeft de Auditdienst Defensie een onderzoek uitgevoerd naar de sturing en beheersing van het programma SPEER;

  • eveneens op defensieniveau heeft de IGK, als onafhankelijk adviseur van de minister, aanbevelingen gedaan;

  • op verzoek van Defensie hebben collega-bestuurders uit de Rijksoverheid een gateway review verricht;

  • ook zijn adviezen gegeven door de industrie, te weten de regiepartner (het consortium Capgemini en Logica) en de firma SAP;

  • daarnaast zijn algemene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, de informatievoorziening en de informatietechnologie in beschouwing genomen die van invloed kunnen zijn op het vervolg van het programma.

Uit deze onderzoeken en adviezen zijn de volgende conclusies getrokken:

  • handhaving van de beoogde functionaliteiten (het aspect product) zal leiden tot een ongewenste toename in complexiteit en tot capaciteitsproblemen. Deze ambitie zal het vermogen van de beheerorganisatie en de te migreren eenheden te boven gaan;

  • zonder bijsturing zal het programma uitlopen tot in 2015 (het aspect tijd);

  • zonder bijsturing zal het programmabudget (het aspect geld) worden overschreden. De overschrijding van het investeringsbudget zal tien procent bedragen;

  • het is niet nodig de huidige programmaorganisatie te handhaven. De verdere invoering van het ERP-systeem, de uitbreiding ervan en de aanpassing van de bedrijfsvoering die ermee gepaard gaat, kunnen te zijner tijd in de reguliere organisatie worden belegd;

  • Met gerichte maatregelen kan een hernieuwd evenwicht worden bereikt tussen het noodzakelijke en het haalbare, gelet op de complexiteit, het verandervermogen van de defensieorganisatie en het budget voor het programma.

Overwegingen en maatregelen

Op grond van de conclusies zijn maatregelen geformuleerd. Hierbij waren de volgende overwegingen van belang:

  • Gegeven de financiële krapte is het huidige financiële kader voor SPEER taakstellend. Dit betekent dat het aspect geld een gegeven is en dat oplossingen binnen de aspecten product en tijd moeten worden gevonden;

  • de maatregelen moeten leiden tot meer eenvoud in het programma en de besturing ervan, zodat de uitvoering van het programma beter kan worden beheerst, de druk op de beheerorganisatie afneemt en het verandervermogen van de betrokken eenheden wordt gerespecteerd;

  • SPEER moet de verbetering van het financiële en het materieelbeheer helpen bereiken. De inzet van het programma moet gericht blijven op de ondersteuning van de operaties, terwijl de besturing en informatievoorziening in de bevoorradingsketen moeten worden verbeterd. Hiermee wordt de beoogde integratie tussen financiën en materieel volgens plan verwezenlijkt.

Op grond van de conclusies en overwegingen is besloten dat de voltooiing van kernel 1 en de migratie daarvan zoveel mogelijk doorgaat volgens plan. In de functionaliteiten van kernel 2 is een volgorde aangebracht. Functionaliteiten die ervoor zorgen dat de legacy systemen kunnen worden uitgeschakeld, krijgen vanaf nu voorrang. Met deze aanpak wordt niet alleen bereikt dat de kosten van de ontwikkeling, de bouw en de invoering van nieuwe functionaliteiten omlaag gaan, maar ook dat na de migraties zoveel mogelijk legacy systemen kunnen worden uitgeschakeld. Daardoor neemt de beheerlast af. De prioriteitsstelling is toegespitst op de bevoorradingsketen; uitgebreidere functionaliteiten voor de onderhoudsketen volgen later.

Voorts is besloten tot een verdere verbetering van de werkwijzen in de gehele keten die de ontwikkeling, de bouw en de migratie omvat. Personeel dat zich bezighoudt met de migratie bij de gebruikers zal meer dan voorheen worden betrokken bij de ontwikkeling en de bouw. Deze stroomlijning heeft een betere en doelmatigere kennisoverdracht tot gevolg, maar vraagt om nauwere betrokkenheid van de bedrijfsgroep IVENT (de interne ICT-dienst van Defensie) en de defensieonderdelen die bij de voorbereiding en de migratie betrokken zijn.

De maatregelen zijn er op gericht de mijlpalen tot 2014 te behalen binnen het investeringsbudget van € 268,1 miljoen. Een gevolg is wel dat er tot 2014 ten opzichte van de eerdere planning minder functionaliteit wordt opgeleverd en dat de beoogde opbrengsten later komen. Ook met deze nieuwe aanpak kunnen tot 2014 nog geen opbrengsten in VTE’n worden ingeboekt. Vanaf 2014 kan een begin worden gemaakt met de vermindering van ongeveer 550 VTE’n en in 2016 kan dat aantal oplopen tot 610. De opbrengsten in de materieelexploitatie worden geraamd op ongeveer € 12 miljoen vanaf 2014 (was € 20 miljoen) en € 16 tot 18 miljoen in 2016. De vertraging van de eerder beoogde VTE-opbrengsten (668 VTE’n) is, zoals in de voorgaande rapportages is vermeld, in de begroting verwerkt en vertaald in een budgettaire korting voor de defensieonderdelen.

In de vorige rapportage is melding gemaakt van het probleem in de zeeketen met de satellietverbindingen tussen wal en schip. Volgend jaar zal worden bezien wat hiervoor de oplossing is. Dan worden ook nadere besluiten genomen over de voortzetting.

In de tussenbalans is besloten dat SPEER na 2014 een nieuwe fase zal ingaan waarbij de tijdelijke programmaorganisatie geleidelijk wordt opgeheven en de ontwikkeling van SPEER zal worden ingebed in de normale bedrijfsvoering en de staande organisatie. Hiertoe wordt voor het eind van dit jaar een plan van aanpak opgesteld.

Na de tussenbalans is de onderzoekers van de gateway review de vraag voorgelegd of de bovenstaande maatregelen tegemoet komen aan hun adviezen. Die vraag hebben zij bevestigend beantwoord.

Op dit moment worden op grond van de besluiten de plannen voor de bouw en de migratie van kernel2 en het mijlpalenoverzicht aangepast. Ook wordt het effect van de besluiten op het Verbeterprogramma financieel en materieelbeheer (Beter Verbeteren) nader bestudeerd. Uit een oogpunt van sturing en beheersing van het programma, ten slotte, zal een duidelijker verband worden gelegd tussen de programmadoelstellingen, de activiteiten en de inzet van de middelen op projectniveau.

III. Begrenzing in resultaat: doelen en reikwijdte

De doelstellingen van het programma SPEER zijn vermeld in tabel 1. Bij de reikwijdte is rekening gehouden met de resultaten van de tussenbalans en dus met een beperking in functionaliteiten tot 2014. De normen voor het bereiken van de doelstellingen en de streefwaardes of indicatoren daarvoor zijn eveneens in het onderstaande overzicht opgenomen.

Tabel 1, doelstelling, norm, streefwaarde/indicator en stand van zaken van SPEER

Doelstelling

Norm

Streefwaarde/indicator

Stand van zaken

1. de ondersteuning van een defensiebrede bedrijfsvoering en joint operationeel optreden.

Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-ondersteuning (één ERP-systeem voor de gehele keten), inclusief de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële administraties.

ERP-technologie volledig uitgerold in de functiegebieden financiën, transport, bevoorrading en verwerving.

ERP-technologie is uitgerold in het financiële functiegebied en wordt conform besluiten tijdens de tussenbalans stapsgewijs uitgerold in het materieellogistieke functiegebied. Zie ook het overzicht in hoofdstuk V.

    

2. de ondersteuning van het besturingsmodel.

Alle betrokken processen bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.

ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied in 2008; in de gehele bevoorradingsketen (inclusief verwerving) eind 2014.

ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied; overige functiegebieden volgen stapsgewijs. Zie ook het mijlpalenoverzicht in hoofdstuk V.

    

3. doelmatigheidswinst door procesdoelmatigheid en de herbelegging van processen.

Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting.

Eerste deel vte-besparingen (in plaats van 668 VTE’n) van 550 VTE’n vanaf 2014 naar 610 VTE’n in 2016 én (in plaats van € 20 miljoen) € 12 miljoen vanaf 2014 naar € 16–18 miljoen in 2016.

Deze doelstelling is in de begroting verwerkt en vertaald in een budgettaire korting voor de defensieonderdelen.

    

4. doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.

Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem.

De legacy systemen op matlog en financieel gebied (GVKKA, VASLOGDOC, VA/ALVA, IMDS, CVBKL, BBSKL, CDOS 1/2/3, OBVT) worden gefaseerd uitgeschakeld conform de migratieplanning.

GVKKA uitgefaseerd.

Uitfasering van de overige systemen volgt uit de matlog migratieplanning. De financiële gevolgen van de tijdelijk hogere uitgaven voor beheer in verband met het gelijktijdige gebruik van SAP en de legacy zijn opgenomen in tabel 5.

IV. Begrenzing in geld: financiën

Voor de uitvoering van SPEER zijn twee afzonderlijke budgetten beschikbaar, te weten het IV-investeringsbudget en het IV-exploitatiebudget voor de voorbereiding op ERP. Daarnaast is er in de defensiebegroting een aan SPEER gerelateerd project, namelijk het IV-investeringsbudget voor het project PALS (Project Aanpassingen Legacy voor SPEER). PALS wordt sinds 2008 in de defensiebegroting toegelicht.

De investeringsbudgetten maken deel uit van de ramingen voor Investeringen Informatievoorziening op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting en zijn daarin vanwege hun financiële omvang afzonderlijk toegelicht. Het budget voor de exploitatievoorbereiding maakt deel uit van de ramingen voor Exploitatie Informatievoorziening op hetzelfde beleidsartikel.

Investeringsbudget

Het investeringsbudget is bestemd voor de volledige keten vanaf het ontwerp tot en met de migratie. Deze kosten betreffen vooral uitbesteed werk. Dit budget behelst vier categorieën: programmakosten, ontwerp- en bouwkosten, migratiekosten en overige kosten. Tot de programmakosten worden gerekend de kosten van regieondersteuning, het inroepen van (contra)expertise, de ontwikkeling van opleidingen en trainingen en de aanschaf van licenties. Tot de ontwerp- en bouwkosten worden gerekend de kosten van het eerdere project Proces- en Gegevensstandaardisatie, het High Level Design en de kosten van het ontwerp en de bouw van de kernel. Onder migratiekosten worden verstaan de kosten van de voorbereiding en de invoering van de kernel. De migratiekosten worden per project geregistreerd. De categorie overige kosten betreft de kosten die niet tot de eerste drie budgetcategorieën worden gerekend. Onder de categorie overige kosten is een voorziening opgenomen om tegenvallers tijdens de uitvoering van het programma te kunnen opvangen.

Het budget bedraagt € 268,1 miljoen. Hiervan is tot en met deze rapportageperiode (15 september 2010) € 222,2 miljoen verplicht en € 204,0 miljoen uitgegeven. Dit betekent dat 83 procent van het budget is verplicht en 76 procent uitgegeven. Van het niet verplichte deel van het budget (€ 45,9 miljoen) moet nog een aantal activiteiten en projecten worden gefinancierd, zoals nieuwe functionaliteiten in de kernel en vervolgprojecten in de ketens grondgebonden optreden, maritiem en lucht. In tabel 2 zijn per activiteit en project het actuele budget, de cumulatieve uitgaven tot en met 2009 en de meerjarige ramingen tot het einde van het programma opgenomen. Naar de huidige inzichten is het investeringsbudget van € 268,1 miljoen met de uitkomsten van de tussenbalans toereikend tot 2014.

Tabel 2: Investeringsbudget SPEER

Tabel 2: Investeringsbudget SPEER

Toelichting bij de tabel:

De ramingen zijn aangepast naar aanleiding van de uitkomsten van de tussenbalans. De wijzigingen ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage zijn:

  • 1. De raming van de programmakosten is per saldo met 2 procent verhoogd tot € 73,5 miljoen.

  • 2. De raming van de ontwerp- en bouwkosten is met 7 procent verlaagd tot € 94,0 miljoen, omdat tot 2014 minder nieuwe functionaliteit wordt opgeleverd.

  • 3. De raming van de migratiekosten is met 4 procent verhoogd tot € 90,4 miljoen om de kosten van vertragingen en meerwerk op te vangen.

  • 4. Er is een voorziening van € 2,0 miljoen getroffen om eventuele tegenvallers te kunnen opvangen in het taakstellende programmabudget.

Het totale projectvolume blijft met deze wijzigingen gelijk. De kleine aanpassingen in de fasering van het betaalschema zullen worden verwerkt in de rijksbegroting.

Investeringsbudget PALS

Het project PALS behelst de koppelingen van de legacy systemen met het nieuwe SAP-systeem, inclusief de daarvoor benodigde aanpassingen van de legacy systemen. Het gaat om permanente koppelingen met de systemen die niet worden vervangen door SAP en om tijdelijke koppelingen met desystemen die uiteindelijk wel worden vervangen. Het project zorgt ook voor koppelingen met externe systemen, bijvoorbeeld voor elektronisch bestellen en betalen. Het project PALS volgt de programma- en migratieplanning van SPEER en wordt uitgevoerd door de bedrijfsgroep IVENT. Het budget voor PALS wordt aangewend voor de financiering van deze interne dienstverlening. Het budget voor PALS is € 36 miljoen. Hiervan is tot en met deze rapportageperiode € 19,4 miljoen uitgegeven (54 procent). Naar verwachting is het projectbudget toereikend tot het einde van het programma SPEER.

Tabel 3: Investeringsbudget PALS

Tabel 3: Investeringsbudget PALS

Toelichting bij de tabel:

Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage zijn in deze tabel geen wijzigingen opgetreden.

Exploitatiebudget Exploitatievoorbereiding ERP

Dit budget is bestemd voor de voorbereidingen op het in beheer nemen van nieuwe SAP-systemen door de bedrijfsgroep IVENT. Het budget wordt grotendeels aangewend voor de financiering van deze interne dienstverlening. Er zijn vijf budgetcategorieën: Kennisoverdracht(van programma naar beheer), Programmaondersteuning(van beheer naar programma), Datamigratie en -onderhoud, Testfaciliteiten (ondersteuning testtrajecten en besturing testprocessen), Beheer (van het systeem waarop functionaliteiten worden ontwikkeld en van kosten van wijzigingen in het productiedeel) en ICT-infrastructuur (netwerkaanpassingen en initiële hardware). De totale raming van de kosten van de exploitatievoorbereiding bedraagt thans € 120,0 miljoen. Hiervan is tot en met deze rapportageperiode € 61,4 miljoen uitgegeven (51 procent).

Tabel 4: Exploitatievoorbereiding ERP

Tabel 4: Exploitatievoorbereiding ERP

Toelichting bij de tabel:

Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage zijn de volgende wijzigingen aangebracht in de tabel:

  • 1. De raming van de kosten van kennisoverdracht en programmaondersteuning is verhoogd van € 24,2 miljoen tot € 26,7 miljoen, omdat de samenwerking tussen IVENT en SPEER wordt geïntensiveerd. Dit leidt tot een hogere interne verrekening.

  • 2. De raming van de kosten van datamigratie en -onderhoud is verhoogd van € 11,4 miljoen naar € 14,1 miljoen. Zoals in Kamerstuk 31 460, nr. 13 is toegelicht, wordt de ondersteuning van de datamigratie vanaf 2011 in eigen beheer uitgevoerd door IVENT. De vanaf 2011 opgevoerde bedragen zijn nodig voor de verrekening van de interne dienstverlening2.

  • 3. De voorziening voor ICT-infrastructuur is verlaagd van € 13,1 miljoen tot € 10,5 miljoen, omdat de voorziening in 2010 voor een deel onbenut blijft.

Gelijktijdig beheer van SAP en legacy systemen

Tijdens het programma worden stapsgewijs nieuwe SAP-systemen in gebruik genomen. De verouderde legacy systemen worden uitgeschakeld nadat alle gebruikers zijn overgeschakeld op de nieuwe systemen. Gedurende de periode dat de nieuwe SAP-systemen en de legacy systemen tegelijk in werking zijn, nemen de beheerkosten toe. In tabel 5 zijn deze hogere uitgaven opgenomen. De planbedragen worden geactualiseerd op grond van de ervaringscijfers (beheerkosten) en de opbrengsten van de uitschakeling van de materieellogistieke legacy systemen in de komende jaren.

Tabel 5: Tijdelijk hogere uitgaven voor beheer

Tabel 5: Tijdelijk hogere uitgaven voor beheer

Toelichting bij de tabel:

Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage zijn de ramingen van de beheerkosten verlaagd als gevolg van een aanpassing van (interne) tarieven. Het saldo van de tijdelijk hogere uitgaven in de periode tot en met 2014 daalt daardoor met € 4,2 miljoen.

Inzet interne en externe medewerkers

Bij het programma SPEER zijn op dit moment 450 medewerkers werkzaam, van wie 320 defensiemedewerkers en 130 externe medewerkers. De externe medewerkers worden niet ingezet op formatieplaatsen. Het gaat om uitbesteed werk dat samen met defensiemedewerkers wordt verricht. Verscheidene medewerkers, zowel intern als extern, werken in deeltijd. Tabel 6 geeft inzicht in het aantal medewerkers dat bij het programma SPEER is betrokken.

Tabel 6: Programmamedewerkers

Tabel 6: Programmamedewerkers

Toelichting bij de tabel:

Omwille van de financiering wordt bij intern personeel onderscheid gemaakt tussen medewerkers van de defensieonderdelen (categorie A) en medewerkers van de bedrijfsgroep IVENT (categorie B). De inzet van categorie A wordt gefinancierd uit de reguliere apparaatbegrotingen van de defensieonderdelen, terwijl de inzet van categorie B ten laste komt van het budget voor exploitatievoorbereiding ERP. De inzet van externe medewerkers komt ten laste van het investeringsbudget ERP/M&F.

V. Begrenzing in tijd: voortgang, planning en mijlpalen

Op dit moment worden de besluiten die zijn genomen tijdens de tussenbalans verder uitgewerkt in een aangepast migratieplan. Dit heeft gevolgen voor een aantal van de onderliggende projecten.

  • 1. Het project High Level Design MATLOG is eind maart 2009 voltooid. Op grond van deze blauwdruk is inmiddels de integratie begonnen van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening met SAP in het materieellogistieke functiegebied. De uitgaven aan het ontwerp bedroegen € 3,3 miljoen.

  • 2. Het project Detailontwerp & Bouw (DO&B) is gericht op de ontwikkeling van nieuwe ERP-functionaliteiten voor onder meer DMO en CDC. Verder richt het project zich, mede op grond van de gebruikservaringen, op de doorontwikkeling van kernel 1 en de voorbereiding op de brede uitrol. De afgelopen periode is gewerkt aan de laatste releases van kernel 1 en de stabilisatie van een aantal processen in de IV voortbrengingsketen. Het betreft de ontwerp- , bouw- , test- en beheerprocessen die een belangrijke rol spelen in het kader van de kwaliteitszorg en die bovendien IVENT helpen zich voor te bereiden het ERP-systeem op eigen kracht te onderhouden en verder te ontwikkelen. Voorts wordt gewerkt aan de maatregel uit de tussenbalans om alle partijen vroegtijdig te betrekken bij de ontwikkeling van de resterende ERP-functionaliteiten, zoals in hoofdstuk II werd beschreven. Het huidige projectbudget voor Detailontwerp & Bouw bedraagt € 77,3 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 68,4 miljoen uitgegeven, waarvan € 3,6 miljoen in 2010 per 15 september jl.

  • 3. Het project Data. Voor de omzetting van data uit de legacy systemen naar het nieuwe SAP-systeem wordt gebruikgemaakt van een «datamigratiestraat». Op dit moment worden plannen uitgewerkt om deze onder te brengen bij IVENT. Met de inrichting van de gegevensbeheerorganisatie bij en door de DMO is in de afgelopen rapportageperiode de tweede fase voltooid die vooral de groei van het SAP-gegevensbeheer van artikelen in de zeeketen behelsde. Later dit jaar, in de derde fase, migreren de artikelen van de keten grondgebonden optreden naar SAP. Aan het eind van dit jaar begint ook het reorganisatietraject voor de oprichting van de reguliere gegevensbeheerorganisatie bij DMO. Het huidige projectbudget voor Data bedraagt € 9,0 miljoen. Hiervan is € 7,5 miljoen uitgegeven, waarvan € 3,7 miljoen in 2010 per 15 september jl.

  • 4 Het ketenproject Zee. In dit ketenproject zijn in 2009 twee schepen gemigreerd naar SAP. De migratie van de resterende schepen wacht op de oplossing van de problemen met de satellietverbinding. In de afgelopen periode is de migratie voorbereid van data uit de legacy systemen (VAS Logdoc) naar SAP. Voor deze dataovergang worden de data in het oude systeem eerst volledig geschoond en aangevuld. Nadat deze data naar SAP zijn overgezet zullen alle data in de nieuwe gegevensbeheerorganisatie worden beheerd. De komende periode zal in het teken staan van de dataconversie en de migratievoorbereiding binnen het Marinebedrijf. De aanbesteding hiervan zal naar verwachting in november worden voltooid. Volgens plan is het ketenproject in 2014 voltooid. Het huidige projectbudget voor het ketenproject zee bedraagt € 15,1 miljoen. Hiervan is € 7,1 miljoen uitgegeven, waarvan € 2,6 miljoen in 2010 per 15 september.

  • 5. Het ketenproject Grondgebonden Optreden. Het migratieproject bij de Defensie Uitleenorganisatie is in april jl. begonnen en in augustus volgens plan voltooid. De overige vier migratieprojecten, bij DMO, het 320e materieellogistieke peloton van het CLAS, District Noordoost van de KMar en dienstonderdelen van de DMO en de Defensiestaf, zullen in november en december aanvangen. In 2011 volgen de overige migratieprojecten van de eerste tranche van dit ketenproject. De aanbesteding van de migratieprojecten voor de tweede tranche zal in november zijn voltooid, waarna ze gaan beginnen. Door de besluiten van de tussenbalans is het migratieplan weliswaar aangepast, maar de uitrol wordt onveranderd in het einde van 2014 voltooid. Het huidige projectbudget bedraagt € 33,4 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 11,4 miljoen uitgegeven, waarvan € 6,6 miljoen in 2010 per 15 september.

  • 6. Het ketenproject Lucht. Op 18 maart is, zoals in de vorige rapportage al was vermeld, het SAP-systeem ingevoerd voor de materieellogistieke ondersteuning van de NH-90 helikopter. Hierbij zijn delen van het CLSK en de DMO gemigreerd. Vanaf april 2010 hebben de migratieactiviteiten in de luchtketen in het teken gestaan van het helikopterwapensysteem Alouette III. De nieuwe, integrale bedrijfsvoering is met de toekomstige gebruikers gedeeld en de datamigratie vanuit de legacy systemen naar SAP is voorbereid. De migratie van de bedrijfsvoering voor de Alouette III naar SAP is voorzien voor maart 2011. Voor de daarop volgende wapensystemen is een nieuwe aanbesteding nodig. Deze is voorzien voor november a.s. Het ketenproject lucht moet in 2014 worden voltooid. Het huidige projectbudget voor het ketenproject lucht bedraagt € 12,2 miljoen. Hiervan is € 5,4 miljoen uitgegeven, waarvan € 1,6 miljoen in 2010 per 15 september jl.

  • 7. Het project Finad. De afgelopen periode is het systeem opnieuw stabiel gebleken. Als onderdeel van het programma SPEER is het project FINAD inmiddels voltooid. Wel worden op grond van de gebruikerservaringen nog verdere verbeteringen in de komende releases verwerkt. De nadruk ligt hierbij op de waarborging van een consistente financiële integratie in SAP. Verder wordt een bijdrage geleverd aan het ontwerp en de invoering van de SAP-module die het externe verwervingsproces ondersteunt. Dit proces raakt zowel het financiële als het materiële functiegebied. De voltooiing hiervan is voorzien voor het midden van 2011.

Het mijlpalenoverzicht

In het onderstaande mijlpalenoverzicht zijn de hierboven genoemde aanpassingen van de planning opgenomen.

Tabel 7: Mijlpalenoverzicht

Mijlpaal

Toelichting

Datum gereed

Migratie maritieme keten, eerste tranche.

SAP op twee schepen operationeel

Eind 2009 voltooid

Migratie luchtketen, eerste toepassing (NH90).

SAP NH-90 operationeel

April 2010 voltooid

Migratie luchtketen, eerste tranche.

Eerste tranche overgedragen aan de lijnorganisatie (nazorgperiode gaande)

Tweede kwartaal 2010 voltooid

Migratie keten grondgebonden optreden, toepassing (320 Matlog peloton).

Na de eerste «Madurodam» ervaring bij de Defensie Uitleenorganisatie vanaf april wordt de kernel 1-functionaliteit bij de eerste operationele eenheid in de keten grondgebonden optreden aangebracht.

Vierde kwartaal 2010

Migratie keten grondgebonden optreden, eerste tranche.

Datum waarop de eerste tranche in de keten grondgebonden optreden wordt voltooid.

Tweede kwartaal 2011

Oplevering regulier centraal gegevensbeheer.

Datum waarop de oprichting van de gegevensbeheerorganisatie bij DMO klaar is.

Tweede helft 2011

Oplevering eerste aanvulling kernel 2.

Datum waarop de eerste deellevering van kernel 2-functionaliteiten beschikbaar is voor de gebruikersorganisatie.

Eerste helft 2012

Migratie maritieme keten, tweede tranche (migratie Marinebedrijf).

Datum waarop het depot van het Marinebedrijf op SAP overgaat.

Midden 2012

Migratie luchtketen, tweede tranche (primeur PC-7)

Datum waarop het eerste deel van kernel 2-functionaliteit is beproefd in de luchtketen.

Eerste helft 2012

Migratie keten grondgebonden optreden, tweede tranche (primeur DVVO en 310 herstelcompagnie).

Datum waarop deellevering kernel 2 met transportfunctionaliteit is beproefd in de keten grondgebonden optreden.

Midden 2013

Oplevering laatste releasekernel 2.

Datum waarop de laatste deelleveringvan kernel 2-functionaliteiten beschikbaar is voor de gebruikersorganisatie.

Eerste helft 2013

Migratie luchtketen, opschaling, derde tranche

Datum waarop de uitrol in de luchtketen is voltooid.

2014

Migratie maritieme keten, derde tranche.

Datum waarop de volledige uitrol in de maritieme keten is voltooid (onder voorbehoud van de oplossing voor de huidige beperking van de satellietverbindingen).

2014

Migratie keten grondgebonden optreden, opschaling, derde tranche

Datum waarop de uitrol in de keten grondgebonden optreden is voltooid.

2014

VI. Risico’s

In de vorige rapportage heb ik de grootste risico’s voor het programma geïdentificeerd. De ontwikkelingen in de afgelopen periode leiden tot de volgende actualisering.

  • 1. Capaciteit SPEER. De juiste personele vulling van het programma SPEER blijft van groot belang. Kwantitatief is de personele capaciteit nu goed, maar kwalitatief vragen de tijdige scholing van nieuw personeel bij de programmaorganisatie en de continuïteit van het zittende personeel de nodige aandacht. Het Opleidings- en Trainingscommando bereidt zich voor op de opleiding van personeel dat betrokken is bij de migratie. Het is van groot belang de migratie en de opleidingen goed op elkaar af te stemmen en de benodigde personele capaciteit te garanderen.

  • 2. Datamigratie. Zoals in hoofdstuk IV is gemeld, worden dit jaar grote stappen gezet met de dataconversie en de gegevensbeheerorganisatie. De inrichting van het gegevensbeheer bij DMO dient gelijke tred te houden met de migratie naar SAP. Hoewel de inrichting van het gegevensbeheer strikt genomen niet tot SPEER behoort, is zij wel een bepalende factor op het kritieke pad van SPEER en blijft zij een programmabreed risico vormen.

  • 3. Capaciteit en kennisopbouw van de beheerorganisatie.

    Het toenemende aantal migratieprojecten bij de diverse defensieonderdelen, het beheer van de nieuwe systemen en de verantwoordelijkheid voor het beheer van de legacy systemen leggen een groot beslag op IVENT als beheerorganisatie. Bij de tussenbalans is vastgesteld dat de druk op IVENT zo groot is geworden dat de ontwikkeling en de groei van deze beheerorganisatie bepalend zijn voor de voortgang van SPEER. Daarom wordt op basis van de besluiten van de tussenbalans, een nieuwe (detail)migratieplanning opgezet waar de capaciteit van IVENT nadrukkelijk bij in beschouwing wordt genomen. In de volgende rapportage zal ik u hierover informeren.

VII. Sturing en beheersing

De onderzoeken die zijn verricht om na te gaan of bijsturing van SPEER gewenst is, waren vooral bedoeld ter ondersteuning en voorbereiding van de tussenbalans. De peilstoktoets, het onderzoek van de ADD, de gateway review, waarvan nadien de onderzoekers hebben geoordeeld dat de besluiten van de tussenbalans tegemoet komen aan hun adviezen, en het rapport van de IGK zijn al aan de orde gekomen in hoofdstuk II.

Audits en kwaliteitsonderzoeken

De ADD heeft verscheidene onderzoeken verricht waarbij de nadruk lag op de kwaliteit van de ICT-infrastructuur voor SAP. De onderzoeken waren het afgelopen halfjaar toegespitst op de tussenbalans SPEER 2010.

VIII. Overige bijzonderheden

In de volgende voortgangsrapportage over het programma SPEER die u omstreeks 1 april 2011 tegemoet kunt zien, zal ik het plan toelichten voor de overgang van de programmaorganisatie naar de lijnorganisatie. Verder rapporteer ik dan uiteraard over de voortgang van het programma in de periode 15 september 2010 tot 15 maart 2011.

De minister van Defensie,

E. van Middelkoop


XNoot
1

SPEER is de afkorting van Strategic Process & ERP-Enabled Reengineering. ERP staat voor Enterprise Resource Planning.

XNoot
2

In de vorige voortgangsrapportage (Kamerstuk 31 460, nr. 12) en in het antwoord op vraag 10 van schriftelijke vragen (Kamerstuk 32 460, nr. 13) is er ten onrechte van uitgegaan dat de diensten ten behoeve van de datamigratie zonder verrekening met het programma SPEER zouden worden voortgezet.