30 800 VIII
Vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (VIII) voor het jaar 2007

nr. 57
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 26 oktober 2006

Hierbij bied ik u het jaarlijks verslag over het toezicht 2005 van de Erfgoedinspectie, sector Archieven¹ aan. In dit verslag wordt opnieuw nadruk gelegd op het belang van informatievoorziening voor een goed functionerende overheid. De Erfgoedinspectie stelt dat informatie van de overheid volledig, betrouwbaar, beschikbaar en toegankelijk moet zijn. Een goede informatievoorziening is van wezenlijk belang voor openbaarheid van bestuur en democratische controle. Maar ook vanuit het belang van het erfgoed gezien is het steeds belangrijker dat de informatievoorziening op orde is: in het digitale tijdperk kunnen archieven alleen worden veiliggesteld wanneer dit vanaf het ontstaan van de informatie goed geregeld is.

In deze brief reageer ik op de drie hoofdonderwerpen (Informatiehuishouding, Regelgeving en Archiefachterstanden) van het jaarlijks verslag en de aanbevelingen van de Erfgoedinspectie.

1. Kwaliteit van de informatiehuishouding

In het jaarlijks verslag legt de Erfgoedinspectie er de nadruk op dat goede informatievoorziening voor het functioneren en de betrouwbaarheid van de overheid van groot belang is. De Erfgoedinspectie waarschuwt dat de discussie zich daarom niet moet focussen op het erfgoedbelang, maar veel breder moet worden gevoerd. Overheidsinformatie blijft toenemen. Er wordt op gewezen dat tijdige selectie en vernietiging een essentiële voorwaarde is voor de beheersbaarheid en toegankelijkheid van informatie en daarmee voor een betrouwbare informatievoorziening. De Erfgoedinspectie beklemtoont dat het tijd is voor actie en verwijst hierbij naar de kabinetsvisie op archiefbeheer, selectie en digitalisering die bij uitkomen van het jaarlijks verslag nog niet was verschenen.

In deze brief reageer ik slechts kort op de opmerkingen die de Erfgoedinspectie over dit onderwerp maakt, omdat u de visie van het kabinet inmiddels heeft ontvangen. Eind juni is u de nota Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie toegezonden [Kamerstukken TK 2005–2006, 29 362, nr. 101]. In de aanloop naar deze nota is de discussie zeer breed gevoerd, niet alleen met oog voor het erfgoedbelang, maar juist ook vanuit het belang van de samenleving ten opzichte waarvan de overheid haar handelen moet kunnen verantwoorden. Ik constateer dan ook dat de aanbevelingen uit het jaarlijks verslag, maar ook eerdere aanbevelingen van de Erfgoedinspectie over de (digitale) informatievoorziening centraal staan in deze nota. In de nota Informatieop ordezijn concrete acties, deadlines voor deze acties en prioriteiten opgenomen. Over de voortgang van de verschillende acties zal aan u gerapporteerd worden.

2. Regelgeving

De Erfgoedinspectie constateert twee knelpunten op het gebied van regelgeving, ten eerste onduidelijkheid in de toedeling van verantwoordelijkheden en ten tweede het ontbreken van afstemming van wetgeving op de Archiefwet 1995.

Wanneer het gaat om de onduidelijkheid van verantwoordelijkheden doet de Erfgoedinspectie drie aanbevelingen die erop neer komen dat:

– zorgdragers (i.c. de ministeries) moeten weten welke organen (buitendiensten, agentschappen, inspecties, adviesraden) onder hun zorg vallen en daarop toezien;

– bij instelling van tijdelijke organisaties moeten afspraken worden vastgelegd over het archiefbeheer;

– overheidsorganisaties die gezamenlijk van (digitale) informatie gebruikmaken moeten een integrale aanpak uitwerken zodat betrouwbaar beheer van gegevens is gewaarborgd.

Ieder ministerie is als zorgdrager zelf verantwoordelijk voor het archiefbeheer, de uitvoering van de selectie en de overbrenging van het eigen archief. Dat geldt ook voor onderdelen op afstand, inspecties, adviesraden of tijdelijke onderdelen. De tekortkomingen die de Erfgoedinspectie constateert, hangen samen met de constatering die ook in de nota Informatie op orde wordt gedaan: er is bij het management van diverse overheidsorganisaties nog te weinig structurele aandacht voor informatiehuishouding. De in de nota geïntroduceerde baseline met kwaliteitseisen voor de (digitale) informatiehuishouding en de inzet om het informatiebeheer voortaan in de controlfunctie op te nemen zullen hier verandering in moeten brengen.

Bovendien doet de Erfgoedinspectie nog vier aanbevelingen die betrekking hebben op de afstemming van wetgeving op de Archiefwet 1995. Deze aanbevelingen luiden als volgt:

«– De directies wetgeving en juridische zaken van de departementen moeten de wetgeving over (aspecten van) de informatievoorziening in een vroeg stadium afstemmen met de Archiefwet 1995. Op die manier kan de regelgeving bij de verschillende beleidsterreinen goed op elkaar aansluiten.

– Politieorganisaties dienen een helder onderscheid te maken tussen de informatie die onderdeel vormt van een politieregister en de overige archiefbescheiden. Zij moeten weten dat de Archiefwet 1995 op alle archiefbescheiden van toepassing is die de organisatie beheert, inclusief de politieregisters. De politieorganisaties moeten het archiefbeheer verder conform de eisen in de Archiefwet 1995 regelen, voor zover de Wet politieregisters niet anders voorschrijft. De ministers van BZK, Justitie en Defensie dienen de politieorganisaties de nodige duidelijkheid te geven over de toepassing van de Wet politieregisters in relatie tot de Archiefwet 1995.

– In het algemeen moeten zorgdragers ervoor zorgen de naleving van de Archiefwet 1995 en privacywetgeving goed af te stemmen.

– Tot slot dringt de Erfgoedinspectie erop aan dat zorgdragers hun informatie-beveiligingsplannen afstemmen op de eisen die de Archiefwet 1995 aan archiefbeheer stelt».

Juridische samenhang is één van de drie randvoorwaarden die in de nota Informatie op orde zijn vastgesteld voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding van de overheid. De voorbeelden die de Erfgoedinspectie in het jaarlijks verslag 2005 beschrijft en die leidden tot bovenstaande aanbevelingen, bevestigen het uitgangspunt van de nota dat een betere afstemming van wet- en regelgeving en de Archiefwet 1995 nodig is om onduidelijkheid en verschil in interpretatie te voorkomen. In de nota Informatie op orde is aangekondigd dat het kabinet gaat inzetten op meer samenhang in het wettelijk kader om de rechten en plichten van burger, bedrijfsleven en overheden ten aanzien van overheidsinformatie duidelijker bijeen te brengen en de implementatie van de wettelijke kaders te vereenvoudigen. De eerste stap is een onderzoek naar meer samenhang in de wetgeving dat start in het voorjaar van 2007. Hierbij zullen de aanbevelingen van de Erfgoedinspectie betrokken worden.

Over de aanbeveling over de toepassing van de Wet politieregisters in relatie tot de Archiefwet 1995 merk ik nog het volgende op. Deze wet zal worden vervangen door de Wet politiegegevens, waarvan het wetsvoorstel nu in behandeling is bij de Eerste Kamer.

De Erfgoedinspectie merkt in het jaarlijks verslag op dat onduidelijkheden over welk bewaarregime door de politieorganisatie moet worden gehanteerd (dat van de Archiefwet 1995 of dat van de Wet politieregisters) niet voldoende worden weggenomen in het wetsvoorstel. Ik ben het hier niet mee eens. Elk document, papier of digitaal, dat een functie vervult bij de taakuitoefening door overheidsorganen, is in beginsel een archiefbescheid. In het wetsvoorstel voor de Wet politiegegevens zijn politiegegevens gedefinieerd als alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die in het kader van de uitoefening van de politietaak worden verwerkt. Voor deze gegevens geldt een bijzonder bewaarregime. Er is overigens in het wetsvoorstel in de vorm van een hardheidsclausule de mogelijkheid opgenomen om ook voor politiegegevens tegemoet te komen aan de belangen van het cultureel erfgoed.

Ik vind dat een heldere regeling, maar ben daarnaast met de Erfgoedinspectie van oordeel dat slechts in zeer uitzonderlijke situaties van het regime van de Archiefwet 1995 afgeweken dient te worden.

De betrokken ministeries zijn er als zorgdrager voor verantwoordelijk dat de politieorganisaties op de hoogte zijn van de verantwoordelijkheden die ze hebben voor de verschillende archiefbescheiden.

3. Inhaalslag: het Project Wegwerken Archief Achterstanden

Als laatste gaat de Erfgoedinspectie in op het Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) dat in 2005 is gestart om de achterstanden in de overbrenging van archieven tot en met 1975 weg te werken. Zoals eerder aangegeven zult u jaarlijks worden geïnformeerd over de vorderingen van het project [Kamerstukken TK 2004–2005, 29 800 VIII, nr. 248]. U zult voor het eind van dit jaar de eerste voortgangsrapportage ontvangen.

De Erfgoedinspectie monitort het PWAA en geeft in het jaarlijks verslag een oordeel over de gekozen aanpak. De Erfgoedinspectie concludeert dat ze in het algemeen positief is over het plan van aanpak en de inrichting van het project. Er is echter ook kritiek, en om die te ondervangen doet de Erfgoedinspectie vier aanbevelingen. Hieronder vindt u de aanbevelingen en mijn reactie daarop.

«1. De Erfgoedinspectie dringt er bij alle ministeries op aan de projectorganisatie meer inzicht te geven in de werkvoorraad van te bewerken en over te brengen archieven. Daarbij gaat het niet alleen om de hoeveelheid archieven, maar ook om een differentiatie naar moeilijkheidsgraad van bewerking en het gewenste niveau van toegankelijkheid».

Uit de ervaring van het PWAA is gebleken dat de ministeries dit inzicht proberen te verschaffen. En daarnaast is inmiddels afgesproken dat ruim voor de afloop van het project, door de plaatsvervangend SG’s zal worden bezien hoe wordt omgegaan met meer/minder werk. Hierdoor kan het PWAA zich richten op de opdracht: het wegwerken van 74 kilometer archiefachterstand in drieënhalf jaar.

«2. Wij adviseren de projectorganisatie om tijdig maatregelen te nemen bij een eventuele overschrijding van de werkvoorraad. Hiermee kan de projectorganisatie voorkomen dat de kwaliteit en de doorloop van het project worden aangetast».

Ook in het jaarlijks verslag 2004 wees de Erfgoedinspectie al op de risico’s voor het slagen van het project door onzekerheid over de werkvoorraad. Ik ben van mening dat de vastgestelde rapportagestructuur voldoende zekerheid biedt dat afwijkingen van de planning op tijd gesignaleerd worden, zodat zonodig actie ondernomen kan worden.

«3. De Erfgoedinspectie ziet op meerdere punten gevaar ontstaan voor de kwaliteit van het uiteindelijk over te brengen archief. Daarom dringt de Erfgoedinspectie erop aan dat PWAA de bewerking van archieven en de overbrenging daarvan naar het Nationaal Archief toetst op de kwaliteit.

Dat kan onder meer door:

– duidelijke richtlijnen en kwaliteitscriteria op te stellen voor coaching en begeleiding van medewerkers;

– een systeem van zelfcontrole door maandelijkse steekproeven op te zetten, waarbij PWAA de resultaten hiervan documenteert en evalueert».

Het Nationaal Archief is verantwoordelijk voor de kwalitatieve toetsing van de door PWAA bewerkte archieven. Afspraken over de wijze van toetsen zijn vastgelegd in een convenant tussen het Nationaal Archief en PWAA.

Het tweede deel van de aanbeveling heeft betrekking op de interne kwaliteitsborging binnen PWAA. Het PWAA werkt hieraan door bij de werving van medewerkers sterk op kwaliteit te sturen, maar ook door het scholen, begeleiden en bijsturen van medewerkers in de uitoefening van hun taken, alsmede door een interne kwaliteitscontrole op de archiefbewerkingsplannen, de inventarissen en de vernietigingslijsten.

«4. Om te voorkomen dat het project vertraging ondervindt door verschillen van inzicht over de afspraken moet de projectorganisatie, voor zover dat nog niet is gebeurd, de afspraken met de zorgdragers zo snel mogelijk contractueel in convenanten vastleggen».

De ondertekening van de convenanten heeft inderdaad vertraging opgelopen, onder andere door een discussie over het kwaliteitsniveau. Deze discussie is inmiddels beslecht, en naar verwachting zullen in dit najaar alle convenanten ondertekend zijn.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. J. A. van der Hoeven

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.