31 066 Belastingdienst

29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 1345 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 maart 2024

Bijgaand ontvangt u het definitieve advies van het Adviescollege ICT-toetsing (verder het Adviescollege) inzake de door het college uitgevoerde toets bij het project Generiek platform voor Document- en Archiefbeheer (verder GDA) van de Belastingdienst. Dit advies heb ik op 20 februari 2024 van de voorzitter van het Adviescollege en de Secretaris-directeur van het Adviescollege ontvangen. Hierbij ontvangt u tevens de bestuurlijke reactie bij dit advies.

Het project GDA zorgt voor het op orde brengen van het archiefsysteem en beoogt een toekomstvast en modern platform voor document- en archiefbeheer te realiseren voor de Belastingdienst. Dit platform dient ter vervanging van de huidige, deels verouderde archiefvoorzieningen en heeft tot doel om op een gecentraliseerde plek informatieobjecten conform wet- en regelgeving (archiefwet) op te slaan, te archiveren, beschikbaar te stellen en te vernietigen. Hierdoor kunnen archiefstukken beschikbaar worden gesteld aan burgers en bedrijven, worden archiefstukken beter vindbaar en voldoet het archief aan de eisen van deze tijd.

De toets vond plaats tussen 27 september en 13 december jl. Het Adviescollege is tot een conclusie gekomen over het project GDA en geeft twee adviezen om het project te verbeteren.

Kern van het advies

De hoofdconclusie is dat het Adviescollege zich zorgen maakt of het project tot een succesvolle doorstart van de ontwikkeling komt. Hiervoor worden de volgende redenen aangegeven:

• Er is nog geen eenduidigheid over de oplossingsrichting;

• De projectorganisatie vult de voorwaarden voor doorstart niet in.

Het Adviescollege adviseert het project zorg te dragen voor een doorstart op korte termijn door een realistische koers in te zetten en daarbij gebruik te maken van de aanwezige kennis en ervaring bij de Belastingdienst.

Het Adviescollege geeft daarbij de volgende adviezen:

• 1. Ontwikkel verder op basis van het bestaande bouwblok voor document- en archiefbeheer;

• 2. Vul de voorwaarden voor een succesvolle doorstart in.

Onderstaand wordt nader ingegaan op de adviezen van het Adviescollege. Ook worden de in gang gezette acties toegelicht.

Ontwikkel verder op basis van het bestaande bouwblok voor document- en archiefbeheer

Door het Adviescollege wordt geadviseerd de doorstart van het project GDA op korte termijn mogelijk te maken. Dit betekent dat de Belastingdienst een oplossingsrichting en invulling daarvan moet vaststellen. Het Adviescollege geeft daarbij aan de gewenste eindsituatie niet in één keer volledig in detail uit te werken en te ontwikkelen. Een stapsgewijze doorontwikkeling vanuit het bestaande operationele bouwblok op basis van IBM FileNet wordt hiervoor geadviseerd.

Het advies van het Adviescollege om tot een stapsgewijze doorontwikkeling van het bouwblok op basis van IBM FileNet te komen wordt onderschreven door de Belastingdienst. De versie van FileNet in het operationele bouwblok gaf reden tot twijfel of het Minimum Viable Product (MVP) gerealiseerd zou kunnen worden. Nader onderzoek en het laten uitvoeren van een Proof of Concept (PoC) in 2023 hebben geresulteerd in een voorlopig besluit door te gaan met de technologie van IBM Filenet.

Inmiddels is een nieuwe versie van IBM FileNet beschikbaar die verder is ontwikkeld en meer standaard mogelijkheden biedt. De Belastingdienst zal op basis van de technologie van het bestaande operationele bouwblok verder ontwikkelen, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de standaard functionaliteit in de nieuwste versie van FileNet. Hierdoor wordt de noodzaak tot hergebruik of ontwikkeling van maatwerk gereduceerd.

Het Adviescollege beveelt aan om ten behoeve van het Minimum Viable Product (MVP) een eerste aansluiting bij GDA tot stand te brengen, met een voor de document- en archiefbehoefte representatieve documentstroom. Dit valt binnen de scope van het project.

Met deze maatregelen is de gewenste eenduidigheid over de oplossingsrichting verkregen.

Vul de voorwaarden voor een succesvolle doorstart in

Het Adviescollege adviseert op korte termijn verbeteringen door te voeren in de aanpak en besturing van het project, zodat aan de voorwaarden voor succesvolle doorontwikkeling en goede ondersteuning voor aansluitende afdelingen wordt voldaan.

Ook dit advies wordt door de Belastingdienst onderschreven en opgevolgd.

Deels heeft dit reeds gestalte gekregen. Eind februari is een nieuwe programmadirecteur voor GDA gestart die verantwoording aflegt aan de stuurgroep GDA. Deze programmadirecteur heeft ervaring met het implementeren van een vergelijkbaar archiefsysteem bij een grote uitvoeringsorganisatie.

De samenstelling van de stuurgroep is aangepast. Vertegenwoordiging in de stuurgroep vindt plaats op directieniveau van de Belastingdienst. De stuurgroep is aangevuld met een vertegenwoordiger vanuit de business, zodat de aansluitende keten conform het advies van het Adviescollege betrokken is en tijdig kan anticiperen.

Aan het advies om te komen tot een multidisciplinair team waarin alle benodigde expertise aanwezig is, wordt momenteel invulling gegeven. Er wordt een team samengesteld met toegewijde capaciteit en expertise vanuit de business en IV Belastingdienst. Dit wordt aangevuld met de externe capaciteit voor ondersteuning op ontwikkeling en implementatie. Het aanbestedingsproces voor de werving van deze externe partij wordt in maart afgerond. Daarna worden met de externe partij afspraken gemaakt over de invulling van de opdracht. Uitgangspunt voor de opdracht is dat per 1 juni 2024 wordt gestart met de realisatie van het MVP en de implementatie 30 juni 2025 is voltooid.

Met de hier benoemde maatregelen verwacht ik dat de Belastingdienst haar doelstellingen ten aanzien van het verwezenlijken van GDA zal behalen.

De businesscase voor het project zal mede op basis van dit onderzoek worden herijkt en de informatie inzake dit project op het Rijks ICT-dashboard zal worden geactualiseerd.

Ik dank het Adviescollege hartelijk voor de verrichte werkzaamheden en het opgestelde advies.

De Staatssecretaris van Financiën, M.L.A. van Rij