31 125 Defensie Industrie Strategie

Nr. 25 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 april 2014

Inleiding

In het algemeen overleg over sourcing van 26 maart jl. heb ik toegezegd nadere informatie te verschaffen over de Gateway Review die in mei wordt uitgevoerd op het project «Outsourcing IV/ICT Defensie». Met deze brief voldoe ik aan die toezegging. In deze brief ga ik in op de Gateway Reviewmethode, de vormgeving van het onderzoek en de reikwijdte van de review.

Methode

Sinds de invoering van de OGC Gateway^TM Reviewmethode in 2009 in Nederland, worden Gateway Reviews steeds vaker door de (rijks)overheid ingezet. De Gateway Review methode is door de Britse Office of Government Commerce (OGC) ontwikkeld voor programma’s en projecten in de publieke sector. Het doel van de methode is meer grip te krijgen op het succesvol uitvoeren van programma’s en projecten met een hoog risicoprofiel. Het risicoprofiel wordt onder andere bepaald door de financiële omvang, de politieke gevoeligheid, de gevolgen van de veranderstrategie en de investering in informatie- en communicatietechnologie.

Bij een Gateway Review lichten onafhankelijke experts en ervaringsdeskundigen in een korte periode (één week) een programma of project door om de opdrachtgever te helpen bij het beter sturen en beheersen ervan. In één week hoort een bestuurlijk verantwoordelijke hoe het programma of project ervoor staat en hoe de kans op succes kan worden vergroot. Via een Gateway Review kan bij mijlpalen worden getoetst of een programma of project klaar is voor de volgende fase.

Vormgeving onderzoek

Bureau Gateway, onderdeel van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de enige licentiehouder voor de Gateway Reviewmethode in Nederland en begeleidt Gateway Reviews voor programma’s en projecten voor de (Rijks)overheid. Het bureau stelt op basis van het gewenste competentieprofiel het reviewteam samen, dat uit vier personen bestaat. De Gateway Reviewers worden gekozen uit de Gateway Community Nederland. Inmiddels zijn ruim 350 (oud-)topambtenaren opgeleid als Gateway Reviewer. De vier teamleden zijn onafhankelijke ervaringsdeskundigen, zogenaamde «peers», die werkzaam zijn en ervaring hebben in vergelijkbare functies, met vergelijkbare verantwoordelijkheden als de opdrachtgever. Daarnaast beschikken zij over specifieke deskundigheid op het desbetreffende vakgebied.

Voor programma’s, projecten en organisaties zijn verschillende Gateway Reviewtypes ontwikkeld die op verschillende momenten kunnen worden ingezet. Voor «Outsourcing IV/ICT Defensie» is gekozen voor een zogenaamde Gateway Review 0, gericht op de strategie en het bereik van een programma. Deze Gateway Review 0 kan gedurende de looptijd op belangrijke momenten worden herhaald. Het Gateway Reviewteam toetst de bestaansgrond van het programma, de aanpak, de beoogde resultaten en de voortgang van de trajecten die er deel van uitmaken. Voor «Outsourcing IV/ICT Defensie» treedt de secretaris-generaal van het ministerie op als ambtelijk opdrachtgever.

Zoals gezegd, duurt de uitvoering van een Gateway Review één week. Op maandag, dinsdag en woensdag spreekt het Gateway Reviewteam met in totaal 20 tot 24 personen die direct of indirect betrokken zijn bij het programma. Daarnaast bestudeert het reviewteam de door de opdrachtgever aangeleverde documentatie. Het resultaat van de interviews en de bestudering van documentatie is een mondelinge terugkoppeling en een schriftelijke rapportage aan de opdrachtgever met daarin een aantal praktische aanbevelingen over de wijze waarop de opdrachtgever kan bijsturen om de kans op het succesvol uitvoeren van het programma of project te vergroten.

De gesprekken tussen betrokkenen en het Gateway Reviewteam zijn vertrouwelijk. De bevindingen van het Gateway Review worden niet op de persoon herleidbaar opgenomen in de eindrapportage. De uitkomsten van de Gateway Review zijn eveneens vertrouwelijk. Vanuit het Gateway Reviewteam worden hierover geen uitspraken gedaan. Ook Bureau Gateway doet geen uitspraken over de uitgevoerde review. Het is aan de opdrachtgever om de resultaten van een Gateway Review al dan niet te delen met andere betrokkenen.

Reikwijdte

De Gateway Review 0 zal zich richten op de belemmeringen en risico’s die een gecontroleerde voortgang van de uitvoering van de uitbesteding van de IV/ICT dienstverlening in de weg staan.

In het bijzonder zal het reviewteam worden gevraagd om aan de volgende aspecten aandacht te besteden: de aansturing en beheersbaarheid van het project, de betrokkenheid van de stakeholders, het draagvlak voor de gemaakte keuzes en de mate waarin er andere factoren spelen die een goede voortgang in de weg staan. Bovendien zal het kijken naar de door Defensie gemaakte keuzes voor de zogenaamde verkaveling.

Vervolg

De Gateway Review wordt in de week van 12 mei a.s. uitgevoerd. Zoals toegezegd tijdens het algemeen overleg, zal ik de Kamer uiterlijk begin juni informeren over de uitkomsten van dit onderzoek, in bijzonder in relatie tot de zogenaamde verkaveling.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert